GUIDE DE STAGE. AEC Bureautique - Adjoint(e) de direction. Stage du lundi 13 mai au vendredi 7 juin 2013

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1 GUIDE DE STAGE AEC Bureautique - Adjoint(e) de direction Stage du lundi 13 mai au vendredi 7 juin 2013 Le présent guide a été conçu pour servir de référence aux entreprises acceptant de recevoir, à titre de stagiaires, les étudiants de l Institut des technologies de l information du Collège de Maisonneuve.

2 Guide de stage /1 Table des matières 1. Calendrier du stage Partenaires dans le stage Outils d évaluation du stagiaire... 3 Annexes I - II - III - Objectifs du stage, formation du stagiaire, critères de sélection d un stage Formulaire d évaluation du stagiaire à compléter par le superviseur du stagiaire en milieu de travail Documents reliés aux assurances et à la sécurité au travail

3 Guide de stage /2 1. Calendrier du stage Date de début : lundi 13 mai 2013 Date de fin : vendredi 7 juin 2013 Congé férié : lundi 20 mai 2013 Le stage se déroule à temps complet. 2. Partenaires dans le stage A) L étudiant du Collège de Maisonneuve Stagiaire Le stagiaire est un étudiant inscrit dans au programme d études du Collège de Maisonneuve. Durant toute la durée du stage, le stagiaire conserve le statut d étudiant du Collège. B) Les représentants de l employeur Représentant en autorité dans le milieu de travail Le représentant en autorité dans le milieu de travail est la personne qui autorise la tenue d un stage et agit comme signataire de la convention de stage. Superviseur du stagiaire en milieu de travail Le superviseur du stagiaire en milieu de travail est la personne désignée par l employeur pour encadrer et évaluer le stagiaire. C) Le personnel du Collège de Maisonneuve Responsable du Service des stages de l Institut des technologies de l information (ITI) du Collège de Maisonneuve Cette personne accompagne les étudiants dans la phase de placement en stage; elle transige avec les employeurs et représente l ITI du Collège de Maisonneuve dans les volets administratifs reliés au stage. Enseignant-superviseur du stagiaire L enseignant-superviseur est la personne désignée par le Collège pour superviser le déroulement du stage et procéder à l évaluation du stagiaire.

4 Guide de stage /3 3. Outils d évaluation du stagiaire Le stage faisant partie de l AEC Bureautique - Adjoint (e) de direction est d une durée de 4 semaines à temps complet. Divers éléments sont évalués, en cours et en fin de stage, et une note finale est attribuée par l enseignant* à l étudiant, à partir de plusieurs indicateurs listés dans le tableau ci-dessous. Responsabilités des intervenants Pondération Échéancier Étudiant Rédiger des rapports hebdomadaires et un rapport final de stage Lors de la rencontre poststage, rédiger un rapport d'autoévaluation du stage 30 % 15 % À remettre selon les dates indiquées sur les rapports de stage Employeur superviseur en milieu de travail Prendre connaissance du Guide de stage Compléter un formulaire d évaluation à la fin du stage 45 % Fin du stage Enseignant superviseur du stagiaire Évaluer la coopération du stagiaire en matière de communication et résolution de problèmes, responsabilité, débrouillardise (l'attribution de la note est conditionnelle à la réalisation du rapport d'autoévaluation) 10% Fin du stage * Le Règlement sur la politique des apprentissages du Collège de Maisonneuve reconnaît à l enseignant la responsabilité finale de l attribution d une note à ses étudiants, à partir des indicateurs. Voir le site On y trouve la liste des documents à produire par le stagiaire et le formulaire d évaluation à compléter par l employeur en format Word.

5 Guide de stage /4 Annexe I Objectifs du stage, formation du stagiaire, critères de sélection d un stage

6 BUREAUTIQUE - ADJOINT(E) DE DIRECTION (AEC) Stage du lundi 13 mai au vendredi 7 juin 2013 (4 semaines à temps complet) Formation du stagiaire Le programme de l attestation d études collégiales (AEC) Bureautique - Adjoint(e) de direction vise à former des personnes aptes à planifier, à organiser et à assurer le suivi de l ensemble des activités administratives sous leur responsabilité, au sein d une équipe multidisciplinaire, par la dispensation de services de qualité auprès du personnel de la direction ou de l unité administrative. Au terme de la formation, ces spécialistes peuvent : Exploiter les outils et les services liés à l unité de bureau; Utiliser les logiciels de bureautique; Créer et exploiter une base de données; Procéder au traitement des données; Concevoir et produire des présentations multimédias; Faire de la mise en pages et créer des documents hypermédias; Communiquer oralement en français et en anglais; Produire et traiter linguistiquement des textes français et anglais; Organiser et participer à des réunions et produire les documents afférents; Élaborer et adapter un système de gestion de l information administrative; Assurer le traitement de l information financière et le suivi budgetaire de l unité de bureau; Résoudre des problèmes au niveau fonctionnel; Organiser et faire le suivi du travail de l unité de bureau; Superviser le personnel d une unité de bureau; Interagir dans des situations de travail variées. Logiciels de bureautique : Mise en pages : Internet : Pages Web : Comptabilité : Base de données : MS Office (Word, Excel, PowerPoint) InDesign (base), Acrobat, Publisher, Photoshop (base) Outlook, Internet Explorer Dreamweaver (base) Simple Comptable Access Objectifs du stage en milieu de travail Parfaire la formation du finissant (volet apprentissage) Mettre en pratique les connaissances acquises lors de la formation (volet production) Sensibiliser le finissant aux impératifs de production et de qualité auxquels les entreprises sont soumises Mettre le finissant en contact avec les contraintes d un milieu de travail Critères de sélection d un stage Le stage doit intégrer le finissant dans des responsabilités reliées aux tâches administratives d une organisation; lui donner l occasion d acquérir des connaissances tout en développant ses habiletés, ses aptitudes personnelles et ses capacités de communication L étudiant doit être jumelé à un superviseur disponible (ceci est un élément important pour la réussite du projet) afin de bénéficier d un bon encadrement L employeur doit offrir un soutien technique au finissant (technicien ou agent de bureau expérimenté ou autre) L expérience doit permettre au finissant de s intégrer dans une équipe de travail; pour ce faire, nous exigeons que le stage se déroule en milieu de travail plutôt que dans un contexte autonome à distance

7 Guide de stage /6 Annexe II Formulaire d évaluation finale du stagiaire à compléter par le superviseur en milieu de travail

8 Guide de stage /7 Formulaire d évaluation finale du stagiaire en bureautique à compléter par le superviseur en milieu de travail Nom du stagiaire : Organisme accueillant le stagiaire : Nom de l enseignant superviseur : Légende Pour chacun des énoncés suivants, répondre par un chiffre de l échelle suivante : Si l énoncé ne s applique pas, veuillez indiquer les lettres S.O. (sans objet) médiocre note de passage excellent Critères généraux (Mettre une note sur 10 aux items pertinents et faire la moyenne sur 100) A. Évaluation relative aux connaissances et habiletés du stagiaire Le stagiaire maîtrise les connaissances techniques nécessaires à l exécution de ses tâches Le stagiaire est capable d analyser un problème donné pour en tirer des solutions appropriées Le stagiaire produit un travail de qualité selon les critères suivants : technique, esthétique et/ou fonctionnel Le stagiaire applique les connaissances acquises durant le stage Le stagiaire utilise des méthodes de travail efficaces Le stagiaire planifie ses tâches de façon à respecter les échéances de travail B. Évaluation relative à l individu Le stagiaire est capable de s adapter à l environnement matériel de travail Le stagiaire fait preuve d autonomie dans l exécution de ses tâches Le stagiaire est capable de s intégrer à une équipe de travail Le stagiaire communique de façon claire et précise Le stagiaire sait faire valoir son point de vue

9 Nom du stagiaire : Le stagiaire est à l écoute des idées et des points de vue des autres Le stagiaire a un comportement qui respecte l éthique professionnelle : respect des droits d auteur, respect du matériel de l entreprise, confidentialité de l information, ponctualité, civilité des rapports interpersonnels, etc. Le stagiaire démontre de la motivation dans son travail Moyenne sur 100 : Commentaires : Conclusion : S il y avait un emploi disponible répondant aux qualifications du stagiaire, seriez-vous favorable à recommander son engagement? Accepteriez-vous de travailler à nouveau avec un autre stagiaire? Superviseur du stagiaire en milieu de travail Date

10 Guide de stage /9 Annexe III Documents reliés aux assurances et à la sécurité au travail Voir notre site

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