Le Récolement. Pôle Bibliothéconomique. Récolement_16X.doc - 10 pages. Aloès 1.6X Octobre 2007

Transcription

1 Tous les efforts ont été faits pour fournir dans ce guide une information exacte a la date de parution. Néanmoins, des différences peuvent apparaître entre la version du logiciel et ce guide. Les informations contenues dans ce guide ne sont pas contractuelles.

2 1. Principes 2. Récolement en direct 3. Récolement par prêt autonome 4. Récolement par fichier de codes-barres! "

3 1. Principes Récolement_16X.doc - Le récolement est un inventaire qui permet de rendre compte des documents qui ont disparu ou qui ne sont pas à leur place. Lors du récolement, la bibliothèque doit être fermée et ne faire ni prêt, ni retour ; sinon les résultats seront faussés. Avant tout récolement, il faut procéder à l'effacement du récolement précédent sur la partie du fonds que l'on veut récoler. 2. Récolement en direct 1. EFFACEMENT DU RECOLEMENT PRECEDENT Module ADMINISTRATION ; «Menu Catalogue», «Récolement», «Effacement du récolement précédent». Ce message apparaît : Confirmer n'effectue pas l'effacement du récolement mais vous donne accès au masque d'effacement. Le masque "Défaut" effectue l'effacement du récolement sur toute la base.

4 Il est préférable de n'effacer que la partie que vous allez récoler. Pour cela, il faut choisir des critères de sélection. La durée de l'effacement varie suivant la quantité de notices sélectionnées. Troncature: On veut récoler tous les documentaires dont la cote commence par 914 Dans le masque, au critère Cote, on va entrer 914] (troncature) Cliquer sur Suivant, on obtient le message suivant "le dernier récolement a été effacé"

5 2. RECOLEMENT EN DIRECT Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Récolement en direct». Remarque : Le logiciel fait le retour automatique des documents qui sont récolés mais encore en prêt informatiquement. Ne pas cliquer sur le bouton "Annuler", sinon tout ce qui a été récolé n'est pas enregistré. 3. EDITION DU RECOLEMENT Module ADMINISTRATION, menu «Catalogue», «Edition du récolement» Modifier le masque en fonction de la partie du fonds qui a été récolée puis «Valider». Logiquement, il faut mettre la même sélection que celle que vous avez mise dans l'effacement du récolement. Pour ne pas obtenir dans la liste des documents NON récolés ceux en transit, dans le critère de sélection Transit, il faut mettre "". Résultat : Le résultat correspond dans la partie du fonds qui a été récolée, aux documents qui ne sont ni en prêt ni dans les rayons (et donc récolés). Sur ce résultat, vous pouvez faire un clic droit : «Imprimer», «Sauvegarder sous», ou «Exporter» vers un panier afin de l'exploiter. La durée de l'effacement varie suivant la quantité de notices sélectionnées. 3. Récolement par prêt autonome Le récolement par prêt autonome est utile si on a un micro portable sur lequel est installé Aloès, ou un ordinateur mobile, il permet de récoler le fonds sans être connecté au réseau et sans avoir à transporter les documents. Avant tout récolement, il faut procéder à l'effacement du récolement précédent sur la partie du fonds que l'on veut récoler

6 1. EFFACEMENT DU RECOLEMENT PRECEDENT Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Effacement d un récolement précédent» Faire la sélection désirée dans le masque : Exemple: On veut récoler tous les documentaires dont la cote commence par 914 Dans le masque, au critère Cote, on va entrer 914] (troncature) Cliquer sur "Suivant", on obtient le message "le dernier récolement a été effacé" 2. RECOLEMENT Module PRET, menu «Outils», «Prêt autonome», «Passage en mode autonome» En mode retour, lire tous les Code-barres exemplaires Attention : Ne pas faire de prêt ni de retour pendant tout le récolement. Remarque : Le logiciel fait le retour automatique des documents qui sont récolés mais encore en prêt informatiquement. Module PRET, menu «Outils», «Prêt autonome», «Suspendre le mode autonome» 3. ENVOYER LES DONNEES Module PRET, menu «Outils», «Prêt autonome», «Envoyer les données» 4. TRAITEMENT DU RECOLEMENT Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Traitement du récolement»

7 Attention: L ordinateur doit être connecté au réseau 5. EDITION DES ERREURS Chemin: Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Edition des erreurs» Modifier le masque puis «Valider». 6. EDITION DU RECOLEMENT Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Edition du récolement» Modifier le masque : Modifier le masque en fonction de la partie du fonds qui a été récolée puis «Valider». Résultat : Le résultat correspond dans la partie du fonds qui a été récolée, aux documents qui ne sont ni en prêt ni dans les rayons (et donc récolés). Sur ce résultat, vous pouvez faire un clic droit : «Imprimer», «Sauvegarder sous», ou «Exporter» vers un panier afin de l'exploiter. 7. EFFACEMENT DES ERREURS Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Effacement des erreurs», masque à modifier, puis «Valider» 4. Récolement par fichier de codes-barres Le récolement par fichier de code-barres est utile si on possède un ordinateur portable (ou tout autre matériel capable de générer un fichier de code-barres) sur lequel le client Aloès n est pas installé. Il consiste à saisir les codes-barres les uns à la suite des autres avec une scannette sur un document texte (par le bloc-note par exemple). Il est également à utiliser avec les outils de récolement de RFID qui génèrent des fichiers de codes-barres.

8 Attention : il est important que le fichier généré soit en.txt. Les codes-barres doivent être séparés par des retour-chariot (RC) 1. EFFACEMENT DU RECOLEMENT PRECEDENT Avant tout récolement, il faut procéder à l'effacement du récolement précédent sur la partie du fonds que l'on veut récoler : Chemin: Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Effacement d un récolement précédent» Faire la sélection désirée dans le masque : Exemple: On veut récoler tous les documentaires dont la cote commence par 914 Dans le masque, au critère Cote, on va entrer 914] (troncature) Cliquer sur Suivant, on obtient le message suivant "le dernier récolement a été effacé" 2. RECOLEMENT Passer les code-barres des documents à récoler dans un fichier «Bloc-note» à l aide d une scannette. Enregistrer le fichier de code-barres ainsi créé sur une disquette ou une clé USB. Transférer le fichier sur un ordinateur sur lequel est installé Aloès. Attention : Ne pas faire de prêt ni de retour pendant tout le récolement. 3. TRANSFERT DES DONNEES DANS ALOES Module ADMINISTRATION, menu «Catalogue», «Récolement», «Récolement à partir d un fichier de code-barres». Cliquer sur le bouton [ ] et aller chercher le fichier enregistré précédemment. Cliquer sur le bouton Récoler

9 4. EDITION DU RECOLEMENT Module ADMINISTRATION, Menu «Catalogue», «Récolement», «Edition du récolement» Modifier le masque en fonction de la partie du fonds qui a été récolée puis «Valider» Résultat : Le résultat correspond dans la partie du fonds qui a été récolée, aux documents qui ne sont ni en prêt ni dans les rayons (et donc récolés). Sur ce résultat, vous pouvez faire un clic droit : «Imprimer», «Sauvegarder sous», ou «Exporter» vers un panier afin de l'exploiter. "

10 Rappels concernant l'assistance clientèle d'opsys Numéro de téléphone : Adresse électronique : assistance@opsys.fr Horaires : Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi 8h $ % &' ( ) Quelques recommandations afin de faciliter vos échanges avec notre service assistance clientèle : Indiquer clairement les identifiants de la bibliothèque (commune ou département) ou votre numéro de client, que ce soit au téléphone ou dans les courriers (stat-fichiers, courriels ) Les courriels doivent être adressés directement à l'adresse ci-dessus. Si cela concerne un collaborateur spécifique de l'assistance, vous pouvez le mettre en copie et/ou inscrire son nom dans l'objet. Pour les échanges concernant un même problème, indiquer le numéro d'incident affecté à ce problème. Noter précisément les messages d'erreur ainsi que les actions précédentes qui les ont engendrés. Donner des exemples précis. Regrouper vos questions non urgentes et demander un rendez-vous avec un formateur. #