Message du sous ministre adjoint

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3 Normes d aménagement : Guide de référence technique Message du sous-ministre adjoint Message du sous ministre adjoint À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), nous visons à offrir à nos clients des locaux à bureaux de très grande qualité, lesquels permettront pleinement aux fonctionnaires de servir la population canadienne. Les Normes d aménagement : Guide de référence technique a été publié en 2005 afin de faire en sorte que tous les ministères et organismes fédéraux de toutes les régions du pays puissent avoir des bureaux de très grande qualité. Ces normes témoignent de la volonté du gouvernement de normaliser les produits, de rationaliser les processus, d améliorer les méthodes de prestation de services et de faire fructifier au maximum les fonds des contribuables. Depuis les quatre dernières années, nos ministères clients collaborent avec nous afin de mettre rigoureusement ces normes en pratique. Nous sommes reconnaissants de leur soutien et des commentaires qu ils ont formulés. Les Normes d aménagement : Guide de référence technique constitue un document évolutif qui est régulièrement mis à jour afin de tenir compte des recommandations formulées quant aux améliorations qui ont été ciblées dans le cadre de l évaluation et de la recherche constantes. Elles doivent être adaptées aux changements apportés à notre mode de travail, aux progrès technologiques et aux tendances de l emploi. À mesure que la nouvelle génération de fonctionnaires pénètre le marché du travail, nos milieux de travail doivent être le reflet de nos organisations modernes et dynamiques. Dans cette nouvelle version des Normes d aménagement : Guide de référence technique, nous avons renforcé nos principes de conception durable et avons introduit des solutions intégrées des milieux de travail, un concept qui intègre les ressources humaines, les locaux et la technologie pour créer des milieux représentatifs du travail que font les employés. Nous croyons qu avec ce concept, les ministères clients auront la flexibilité pour créer divers milieux de travail, répondre à leurs besoins changeants, et ce, dans le respect des normes. Ces Normes d aménagement : Guide de référence technique fournit au personnel de TPSGC, aux ministères clients et au secteur privé l orientation et les conseils nécessaires quant à l aménagement des locaux fédéraux. Nous vous invitons à examiner le guide révisé. N hésitez pas à communiquer avec nous par courriel à l adresse Amenagement.FITUP@tpsgc-pwgsc.gc.ca si vous avez des commentaires ou des questions à formuler. Bien cordialement. John McBain, sous-ministre adjoint par intérim Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Le 17 août 2009

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5 Normes d aménagement : Guide de référence technique Table des matières Table des matières Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A1. Introduction A1.1 Renseignements généraux et contexte A1.2 Application A2. Approbations et régie A2.1 Conformité aux Normes d aménagement A2.2 Suivi de la conformité A2.3 Processus d approbation de non conformité A2.4 Exigences de présentation A2.5 Critères d évaluation des demandes de non conformité A2.6 Cas de non conformité : tendances et rapports A3. Normes A3.1 Aperçu A3.2 Éléments des travaux d aménagement et responsabilités relatives au financement A3.3 Allocation de locaux à bureaux et de soutien A3.4 Normes pour les panneaux et les écrans acoustiques du mobilier A4. Normes techniques particulières A4.1 Infrastructure de télécommunications A4.2 Normes particulières de protection contre les incendies pour les besoins financés par les clients/lup A5. Planification A5.1 Principes de planification et de conception A5.2 Solutions intégrées des milieux de travail A5.3 Plans types A6. Exemples de dessins détaillés A6.1 Postes de travail et bureaux fermés A6.2 Locaux de soutien Le 17 août 2009 Page i

6 Table des matières Normes d aménagement : Guide de référence technique A6.3 Portes et vitrage A7. Revêtements A7.1 Revêtements A8. Calcul des coûts A8.1 Taux d aménagement A8.2 Origine du financement pour les éléments des travaux d aménagement non conformes A8.3 Estimations de coûts A8.4 Coûts directs et indirects supplémentaires A8.5 Contrôle des coûts de réalisation des projets A9. Formulaires et modèles A9.1 Modèle pour l estimation des coûts d aménagement A9.2 Formulaire de surveillance de la conformité A9.3 Modèle d analyse de rentabilisation Section B : Lignes directrices d aménagement des locaux des ministres et des administrateurs généraux B1. Introduction B1.1 Généralités B2. Lignes directrices B2.1 Éléments des travaux dʹaménagement et responsabilités relatives au financement B2.2 Allocation de locaux à bureaux et de soutien B3. Planification B3.1 Planification et conception B4. Dessins types détaillés B4.1 Bureaux B4.2 Locaux de soutien Page ii Le 17 août 2009

7 Normes d aménagement : Guide de référence technique Table des matières Section C : Locaux pour fonctions quasi judiciaires C1. Renseignements généraux C1.1 Renseignements généraux C1.2 Application C2. Éléments des travaux dʹaménagement et responsabilités relatives au financement C2.1 Éléments des travaux dʹaménagement et responsabilités relatives au financement C2.2 Allocation de locaux de bureaux et de soutien C3. Planification et conception C3.1 Planification et conception C3.2 Plans types C4. Locaux de soutien C4.1 Locaux de soutien C5. Estimation de coûts Ressources R1. Glossaire C5.1 Estimation de coûts R2. Attribution des bureaux fermés Le 17 août 2009 Page iii

8 Table des matières Normes d aménagement : Guide de référence technique Liste des figures Figure Section Processus d approbation de projet non conforme demandes particulières... A2.3 Processus d approbation de programme non conforme demandes particulières... A2.3 Espaces de télécommunications et canalisations dans les immeubles appartenant à l État... A4.1 Espaces de télécommunications et canalisations dans les locaux loués... A4.1 Plan type (PL1) : superficie de 625 m 2 Aménagement traditionnel... A5.3 Plan type (PL2) : superficie de 625 m 2 Aménagement pour les Solutions intégrées des milieux de travail... A5.3 Plan type (PL3) : superficie de m 2 Aménagement traditionnel... A5.3 Plan type (PL4) : superficie de m 2 Aménagement pour les Solutions intégrées des milieux de travail... A5.3 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (1,9 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (1,9 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (3 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (3 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (3 m 2 )... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (4,5 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (4,5 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (4,5 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (4,5 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (4,5 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (4,5 m 2 ) Option 4... A6.1 Page iv Le 17 août 2009

9 Normes d aménagement : Guide de référence technique Table des matières Dessin détaillé : disposition des postes de travail (5,9 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (5,9 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (5,9 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (5,9 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (5,9 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (5,9 m 2 ) Option 4... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (7,4 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (7,4 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail (7,4 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (7,4 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (7,4 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (7,4 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition des postes de travail bloc (7,4 m 2 ) Option 4... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (10 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (10 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (10 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (14 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (14 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (14 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (18,5 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (18,5 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (18,5 m 2 ) Option 3... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (18,5 m 2 ) Option 4... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (23 m 2 ) Option 1... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (23 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : disposition de bureau (28 m 2 ) Option 1... A6.1 Le 17 août 2009 Page v

10 Table des matières Normes d aménagement : Guide de référence technique Dessin détaillé : disposition de bureau (28 m 2 ) Option 2... A6.1 Dessin détaillé : petite salle de réunion (14 m 2 ) Option 1... A6.2 Dessin détaillé : petite salle de réunion (14 m 2 ) Option 2... A6.2 Dessin détaillé : petite salle de réunion plafond réfléchi (14 m 2 )... A6.2 Dessin détaillé : salle de réunion moyenne (30 m 2 ) Option 1... A6.2 Dessin détaillé : salle de réunion moyenne (30 m 2 ) Option 2... A6.2 Dessin détaillé : salle de réunion moyenne plafond réfléchi (30 m 2 )... A6.2 Dessin détaillé : grande salle de réunion (68,8 m 2 ) Option 1... A6.2 Dessin détaillé : grande salle de réunion (68,8 m 2 ) Option 2... A6.2 Dessin détaillé : grande salle de réunion (68,8 m 2 ) Option 3... A6.2 Dessin détaillé : grande salle de réunion plafond réfléchi (68,8 m 2 )... A6.2 Dessin détaillé : salle de réflexion (5 m 2 ) Option 1... A6.2 Dessin détaillé : salle de réflexion (5 m 2 ) Option 2... A6.2 Dessin détaillé : salle de réflexion (5 m 2 ) Option 3... A6.2 Dessin détaillé : élévation de la menuiserie typique d une cuisinette... A6.2 Dessin détaillé : élévation de la menuiserie typique d une zone pour les biens d équipement partagés... A6.2 Dessin détaillé : porte type avec fenêtre latérale... A6.3 Dessin détaillé : porte type avec vitrage... A6.3 Dessin détaillé : porte type avec fenêtre latérale double... A6.3 Dessin détaillé : porte type et claire voie... A6.3 Plan Type (PL1) : superficie de 891 m 2... B3.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Ministre (exemple 1)... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Ministre (exemple 1 plafond réfléchi)... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Ministre (exemple 2)... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Ministre (exemple 2 plafond réfléchi)... B4.1 Page vi Le 17 août 2009

11 Normes d aménagement : Guide de référence technique Table des matières Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Sous ministre... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau avec toilettes Sous ministre (plafond réfléchi)... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau Sous ministre délégué... B4.1 Dessin détaillé : Aménagement type de bureau Sous ministre délégué (plafond réfléchi)... B4.1 Dessin détaillé : Ouvrages de menuiserie types de toilettes (vue en élévation) Ministre et sous ministre... B4.1 Dessin détaillé : Ouvrages de menuiserie types de cuisinette (vue en élévation) Suites pour ministres et sous ministres... B4.2 Plan Type (PL1) : superficie de m 2... C3.2 Dessin détaillé : Le Plan type dʹune salle dʹentrevue ou salle réservée aux avocats... C4.1 Dessin détaillé : Le plan type des toilettes des employés... C4.1 Le 17 août 2009 Page vii

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13 SECTION A : Locaux à bureaux à vocation générale

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15 A1. Introduction

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17 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A1.1 Renseignements généraux et contexte La Direction générale des biens immobiliers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a pour mission de fournir, aux ministères et aux organismes fédéraux, des locaux à bureaux abordables et durables et des services connexes. Ces services comprennent l aménagement des locaux à bureaux pour respecter les besoins des programmes des ministères clients dans les limites de la norme d aménagement. Les travaux d aménagement, qui représentent une part importante des activités immobilières de TPSGC, consistent notamment à préparer les locaux afin que les ministères et les organismes fédéraux puissent commencer à les occuper et à modifier les locaux existants pour que d autres organismes ou ministères clients de TPSGC puissent les réutiliser. Historique Les principes d aménagement de TPSGC découlent de son Cadre de référence pour les locaux à bureaux et les services connexes. Ce cadre, qui a été lancé en 1996, comportait, entre autres éléments essentiels, une politique sur la gestion des locaux et des normes génériques d aménagement. Voici les principaux messages que comprend ce cadre : les organismes et les ministères clients, en collaboration avec TPSGC, assument ensemble la responsabilité de l élaboration et de l application des normes pour la superficie et la qualité des locaux à bureaux; TPSGC est financé uniquement jusqu à concurrence des normes génériques pour fournir des locaux à bureaux aux ministères clients. En 2002, un certain nombre d initiatives de renouvellement des biens immobiliers ont été lancées, y compris l examen interne des Normes d aménagement en vue de trouver différentes possibilités relativement à la réalisation de projets d aménagement. On a mis sur pied une équipe pluridisciplinaire et réalisé des études pour résoudre les nombreux problèmes relatifs à l aménagement, comme les normes, les A1. Introduction Renseignements généraux et contexte coûts et les responsabilités relatives au financement. Le 17 août 2009 Page A1.2-1

18 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique Ces études ont permis de mettre à jour les Normes d aménagement pour tous les locaux à bureaux à vocation générale et de mettre au point des outils qui permettraient d appliquer uniformément ces normes. Normes d aménagement renouvelées de 2005 Les Normes d aménagement renouvelées sont entrées en vigueur le 1 er janvier Au lieu de remplacer les normes génériques figurant dans le Cadre de référence pour les locaux à bureaux et les services connexes, les Normes d aménagement de 2005 les exposent plus en détail. Elles précisent les critères de qualité (milieu de gamme) pour les composantes de la construction et les finis architecturaux qui font partie des aménagements habituels dans des locaux à bureaux à vocation générale, souvent considérées comme les caractéristiques habituelles offertes par TPSGC dans le cadre de tous les projets d aménagement, peu importe le lieu ou le client. La norme est fondée sur la qualité, et non sur le coût. En d autres termes, les mêmes éléments sont offerts dans le cadre de tous les projets d aménagement à l échelle nationale, sans tenir compte des écarts régionaux en matière de coût. Les composantes et les éléments de finitions liés à l aménagement incorporent les aspects fondamentaux d un milieu de travail moderne, durable et accueillant. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte En 2005, des mécanismes de contrôle ont été incorporés au processus de réalisation de projets d aménagement dans le but de réduire les coûts et d éviter les retards. Parmi ces mécanismes, citons la «règle des deux révisions», qui limite le nombre de révisions qu un client peut demander à chaque étape de la conception. (Pour de plus amples renseignements sur les mécanismes de contrôle de projets, consultez le chapitre A8.5.) La normalisation des éléments et des projets d aménagement vise à : offrir des locaux et des services de gestion de locaux de façon rentable et rapide; définir les responsabilités clairement; Page A1.2-2 Le 17 août 2009

19 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale aider à comprendre le programme des biens immobiliers de TPSGC; assurer l équité et l uniformité dans les locaux fédéraux, ce qui aide à effectuer des déménagements; incorporer les aspects fondamentaux de la durabilité et des milieux de travail accueillants; faire en sorte que la population canadienne en ait pour son argent en améliorant la gestion des locaux fédéraux. Nouveautés de 2009 Les Normes d aménagement font constamment l objet d un examen et leur mise en œuvre est surveillée de façon à s assurer qu elles répondent aux besoins de l environnement de bureau moderne et qu elles respectent les politiques et les priorités du gouvernement. Les normes des locaux à bureaux à vocation générale ont été mises à jour en vue d y intégrer les modifications et les améliorations à apporter depuis la dernière révision en 2005, ainsi que les recommandations formulées à la suite d un examen fonctionnel des Normes effectué en Des précisions mineures ont également été apportées au texte dans l ensemble du document. Toutefois, les principaux changements et ajouts sont les suivants : A2.2 Suivi de la conformité Précisions apportées quant à l exigence de remplir le formulaire de surveillance de la conformité. A2.3 Approbations et régie Processus inclus pour la présentation, l examen et l approbation des éléments d aménagement non conformes à l échelle nationale et des locaux à usage particulier (LUP) liés à des besoins propres à des programmes. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte Le 17 août 2009 Page A1.2-3

20 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique A3.2 Éléments des travaux d aménagement et responsabilités relatives au financement Précisions apportées quant à l utilisation des systèmes de murs/cloisons réutilisables, en plus des constructions traditionnelles de charpente en bois ou d ossature métallique pour des murs séparateurs. Exigences ajoutées concernant les cloisons mobiles en panneaux (rétractables ou pliantes) aux frais des clients. Exigences ajoutées concernant le masquage sonore aux frais des clients. Exigences ajoutées concernant les portes coupées et les portes coulissantes. A3.3 Allocation de locaux à bureaux et de soutien Précisions apportées quant aux dimensions minimales et à la configuration des postes de travail ouverts. Les dimensions minimales requises pour les bureaux fermés sont maintenant de 10 m 2 (10 pi x 10 pi). A3.4 Normes pour les panneaux et les écrans acoustiques du mobilier Restriction selon laquelle les panneaux et les écrans ne doivent pas être acoustiques. A4.1 Infrastructure de télécommunications Précisions apportées quant à la conception de l infrastructure de télécommunications. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte A5.1 Principes de planification et de conception Développement des principes de conception afin de mettre davantage l accent sur une approche de conception durable. A5.2 Solutions intégrées des milieux de travail (SIMT) Précisions apportées quant à l approche relative aux SIMT et à l attribution des locaux selon le profil des employés. Page A1.2-4 Le 17 août 2009

21 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A5.3 Plans types Mise à jour des plans types pour y inclure les options relatives aux SIMT. A6.1 Postes de travail et bureaux fermés Exigences relatives aux dispositifs électriques standards mises à jour afin de fournir trois prises de courant doubles plutôt que deux. Mise à jour des exemples d aménagement pour y inclure les configurations des SIMT. A6.2 Locaux de soutien Travaux de menuiserie enlevés dans les salles de réunion et les salles de réflexion. Exigences fournies pour les travaux de menuiserie supérieurs dans les aires d équipement partagé. Mise à jour des exemples d aménagement. A7 Revêtements Renseignements supplémentaires sur les choix durables fournis. Exemples détaillés de revêtements supprimés. A8.1 Taux d aménagement Mise à jour des taux d aménagement pour refléter les prix courants. A9.2 Formulaire de surveillance de la conformité Remplacement de l ancien formulaire A9.2 Estimation des coûts de la phase d occupation de TPSGC par le formulaire de surveillance de la conformité révisé. A9.3 Modèle d analyse de rentabilisation Nouveau modèle d analyse de rentabilisation ajouté. R1 Glossaire Mise à jour du glossaire. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte Le 17 août 2009 Page A1.2-5

22 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique R3 Références Mise à jour de la section des références. Mode d emploi de ce guide Le Guide de référence technique des Normes d aménagement est divisé en différentes sections, selon les divers types de locaux à bureaux qu offre TPSGC aux ministères et aux organismes, et il comprend des références supplémentaires à la fin, divisées de la façon suivante : Section A : Normes des locaux à bureaux à vocation générale Cette section présente les normes de base relatives à l aménagement de l ensemble des locaux à bureaux du gouvernement du Canada. Section B : Lignes directrices d aménagement des locaux des ministres et des administrateurs généraux Cette section expose les allocations supplémentaires relatives aux locaux à bureaux des ministres, des administrateurs généraux et des sous-ministres adjoints. Section C : Normes relatives aux locaux à bureaux pour fonctions quasi judiciaires Cette section fait état des allocations supplémentaires relatives aux locaux à bureaux pour fonctions quasi judiciaires. Section R : Ressources Cette section définit les principaux termes et fournit des références. Remarque : Nous encourageons les pratiques écologiques et tentons de maintenir le nombre de copies papier du présent guide à un strict minimum. Nous vous incitons donc à consulter les Normes sur le site Web de TPSGC. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte Les employés du gouvernement du Canada peuvent également accéder au guide sur les Normes d aménagement sur le site Web Publiservice. Page A1.2-6 Le 17 août 2009

23 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Les mises à jour des normes et les renseignements concernant les approbations pouvant créer un précédent sont affichés sur la page «Ce qu il y a de nouveau» du site Publiservice. Nous vous invitons à visiter le site régulièrement. A1. Introduction Renseignements généraux et contexte Le 17 août 2009 Page A1.2-7

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25 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A1.2 Application Il est essentiel de se rappeler que les Normes d aménagement à jour représentent une initiative du gouvernement du Canada qui est conforme aux objectifs d économies associés à d autres priorités du gouvernement fédéral et qui reçoit, à ce titre, l appui des niveaux supérieurs. Ces normes feront rejaillir des avantages significatifs sur tous les intervenants, notamment en uniformisant la présentation de tous les locaux du gouvernement du Canada et en veillant à aménager des environnements de travail de qualité à un prix abordable pour les contribuables. Les Normes d aménagement s appliquent : aux locaux à bureaux administrés par TPSGC pour l ensemble des ministères et des organismes fédéraux, qu il s agisse de locataires remboursants ou nonremboursants. Cela comprend les catégories génériques de locaux à bureaux (administration générale, accès restreint, quasi judiciaire) ainsi que les locaux des ministres et des administrateurs généraux. Les exigences supplémentaires en matière de sécurité des locaux à bureaux à accès restreint sont énoncées au chapitre A3.2; des normes distinctes ne sont donc pas fournies. Les exigences pour les locaux des ministres et des administrateurs généraux ainsi que les bureaux pour fonctions quasi judiciaires sont énoncées dans les sections B et C, respectivement, du présent guide. Remarque : L esprit et l objectif des Normes d aménagement s appliquent également aux éléments standards d aménagement retrouvés dans des locaux à usage particulier (LUP); on reconnaît toutefois que ces types de locaux sont parfois visés par des besoins techniques et d aménagement spéciaux; aux améliorations ou aux changements apportés aux locaux susmentionnés, dont : o l aménagement pour l occupation initiale; A1. Introduction Application Le 17 août 2009 Page A1.2-1

26 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique o les travaux de service aux locataires demandés et payés par le client. Ces travaux ne feront PAS en sorte que la qualité des locaux à bureaux dépasse le niveau permis dans les Normes d aménagement; o l aménagement de locaux pour leur réutilisation par un autre client de TPSGC. La portée de cet aménagement tiendra compte des besoins fonctionnels du client, de l état actuel des locaux qui ont été occupés précédemment et de la durée de l occupation. Les Normes d aménagement ne s appliquent PAS : aux biens immobiliers administrés par les sociétés d État ou par les autres ministères gardiens d immeubles. Toutefois, dans les cas où TPSGC fournit des services facultatifs à d autres ministères et organismes, il fera la promotion de ces normes et recommandera de les appliquer. aux locaux à bureaux fournis à la Chambre des communes, au Sénat et à la Bibliothèque du Parlement. On encourage tous les ministères gardiens à adopter et à appliquer les Normes d aménagement afin d appuyer une approche pangouvernementale. A1. Introduction Application Page A1.2-2 Le 17 août 2009

27 A2. Approbations et régie

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29 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A2.1 Conformité aux Normes d aménagement Les Normes d aménagement sont appuyées par le Secrétariat du Conseil du Trésor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) à tous les niveaux de direction par le biais de l application d un système rigoureux de mise en œuvre. Les ministères clients et TPSGC sont tenus de respecter ces normes. Non conformité Les demandes des clients qui entraîneraient une hausse ou une diminution de la qualité de l aménagement ou la création de locaux à bureaux inhabituels seront considérées comme non conformes. Toutes les demandes non conformes sont assujetties au processus d approbation. Bon sens et meilleur rapport qualité prix pour les contribuables canadiens Les Normes d aménagement constituent le point de départ pour la définition de non-conformité; toutefois, rien ne pourra jamais remplacer le bon sens et le jugement. L équipe chargée du projet doit appliquer les normes avec circonspection et remettre en question la validité de chacun de leurs éléments constitutifs par rapport au problème à résoudre. Les retombées générales pour les contribuables et l État l emportent sur les avantages apportés à un client en particulier et sur ces normes. Toutefois, on peut envisager d apporter des modifications mineures à l approche ou aux clauses typiques des Normes d aménagement afin d aider le client sans nuire aux principes de planification et à la qualité du projet ou sans augmenter les coûts. Par exemple, dans certains cas, il peut être plus approprié et plus utile pour les clients d avoir de l espace pour ranger les manteaux plutôt que des armoires d entreposage dans une zone d équipements partagés, et un tel échange est acceptable. A2. Approbations et régie Conformité aux Normes d'aménagement Le 17 août 2009 Page A2.1-1

30 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique De plus, si on loue des locaux «tels quels», mais que la superficie des bureaux ou pièces fermées déjà aménagés ne correspond pas aux normes (parce qu elle est plus grande ou plus petite) ou que le nombre de ces locaux fermés excède les limites d allocation, on ne ferait pas preuve de jugement et on n assurerait pas la durabilité (économique ou environnementale) en réaménageant les locaux aux dimensions prévues par la norme ou en les démolissant. En pareil cas, les locaux fermés qui dépassent les limites de superficie ou d allocation pourraient être utilisés pour aménager deux ou plusieurs postes de travail. Dans le même ordre d idées, il peut s avérer nécessaire de modifier les normes afin de pouvoir satisfaire à des exigences précises relatives aux édifices du patrimoine. Remarque : L équipe de projet doit décrire toutes les décisions qui sont prises (et inclure des justifications aux fins de vérification) avant de procéder à la mise en œuvre. (Consulter le chapitre A2.2 pour obtenir de plus amples renseignements sur le suivi de la conformité.) Responsables de l approbation des cas de non conformité aux Normes d aménagement A2. Approbations et régie Le Comité des normes de gestion des locaux (CNGL) a été mis sur pied à TPSGC pour aider à faire en sorte que l on adopte une approche disciplinée, objective et uniforme en matière de prise de décisions, de suivi et d établissement de rapports relativement à l application des Normes d aménagement. Le CNGL évalue toutes les demandes de non-conformité relativement aux Normes d aménagement et aux normes en matière d attribution de locaux provenant des ministères et des organismes et formule ses recommandations au sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI). Le SMA, DGBI, est habilité à approuver les demandes de dérogation aux Normes d aménagement. Conformité aux Normes d'aménagement Page A2.1-2 Le 17 août 2009

31 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Dans les ministères et organismes clients, on recommande qu un niveau décisionnel comparable soit défini pour approuver les demandes justifiées de non-conformité du ministère ou de l organisme, approuver le financement et assumer la responsabilité des décisions et des retards accusés dans les projets, s il y a lieu. A2. Approbations et régie Conformité aux Normes d'aménagement Le 17 août 2009 Page A2.1-3

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33 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A2.2 Suivi de la conformité Il est essentiel que le client et TPSGC démontrent qu ils font preuve de diligence raisonnable en protégeant les intérêts de l État et des contribuables en ce qui a trait aux dépenses affectées aux locaux fédéraux. Projets d aménagement La réalisation des projets d aménagement suit le Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC. Chaque phase du processus et chaque résultat représentent une occasion pour déterminer la conformité ou la non-conformité aux Normes d aménagement. L achèvement de la liste de vérification des besoins du client à l étape d identification de projet, de même que l élaboration subséquente du programme fonctionnel au besoin et du Rapport d analyse des investissements (RAI) permettront de mettre en évidence toute situation possible de non-conformité aux normes. La conformité continue d être surveillée à chaque phase subséquente du projet. Lorsque les normes ne sont pas respectées, le formulaire de surveillance de la conformité doit être rempli. Ce formulaire sert à définir la nature de la demande et à indiquer les coûts, les recommandations de l équipe de projet ainsi que la décision prise par le SMA de la DGBI en ce qui a trait à l approbation. (Consulter le chapitre A2.3 pour obtenir des renseignements sur le processus d approbation et le chapitre A9.2 pour obtenir une copie du formulaire de surveillance de la conformité.) Il incombe au ministère client de fournir la justification ou l analyse de rentabilisation pour chaque demande non conforme, de fournir le financement et d assumer la responsabilité relativement à tout retard accusé par le projet à cause du processus d approbation. (Consulter le chapitre A2.4 pour obtenir des détails sur les exigences en matière de présentation des demandes d approbation des cas de non-conformité.) A2. Approbations et régie Suivi de la conformité 17 août 2009 Page A2.2-1

34 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique Comme il est indiqué au chapitre A2.1, dans certains cas, l équipe de projet peut déterminer que des modifications mineures aux normes sont la meilleure solution qui soit, sont raisonnables, représentent la meilleure valeur pour l État et ne nécessitent pas l approbation du SMA de la DGBI. Ce type de décisions ainsi que leur justification doivent être décrites dans le formulaire de surveillance de la conformité, et le formulaire joint au dossier du projet. Projets de services aux locataires Les projets de services aux locataires doivent aussi être surveillés afin de s assurer qu ils sont conformes aux Normes d aménagement. Les éléments d aménagement non conformes demandés doivent être consignés dans le formulaire de surveillance de la conformité, et ils doivent être approuvés conformément au processus d approbation présenté au chapitre A2.3. Remarque : Les ministères remboursants sont assujettis au même processus de surveillance de la conformité que les ministères non-remboursants. De plus, les services impartis sont suivis par le biais de marchés axés sur le rendement et les travaux du mandataire peuvent faire l objet de vérifications pour veiller à ce qu ils soient conformes aux Normes d aménagement. A2. Approbations et régie Suivi de la conformité Page A2.1-2 Le 17 octobre 2005

35 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A2.3 Processus d approbation de non conformité Demandes propres aux projets Le graphique suivant et le tableau ci-dessous décrivent le processus national de gestion des demandes de dérogation aux Normes d aménagement ou aux limites d allocation d espace relatives aux projets d aménagement ou aux projets de services aux locataires. A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Le 17 août 2009 Page A2.3-1

36 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique Étape 1 Client.1 Le client fait une demande informelle pour un élément non conforme à TPSGC, plus précisément au chef de projet de : la Gestion des locaux, s il s agit d un projet d aménagement; la Gestion des biens et des installations ou du fournisseur d autres formes de prestations de services, s il s agit de travaux relatifs aux services aux locataires. Étape 2 TPSGC Étape 3 Client Étape 4 TPSGC.1 Le chef de projet examine la demande du client et consulte l équipe du projet..2 L équipe de projet confirme que la demande du client excède les Normes d aménagement ou les limites d allocation d espace et détermine s il faut appuyer cette demande en fonction des critères d évaluation établis au chapitre A Le chef de projet informe le client : si l équipe du projet appuie sa demande; des répercussions de la mise en œuvre du présent processus d approbation sur la réalisation du projet..1 Si le client décide d annuler sa demande, le processus d approbation prend fin..2 Si le client décide d aller de l avant, il faut mettre en œuvre l étape 4..1 Le chef de projet remplit le formulaire de surveillance de la conformité, y indique tous les éléments non conformes ainsi que les coûts de ceux-ci, et joint le formulaire au dossier du projet..2 Le chef de projet fournit au client une copie de ce formulaire et lui demande de le remplir et de le joindre à une analyse de rentabilisation en vue de demander l approbation du SMA de la DGBI, conformément au processus d approbation présenté au chapitre A2.2 et aux exigences relatives à la présentation énoncées au chapitre A2.3. A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Étape 5 Client.1 Le client remplit et signe le formulaire de surveillance de la conformité, prépare une analyse de rentabilisation qui vient étayer sa demande et accepte la responsabilité du financement des coûts supplémentaires et des retards dans l exécution du projet. Le formulaire est signé par une personne occupant un poste de niveau hiérarchique comparable au poste de SMA, puis il est envoyé au SMA de la DGBI. Les étapes 6 à 8 inclusivement doivent être terminées dans un délai de 10 jours ouvrables. Étape 6 TPSGC Étape 7 TPSGC.1 Le SMA de la DGBI demande au CNGL de revoir l analyse de rentabilisation et fait une recommandation pour l approbation..1 Le CNGL passe en revue la demande et formule une recommandation pour l approbation, rédige une lettre de réponse et l envoie au SMA de la DGBI par l entremise du directeur général des Services de gestion du portefeuille, des locaux et des biens immobiliers. Page A2.3-2 Le 17 août 2009

37 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Étape 8 TPSGC Étape 9 TPSGC.1 Le SMA de la DGBI examine les recommandations du CNGL et prend une décision..2 Le SMA de la DGBI signe la lettre de réponse et l envoie au ministère client afin de l informer de sa décision et de lui donner les raisons de celle-ci. L étape 9 doit être terminée dans un délai de 5 jours ouvrables..1 Le SMA du ministère client est informé de la décision de TPSGC par le biais d une lettre du SMA de la DGBI. Étape 10.1 Le ministère client accepte la décision et le projet est mis en œuvre. Remarque : Les délais pour la préparation et la présentation des demandes de non-conformité varieront en fonction de la complexité de la demande et des exigences du projet. Le ministère ou l organisme est responsable de la préparation et de la présentation de la documentation et assume la responsabilité des retards dans le projet. A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Le 17 août 2009 Page A2.3-3

38 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique Demandes propres aux programmes Le graphique suivant et le tableau ci-dessous décrivent le processus national de gestion des demandes de dérogation aux Normes d aménagement ou des limites d allocation d,espace et d approbation des locaux à usage particulier (LUP), lequel processus devrait être utilisé à l échelle d un ministère ou dans le cadre d un programme particulier de ce ministère. Étape 1 Étape 2 Le ministère client communique avec le gestionnaire de compte pour lancer le processus Le gestionnaire de compte informe le directeur de la DNGL, qui informe ensuite l'équipe d'examen Étape 4 Étape 3 Le client choisit la solution relative à la passation de marchés Étape 5 Analyse des normes et des lacunes complétée à 66 % Le gestionnaire de compte organise une réunion de démarrage Étape 6 L'équipe d'examen révise les documents Étape 7 Les normes sont révisées et l'analyse des lacunes est terminée Étape 8 Le client prépare une analyse de rentabilisation et la soumet au SMA de la DGBI aux fins d'approbation Étape 9 Le Bureau du sousministre adjoint envoie la présentation au Comité des normes de gestion des locaux et ce dernier fait des recommandations Étape 11 Étape 10 A2. Approbations et régie Le ministère client achève les normes conformément à l'approbation Étape 12 Le SMA de la DGBI prend une décision Processus d'approbation de non-conformité Les normes sont établies conjointement Page A2.3-4 Le 17 août 2009

39 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Étape 1 Client Étape 2 TPSGC Étape 3 TPSGC Étape 4 Client Option 1 Étape 4 Client Option 2.1 Le ministère client informe par écrit le gestionnaire de compte de son intention d élaborer des normes d aménagement pour des besoins propres aux programmes..1 Le gestionnaire de compte informe le directeur, Direction nationale de la gestion des locaux (DNGL)..2 Le directeur, DNGL informe l équipe chargée de l examen, qui comprend les membres suivants : - Gestionnaire de compte - Directeur, DNGL - Gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail, DNGL - Gestionnaire, Groupe consultatif sur la gestion stratégique des locaux (GCGSL), DNGL - Analyste, GCGSL, DNGL - Gestionnaire, Services d architecture et du design d intérieur (SADI), Secteur de la capitale nationale, et designer - Gestionnaires régionaux, Gestion des locaux (GL).1 Le gestionnaire de compte organise une réunion de lancement avec le ministère client et des membres de l équipe chargée de l examen (SADI; gestionnaire, GCGSL; gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail; analyste, GCGSL) en vue de discuter du processus, des possibilités de passation de marchés pour des services d expert-conseil et des répercussions sur le financement. Expert-conseil embauché par l intermédiaire des SADI (Option 1).1 Le ministère client obtient les services d un expert-conseil par l intermédiaire des SADI..2 SADI prépare la portée de travaux et la convention particulière de services. Il obtient du gestionnaire de compte le facteur de majoration et enregistre le projet dans SIGMA. Remarque : Il s agit de l option recommandée, car elle garantit que les SADI et l analyste, GCGSL prennent part à l examen de tous les produits livrables et que le processus est respecté. Expert-conseil embauché par le ministère client (Option 2).1 Le ministère client attribue des marchés de services..2 Remarque : Dans le cadre de cette option, le ministère client doit tenir l analyste, GCGSL informé et financer les frais engagés par les SADI lorsqu il fait appel aux services de ces derniers pour effectuer un examen de l assurance de la qualité. A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Le 17 août 2009 Page A2.3-5

40 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Étape 5 Client Option 1 Étape 5 Client Option 2 Étape 6 TPSGC Étape 7 Client Étape 8 Client Expert-conseil embauché par l intermédiaire des SADI (option 1).1 Les SADI et l expert-conseil collaborent avec le ministère client afin d élaborer des normes et d effectuer une analyse des écarts..2 Les SADI gèrent le marché et supervisent les produits livrables..3 Les SADI et le ministère client font l examen des produits livrables..4 Les SADI consultent l analyste, GCGSL et font les mises à jour nécessaires..5 Le ministère client communique les normes (achevées à 66 %) et l analyse des écarts au gestionnaire de compte. Expert-conseil embauché par le ministère client (option 2).1 L expert-conseil collabore avec le ministère client afin d élaborer des normes et d effectuer une analyse des écarts..2 Le ministère client supervise le marché et fait l examen des produits livrables..3 Le ministère client consulte l analyste, GCGSL et fournit les produits livrables achevés à 33 % afin de s assurer que les SADI procèdent à un examen de l assurance de la qualité et de garantir le respect des objectifs du projet..4 Le ministère client communique les normes (achevées à 66 %) et l analyse des écarts au gestionnaire de compte..1 Le gestionnaire de compte transmet la présentation au directeur, DNGL..2 Le directeur, DNGL transmet cette présentation à l équipe chargée de l examen..3 L équipe chargée de l examen passe en revue les documents, relève les problèmes, confirme les locaux de soutien non conformes et les locaux à usage particulier, puis fait part de ses commentaires au gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail..4 Le gestionnaire, Stratégies et normes liées au milieu de travail compile les commentaires finaux et les transmet au gestionnaire de compte..5 Le gestionnaire de compte transmet les commentaires au ministère client..1 L expert-conseil révise les normes et termine l analyse des écarts en tenant compte des commentaires de TPSGC. Remarque : Les normes ne peuvent être achevées à 100 % que lorsque la décision concernant l approbation de l aménagement non conforme et des locaux à usage particulier a été rendue (Étape 11)..1 Le ministère client prépare une analyse de rentabilisation afin de justifier la demande d approbation pour l aménagement non conforme et les locaux à usage particulier, en collaboration avec l analyste, GCGSL (Se référer au chapitre A2.4 pour connaître les exigences de présentation)..2 Le ministère client présente au SMA de la DGBI une demande d approbation pour l aménagement non conforme et les locaux à usage particulier..3 Le bureau du SMA transmet la demande au directeur, DNGL, qui agit à titre de président de CNGL, par Page A2.3-6 Le 17 août 2009

41 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Étape 9 TPSGC Étape 10 TPSGC Étape 11 Client Étape 12 Client et TPSGC l intermédiaire du directeur général du Secteur de la gestion des locaux, du portefeuille et des services immobiliers (SGLPSI)..1 Le directeur, DNGL envoie une copie de la présentation aux autres membres du CNGL..2 Le CNGL passe en revue la demande et formule des recommandations finales pour l approbation..3 Le CNGL prépare une lettre de réponse comprenant des recommandations pour l approbation et la transmet au bureau du directeur général du SGLPSI qui, à son tour, la transmet au SMA de la DGBI..1 Le SMA de la DGBI envoie une lettre au ministère client pour l informer de la décision prise quant à l approbation. Le gestionnaire de compte et le directeur, DNGL reçoivent une copie de cette lettre..2 Le directeur, DNGL communique la décision au CNGL et à l équipe chargée de l examen..1 Le ministère client rédige la version définitive des normes en fonction de l approbation et soumet cette version au gestionnaire de compte en vue d un examen final par TPSGC..1 Une fois finalisées et acceptées par le ministère client et TPSGC, les normes sont diffusées au moyen d un communiqué conjoint. Remarque : Les délais alloués aux ministères clients pour préparer et présenter des demandes de non-conformité pour des besoins propres à des programmes, ainsi que ceux alloués à TPSGC pour en faire l examen, varieront en fonction de la portée et de la complexité des demandes. A2. Approbations et régie Processus d'approbation de non-conformité Le 17 août 2009 Page A2.3-7

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43 Normes d aménagement : Guide de référence technique Section A : Locaux à bureaux à vocation générale A2.4 Exigences de présentation TPSGC Les chefs de projet de TPSGC qui sont responsables des demandes propres aux projets doivent envoyer un courriel au président du CNGL pour l informer de la décision d un ministère ou d un organisme de traiter une demande de non-conformité. Ce courriel doit comprendre les renseignements suivants : 1. Description de la demande de non-conformité 2. Résumé des faits et des enjeux pertinents 3. Répercussions de la demande sur les économies liées à la gestion des locaux et les objectifs de réduction de la superficie des locaux 4. Position de l équipe de projet 5. Copie du formulaire de surveillance de la conformité Organisme ou ministère client Demandes propres aux projets et demandes propres aux programmes Les ministères et les organismes doivent présenter leurs demandes de dérogation aux Normes d aménagement et aux locaux à usage particulier sur une base nationale au SMA de la DGBI, aux fins d approbation. Les demandes de non-conformité doivent être accompagnées d une justification, d une approbation de la haute direction du Ministère, de la confirmation du financement et de l acceptation de la responsabilité relativement à tout retard accusé par le projet au cours du processus d approbation. Le financement permettra de payer tous les coûts directs et indirects liés à la mise en œuvre de l élément ou du service non conforme, y compris les services de gestion et de conception, les retards accusés par le projet et les coûts de fonctionnement et d entretien continus. Les présentations doivent être préparées en collaboration avec A2. Approbations et régie Exigences de présentation TPSGC et comprendre les renseignements suivants : Le 17 août 2009 Page A2.4-1

44 Section A : Locaux à bureaux à vocation générale Normes d aménagement : Guide de référence technique 1. Lettre d accompagnement à l intention du SMA de la DGBI, envoyée par le SMA de l organisme ou du ministère ou client (ou par toute autre personne occupant un poste de niveau hiérarchique comparable) et comprenant notamment ce qui suit : Demande officielle d approbation des éléments non conformes ou des locaux à usage particulier sur une base nationale Engagement envers le financement de tous les coûts supplémentaires Acceptation des responsabilités pour tout retard en lien avec le projet 2. L analyse de rentabilisation (de 2 ou 3 pages pour chaque élément) doit comprendre les éléments suivants : (a) Objectif (b) Contexte Mandat du ministère ou de l organisme Considérations stratégiques Description et état des projets connexes Emplacement (propre au programme) (c) Demandes d aménagement non conforme Enjeu Analyse des options Description Analyse des écarts (avec les Normes d aménagement ou les limites d attribution des locaux) Analyse des conséquences financières Avantages et risques Recommandation et justification (Remarque : Si la A2. Approbations et régie Exigences de présentation justification repose sur des besoins en matière de sécurité, veuillez consulter la section Justification basée sur les besoins en matière de sécurité ci-dessous.) (d) Demande de locaux nationaux à usage particulier sur une base nationale (propre au programme seulement) Enjeu Page A2.4-2 Le 17 août 2009