Conférence Web. Manuel utilisateur. Table des matières

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1 Manuel utilisateur Table des matières INTRODUCTION LA PAGE D ACCUEIL DU SERVEUR DE CONFERENCE PARTICIPER A UNE CONFERENCE LES DIFFERENTS MENUS ET BOUTONS LISTES DES PARTICIPANTS ESPACE DE MESSAGERIE INSTANTANEE LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF PRESENTATION DE DOCUMENTS PARTAGE D APPLICATIONS NAVIGATION SYNCHRONISEE TABLEAU BLANC INSTANTANE D'APPLICATION FONCTIONS AVANCEES REGLEMENT DE LA CONFERENCE LES SALLES VIRTUELLES / 19

2 Introduction Ce document s adresse aux utilisateurs du système de conférence web. Il présente en premier lieu les principes généraux et fonctionnalités de la conférence web (CW), puis s attache à expliquer les grands principes d utilisation, avant de donner des indications pour une utilisation plus avancée. Un logiciel de Conférence Web est un outil de téléconférence complet : au-delà de la voix (comme la conférence téléphonique), le logiciel de conférence web permet de diffuser de la vidéo (avec une webcam), mais aussi de partager un tableau blanc, des documents, des applications, Le logiciel utilisé s appelle «Click To Meet», de l éditeur Radvision. Dans la suite de ce document nous serons amenés à utiliser les termes suivants : CW : pour conférence web, c est l acronyme utilisé pour téléconférence via internet. Serveur : décrit à la fois le programme et la machine auxquels se connectent les clients pour dialoguer. Client : programme à installer sur un poste de travail et qui permet de se connecter à un serveur de CW afin de tenir une réunion avec d autres utilisateurs. Utilisateur : personne qui utilise un programme client sur un ordinateur pour participer à une réunion avec d autres personnes. Conférence : réunion virtuelle créée sur le serveur, à laquelle les utilisateurs peuvent se joindre. CTM : Click To Meet. Compte utilisateur : d'une façon générale, le système de conférence web est ouvert à tous et il n'est pas nécessaire de s'authentifier pour participer à une conférence, c'està-dire de posséder un nom d'utilisateur et un mot de passe. Il est cependant possible pour certaines personnes de disposer d'un compte leur permettant de se connecter et de disposer de droits et fonctionnalités supplémentaires. Tous les utilisateurs qui veulent participer à une conférence doivent se connecter sur un serveur de conférence et doivent disposer pour cela : d un accès internet (numéris au moins et ADSL de préférence) ; d un périphérique son : enceintes et micro, ou alors de préférence d un casque avec micro intégré ce qui garantit une qualité de son bien supérieure ; et optionnellement d une webcam si vous souhaitez diffuser de la vidéo. Pour être opérationnel, un système de conférence nécessite : Un serveur qui héberge le centre nerveux du système et auquel chaque participant doit se connecter. Cette partie dépend de votre administrateur système. L installation sur votre ordinateur d un logiciel appelé «client», que vous lancerez pour accéder aux conférences. Cette installation est détaillée dans le document "Manuel d'installation et de configuration", elle est extrêmement simple. 2 / 16

3 1 La page d accueil du serveur de conférence Une fois que vous avez procédé à l installation et à tous les réglages, rendez-vous sur la page d accueil du serveur de conférence à l'url Maintenant que le programme client est installé, vous devez arriver directement sur une page web suivante Cette page comporte trois zones distinctes : 1. une barre de menu donnant accès au paramétrage (voir le manuel d'installation) et à l'aide en ligne. 2. la zone de gestion de ses informations personnelles : contacts, documents et réunions. Les fonctions proposées dans cette zone ne sont accessibles qu'aux utilisateurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe spécifique. 3. la liste des conférences en cours ou à venir avec : leur nom (objet) une clé qui indique si la conférence est verrouillée ou non un cadenas indique que cette conférence est protégée par un mot de passe le nom du créateur 3 / 16

4 2 Participer à une conférence Pour rejoindre une conférence, si vous avez été invité et que vous avez reçu un mail contenant le lien, cliquez sur ce lien. Sinon, ouvrir Internet Explorer, se connecter à Cliquez sur la conférence qui vous concerne dans la liste. Si celle-ci n apparaît pas dans la liste, c est peut-être parce qu elle est «cachée». Vous devez alors disposer d un identifiant de conférence qui vous a été transmis par l organisateur. Il vous suffit de rentrer ce numéro dans la zone de saisie «Identifiant :» située au dessus de la liste, puis de cliquer sur «Accès!» pour rejoindre la conférence, ou sur «Informations» pour avoir des informations sur cette conférence. Il est possible qu un mot de passe vous soit demandé pour rentrer dans la conférence si celle-ci est en accès restreint. Ce mot de passe doit vous avoir été transmis par l organisateur de la conférence. Les conférences protégées sont repérables par la petite clé dans la liste. Le petit cadenas signifie que l'accès à la conférence a été verrouillé (en quelque sorte que la porte est fermée) et vous ne pouvez donc plus participer à cette conférence. Une fenêtre s ouvre alors en plein écran. Elle comporte 6 zones : 1. le menu principal 2. la liste des participants ou des documents 3. la messagerie instantanée intégrée à la conférence 4. des boutons permettant de sélectionner l outil à utiliser ou de réaliser des actions 5. la zone d affichage principale 6. une barre de statut Le fonctionnement de ces différentes zones est décrit ci-après. 4 / 16

5 Dès que vous êtes entré dans l espace de conférence, votre flux audio est diffusé, et vous entendez les autres participants. De même si la vidéo a été sélectionnée. 5 / 16

6 3 Les différents menus et boutons Les cinq menus situés dans la zone 1 ci-dessus sont : Participer, Vue, Podium, Modérer et Aide. Le menu «Participer» permet : de lever ou de baisser la main pour demander le podium, c'est-à-dire de devenir l'animateur (fonctionne même si le micro est coupé) ; d'inviter d'autres personnes à la conférence ; de consulter les informations générales sur la conférence en cours ; de quitter la conférence, ce que l'on peut aussi faire juste en fermant la fenêtre. Il est bien entendu possible d'y revenir si celle-ci n'a pas été verrouillée. Le menu «Vue» permet : de modifier l'habillage (c'est-à-dire de choisir ce qui sera affiché dans la zone principale comme par exemple, présenter, partager un document, parcourir le web) ; de modifier la taille de la fenêtre (plein écran ou taille réduite). Le menu «Podium» permet d accéder aux différentes fonctions de présentation. Certains sous-menus peuvent être grisés selon votre statut. Le présentateur est celui qui dispose de toutes les possibilités. Réclamer, Quitter ou Céder le podium, c'est-à-dire de devenir ou de ne plus être l'animateur de la réunion. Synchroniser l habillage : permet de s assurer que les utilisateurs voient bien la même chose que ce qui est affiché sur l écran du présentateur. Présenter un document : voir chapitre 7. Partager une application : voir chapitre 7 Parcourir le web permet de lancer la navigation sur une URL donnée puis de naviguer. Une fenêtre navigateur s ouvrira automatiquement sur les écrans des autres utilisateurs et ils verront les mêmes pages web que celui qui pilote la navigation web. Tableau blanc : voir chapitre 7 navigation synchronisée. Envoyer un fichier : permet d envoyer un fichier aux autres utilisateurs. Visualiser les fichiers reçus : permet de voir les fichiers qui ont été envoyés par d autres avec la fonction Envoyer un fichier. Réinitialiser la présentation permet de remettre la présentation dans son état initial (enlever les annotations, resynchroniser les participants, ) 6 / 16

7 Le menu «Modérer» permet de gérer la conférence. Certains sous-menus sont grisés en fonction de vos droits. C est l animateur qui possède tous les droits. Les actions possibles sont : Couper le son ou déconnecter un autre utilisateur (accessible seulement à l'animateur) ; Verrouiller la réunion, ce qui a pour effet d interdire les accès à la conférence. Une fois que tout le monde est présent par exemple, ou alors après un certain stade d avancement. Mettre fin à la réunion, ce qui déconnecte tous les participants et détruit la réunion au niveau du serveur. Le menu «Aide» permet d accéder à l aide utilisateur La zone 2 contient quant à elle un ensemble de boutons permettant de réaliser des actions de façon rapide : Avec les premiers boutons, vous pouvez régler le niveau sonore de votre micro ou de vos écouteurs, couper votre micro en cliquant sur le bouton "A l'antenne" ou sur le petit micro situé à gauche. Le bouton "Inviter " permet d'envoyer une invitation à participer à la conférence à une personne. Avec le bouton action, vous pouvez rapidement sélectionner le type d'outil que vous voulez utiliser : Document pour la présentation de documents ; Web pour la navigation synchronisée ; Application pour le partage d'applications ; Tableau blanc pour le travail en commun sur un tableau blanc et Instantané d'application pour envoyer une image de type copie d'écran d'une application en cours de fonctionnement sur l'ordinateur de l'animateur. 7 / 16

8 4 Listes des participants. La liste des utilisateurs, située en haut à gauche de l'espace de conférence, affiche tous les participants présents dans la réunion. Certaines petites icônes peuvent apparaître à côté de leur nom : un micro indique que la personne à son micro activé (couleur verte) ou coupé (couleur rouge) ; un petit podium signifie que la personne est le présentateur ; un œil indique que cette personne affiche le flux vidéo que vous diffusez (si vous avez une webcam connectée bien entendu et que l'usage de la vidéo a été autorisé). Il est possible d ouvrir un menu contextuel en faisant clic droit sur le nom d un utilisateur. Selon vos droits vous pourrez avoir accès à certaines actions (disponibles par ailleurs en passant par les menus principaux). Pour la bonne compréhension du fonctionnement d'une conférence web, il est important de noter qu'il existe 4 niveaux de droits correspondant à 4 types d'utilisateur : - le créateur de la conférence : bien qu'il ne soit pas obligé de participer à la conférence, c'est celui qui a les droits les plus élevés. Il peut à n'importe quel moment récupérer le podium, déconnecter des participants ou même détruire la conférence. - l'animateur de la conférence : c'est celui qui est au podium. C'est lui qui anime la conférence, choisit les outils de travail utilisés (présentation de documents, partage d'application, ) et les autres participants ont leur écran automatiquement synchronisé sur le sien. C'est aussi lui qui modère au besoin la réunion (coupe des micros, exclue des personnes, ) - l'utilisateur identifié : c'est-à-dire un participant qui possède un compte utilisateur sur le système et qui s'est identifié par son login et mot de passe. Il peut alors au besoin accéder à son espace privé (annuaire, documents, ) - l'utilisateur standard : c'est-à-dire un participant à la réunion qui n'est pas identifié au niveau du système. N'importe quel utilisateur peur devenir l'animateur de la conférence pendant un moment en demandant le podium (en levant la main) et si le podium lui est cédé par l'animateur actuel. 8 / 16

9 5 Espace de messagerie instantanée Dans cet espace, vous pouvez dialoguer avec un ou tous les participants par échange de petits messages textes ou d URLs. C est un bon moyen de faire un aparté tout en écoutant le présentateur Pour envoyer des messages de conversation publique à tous les participants, tapez votre message dans la zone 3. Il s'affiche en couleur dans la grande zone 2 de conversation avec votre nom. Pour envoyer des messages de conversation privés à un participant, cliquez avec le bouton droit de la souris sur son nom dans la liste des participants, puis 1 choisissez Conversation privée. Vous pouvez également choisir son nom dans la liste déroulante qui se trouve à gauche de la zone de saisie. Votre message s'affiche en couleur avec votre nom et une indication que le message est envoyé en privé dans la grande zone de conversation. 2 Enfin, dans la zone 1 en haut se trouve : - à gauche une gomme qui permet de vider la liste des messages ; - à droite les boutons permettant de changer la taille de la police pour l'affichage des messages. 3 9 / 16

10 6 Les outils de travail collaboratif Accessibles à travers le menu "Podium" ou par le bouton "Action", les outils collaboratifs, véritable raison d'être de la conférence web, sont au nombre de quatre : la présentation de document, le partage d'application, la navigation synchronisée sur le web le tableau blanc l'instantané d'application. 6.1 Présentation de documents La présentation de documents permet à l'animateur de transférer sur le serveur un ou plusieurs documents qu'il peut ensuite faire défiler devant les participants à la réunion, chaque participant ayant sur son écran exactement la même vue. Il est important de comprendre que le document présenté est transféré vers le serveur où il est non seulement stocké dans sa forme originale mais aussi traduit en HTML, et c'est cette version traduite qui est vue. Cette façon de faire présente plusieurs avantages majeurs : - les participants n'ont pas besoin d'avoir le programme ayant servi à fabriquer le document. Exemple : si il s'agit d'un document PowerPoint, les participants n'ont pas besoin d'avoir le logiciel PowerPoint sur leur ordinateur, (idem pour un planning sous MS Project) ; - la présentation et la navigation sont très fluides car le document traduit est très compact. Mais cette méthode comporte des limites : - il n'est pas possible de modifier le document en cours de présentation car il s'agit d'une copie de l'original ; - certains documents comme le PDF ne sont pas traduisibles en HTML et ne peuvent donc être présentés de cette façon. Cependant, grâce à d'autres fonctions comme le partage d'application (voir ci-après), ces inconvénients trouvent une solution. Lorsque vous avez la main sur un document (c'est-à-dire si vous êtes le présentateur, celui qui a le podium), il est possible de l annoter ou de mettre des passages en évidence grâce à la palette d instruments qui est accessible en cliquant sur le bouton "Annoter" en haut à gauche. Vous ferez apparaître la palette d instruments : crayon, surligneur, gomme Attention : les mises en évidence (surlignage, ) ne peuvent pas être enregistrées et sont perdues à la fin de la conférence. 10 / 16

11 Lorsqu un document est affiché, il n'est pas forcément possible aux participants de se déplacer librement dedans. En effet, si le présentateur a choisi de «Synchroniser l affichage», c est lui qui pilote et votre écran montre l endroit du document dans lequel il se trouve. Astuce : afin de bénéficier d un espace plus grand pour afficher une présentation, il est possible de replier le volet gauche de l espace de conférence (contenant la liste des utilisateurs et la zone de messagerie) en cliquant sur les chevrons qui se situe sur la barre verticale bleue de séparation. Il est possible de refaire apparaître ce volet gauche en recliquant sur les chevrons. Ajouter un document à présenter La liste des documents en cours de présentation est visible en cliquant sur "Sélectionner un document ". Pour passer d'un document à l'autre, il suffit de le sélectionner dans la liste. Pour ajouter un document (ce qui n'est possible que pour le créateur ou l'animateur), il faut cliquer sur "Autre ". Une fenêtre permettant de sélectionner le document à ajouter s'ouvre alors. En général, il est recommandé de télécharger les documents de la conférence à l'avance car cela réduit les pertes de temps au cours de la réunion. 11 / 16

12 Cette fenêtre montre la liste des documents en cours de présentation et elle offre deux possibilités d'action : - "Ajouter depuis Mon ordinateur " : une boîte de sélection de fichier s'ouvre. Il suffit de choisir le fichier à ajouter. - "Ajouter depuis mes documents " qui permet de choisir un fichier dans son espace de travail personnel. Il faut pour cela avoir un compte sur le serveur de conférence et être authentifié. Le fonctionnement de l'espace personnel est expliqué au paragraphe Erreur! Source du renvoi introuvable Partage d applications Le partage d application permet de faire fonctionner un programme sur votre ordinateur local et de partager l application complète avec les autres participants de la conférence, ce qui signifie qu ils verront la fenêtre de l application telle qu elle sur votre écran est ainsi que toutes les actions que vous ferez en temps réel. Mais vous pouvez aussi donner la main à d autres participants pour qu ils travaillent sur votre application, comme s ils se trouvaient sur votre poste, comme si vous leur passiez le clavier et la souris. Mais rassurez-vous, leur intervention se limite à l application partagée et non à l ensemble de votre poste de travail. Vous pouvez par exemple lancer Word et ouvrir un document, puis partager votre application Word. Les utilisateurs verront ainsi votre Word, le document et toutes les modifications que vous effectuerez en temps réel. Mais vous pouvez donner la main à un autre utilisateur pour qu il apporte également des modifications au document. Ces modifications seront bien effectuées sur le document local, celui là même que vous avez ouvert. Notez bien que lorsque vous partagez une application, elle n'est visible dans la fenêtre de conférence que par les autres participants. Le contenu de votre fenêtre de conférence reste vierge avec marqué "Cliquez ici pour partager des applications". Par contre, il faut absolument que l'application partagée soit visible sur votre poste pour qu'elle le soit pour les autres. Si vous l'iconifiez ou si elle est masquée par une autre application, l'espace de travail 12 / 16

13 des autres participants sera peint en gris. N'oubliez pas : ils voient exactement la partie de l'application visible à vos yeux. Pour lancer le partage d'une application : Ouvrez l'application à partager. Dans le menu «Podium», sélectionnez Partager une application, ou alors cliquez sur l onglet «Partage d application» puis sur le lien qui se trouve en milieu de page. Une boîte de dialogue répertoriant les applications ouvertes s'affiche. Sélectionnez l'application à partager. Veillez à accorder à d'autres participants la possibilité de demander le contrôle de l'application. Cliquez sur OK. Votre bureau, les mouvements du curseur de la souris et les annotations s'affichent pour tous les participants à la conférence. Pour arrêter le partage d'une application (enregistrez le document au préalable) : Dans le menu Présenter, sélectionnez Partager une application. Une boîte de dialogue répertoriant les applications sélectionnées s'affiche. Désélectionnez les applications appropriées. Cliquez sur OK. Astuce : si vous partagez une application et que vous cédez le contrôle à un autre participant, il n'y a pas de problème de sécurité. A n'importe quel moment vous pouvez récupérer le contrôle par un simple clic sur le bouton de la souris. 13 / 16

14 6.3 Navigation synchronisée Click To Meet offre la possibilité de naviguer sur des sites web (publics ou privés) de façon synchronisée, c'est-à-dire que tous les participants se trouve sur la même page automatiquement, de façon similaire à la présentation de documents. Pour démarrer une navigation, il suffit au présentateur de cliquer sur le menu "Podium", puis "Parcourir le Web", ou alors sur le bouton "Action" puis "Web". Il suffit alors de saisir l'url de destination dans la barre de navigation qui se trouve en haut. Attention : si vous naviguez sur des sites nécessitant une authentification, chacun des participants devra s'authentifier de son côté avec son login et mot de passe qu il utilise habituellement pour cette application. 6.4 Tableau blanc Vous avez accès à un «paper-board» virtuel sur lequel vous pouvez dessiner, annoter, et conserver les documents ainsi créés. Pour utiliser le tableau blanc : Dans le menu «Podium» ou dans le bouton «Action», sélectionnez «Tableau blanc». L'application du tableau blanc s'affiche pour tous les participants à la conférence. Choisissez les outils à utiliser via les icônes à gauche ou le menu Outils. Le tableau blanc peut maintenant être utilisé. Vous pouvez utiliser le tableau blanc lors d'une conférence web de la même manière qu'un tableau blanc réel. De plus, vous pouvez permettre aux autres participants d'apporter des schémas et illustrations. 14 / 16

15 Les fonctions spéciales de l'application du tableau blanc regroupent les options suivantes : utilisation d'un pointeur en forme de main pour attirer l'attention choix des couleurs du texte et des formes couper et coller insertion de texte, surligneur, zoom suppression, effacer la page. Le contenu des tableaux blancs peut être enregistré par chaque utilisateur sur son ordinateur afin d être vu ou utilisé par la suite. Cet enregistrement peut-être fait manuellement à chaque instant par chacun des participants (menu «Fichier» en haut du tableau blanc). Lorsque vous quittez la conférence, Windows demande automatiquement à chacun s'il désire enregistrer localement le contenu des tableaux blancs. Il n est pas nécessaire d être dans une conférence pour ouvrir le contenu d un tableau blanc enregistré de façon locale. Il suffit de double-cliquer sur le fichier ce qui lancera NetMeeting et sa fonction de gestion des tableaux blancs. 6.5 Instantané d'application Cette fonction permet à la personne qui est au podium d'envoyer une copie d'écran d'une application en train de fonctionner sur son ordinateur. Pour l'utiliser, il suffit au modérateur de s'assurer que l'application dont il désire envoyer une image est en train de fonctionner et qu'elle affiche bien ce qui doit être envoyé aux autres participants. Puis, cliquer sur "Instantané d'application" ; une fenêtre s'ouvre listant les applications en cours de fonctionnement : cliquer sur l'application désirée. 7 Fonctions avancées Nous décrivons ici quelques fonctionnalités avancées de l application ClickToMeet. 7.1 Règlement de la conférence L'animateur de la conférence définit les règles de prise de parole et de présentation lors des conférences. Les participants peuvent prendre la parole et se présenter avec l'autorisation préalable de l'animateur. En général, l'animateur définit la teneur d'une réunion par un ordre du jour. Selon l'organisation et l'ordre du jour, les conférences web vont de l'étude protocolaire de sujets spécifiques à des débats animés, en passant par des débats constructifs et des brainstormings. Suggestions pour les participants : Couper le son du microphone : si vous ne vous adressez à aucun participant lors de la conférence, coupez le son de votre microphone (cliquez sur l'icône du microphone dans la partie inférieure de la fenêtre.) Ceci réduit les bruits de fond accessoires, tels que le froissement de papier et les conversations au bureau. Remarque : après le commencement d'une réunion, l'initiateur de la conférence peut couper le son de tous les participants. Dans le menu Présenter, sélectionnez Couper le son pour tous. Réduction de bruit : évitez le froissement de papier et les conversations simultanées sur votre site. Les bruits relativement faibles sont captés et créent des bruits de fond distrayants pour les autres participants. Evitez au maximum d'utiliser votre clavier si vous n'avez pas la parole. En effet, tout le monde peut vous entendre taper si le son de votre microphone n'est pas coupé. Parlez clairement, distinctement et normalement : la plupart des microphones captent même le bruit de votre respiration. N'élevez pas la voix au-dessus du niveau normal 15 / 16

16 de conversation. Vous ne connaissez pas les paramètres de volume utilisés par les autres participants. Appelez les gens par leur nom : il est parfois difficile de savoir à qui s'adresse un participant, en particulier lors des grandes conférences. Assurez-vous d'utiliser le nom d'un participant lorsque vous posez un question directe. Ceci vous garantit également l'attention de la personne concernée. Utilisez la messagerie instantanée : utilisez la conversation (privée et publique) pour des salutations personnelles et des questions accessoires à d'autres participants. Ceci permet de ne pas interrompre la personne ayant la parole et de respecter le bon déroulement de l'ordre du jour. 8 Les salles virtuelles Les salles virtuelles sont des espaces de travail qui existent de façon permanente et auxquels est attachée une salle de réunion permanente qui est cachée (qui n'apparaît pas dans la liste principale des réunions) et qui est accessible aux seuls utilisateurs présents dans la salle virtuelle. Une fois créées, elles restent accessibles de façon permanente. Pour y accéder il suffit à un s'authentifier comme un utilisateur normal, mais en utilisant le nom de la salle virtuelle et le mot de passe qui protège son accès (s'il y en a un). Les salles virtuelles sont une façon simple de mettre à disposition un espace de travail collaboratif pour des personnes qui ne disposent pas des droits nécessaires pour créer une réunion. A charge pour ces personnes de s'envoyer un mail pour se donner rendez-vous. Seul l'administrateur du système peut créer de telles salles et c'est lui qui fixera ces paramètres lors de la création de la salle. 16 / 16

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