Open-IT News. Sommaire: 1. Visite des sites OpenClinic du Rwanda par l Hôpital Militaire de Kamenge. Avril 2012

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Gabrielle Bélanger
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1 Avril Visite des sites OpenClinic du Rwanda par l Hôpital Militaire de Kamenge Sommaire: 1. L Hôpital Militaire de Kamenge visite les sites de OpenClinic au Rwanda... 1 Visite du Centre Hospitalier Universitaire de Kigali Jeudi 8 mars et vendredi 9 mars, une équipe de l Hôpital Militaire de Kamenge (HMK) à Bujumbura a visité certains hôpitaux du Rwanda utilisant le système OpenClinic. L équipe était composée du Directeur Général, du Chef du service informatique et du Médecin Chef du service gynécologie -obstétrique. Une équipe d Open-IT les accompagnait : la Chargée du Marketing et de Communication, La Chargée d Information sanitaire et deux Développeurs. L équipe de MXS Central Africa, partenaire de Open-IT, les a fait visiter quelques sites au Rwanda. A une quinzaine de kilomètres de la frontière rwando-burundaise de Kirundo, se trouve l hôpital de district de Nyamata. C est le premier site qui a été visité le jeudi 8 mars. Cet hôpital utilise essentiellement le module d identification du patient et celui de facturation. Le système permet une facturation rapide et un recouvrement efficace. En effet,

utilisant le système OpenClinic. L équipe était composée du Directeur Général, du Chef du service informatique et du Médecin Chef du service gynécologie -obstétrique.

2 Page 2 Open-IT News selon le responsable du service facturation, grâce au système OpenClinic, les factures sont disponibles dès le 1 er du mois suivant et il ne reste plus qu à faire les contrôles pour pouvoir les envoyer aux assureurs avant le 15 du mois. Le lendemain, vendredi 9 mars, tout l avant-midi a été passé à visiter le Centre Hospitalier Universitaire de Kigali (CHUK), qui est le plus grand centre d implémentation de OpenClinic en Afrique (environ 210 postes de travail). Au début de la visite, le Directeur Général, Dr Théobalt Hategekimana, a accueilli la délégation dans son bureau. Il a souligné que le système OpenClinic leur a beaucoup aidé principalement pour 3 choses : 1. Disposer d un numéro d identification unique pour le patient permettant d avoir tous ses dossiers dans une seule fiche (farde). Avant, le patient avait une fiche dans chaque service où il passait. Durant leur visite du CHUK, la délégation a pu se rendre compte entre autres de l utilisation de l agenda électronique pour la prise de rendez-vous des consultations externes, l affichage du rapport annuel de l hôpital obtenu grâce au module des statistiques de OpenClinic au niveau du Département de recherche, l utilisation par le personnel des Thin Clients (au lieu des PCs) en réseau dans tout l hôpital, sans oublier le service d archive impressionnant par ses plus de dossiers patients à étiquettes couleurs très bien rangés. A la demande du Directeur Général de l HMK, la responsable de ce service a fait une démonstration de retrouver un dossier dans moins de 40 secondes. Grâce à OpenClinic un lien «code archive» a été créé entre le dossier électronique et le dossier papier du patient. L après-midi, les équipes du HMK et de Open-IT se sont ensuite rendues à l hôpital privé «La Croix du Sud». 2. Envoyer les factures assureurs à temps : avant l installation de OpenClinic, les factures étaient envoyées avec quatre mois de retard, maintenant, le 15 du mois, toutes les factures du mois précédent sont déjà envoyées aux assureurs. Les recouvrements sont donc beaucoup plus rapides. 3. Les résultats laboratoires sont directement accessibles aux médecins dès qu ils sont disponibles dans le système. Hôpital La Croix du sud

Le lendemain, vendredi 9 mars, tout l avant-midi a été passé à visiter le Centre Hospitalier Universitaire de Kigali (CHUK), qui est le plus grand centre d implémentation de OpenClinic en Afrique

3 Page 3 Entretien avec le Dr. Jean Nyirinkwaya et ses collaborateurs Le Directeur Général, Dr. Jean Nyirinkwaya, a partagé son expérience d utilisation du système OpenClinic : «OpenClinic nous aide principalement : dans la gestion du patient : meilleure traçabilité du malade dans la gestion des dossiers (fiches médicales) à obtenir des statistiques et à la recherche médicale dans la lutte contre la disparition d argent ou les tricheries grâce au système de contrôle des caisses leur propre système d archivage en s inspirant du système ARIES utilisé au CHUK. Leur code d archive est généré automatiquement dans OpenClinic comme au CHUK et lié au dossier papier. Le Dr Kanimba a expliqué à ses hôtes que bien que sa clinique soit assez avancée dans l utillisation de OpenClinic, il reste encore beaucoup à faire pour pouvoir l exploiter au maximum : faire un encodage systématique des examens Labo, intégrer l hospitalisation,. Visite de la Clinique «La Médicale» dans la facturation des patients et des assureurs Pourtant des défis restent car il faut toujours lutter pour que le personnel s implique.» Le quatrième et dernier établissement visité a été la Clinique «La Médicale» du Dr Pierre-Célestin Kanimba. C est l établissement qui reçoit le plus de consultations externes. Ils ont pu instaurer

des dossiers (fiches médicales) à obtenir des statistiques et à la recherche médicale dans la lutte contre la disparition d argent ou les tricheries grâce au système de contrôle des caisses leur

4 Page 4 «Au CHUK, l utilisation du système ARIES permet de retrouver très rapidement la fiche médicale» Dr Marc Nimburanira, DG HMK De retour à Bujumbura, le Directeur Général de l Hôpital Militaire de Kamenge, Dr Marc Nimburanira, nous livre ses impressions : «OpenClinic est un outil important dans la gestion de l hôpital. C est un système que nous sommes en train de mettre en place et nous sommes assez avancés, même s il reste encore beaucoup à faire. Par exemple, l identification du patient est en train de devenir une réalité. Au niveau du laboratoire les résultats y sont déjà encodés et peuvent être consultés à partir des postes qui se trouvent dans les cabinets de consultations. Concernant les hôpitaux visités, ils ont beaucoup insisté sur la partie facturation ou finances. Ca a été très important pour eux mais de notre côté nous avons déjà un logiciel qui produit des résultats significatifs (logiciel en attente d interfaçage avec Open- Clinic). Au Rwanda, au CHUK, la gestion du dossier patient se fait très bien grâce au système d archivage ARIES qui permet de retrouver très facilement la fiche médicale. C est quelque chose que nous avons beaucoup apprécié et nous souhaiterions évoluer dans ce sens. Les résultats de l utilisation de OpenClinic sont très appréciables au niveau du laboratoire du CHUK car il permet une traçabilité des échantillons, de leur transport jusqu aux résultats de l examen. Dans tous les hôpitaux visités, nous avons pu conclure que OpenClinic a permis de centraliser la gestion du patient, d améliorer les recettes et de lutter contre les fraudes. Autre chose, c est un travail à la chaîne où tout le personnel médical et celui chargé des finances doit s impliquer pour aboutir à un bon résultat. Par exemple, si le médecin n enregistre pas les prestations, le caissier ne pourra pas enregistrer ce qu il y a à payer. L implémentation de OpenClinic est une lutte, un combat continu parce qu il ne manque pas d y avoir des résistances face au changement au niveau du personnel. A coté de cela, nous avons été impressionnés par la propreté de tous les hôpitaux, l ordre et la rigueur dans l organisation et aussi par le bon état des infrastructures grâce aux appuis financiers extérieurs (cas du CHUK). Ils font appel à des maisons extérieures notamment au niveau de la buanderie (Hôpital de

C est un système que nous sommes en train de mettre en place et nous sommes assez avancés, même s il reste encore beaucoup à faire.

5 Page 5 de Nyamata), du nettoyage et jardinage. Le résultat est remarquable. Il y a également sur certains sites des techniciens informatiques de MXS (partenaire Open-IT) qui gèrent en permanence le système et forment les nouveaux venus. A l Hôpital privé La Croix du Sud, nous avons particulièrement apprécié l accueil chaleureux et professionnel, et certains points de leur organisation tels que : la décision de supprimer les gardes malades et leur ravitaillement par les familles et l instauration d une cantine tenant compte des moyens des familles et assurant une alimentation équilibrée au malade. Pour terminer, nous avons constaté qu au Rwanda, beaucoup d assurances interviennent aussi bien dans le privé que dans le public. Par exemple les affiliés de la RAMA, qui est une assurance publique, peuvent aller se faire soigner aussi bien dans le privé que dans le public. La Mutuelle de la Fonction Publique devrait leur emboîter le pas. De plus, le système des mutuelles communautaires est apparemment efficace et aide à couvrir une majorité de patients et à résoudre certains impayés.» Open-IT, Burundi s medical software architect 4 Avenue de l ONU, Bujumbura Tel: / info@openit-burundi.net Rédigé et mis en page par: Nadège KABAGENZI

A l Hôpital privé La Croix du Sud, nous avons particulièrement apprécié l accueil chaleureux et professionnel, et certains points de leur organisation tels que : la décision de supprimer les gardes

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