PROCEDURE DE CREATION DE SON "ESPACE AGENT"

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2 2 PROCEDURE DE CREATION DE SON "ESPACE AGENT" CONSIGNES D USAGE 1. Prendre le temps de bien lire les informations qui s affiche à l écran, pour qu en cas de difficulté vous puissiez exprimer de façon claire votre préoccupation à votre administrateur CODIPOST (Directeur central, DREN, sous directeur, IEP, Chef d établissement) qui pourra vous aider. Les administrateurs CODIPOST ont été formés et ont déjà crée leur espace agent) 2. Avoir un fonctionnel (Yahoo ou Gmail) et connaître son mot de passe 3. Avoir les documents scannés suivants :

3 3 N TYPE DE DOCUMENT OBSERVATION NBRE DE PAGES TYPE DE FICHIER TAILLE MAX RETENUE RESOLUTION EN PIXEL ARRETE PORTANT 1 1 JPG CHANGEMENT DE NOM 150 Ko 2 PHOTO D'IDENTITE 1 JPG 3 PIECE D IDENTITE 1 JPG 4 EXTRAIT DE NAISSANCE 1 JPG 5 ACTE DE MARIAGE 1 JPG ARRETE DE NOMINATION ou DECISION D ATTENTE CERTIFICAT DE PREMIERE PRISE DE SERVICE ARRETE / DECISION DRH / NOTE DE SERVICE NOTE DE SERVICE DE LA DIRECTION Pour entrer dans une direction Pour entrer dans une IEP, un établissement, un service 1 à 3 JPG ou PDF 1 JPG 1 à 3 JPG ou PDF 1 à 3 JPG ou PDF 10 NOTE DE SERVICE IEP Pour entrer dans une école 1 à 3 JPG ou PDF 11 DECISION DE CESSATION DE TRAVAIL (POSON SPECIALE) 1 JPG 50 Ko 70 Ko 150 Ko 150 Ko 500 Ko 150 Ko 500 Ko 500 Ko 500 Ko 150 Ko 314X X336

4 4 PROCEDURE DE CREATION DE SON "ESPACE AGENT" La création de son espace agent se déroule en quatre(04) grandes phases et chacune d elles comporte plusieurs étapes : I. CREATION DE SON COMPTE II. ACTIVATION DE SON COMPTE III. CONNEXION A SON COMPTE IV. ENREGISTREMENT DE SES INFORMATIONS I. LA CREATION DE SON COMPTE Cette première phasecomporte six étapes : 1. Accéder au site web de la DRH " 2. Cliquer sur le menu "CODIPOST" Une fois qu on a cliqué sur l onglet "CODIPOST", il apparait une fenêtre vous demandant «Avezvous un compte?» 3. Cliquer sur le lien "si non cliquez ici pour créer votre compte" Il apparaît une fenêtre vous demandant «Qui êtes vous?» 4. Cliquer sur le bouton "1" si vous êtes un fonctionnaire ayant un matricule ou "2" si vous êtes un nouveau fonctionnaire n ayant pas encore de matricule Une fenêtre apparaît vous demandant de saisir : - Votre matricule - Votre ( fonctionnel dont vous connaissez le mot de passe) - Votre mot de passe (pour CODIPOST) - Votre mot de passe (pour CODIPOST) pour confirmation 5. Procéder à la saisie des informations demandées 6. Cliquer sur le bouton "Créer mon compte"une fois qu on a cliqué sur le bouton "Créer mon compte", un mail est envoyé dans notre boîte mail.

5 5 II. L ACTIVATION DE SON COMPTE Cette deuxième phase comporte trois étapes : 1. ouvrir sa boîte mail Dans votre boite de réception mail, vous verrez un mail avec l intitulé "DRH MENET Côte d ivoire". 2. ouvrir le mail intitulé "DRH MENET Côte d ivoire" 3. cliquez sur le lien "J active mon compte maintenant" Un message apparaît «compte créé avec succès» III. LA CONNEXION A SON COMPTE Cette troisième phase comporte deux étapes : 1. saisir son matricule et son mot de passe La fenêtre «Avez-vous un compte?» apparaît, avec des zones de textes où l on saisit son matricule et son mot de passe. 2. cliquer sur le bouton "se connecter" IV. L ENREGISTREMENT DE SES INFORMATIONS Cette dernière phase comporte deux étapes : 1.saisir ses informations (civilité, nom, prénoms, date de naissance, lieu de naissance ) Une fois qu on a cliqué sur l onglet "se connecter", il apparait une fenêtre avec des champs de saisie à renseigner. Remarque : Il est nécessaire que les champs obligatoires (*) soient renseignés pour la réussite de la création de son espace agent.

6 6 Pour chaque ligne vous avez le libellé, l information existante et les champs de saisie des informations vous concernant que vous devez renseigner. Libellé* Information existante Saisir les informations vous concernant LE VOLET IDENTITE Civilité * dans le champ de formulaire cliquez sur «sélectionner une civilité» pour choisir votre civilité. Avez-vous changé de nom? Par défaut il est pointé «non». Si vous pointez «oui» un tableau de deux (2) champs se déroule vous demandant d inscrire le Numéro de l arrêté de changement de nom et la Date Numéro de l arrêté de changement de nom Date Nb : la date est toujours au format jour-mois-année (ex : 22/04/1965) Nom * Prénom * Photo d'identité Saisir votre nom Saisir votre prénom ici vous avez des restrictions 1-Photo couleur 2-hauteur 314 pixel et largeur 235 pixel 3-taille: inférieur ou égale à 50Ko 4-format: jpg ou jpeg

7 7 vous avez 3 actions ici : 1. sélectionner le type de pièce - Carte national d identité - Attestation d identité - Permis - Carte professionnelle - Passeport Pièce d'identité * 2. entrer le numéro de la pièce 3. charger le fichier scanné de la pièce avec comme restriction un format image.jpg ou jpeg, une hauteur 448 pixel, largeur 336 pixel et une taille de 70 Ko. Date de naissance * Lieu de naissance * Extrait ou Acte de naissance ou Jugement supplétif * Situation matrimoniale * Saisir votre date de naissance Saisir votre lieu de naissance Sur votre extrait vous verrez N 901 DU 22/04/1965 DU REGISTRE entrez toute cette inscription et charger cet extrait avec pour restriction un format image.jpg ou. jpeg, une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixelune taille de 150 Ko. Sélectionnez une réponse dans le menu déroulant - Célibataire - Marié(e) - Divorcé(e) - Veuf(ve) A la réponse mariée vous avez un tableau de deux (2) champs 1. le numéro de votre acte de mariage 2. le fichier scanné de l acte de mariage avec pour restrictionun format image.jpg ou jpeg, une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixel et une taille de 150 Ko.

8 8 LE VOLET CONTACTS Ici quatre (4) champs à remplir Téléphone(Fixe) Cellulaire 1 * Cellulaire 2 * Saisir votre téléphone Saisir votre cellulaire 1 Saisir votre cellulaire 2 Lors de la saisi des 3 champs téléphonique ci-dessus vous n entrez pas les tirais (-) ils seront insérer automatiquement (ex : pour le vous entrer directement ). Adresse postale Saisir votre adresse postale

9 9 LE VOLET INFORMATIONS FONCTION PUBLIQUE Cette section comprend 12 champs à renseigner et 2 fichiers à charger Echelon actuel * Choisir votre échelon Date de votre Echelon actuel* Saisir la date de votre échelon actuel Classe * Choisir votre classe Date de votre Classe actuelle (Fonction publique)* Saisir la date de votre classe actuelle Emploi Choisir votre emploi Date d'accès à votre Emploi actuel * Saisir la date d accès à votre emploi actuel Spécialité Arrêté de nomination/ Décision d attente * Date d'entrée à la Fonction Publique * Choisir votre spécialité Vous entrez ici toute la ligne souligné de l arrêté et chargé le fichier scanné avec pour restriction un format PDF, JPEG ou JPG, une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixel et une taille de 500 Ko. (Ex: ARRETE N /MFPRA/DGFP/DGPCEPRP) Saisir la date d entrée à la fonction publique Date de 1ère Prise de service * Certificat de 1ère Prise de service Saisir la date de votre 1 ère prise de service Chargez le fichier scanné du Certificat de 1ère Prise de service avec pour restriction un format image.jpg ou.jpeg, une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixel et une taille de 150 Ko.

10 10 Statut * Choisir votre statut Date de votre Statut actuel * Saisir la date de votre statut actuel

11 11 LE VOLET STRUCTURE ACTUELLE Êtes-vous dans une structure? Par défaut il est pointé «oui» pour tous les agents qui sont dans une structure. Les agents qui sont mis à la disposition de la DRH et n ayant pas encore de structure pointent «non» alors un tableau de deux (2) champs se déroule leur demandant de saisir le Numéro de décision DRH et la date de décision DRH Numéro de décision DRH Date de décision DRH Saisir le numéro de décision DRH. Ex: N 2154/MENET/DRH/SDPAT Jour/Mois/Année Type de structure * Structure actuelle * Service actuel * Choisir le type de structure (ex : Ecole Primaire Publique) choisir votre structure actuelle Ex : Amon daby Catherine 1 Saisir votre service actuel (ex : pédagogie) Date d'entrée dans la structure * Numéro Arrêté / Décision DRH / Note de service* Date Arrêté / Décision DRH / Note de service * Saisir la date d entrée dans la structure Saisir toute la ligne souligné de la décision ou de la note de service et chargé le fichier scanné avec pour restriction un format PDF, JPG ou JPEG.Une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixel et une taille de 500 Ko. (Ex: NOTE N 2387/MFPRA/DGFP/DGPCEPRP ou Décision N 2154/MENET/DRH/SDPAT) Saisir la date arrêté / décision / notre de service NB : Lorsque vous êtes dans une structure qui dépend de structures supérieures, de nouveaux champs apparaissent et vous devez charger les décisions qui vous ont affectés de ces structures supérieures à votre structure. (ex : votre structure est une école primaire, vous devez charger : 1- la décision qui vous affecte à la DRENET. 2- la décision qui vous affecte à l IEP. 3- la décision qui vous affecte à l école. NB : Si la décision vous affecte directement à l IEP, vous chargez la même décision pour la décision qui vous affecte à la DRENET et la décision qui vous affecte à l IEP.)

12 12 Date de reprise de service * Saisir la date de reprise de service 2.cliquer sur le bouton "enregistrer et continuer" Lorsque vous cliquez sur le bouton "enregistrer et continuer" ; une page "Bénéficiez vous d une position spéciale actuellement?" apparait : Bénéficiez-vous d'une position spéciale actuellement? Si vous bénéficiez actuellement d'une position spéciale, précisez-la : Choisir la position spéciale Depuis quand vous bénéficiez de cette position spéciale? Saisir la date de début de la position spéciale(ex : 08/04/2014) Et dites-nous quand elle prend fin: Saisir la date de fin de la position spéciale(ex : 09/10/2014) Quel était le numéro de la décision? Saisir le numéro de la décision de position spéciale (Ex : 0126/MENET/DRH) Cliquez ici pour charger le fichier scanné de la position spéciale avec pour restriction un format image.jpg ou. jpeg, une hauteur 1024 pixel, largeur 768 pixel une taille de 150 Ko. - Si vous bénéficiez d une position spéciale (Congé maladie, congé maternité, autorisation de sortie, détachement, mise à disposition, mise en disponibilité ), vous renseignez la page et cliquez sur le bouton "enregistrer " pour terminer. Vous venez ainsi de créer votre espace agent. - Si non (Si vous ne bénéficiez pas d une position spéciale), vous cliquez directement sur le lien "Si non, Passer à l étape suivante " pour terminer. Vous venez ainsi de créer votre espace agent. Vous imprimez votre fiche identification accompagné des pièces justificative que vous déposez auprès de votre administrateur CODIPOST (Directeur central, DREN, Sous-directeur, IEP, Chef établissement ).

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