Procédure de publipostage. des informations de connexion. pour les responsables légaux

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1 Procédure de publipostage des informations de connexion pour les responsables légaux Document à destination des chefs d établissements D S I - M T I C E 1 0 R U E D E L A C O N V E N T I O N F B E S A N C O N h t t p s : / / p r a t i c. a c - b e s a n c o n. f r

2 DE LA PUBLICATION DES AUTHENTIFICATIONS POUR LES RESPONSABLES LEGAUX 1. Création du fichier «premier» Pour un premier envoi des identifiants et des mots de passe aux responsables légaux lors de la mise en place de l'accès parents, il va falloir générer un fichier "premier" qui sera fabriqué à partir de la base de vos parents existante dans Scribe. Ce fichier "premier" va contenir tous les identifiants et mots de passe des parents au jour où vous allez le créer. A partir de ce moment, les futurs fichiers devront être collectés et consultés au fur et à mesure des repassages des bases élèves puisqu'ils contiendront les mots de passe des nouveaux parents d'élèves de l'établissement. Pour créer ce fichier "premier", connectez-vous en admin sur l'ead et sélectionnez Gestion -> Edition groupée. Dans "Type de l'utilisateur" sélectionnez "Responsable" puis cliquez "Lister". Page 1/6

3 Sélectionnez l'onglet "Générer un nouveau mot de passe pour ces utilisateurs". Cochez "Mot de passe aléatoire" et décochez "Forcer la modification du mot de passe à la 1er connexion". Cliquez "Valider". Attendez la fin du traitement. Connecté en admin sur le réseau pédagogique, accédez à votre U: et récupérez le fichier nommé mot-de-passe_xx_yy.csv (XX : jour et YY : mois). Page 2/6

4 Connecté en admin sur le réseau pédagogique, accédez à votre U:\importation\ et récupérez le fichier nommé reponsables_xxxxxxxx_yyyyyy.csv (XXXXXXXX : jourmoisannée et YYYYYY : heure) le plus récent.. Mettez ces fichiers dans un dossier de travail temporaire. Téléchargez les fichiers : Modele_lettre_parents.doc et MACRO_MOT_DE_PASSE_RESP_3.xls nécessaires au publipostage. Dans votre dossier de travail temporaire, déposez ces 2 fichiers. 2. Publipostage Ouvrez le modèle de lettre «Modele_lettre_parents.doc». Page 3/6

5 Si un message apparaît, répondez «NON». Personnalisez votre lettre en : 1. Insérant le logo de votre établissement. 2. Modifiant la date. 3. Indiquant l adresse de connexion de votre ENOE ATTENTION!!! à bien garder les champs entre guillemet qui seront remplacés lors du publipostage et à avoir dans le même dossier les fichiers : MACRO_MOT_DE_PASSE_RESP_3.xls et Modele_lettre_parents.doc Enregistrez les modifications. Ouvrez le document excel «MACRO_MOT_DE_PASSE_RESP.xls» Vous devez avoir cette fenêtre qui s ouvre. Sinon vérifier si une demande d autorisation d exécution d une macro n apparaît pas. Page 4/6

6 Choisissez le fichier CSV des mots de passe. Choisissez le fichier CSV des responsables Attendez ces messages de confirmation (durée plus ou moins longue selon le nombre de responsables) Page 5/6

7 Une fois que le dernier message s affiche, le publipostage est lancé. Il faut attendre que toutes les pages du document Word soient générées pour pouvoir lancer l impression. Vous pouvez enregistrer le fichier réalisé. 3) Document contenant les mots de passe des responsables Un document Excel est généré au même endroit que le programme Excel «MACRO_MOT_DE_PASSE_RESP_3.xls». Il contient la liste des parents avec les mots de passe correspondant et se nomme «responsable_def.xls». Point CNIL : Une exception est faite dans la loi informatique et libertés (article 4) concernant les copies temporaires qui sont faites dans le cadre des activités techniques de transmission et de fourniture d accès à un réseau numérique et qui ne nécessitent donc pas de déclaration à la CNIL si elles sont bien des copies temporaires. A ce titre, vous devez supprimer l'ensemble de ces fichiers une fois le traitement réalisé. Pour plus d'informations vous pouvez contacter le CIL de la Mission TICE. Merci à Jérôme Barreau pour la réalisation du module «MACRO_MOT_DE_PASSE_RESP.xls». Contact rédaction jerome.labriet@ac-besancon.fr Page 6/6