Cahier des charges : Enlèvement fournisseur
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- Heloïse Fortier
- il y a 8 ans
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1 Cahier des charges : Enlèvement fournisseur Préambule : Auchan a développé l enlèvement fournisseur afin d améliorer le taux de service amont, de réduire l impact sur l environnement par la massification des flux et de maîtriser les coûts de transport. Ce schéma d approvisionnement permet de grouper les enlèvements des produits commandés par Auchan en une seule fois chez le fournisseur. Après passage à quai sur une plate-forme d éclatement, le transport est massifié et optimisé vers les entrepôts Auchan. Champ et date d application : Ce cahier des charges s applique à tous les enlèvements organisés par le Service Auchan Affrètement National (S.A.A.N) ; il concerne les fournisseurs dont les conditions d achat ont été négociées en prix départ. Ce cahier des charges s applique à compter du. (date d enlèvement chez le fournisseur). Il annule et remplace de fait tout cahier des charges antérieur. Objectif : Ce cahier des charges a pour objet de préciser les modalités de mise à disposition de la marchandise par le fournisseur, afin d éviter tout litige avec les transporteurs et les réceptions Auchan, ou en cas de litige d identifier sans équivoque le partenaire responsable. 1- Fournisseur / Lieu d enlèvement / Transporteur: Les dispositions et informations reprises dans le présent document et ses annexes s appliquent au site d enlèvement suivant : Nom du Fournisseur : CNUF : Site d enlèvement : Important : en cas de modification même temporaire du lieu d enlèvement des marchandises, ou si une partie des commandes est à retirer sur un autre lieu que le lieu habituel, le fournisseur informe le Service Affretement Amont National avec un préavis d au moins 30 jours. Dans le cas contraire, le fournisseur devra mettre les marchandises à disposition sur le lieu d enlèvement habituel ou prendra à sa charge les frais de livraison vers les différents entrepôts. Transporteur missionné par Auchan pour effectuer les enlèvements:. 2- Transmission des commandes : Les fournisseurs en enlèvement sont intégrés à des organisations spécifiques où l ensemble des approvisionneurs concernés doivent transmettre leur commande aux fournisseurs de façon synchrone. En fonction de la nature des produits enlevés et du type de flux, plusieurs cadences de commande peuvent être mises en place sur la même semaine. A chaque cadence correspond un jour de commande. Soit dans ce cas précis : Page 1/9
2 Transmission des cdes / cadence1 : Transmission des cdes / cadence2 : Transmission des cdes / cadence3 : JOUR HEURE LIMITE Si 4 heures après le jour et l heure de commande convenus, le fournisseur n a pas reçu une commande en provenance d une région logistique, le fournisseur préviendra le service approvisionnement concerné. 3- Mise à disposition des commandes : Pour chaque cadence, le fournisseur met à disposition du transporteur missionné par Auchan l ensemble des commandes qui lui ont été transmises selon le planning suivant : Mise à dispo des cdes / cadence1 : Mise à dispo des cdes / cadence2 : Mise à dispo des cdes / cadence3 : JOUR HEURE LIMITE 4- Règle générale sur la gestion des jours fériés : Si le jour de commande habituel (exemple mardi) tombe sur un jour férié, les commandes seront avancées d une journée (donc exceptionnellement les commandes seront transmises le lundi). Si le jour d enlèvement habituel (exemple mardi) tombe un jour férié, le jour de commande et le jour d enlèvement sont tous les deux avancés d une journée (exceptionnellement le lundi pour le jour d enlèvement). Si le jour de livraison habituel en entrepôt (exemple le mardi) tombe sur un jour férié, les commandes seront livrées le lendemain du férié (donc exceptionnellement le mercredi). Dans ce cas, le jour de commande et le jour d enlèvement chez le fournisseur ne sont pas modifiés. Si l organisation pour un jour férié venait à déroger à cette règle, les approvisionneurs du Groupe Auchan communiqueraient un planning spécifique, avec un délai minimum de prévenance de 21 jours. Si l organisation interne du fournisseur (pont, fermeture exceptionnelle ) venait à déroger aux principes de fonctionnement énoncés ci-dessus, le fournisseur préviendrait par écrit les approvisionneurs et le Service Affrètement Amont National, avec un délai minimum de prévenance de 21 jours. Tout dysfonctionnement lié au non respect de ce délai de prévenance et entraînant des frais d attente, des frais de deuxième présentation, des frais de livraison expresse ou d autres frais de transport de substitution, pourra faire l objet d une refacturation transport au fournisseur. 5- Fermeture du site d enlèvement : Les approvisionneurs passent des commandes toutes les semaines de l année sans exception. L organisation transport mise en place par Auchan prévoit des enlèvements 52 semaines par an. Si le service expédition du fournisseur est fermé un jour correspondant à un jour habituel d enlèvement par Auchan, le fournisseur prévient le Service Affrètement Amont National (par mail ou par fax coordonnées en annexe 1), avec un délai minimum de prévenance de 21 jours. Tout dysfonctionnement lié au non respect de ce délai de prévenance et entraînant des frais d attente, des frais de deuxième présentation, des frais de livraison expresse ou d autres frais de transport de substitution pourra faire l objet d une refacturation transport au fournisseur. Page 2/9
3 6- Echanges d informations : L organisation des enlèvements repose sur des échanges d informations rapides et fiables entre le fournisseur et le transporteur affrété par Auchan. Le transporteur doit en effet prévoir au plus vite les moyens nécessaires pour l enlèvement de toutes les commandes et pour les livraisons sur les entrepôts destinataires. Important : Le fournisseur dispose désormais de l accès au Portail Transport TOL (Trucking On Line).. Dans le cas où le fournisseur a recours à un prestataire logistique pour le stockage et/ou la préparation de ses commandes, le fournisseur devra s assurer que les échanges d informations avec le prestataire sont suffisamment rapides et qualitatifs pour que la confirmation des dates et quantités puissent se faire également le lendemain de la transmission des commandes. Ces informations engagent également le fournisseur. En effet, si les quantités réellement chargées le jour de l enlèvement différent de ce que le fournisseur avait confirmé au transporteur, le fournisseur sera mis à contribution pour compenser les pertes d exploitation ou les temps d attente subis par le transporteur. 7- Conditionnement : Les palettes doivent être impérativement filmées pour garantir l intégrité et la stabilité de la marchandise pendant les opérations de chargement, de déchargement, de transport et de stockage. Pour leur herméticité, les palettes doivent être filmées avec une bande de garantie personnalisée au nom du fournisseur. Pour les palettes homogènes, mono-conditionnement et avec chaque couche palette complète, y compris la couche supérieure => voir exemple ci-dessous : Palette Homogène : le film et la bande de garantie personnalisée recouvrent l ensemble des produits ainsi que le support bois. La présence d une coiffe ou d une housse sur le dessus de la palette est souhaitée, sans être obligatoire. La bande de garantie est apposée sur chaque face de la palette ainsi que sur le dessus de la palette. Pour les palettes hétérogènes, filmage impératif du dessus de la palette + bande de garantie englobant le dessus de la palette ou apposition d une coiffe prise dans le film => voir exemple cidessous : Page 3/9
4 Palette Hétérogène : le film et la bande de garantie personnalisée recouvrent l ensemble des produits ainsi que le support bois. La présence d une coiffe ou d une housse sur le dessus de la palette est obligatoire. La bande de garantie est apposée sur chaque face de la palette ainsi que sur le dessus de la palette. Dans tous les cas, la hauteur des palettes ne doit pas excéder 1,80 M, sauf si présence d une palette intermédiaire. Le conditionnement et sur-conditionnement des UVC doit garantir l intégrité des conditionnements UVC sur la totalité des opérations de transport. Notamment, des cornières seront privilégiées pour stabiliser et consolider les palettes les plus sensibles. Le non respect de ces règles de conditionnement et palettisation par le fournisseur pourra entraîner la refacturation au fournisseur des préjudices subis par Auchan lors des opérations de transport. Il en est de même si des manquants sont constatés à réception alors que les palettes n étaient pas rendues hermétiques par le fournisseur conformément aux dispositions mentionnées ci-dessus. 8- Balisage : Le transporteur charge le même jour des palettes à destination de plusieurs destinataires. Pour permettre le contrôle au chargement et les opérations de dispatch sur la plateforme du transporteur, le fournisseur doit apposer des étiquettes directionnelles sur chaque palette : une étiquette sur une largeur de la palette et une étiquette sur une longueur. Cette étiquette doit mentionner a minima : Entrepôt destinataire = Enseigne + Ville (Auchan Epône, Auchan Amiens ) N de commande Auchan N de la palette et Nombre total de palettes par commande = 1/5, 2/5, 3/5 Type de flux : Promo, Transit, Foire Aux Vins, Stock Ci-dessous exemple d étiquette directionnelle : Page 4/9
5 9- Chargement Le fournisseur ne doit charger que les n de commande annoncés par le transporteur. Si le transporteur n annonce qu une destination («Auchan Amiens» par exemple), sans annoncer de n de commande, le fournisseur ne doit pas charger. Le fournisseur sera tenu responsable des éventuelles pertes subies par Auchan, si le fournisseur charge des marchandises à un transporteur non affrété par Auchan et n ayant pas spécifié de n de commande Auchan au moment du chargement. Si le fournisseur est dans l incapacité de mettre à disposition du transporteur les commandes prévues le jour convenu (problème informatique ou mécanique, engorgement du site, indisponibilité marchandise ou autre), le fournisseur doit prévenir le Service Affretement Amont National au plus vite et assumer les éventuels frais afférents à ce dysfonctionnement : heures d attente et pertes d exploitation du transporteur. Si une heure de RDV a été convenue entre le fournisseur et le transporteur, et que le transporteur a respecté l heure de RDV, toute heure d attente entamée au-delà d une «franchise» d une heure pourra être refacturée par le Service Affretement Amont National à hauteur de : 50 / Heure Si une heure de RDV a été convenue entre le fournisseur et le transporteur, et que le transporteur se présente avec moins d une heure de retard sur son RDV, le fournisseur devra charger le transporteur dans un délai maximum de 2 Heures après l arrivée du transporteur. Si le transporteur se présente avec plus de 1 Heure de retard sur le RDV convenu, le fournisseur préviendra le Service Affretement Amont National afin de convenir des modalités de l enlèvement. 10- Gerbage : Le gerbage éventuel des palettes entre elles doit être adapté au transport routier. Le conditionnement et la palettisation doit permettre de garantir l intégrité des marchandises pendant les opérations de chargement, transport, déchargement et stockage. Le balisage doit rester visible après gerbage. 11- Reliquat de commande : Si le fournisseur n est pas en mesure de mettre à disposition l intégralité de la commande ou en cas de rupture totale, la livraison du reliquat de la commande est faite après accord de l approvisionneur concerné et à la seule charge du fournisseur. 12- Echange Palettes : Le principe est l échange palette en 1 pour 1 à chaque enlèvement. Page 5/9
6 Si toutefois, le transporteur souhaite mettre en place un compte palettes avec le fournisseur, ce dernier devra veiller à ce que le solde du transporteur ne dépasse pas un en cours de 250 palettes. Si ce seuil est franchi, il devra en informer le Service Affretement Amont National qui mettra tout en œuvre auprès de son transporteur pour résorber la dette palettes au plus vite. Chaque mois, un bilan palettes sera établi et communiqué au Service Affrètement Amont National. Ce bilan fera apparaître le solde palettes au crédit ou au débit du transporteur. 13- Lettre de voiture et bons de livraison: A l issue des opérations de chargement, le fournisseur vérifie que figurent sur la lettre de voiture rédigée par le transporteur : - le Nom du transporteur - l immatriculation du tracteur - l immatriculation de la semi-remorque - la signature du conducteur - le nombre de palettes total pris en charge Le fournisseur remet au transporteur 2 Bons de Livraison pour chacune des commandes chargées. Le fournisseur conserve un exemplaire de la lettre de voiture signée par le transporteur, qu il mettra à disposition du Service Affrètement Amont National. 14- Fiche Fournisseur : Le fournisseur renseigne la fiche reprise dans l annexe 2 : «fiche de renseignements Fournisseur». En cas de modification d un élément de cette fiche, le fournisseur enverra une fiche rectificative dans les plus brefs délais. 15- Coordonnées des interlocuteurs Auchan : Voir Annexe 1 : «Interlocuteurs Auchan» Pour le fournisseur, Nom : Fonction : Date : Signature précédée de la mention «bon pour accord» Page 6/9
7 ANNEXE 1 Interlocuteurs Auchan Interlocuteurs Transport Auchan Edith LEFEBVRE Marc LIZARD Valérie FAVOREL Tristan VAAST Fax : Adresse : Auchan logistique / Service Transport Amont National / rue d iéna / Lesquin Page 7/9
8 ANNEXE 2 Fiche de renseignements Fournisseur (partie A) Une fiche de renseignements est à remplir par lieu d enlèvement. Nom du fournisseur :. CNUF CIF :. Adresse du lieu d enlèvement :.. CP : Ville : Pays :. Quel est le mode de réception des cdes par le fournisseur? EDI. FAX. WebEDI. Y-a-t-il intégration automatique et immédiate des cdes reçues par EDI?. Si NON, à quelles heures sont paramétrées les batchs d intégration des cdes reçues par EDI sur le système de gestion du fournisseur (plusieurs réponses) : A quelle heure sera intégrée dans le système de gestion du fournisseur une commande déposée sur votre Boîte aux lettres EDI avant 9h30?. Existe-t-il un protocole de sécurité sur le lieu d enlèvement?. Si oui, transmettre un exemplaire de ce protocole pour qu il soit transmis au transporteur affrété par le Groupe Auchan. Le site d enlèvement est-il muni d un poste de garde?. Si oui, l heure d arrivée du transporteur est-elle enregistrée (registre ou informatique)?. Le transporteur doit-il prendre RDV pour l enlèvement?. Si oui, avec quel préavis?. Personne à contacter pour prise de RDV : Nom :. Prénom :. Tél :. Fax :. . Horaires d appel pour prise de RDV :. Le transporteur doit-il annoncer un N de cde interne en plus du n de cde Auchan?. Si oui, le N de cde interne est-il récupéré lors de la prise de RDV?. Quel est le type de palettes utilisé pour les expéditions du Groupe Auchan?. Si Palettes Europe, un compte palettes peut-il être mis en place avec le transporteur?. Le site d enlèvement est-il accessible aux semi-remorques (38 tonnes)?. Si NON, quel est le lieu accessible en semi-remorque le plus proche?. Le site d enlèvement est-il équipé de quais de chargement?. Si oui, combien?. Si NON, quel est le type d engin de manutention utilisé?. La marchandise à enlever pour le groupe Auchan présente-t-elle des contraintes quant à son transport?. Si oui, lesquelles?. Préciser toutes autres informations utiles pour le bon déroulement des enlèvements : Page 8/9
9 ANNEXE 2 Fiche de renseignements Fournisseur (partie B) Une fiche de renseignements est à remplir par lieu d enlèvement. Lieu d enlèvement :. Service commercial chargé de gestion des commandes Responsable logistique chargé des Préparations Responsable logistique chargé des Expéditions Compte-Clé Responsable du site Personne(s) d astreinte pour couvrir la plage horaire 8H-20H Page 9/9
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