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1 NOTE TECHNIQUE YMAG REFERENCES EJV4.19LORR/2005 NOTE TECHNIQUE YMAG REFERENCES EJ2001/IDFV400 MISE A JOUR DES LOGICIELS REGION FEVRIER 2005 VERSION 4.19 Des modifications majeures ont été apportées aux logiciels Région YMAG en place dans les CFA de votre Région. Nous vous demandons de mettre à jour ces logiciels Région. Cette mise à jour est impérative. Pour procéder à celle-ci, suivez étape par étape la procédure ci-dessous, dans l ordre de leur numérotation. Etape 1 : Quels sont les ordinateurs à mettre à jour? Cette mise à jour est à effectuer sur tous les ordinateurs ayant le logiciel Région suivant installé : Win CFA Région - Application de la Convention (Pour la saisie et la transmission des dossiers financiers à la Région) Etape 2 : Comment mettre à jour? 1. Placez-vous sur l (les) ordinateur(s) concerné(s). 2. Lancez Win CFA Région 3. Utilisez le menu Outils / Mise à Jour Internet de Win CFA Région (vous devez disposer d une connexion internet sur le PC. Si ce n est pas le cas, voyez le paragraphe Note ci-dessous) 4. Fermez Win CFA Région 5. Cliquez sur le lien en bas de la page et cliquez sur le bouton «Ouvir». 6. Suivez les instructions (répondez Ok à toutes les questions). Note : Si vous ne disposez pas de connexion internet sur votre PC, utilisez un PC connecté à internet et allez sur la page 1. Cliquez sur le lien permettant la mise à jour de Win CFA Région 2. Entrez les informations demandées (région, RNE, etc..) 3. Cliquez sur [Valider] 4. Cliquez sur le lien «Télécharger le fichier» 5. Choisissez «Enregistrer» et enregistrez le fichier d installation sur votre disque dur. 6. Transférez le fichier d installation sur le PC supportant Win CFA Région 7. Sur le PC équipé de Win CFA Région, double-cliquez sur le fichier d installation et suivez les instructions. Vous pouvez aussi commander un CD-ROM d installation à la hotline YMAG (voir coordonnées en bas de cette page).. Etape 3 : lisez les consignes des pages suivantes Les pages qui suivent sont consacrées aux modifications et aux améliorations apportées sur la nouvelle version de Win CFA Région. Prenez le temps de les lire attentivement avant de continuer : DES REMARQUES TRES IMPORTANTES Y SONT DONNEES! Vous pouvez aussi consulter notre site internet rubrique «Support» pour des informations complémentaires. Si vous avez besoin d aide pour effectuer cette opération, utilisez le service d assistance YMAG : Par fr - Par internet : - Par fax : Par téléphone :

2 SAISIE DE LA NOUVELLE ANNEXE ANALYTIQUE AVEC WIN CFA REGION v 4.19 [ pour les CFA lorrains uniquement] EJ, MàJ 11/02/ Introduction L annexe analytique de Win CFA Région a été totalement remaniée pour un meilleur confort de saisie. Pour une bonne utilisation de cette nouvelle version, nous vous proposons de vous guider pas à pas dans cette saisie. Pour ce faire, vous devez au préalable : - Avoir installé Win CFA Région version Avoir clôturé l exercice (menu Outils / Clôture) - Avoir récupéré le fichier RNE.Pfi ou ParFin_CR_ yma envoyé par le Conseil Régional par . SA YMAG - BFC au capital de SIREN APE 722 Z Siège Social : Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte DIJON - Tél Fax : Web : 1

3 2 Menu Renseignements Généraux / Personnel Cet écran permet de déclarer le personnel du CFA. 1-> Vous devez obligatoirement renseigner ici le nombre de semaines d ouverture pédagogique du CFA sur une année, ceci pour calculer automatiquement dans les frais de personnel et le nombre d heures hebdo moyen des agents. 2-> il est désormais possible de saisir une clef de répartition différente pour les prévisions et les réalisations. 3-> Dans la colonne «emploi», en plus de la fonction / matière de la personne, n oubliez pas de préciser le type de contrat (CDD, CDI, Gagé etc ). 2

4 3 Menu Renseignements Généraux / Edition des barèmes Edition des formations Depuis la version 4.17 de Win CFA Région, il n est plus possible de saisir les barèmes et formations manuellement. Vous devez impérativement importer le fichier RNE.Pfi ou le fichier ParFin yma fourni par la région pour récupérer les paramètres financiers de l exercice. Vous pouvez imprimer ici les paramètres financiers récupérés dans Win CFA Région. ATTENTION : pour 2005, le Conseil Régional ne sera plus en mesure de recevoir les dossiers financiers des CFA ayant une version de Win CFA Région antérieure à Menu Prévisions 2005 ou Réalisation 2004 / Frais de personnel 1-> Nous sommes sur l onglet «Global par Agent». 2-> sur le formateur ANDRE 3-> Ce bouton permet un accès direct au paramétrage du personnel, sans sortir de la fiche. 4-> Cliquez sur [+] pour saisir les frais de personnel de ANDRE 5-> puis saisissez dans les cases blanches les HEURES GLOBALES réalisées sur l année par ANDRE (ou les heures prévues si vous êtes dans la partie Prévisions de Win CFA Région) 3

5 6-> le logiciel calcule alors automatiquement le nombre moyen d heures hebdomadaires de l agent. 7-> Saisissez les différentes charges de l agent au global, pour l année ainsi que le coût d une heure supplémentaire et le coût d une heure spéciale. L ISA doit être saisie à ce niveau, au global, pour l année. 8 -> Le logiciel calcule automatiquement la répartition analytique des charges en fonction des clefs de répartition déclarées dans le menu Renseignements Généraux / Personnel. Vous pouvez cependant retaper manuellement des montants si vous ne souhaitez pas utiliser la répartition automatique. 9 -> Si après avoir entré manuellement la répartition analytique des charges, vous souhaitez ré appliquer la répartition automatique d après les clefs saisies dans les renseignements généraux, cliquez sur ce bouton. 10 -> Si vous utilisez le logiciel Win CFA Planning pour gérer les ressources de votre établissement, vous pouvez directement importer l activité de vos enseignants, à partir du module «gestion des centres de coûts». Voir en infra, 6 pour plus d explications. 11 -> Si vous avez associé vos activités Win CFA Planning avec ce formateur, ce bouton apparaît : il suffit alors de le cliquer pour récupérer l activité du formateur dans Win CFA Région. Voir en infra, 6 pour plus d explications. 12 -> Utilisez cette zone pour porter un commentaire sur la personne. Ce commentaire est obligatoire si vous déclarez une activité «Autre» pour un enseignant (dans l onglet «Détail par formation», voir en infra). 13 -> Si la personne en cours est un enseignant, l onglet «Détail par activité» apparaît. Vous devez obligatoirement compléter cet onglet pour chaque enseignant. A la validation de l onglet «Global par Agent», si l onglet «Détail par activité» n est pas complet, un message vous en informe. ATTENTION : si pour un enseignant donné, l onglet «Détail par activité» est incomplet, vous ne pourrez pas générer les dossiers financiers pour le Conseil Régional! 4

6 14 -> Nous sommes maintenant sur l onglet «Détail par formation» 15 -> sur le formateur ANDRE 16 -> et sur l activité «Enseignement». 17 -> Vous devez saisir le détail des heures par formation. Pour ce faire, cliquez sur le bouton [+] 18 -> et déclarez les formations et les heures par formation pour cette activité pour cet enseignant. 19 -> Après avoir saisi une des colonnes Heures normales ou Heures Supp ou Heures spéciales, vous pouvez faire un clic avec le bouton droit de la souris et choisir «Affectation automatique des heures» pour affecter le reste des heures de la formation au prorata des heures globales. Le choix «Affectation du solde des heures» permet d affecter automatiquement la totalité des heures restant à répartir sur cette unique formation. 20 -> A tout moment, ce tableau vous rappelle les heures globales et les heures restant à répartir. 21 -> L onglet «Visu de l activité» est calculé automatiquement pour l activité sélectionnée 22 -> L onglet «Calcul de l ISA» est calculé automatiquement pour l activité sélectionnée 5

7 5 Menu Prévisions 2005 ou Réalisation 2004 / Annexe analytique L annexe analytique des frais de personnel ayant été déportée sur la fiche des frais de personnel, vous trouverez ici le tableau analytique sur les THR et les autres charges : 1 -> Nous sommes sur l onglet analytique THR 2 -> Sélectionnez votre formation 3 -> Saisissez les informations demandées, pour la formation sélectionnée 4 -> Attention! La zone «Externat non affecté toutes sections confondues» s applique non pas à la formation en cours (BAC PRO MAINT VEHICULE AUTO OPT VOIRTURES PART dans notre exemple) mais bien à toutes les formations. 5 -> Complétez le cas échéant l onglet Autres Charges, comme dans les versions précédentes de Win CFA Région. 6

8 6 Récupération de l activité des enseignants depuis Win CFA Planning Cette partie est réservée aux utilisateurs de Win CFA Planning, logiciel de gestion des ressources des centres de formation. Win CFA Planning dispose d un module «Centre de coûts», permettant de calculer et d exporter la répartition analytique des heures des formateurs par activité et par formation. Export des centres de coûts depuis Win CFA Planning - Vous devez disposer de la dernière version de Win CFA Planning (janvier 2005). - Nous vous invitons à télécharger le mode d emploi des centres de coûts pour Win CFA Planning sur notre site Internet : rubrique support, logiciel Win CFA Planning - Dans Win CFA Planning, vous devez définir un centre de coût par activité de formateur (exemples de centres de coûts : «Enseignement» ; «Suivi» etc..). - Toujours dans Win CFA Planning, utilisez le menu Plan de charge / Export pour Win CFA Région pour générer le fichier à récupérer dans Win CFA Région. - Placez-vous sur le PC avec Win CFA Région installé et double-cliquez sur le fichier généré par Win CFA Planning. Win CFA Région se lance et vous informe de l action à entreprendre : - Répondez Oui 7

9 Association de l activité Win CFA Planning et de l analytique des Enseignants dans Win CFA Région apparaît alors la table d association Win CFA Planning <-> Win CFA Région : 1 -> L étape 1 vient d être faite (récupération de l activité de Win CFA Planning) 2 -> Dans cette partie gauche, vous trouvez les informations issues de Win CFA Planning, à savoir : Année Années exportées par Win CFA Planning Sem Semestres exportés par Win CFA Planning. 8

10 Win CFA Planning fonctionnant en année scolaire, pour récupérer l activité sur l année civile, vous devez générer 2 fichiers Activite_...yma dans Win CFA Région (un par semestre). Formateur Nom du formateur tel qu il est enregistré dans Win CFA Planning Activité Libellé du centre de coût dans Win CFA Planning Formation Libellé du groupe dans Win CFA Planning Face à face Si l activité est du face à face : «O» Si l activité est une action (pas du face à face) : «N» Heu. Norm., Supp, Spé Détail des heures dans Win CFA Planning 3 -> Chaque ligne du tableau de gauche doit être associée à un formateur, une activité, une année et une formation dans Win CFA Région. Cette association se fait dans cette partie. Pour ce faire, procédez comme suit : - Dans le tableau de gauche (5) sélectionnez une ou plusieurs lignes en faisant [Ctrl] + Clic sur la ligne (maintenir la touche [Ctrl] du clavier et cliquez sur la ligne). - Une fois une ou plusieurs lignes sélectionnées, dans la partie à droite (3), indiquez s il s agit du Budget ou du Compte financier : Puis cliquez sur le bouton (7). (Le bouton permet d annuler un appairage.) - Sélectionnez d autres lignes dans la partie gauche (5) et attribuez de la même manière l agent, l activité et la formation (6). 4 -> Ce tableau vous indique pour une ou plusieurs lignes données si l appairage est complet : Dans notre exemple, la formation reste à appairer. 8 -> La couleur vous renseigne sur l appairage : - Rouge : appairage incorrect. Voir tableau (4) pour connaître les informations manquantes. - Vert : appairage correct. Voir tableau (4) pour connaître le détail de l association Win CFA Planning / Win CFA Région. 9 -> Permet de filtrer la liste (2) pour faciliter la recherche de lignes restant à appairer. 9

11 REMARQUES TRES IMPORTANTES Récupérer l activité dans la fiche personnel de Win CFA Région Pour un enseignant donné, si une ventilation analytique est trouvée dans la table d appairage, un bouton apparaît sur la fiche dudit enseignant dans les frais de personnel. Il suffit alors de cliquer sur ce bouton pour récupérer les heures et la ventilation analytique par formation. Tant que vous ne cliquez pas sur ce bouton, enseignant par enseignant, l activité issue de Win CFA Planning n est pas récupérée dans Win CFA Région. Voyez 4-11 de ce même document pour plus d informations. Comment récupérer l activité de Win CFA Planning pour l année civile Vous devez réaliser 2 exports d activité depuis Win CFA Planning, à partir des deux années scolaires concernées. Une fois les 2 fichiers Activite_...yma générés, double-cliquez dessus -> vous retrouverez toutes les données dans le tableau d appairage. Une fois l appairage fait, vous devez aller sur la fiche du personnel dans Win CFA Région et cliquer sur le bouton pour attribuer la répartition analytique des heures à un formateur. Et si j importe 2 fois les mêmes informations dans Win CFA Région? Si vous récupérez 2 fois les informations dans Win CFA Région, seul l appairage de l année est supprimé dans le tableau d appairage. Dans tous les cas, la modification de l appairage ne modifie pas la saisie existante dans la fiche des frais de personnel. Le seul moyen d appliquer une nouvelle répartition des heures sur un enseignant est de cliquer sur le bouton qui apparaît dans le cadre «Horaires annuels» de l onglet «Global par Agent». *** 10

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