Outil Document Unique

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1 Fonction Publique Territoriale Outil Document Unique Le guide utilisateur - Mars Service Santé Sécurité au Travail

2 INTRODUCTION L ensemble des collectivités et établissements publics ont des obligations en matière de santé et sécurité au travail, notamment la réalisation du document unique d évaluation des risques professionnels. L Evaluation des Risques Professionnels (EvRP), constitue une étape importante de la démarche de prévention. L identification, l analyse et le classement des risques professionnels permettent de définir des actions de prévention à la fois, humaines, techniques et organisationnelles. A ce titre, le Centre de Gestion de la Vienne souhaite accompagner au mieux les collectivités et établissements publics dans la réalisation de ce document en mettant à disposition un outil informatique qui simplifiera la saisie des données, ainsi que la rédaction du document unique. L objectif de ce guide est de vous accompagner dans la saisie des données que vous aurez recensées lors des visites de terrain et durant les entretiens avec les agents, jusqu à la mise en forme du document unique d évaluation des risques professionnels. Service Santé Sécurité au Travail / Page 1 sur 7

3 LA SAISIE DES DONNEES Toute la saisie des données s effectue à partir du fichier Microsoft Excel 1. Ouvrir le fichier «saisie du Document Unique» correspondant à votre version d Excel, > version 2010 (.xlsx) ou version 2007 et antérieures (.xls). 2. Remplir le tableau en renseignant manuellement les cellules et en utilisant les listes déroulantes : Pour rappel, l évaluation des risques professionnels suit une hiérarchie bien précise (voir guide CdG86 «L évaluation des risques professionnels») : Lors de la saisie il est important de renseigner ligne par ligne sans utiliser la fusion de cellules : 3. Renseigner la cotation en suivant la liste déroulante. 4. Une fois la saisie terminée, enregistrer et fermer le fichier. Service Santé Sécurité au Travail / Page 2 sur 7

4 LA MISE EN FORME DU DOCUMENT Toute la mise en forme s effectue à partir du fichier Microsoft Word 1. Ouvrir le fichier «Document Unique mise en forme» (fichier.doc) 2. Dans l onglet «Publipostage» cliquer sur «Sélectionner des destinataires» puis «Utiliser la liste existante» 3. Récupérer le fichier «saisie du Document Unique» (.xls) enregistré auparavant dans votre ordinateur, puis cliquer sur «ouvrir». 4. Sélectionner dans la fenêtre «saisie de données» : 5. Dans l onglet «Publipostage» cliquer sur «aperçu des résultats» : Le document effectue la mise en forme automatique des éléments renseignés dans le fichier «saisie du Document Unique» (.xls ou.xlsx) sous forme de champs de fusion (ex : «service» ou «unité_de_travail»). Renseigner le nom de votre collectivité ainsi que la date de rédaction du document dans l entête en double cliquant dessus, puis enregistrer. Ne rien modifier d autre dans ce fichier de base Service Santé Sécurité au Travail / Page 3 sur 7

5 Après ces étapes, les documents communiquent entre eux. Dès qu une modification sera apportée sur le fichier «saisie du Document Unique» (.xls ou.xlsx) cette dernière sera automatiquement reportée sur le fichier «Document Unique mise en forme» (.doc). Il est préférable de laisser Word fermé lors des modifications sur le fichier Excel. 6. Pour naviguer de pages en page, utiliser les curseurs dans la barre d outils «aperçu des résultats». Chaque page représentera ainsi une ligne du tableau «saisie du Document Unique». 7. En naviguant de pages en page il est possible que certaines soient vides puisque ces dernières ne contiennent pas de données. Pour cela il vous faudra cliquer dans l onglet «Publipostage» sur «Modifier la liste des destinataires». Ensuite, sectionner uniquement les lignes comportant des données : 8. Pour procéder à l impression du document rendez-vous toujours dans l onglet «Publipostage», barre d outils «terminer», cliquer sur «terminer & fusionner» puis «Imprimer les documents» : Service Santé Sécurité au Travail / Page 4 sur 7

6 Astuce Il est également possible d imprimer le document de façon à avoir plusieurs risques dans une même page. 1. Pour cela, dans l onglet «Publipostage», cliquer sur «Démarrer la fusion et le publipostage» puis sélectionner «Répertoire» : 2. Pour procéder à l impression : toujours l onglet «Publipostage», barre d outils «Terminer», cliquer sur «Terminer & fusionner» puis «Modifier les documents individuels». 3. Patienter, un nouveau fichier Microsoft Word s ouvre il vous reste plus qu à ajuster chaque tableau à la page et imprimer : Service Santé Sécurité au Travail / Page 5 sur 7

7 Sylvaine BRANGER Pierre TOURON Tel : Fax : s-branger-cdg86@cg86.fr p-touron-cdg86@cg86.fr Service Santé Sécurité au Travail / Page 6 sur 7