Projet paritaire de réorganisation du travail au bloc opératoire de Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal

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1 Projet paritaire de réorganisation du travail au bloc opératoire de Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal Marie-France Demers, consultante, chargée du projet Nathalie Paradis, coordonnatrice des activités de chirurgie et de stérilisation HSC

2 À propos de l HSCM Centre suprarégional, membre du grand réseau d excellence en santé formé de l Université de Montréal et de ses établissements affiliés. Il offre des soins généraux, spécialisés et ultraspécialisés, des services régionaux de médecine hyperbare ainsi qu un centre de traumatologie tertiaire. Il assure également l enseignement, la recherche et l évaluation des technologies et des modes d intervention. Il dessert principalement la population du nord-ouest de Montréal ainsi que des régions de Laval, des Laurentides, de Lanaudière et de l Abitibi-Témiscamingue.

3 1. Nature du projet Deux grandes finalités : 1. Améliorer l accessibilité au bloc opératoire et maintenir les services à l intérieur du réseau public 2. Améliorer la continuité des services rendus au bloc opératoire visant l amélioration continue de la qualité

4 1. Nature du projet Finalité 1 : Améliorer l accessibilité au bloc opératoire et maintenir les services à l intérieur du réseau public Objectifs visés: Maximiser les activités chirurgicales du bloc opératoire Appliquer de manière optimale les champs d exercices des différents titres d emploi Disposer des effectifs disponibles et en nombre suffisant en réduisant au minimum le recours à la MOI et au TS

5 1. Nature du projet Finalité 2 : Améliorer la continuité des services rendus au bloc opératoire visant l amélioration continue de la qualité Objectifs visés: Réduire le taux d annulation des interventions cédulées Améliorer la satisfaction des employés œuvrant au bloc opératoire Identifier des améliorations de processus en lien avec la gestion des risques dans un cadre de prévention et d amélioration continue de la qualité

6 Organigramme du projet Comité de pilotage COMITÉ ARRIMAGE/ CHAMPS EXER COMITÉ DU PROCESSUS PRÉ- OP. COMITÉ DU PROCESSUS PER-OP. COMITÉ DU PROCESSUS POST-OP. COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT INFIRMIÈRES ET INF. AUXILIAIRES COMITÉ DÉVELOPPE- MENT INHALO COMITÉ DÉVELOPPEMENT P.A.B. COMITÉ HORAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL Sous-comité Infirmières Sous-comité Infirmières aux. Sous-comité P.A.B. Sous-comité Prép.stérilis. Sous-comité Inhalo. Sous-comité Agent adm. Sous-comité Perfusionniste

7 2. Déroulement des travaux Maximiser les activités chirurgicales au bloc opératoire Ouverture de 12 salles de 8 h à 16 h Atteindre les volumes cibles de Dans un 2 e temps, ouverture de 13 salles pour rapatrier les chirurgies faites à Rockland MD Réduction du nombre d annulations chirurgicales sous le contrôle du bloc opératoire Rédaction d un rapport sur les avantages d avoir un bloc de chirurgies ambulatoires

8 2. Déroulement des travaux Appliquer de manière optimale les champs d exercices des différents titres d emploi, selon les compétences et dans un contexte de pénurie de main-d œuvre Grille d activités selon le profil actuel et celui suggéré pour tous les titres d emploi œuvrant au bloc opératoire Détermination rôles et responsabilités modifiés pour ces titres d emploi Description de tâches révisées et rédigées en tenant compte de la loi 90 pour ces titres d emploi 772 activités ont été identifiées appartenant à tous les titres d emploi

9 2. Déroulement des travaux Disposer des effectifs disponibles et en nombre suffisant pour travailler au bloc opératoire tout en réduisant au minimum le recours à la main-d œuvre indépendante (MOI) et au temps supplémentaire Structure de poste type répondant au fonctionnement à 12 salles entre 8 h et 16 h. Rehaussement de la structure de postes selon la planification prévisionnelle des effectifs pour 12 salles et 13 salles. Réduction progressive du recours au T.S. payé autre que la garde planifiée. Réduction progresse du recours à la M.O.I. Atteinte de 15 % de présence infirmières auxiliaires. Tous les postes de la structure rehaussée sont affichés et dotés. Capacité d orientation au bloc op. sur base annuelle est de 22 orientations inf. et inf.aux. excluant la salle de réveil.

10 2. Déroulement des travaux Réduire le taux d annulation des interventions cédulées Amélioration des processus pré, per et post opératoires Amélioration du séjour moyen des patients en salle de réveil (2 heures) Diminution du taux d annulations en passant de 12 % à 8 % Rédaction de procédure pour la fabrication du programme opératoire Planification d un système de pré-booking (40-50 %) un mois avant la chirurgie Augmentation du nombre de civières en salle de réveil de 10 à 14

11 2. Déroulement des travaux Améliorer la satisfaction des employés oeuvrant au bloc opératoire Réduction de la fréquence des gardes planifiées Développement d un programme de mentorat et / ou de préceptorat pour faciliter l intégration des nouvelles infirmières et infirmières auxiliaires. Révision et optimisation de l horaire Réduction du taux de roulement du personnel Programmation de formation continue pour le personnel du bloc

12 2. Déroulement des travaux Identifier les améliorations de processus en lien avec la gestion des risques dans un cadre de prévention et d amélioration continue de la qualité Révision de la procédure de compte et décompte opératoire Implantation de la procédure du «time out» Implantation de procédure d accès et de circulation au bloc opératoire

13 2. Déroulement des travaux Impacts de la présence de CIM sur les travaux paritaires Appuyer les résultats des comités paritaires Standardiser les outils de mesure. Aider à mieux structurer les projets pilotes d amélioration de la performance Suggérer de nouvelles façons d aborder les problèmes Initier les gens à la démarche LEAN Ajouter des rencontres additionnelles au calendrier de travail déjà prévu sollicitation du personnel en période de pénurie Retarder les travaux du comité d arrimage

14 3. RÉSULTATS Finalité 1 Améliorer l accessibilité au bloc opératoire et maintenir les services à l intérieur du réseau public Augmentation du nombre de chirurgies réalisées de 8,8 % en versus Augmentation du nombre de salles d opération ouvertes à l HSCM de près de 20 % en versus

15 3. RÉSULTATS Poursuite de l intégration des infirmières auxiliaires. Objectif 15 % atteint pour 12 salles Révision et rehaussement de la structure de postes pour répondre à un fonctionnement à 12 salles Amélioration du recrutement et de la capacité d orientation sur une base annuelle

16 3. RÉSULTATS Diminution de l utilisation du MOI pour les infirmières ,53% ,79% ,30% Diminution du temps supplémentaire ,27% ,77% ,11%

17 3. RÉSULTATS Finalité 2 Améliorer la continuité des services rendus au bloc opératoire visant l amélioration continue de la qualité Réduction du taux d annulations sous le contrôle du bloc des interventions cédulées ,59% ,16% ,93% Réduction du taux d annulations total des interventions cédulées ,12% ,75% ,97%

18 3. RÉSULTATS Révision des processus pré, per et post opératoire Pré opératoire : avoir une banque de patients dossier complet pour inscription à une chirurgie procédure de fabrication du programme opératoire Per opératoire : revoir l entre-cas et délais d enchaînement Post opératoire : durée de séjour en salle de réveil gestion des lits

19 3. RÉSULTATS Amélioration de la satisfaction des employés œuvrant au bloc opératoire o Réviser l horaire-maître et l optimiser o Réduire la fréquence des gardes planifiées o Développer un programme de mentorat ou préceptorat Amélioration des processus en lien avec la gestion des risques o Réviser la procédure de compte et décompte o Développer et implanter la procédure du «time out» o Développer et implanter la procédure d accès et de circulation au bloc opératoire

20 4. Enseignements à retenir Avoir recours à des ressources spécialisées en gestion de projet et de changement dès le démarrage Limiter le nombre d indicateurs dans le tableau de bord et s assurer de leur compréhension Limiter en nombre la composition du comité paritaire S assurer régulièrement de l adhésion de la direction générale S assurer de l implication de l ensemble du personnel du bloc opératoire

21 4. Enseignements à retenir Associer un conseiller en formation et développement des ressources humaines, spécialiste de la démarche LEAN, pour assurer le suivi de la gestion du changement et supporter les équipes dans leurs travaux Communiquer régulièrement et rapidement aux équipes terrain les étapes du projet, les résultats au fur et à mesure qu ils sont connus Définir dès le départ, les règles du fonctionnement paritaire

22 5. Conclusion À la lumière de nos résultats, nous pouvons conclure sur un note très positive. La majorité des objectifs poursuivis ont été atteints. Tout n est pas terminé pour autant. Cette démarche doit se poursuivre avec les équipes de travail et s inscrire dans les projets de l ensemble de l établissement. La vigilance est de rigueur si nous voulons assurer la pérennité de ce projet.