Réaliser un publipostage avec Word

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1 Réaliser un publipostage avec Word Vous devez envoyer la même lettre à plusieurs destinataires différents? Pas besoin de taper chacune des lettres alors que seules quelques informations différent. En effet, en réalisant un publipostage, vous pouvez créer automatiquement une série de lettres et d'enveloppes où seules les cordonnées et les informations des destinataires changent. Bref, c'est un énorme gain de temps. 1. Pour réaliser un publipostage, vous devrez donc dans un premier temps établir une base de données de la liste des destinataires et des informations s'y référant et dont vous avez besoin pour votre publipostage (nom, prénom, adresse, sexe, ). Cette base de données peut être réalisée dans un tableau Excel. 2. La seconde étape consistera à créer le modèle de lettre et d'enveloppe que vous souhaitez utiliser. 3. Enfin, il ne vous restera alors plus qu'à mélanger tout cela pour créer automatiquement et imprimer vos lettres et enveloppes personnalisées. Créer une base de données avec Excel Le tableau que vous allez réaliser dans Excel va vous servir de source pour compléter toutes vos lettres et enveloppes. Il doit donc contenir la liste des personnes à qui vous allez envoyer vos lettres ainsi que leurs coordonnées. 1. Lancez Excel. 2. Créez un tableau avec pour colonnes les informations suivantes : Civilité, Nom, Prénom, Adresse, Code Postal, Ville. Si vous souhaitez faire figurer d'autres informations personnelles dans vos lettres personnalisées, vous pouvez bien entendu rajouter autant de colonne que vous le souhaitez. 3. Complétez alors le tableau avec la liste des personnes à qui vous allez envoyer vos lettres.

2 4. Sauvegardez votre fichier Excel, dans le fichier ListePublipostage.xls par exemple. Créer une lettre type Dans Word, vous devez maintenant rédiger votre lettre type, c'est-à-dire le modèle de lettre à utiliser pour votre publipostage. Ce modèle contiendra tout le texte identique à chaque courrier. 1. Dans Word, saisissez votre lettre type en remplaçant les informations qui devront être personnalisées avec le publipostage par une marque visible, XXXXX par exemple. 2. Maintenant que votre document type est créé et enregistré, vous devez définir des champs de fusion. Ces champs seront remplacés par les informations issues du tableau Excel afin de générer un courrier unique par destinataire. Cliquez pour cela sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis sur Fusion et publipostage.

3 3. Dans le volet qui apparaît, sélectionnez l'option Lettres. 4. Passez à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivante : Document de base. 5. Sélectionnez l'option Utiliser le document actuel puis cliquez sur le bouton Suivante : sélection des destinataires. 6. Sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Sélectionnez sur votre disque dur le fichier Excel qui comporte votre base de données et cliquez sur le bouton Ouvrir.

4 8. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez la liste de destinataire que vous avez créée avec Excel puis cliquez sur le bouton Ouvrir. 9. Sélectionnez la feuille qui contient votre tableau puis cliquez sur le bouton OK. 10. Word détecte automatiquement les champs et les informations sur les destinataires de votre tableau Excel. Cliquez sur le bouton OK.

5 11. Fermez alors le volet d'aide au publipostage. Maintenant que Word connait les renseignements que vous pouvez utiliser automatiquement, vous devez ajouter les champs de fusion à votre document. 12. Une barre d'outils publipostage apparait alors. Si ce n'est pas le cas, affichez-la en cliquant sur le menu Affichage, sur Barre d'outils puis sur Publipostage. 13. Dans votre lettre type, sélectionnez la première marque visible que vous avez faite (XXXXX). Cliquez alors sur le bouton Insérer les champs de fusion de la barre d'outils Publipostage.

6 14. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur le champ à insérer à cet endroit, Adresse par exemple puis cliquez le bouton Insérer. 15. Recommencez alors l'opération pour placer les différents champs de fusions aux endroits adéquats de votre lettre type.

7 Ces champs de fusion seront remplacés par les informations de votre fichier Excel lors de la fusion de votre publipostage et de la création automatique de toutes vos lettres personnalisées. Fusionner les informations La fusion va consister à créer et compléter automatiquement chacune des lettres de votre publipostage par les informations personnelles de chaque destinataire. 1. Cliquez pour cela sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis sur Fusion et publipostage afin de faire apparaître de nouveau le volet de publipostage. 2. Cliquez sur le bouton Suivante : Aperçu de vos lettres. 3. Utilisez alors les boutons >> et << pour parcourir les différentes lettres créées automatiquement et vérifier que tout est correct.

8 4. A tout moment, vous pouvez ajuster et corriger vos lettres en modifiant votre modèle. Cliquez ensuite sur le bouton Suivante : Fin de la fusion. 5. Vous pouvez alors imprimer toutes vos lettres personnalisées en cliquant sur le bouton Imprimer.

9 6. Pour créer un nouveau document avec toutes vos lettres à la suite, sélectionnez l'option Modifier les lettres individuelles et cliquez sur le bouton OK de la fenêtre qui apparaît. Un nouveau document est alors ouvert avec vos lettres à la suite. Créer des enveloppes personnalisées Pour accompagner vos lettres vous pouvez également créer des automatiquement enveloppes personnalisées avec les informations des destinataires. La procédure de création des enveloppes est sensiblement identique à celle de la création de votre lettre type. 1. Créez un nouveau document Word 2. Cliquez sur le menu Outils, sur Lettres et publipostage puis sur Fusion et publipostage afin de faire apparaître le volet de publipostage. 3. Sélectionnez l'option Enveloppes puis cliquez sur le bouton Suivante : Document de base.

10 4. Sélectionnez l'option Modifier la disposition du document puis cliquez sur le bouton Suivante : Sélection des destinataires. 5. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez votre type d'enveloppe puis ouvrez l'onglet Options d'impression.

11 6. Sélectionnez la façon de laquelle vous insérez vos enveloppes dans votre imprimante pour les imprimer puis cliquez sur le bouton OK. 7. Dans le volet Fusion et publipostage, sélectionnez l'option Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur le bouton Parcourir.

12 8. Sélectionnez le fichier Excel qui contient les destinataires et cliquez sur le bouton Ouvrir. 9. Sélectionnez la feuille de votre classeur Excel où se trouvent les informations et cliquez sur le bouton OK. 10. La liste des destinataires est alors affichée. Cliquez sur le bouton OK.

13 11. Cliquez ensuite sur le bouton Suivante : disposition de votre enveloppe. 12. Cliquez sur le bouton Bloc d'adresse. 13. Sélectionnez le format d'affichage du nom et de l'adresse puis cliquez sur le bouton OK.

14 14. Placez le champ <<AdressBlock(BlockAdresse)>> où vous souhaitez imprimer les adresses sur l'enveloppe puis cliquez sur le bouton Suivante : Aperçu de vos enveloppes. 15. Vous pouvez alors constater le résultat en cliquant sur les boutons << et >>. Cliquez ensuite sur le bouton Suivante : Fin de la fusion.

15 16. Vous pouvez alors imprimer toutes vos enveloppes personnalisées en cliquant sur le bouton Imprimer.

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