Liste de contrôle pour l organisation d événements corporatifs

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1 Fertilisant pour vos affaires Liste de contrôle pour l organisation d événements corporatifs Lorsqu on doit planifier un événement corporatif majeur, on peut vite se sentir un peu dépassé par tout ce que cela implique. C est pourquoi nous vous proposons une liste de contrôle. Elle a été conçue spécialement pour les professionnels en marketing pour qu ils puissent planifier leur événement en toute quiétude, qu il s agisse d une Objectif de l événement 1. Établissez vos objectifs et organisez-les par ordre de priorité Lancer un nouveau produit Générer des prospects qualifiés Faire progresser les prospects qualifiés dans le processus de vente («lead nurturing») Renforcer les relations avec des clients Formation/éducation Recruter des partenaires d affaires Publicité, visibilité soirée clients, d un important salon annuel, ou d un simple séminaire. Cette liste de contrôle ne se prétend pas exhaustive, mais elle devrait néanmoins vous aider à déterminer si vous êtes bien préparé, et même vous offrir des suggestions utiles. Bonne chance! 2. Identifiez votre public cible Industrie/secteur : Taille de l entreprise : Rôle (ex : gens d affaires ou personnel technique, client ou prospect?) : Appelation d emploi : Langue :

2 3. Choisissez si vous préférez tirer avantage de la promotion d un événement majeur comme un salon ou une conférence, ou organiser votre propre événement Faites des recherches pour identifier les principaux événements dans votre secteur Sollicitez l avis de l équipe de vente Obtenez les suggestions de clients et prospects 4. Choisissez vos indicateurs de performance Nombre d inscrits : Nombre de participants : Nombre de prospects à long terme («nurture leads») : Nombre de prospects qualifiés : Coût par prospect qualifié : Nombre de nouveaux partenaires : b. Frais : Conférencier/maître de cérémonie : Achat/location de liste(s) : Promotion de l événement (publipostage, appels de suivi, publicité, etc.) : Équipement audiovisuel : Matériel imprimé : Prix de présence, cadeaux : Spectacle, représentation : Kiosque : Pancartes, bannière, affiches : Frais de salle et de décoration : Retour sur investissement : Traiteur : Nombre de nouveaux clients : Frais de port et de déplacement : Indice de satisfaction des participants : Suivi après l événement (documentation, frais d envoi, etc.) : 5. Établissez votre budget et révisez-le régulièrement a. Recettes : Commandite : Frais d inscription : 6. Établissez un échéancier Déterminez quelle serait la date idéale de l événement, en tenant compte : Des préférences de votre public cible Des événements qui pourraient éclipser le vôtre De la saison, des vacances, fêtes, etc. Du temps de préparation nécessaire Récapitulez les dates et étapes importantes Désignez un responsable pour chaque tâche

3 Fertilisant pour vos affaires Invitation ou campagne d envoi 1 1. Proposez un ordre du jour Limitez-vous à un ou deux messages principaux, en tenant compte des attentes de votre public cible, notamment : De leurs centres d intérêt ou problématiques d affaires De leur perception de la valeur de l événement De leur niveau de connaissance général (novice ou expert) De leur niveau de connaissance technique Des commentaires reçus lors de l organisation des événements précédents Des suggestions de votre équipe de vente Décidez de la durée idéale de l événement et choisissez un format approprié : Moins d une heure : podcast en direct ou enregistré, webinaire, webémission, allocution lors d un événement organisé par une tierce partie, etc. Quelques heures : petit-déjeuner, déjeuner, cocktail Une demi-journée : séminaire, conférence, atelier Événement s étalant sur deux ou trois jours : conférence, salon Déterminez l horaire de l événement, incluant : Le temps d inscription et le mot de bienvenue Du temps pour réseauter Les repas Les pauses Tout spectacle ou représentation (s il y a lieu) Une session Questions et réponses Le temps nécessaire pour remplir les formulaires d évaluation Le temps nécessaire pour faire un tirage ou remettre des cadeaux Choisissez un ou plusieurs conférenciers, compte tenu de : Leurs connaissances ou expertises Leur notoriété et capacité à attirer les foules Leurs talents de communication (les experts ne sont pas toujours de bons conférenciers) Leur style, le ton qu ils utilisent habituellement Leur disponibilité Leurs honoraires Désignez un maître de cérémonie Réservez votre salle à la date prévue, en considérant : L accès aux transports publics et/ou stationnement Les possibilités d hébergement, surtout pour les événements s étalant sur plusieurs jours Les besoins en salles supplémentaires pour la presse et/ou les conférenciers Les besoins en décoration 2. Travaillez sur le texte de l invitation À qui s adresse l événement? Pourquoi participer? N hésitez pas à inclure les témoignages d anciens participants. Promotion (s il y a lieu) Bref ordre du jour Brève présentation du conférencier Détails concernant l événement (date, heure, lieu) Frais (s il y a lieu) Options d inscription (Web, téléphone, courriel) Carte géographique et/ou indications Commanditaires et/ou partenaires Révision pour éliminer les fautes d orthographe et de grammaire Approbation par le service juridique Version électronique et imprimée 1 Si vous participez à un salon en tant qu exposant, vous pouvez inviter des prospects potentiels à prendre rendez-vous à l avance ou les informer de l heure à laquelle vous ferez une présentation ou démonstration de votre produit/service.

4 3. Optez pour une mise en page soignée Dévelopez ou adaptez des éléments graphiques qui viennent renforcer le message principal Assurez-vous de respecter le cahier des normes de votre organisation Vérifiez que vous avez bien tous les droits d image 4. Établissez une solide liste de distribution Base de données interne Listes achetées ou louées Liste de distribution d une tierce partie qui effectuera l envoi en votre nom Invitations aux invités d honneur ou spéciaux (VIP) Invitations personnelles Invitation aux médias (s il y a lieu) Supprimer les noms qui ne correspondent pas à des prospects (étudiants, consultants, concurrents et éventuellement les noms de clients, etc.) Promotion de l événement 1. Publiez l information concernant l événement sur les sites Web de partenaires Sites Web de partenaires d affaires Sites Web, infolettres et blogues, faisant référence dans votre secteur Associations locales Site Web du conférencier 2. Faites du marketing viral en impliquant d autres services de l entreprise Le service des ventes pour l envoi d invitations personnelles Le webmestre pour la promotion de l événement sur le site Web ou blogue 5. Définissez vos moyens d action promotionnels Publipostage (carte postale, lettre, envoi en 3D, prospectus, etc.) Web Courriel Appels Télécopie Publicité imprimée Publicité en ligne Médias sociaux 6. Planifiez vos rappels Rappels par courriel Appels de suivi 7. Planifiez l envoi des confirmations d inscription Envoi automatique par courriel Confirmation par téléphone 3. Publicité avant la date de l événement Publications et sites Web ciblés Site Web et publication officiels du salon d exposition 4. Communiqués de presse Décidez si vous souhaitez faire appel à une firme de relations publiques ou non Rédigez le communiqué de presse Liste des médias et personnes à contacter

5 Fertilisant pour vos affaires Préparation de l événement 3. Salle 1. Inscription Vérifiez que les inscriptions par téléphone et/ou sur le site Web fonctionnent Envoyez la liste des inscrits au personnel concerné (directeurs de comptes, personnel sur place le jour de l événement, etc.) Préparez des badges si nécessaire 2. Conférenciers Confirmez leurs besoins en audiovisuel Microphone(s), haut-parleurs Ordinateur Écran Projecteur à cristaux liquides Boite de commutation Télévision Lecteur DVD ou magnétoscope Appareil photo ou caméra vidéo Tableau à feuilles volantes, chevalet, marqueurs, etc. Estrade, lutrin ou meuble additionnel Prises et rallonges Préparez le matériel pour la présentation Audio Vidéo Texte et graphiques Cahier d exercices Documentation CD/DVD à remettre aux participants 4. Kiosque Commandez l équipement audiovisuel Prendre les arrangements pour la décoration Passez la commande auprès du traiteur Vérifier le règlement de l hôtel ou du centre de conférence, concernant : Le nombre de participants requis La consommation d alcool La politique d annulation Les heures d accès aux salles La signalétique La sécurité Le nettoyage Les assurances et vos responsabilités en cas de dommage (perte, bris, vol, etc.) Les lois en vigueur, en particulier pour les événements se déroulant à l étranger Visitez la salle avant votre événement si vous ne la connaissez pas Assurez-vous d avoir reçu tout votre matériel quelques jours avant le début de l événement Grandeur et aspect du kiosque Arrangement de l espace : ouvert pour faciliter la libre circulation ou fermé pour des rencontres sur rendez-vous Utilisation de graphiques et respect de votre cahier des normes ou thème Bannière, pancartes, affiches, etc. Désignez des responsables pour monter/démonter le kiosque 5. Prix de présence et cadeaux Faites répéter le(s) conférencier(s) une quinzaine de jours avant la présentation Définissez l objectif Inciter les participants à remplir un formulaire? Développer la notoriété de votre marque/produit/service? Encourager les participants à rester jusqu à la fin de l événement ou d une présentation? Remercier les participants?

6 Décidez du nombre de prix et de la qualité de ce que vous souhaitez offrir Choisissez le meilleur moment : Au moment de l inscription? Durant les pauses? À la fin de l événement? 6. Matériel imprimé Documentation utile? Publication Brochures Réalisations, études de cas Copie d article(s) (en respectant les droits d auteur) Vidéos Échantillon de produit ou version de démonstration (logiciel) Choix du format : Imprimé En ligne CD/DVD Clef USB 7. Expéditions Liste des articles qui doivent être envoyés en avance Code de couleur si vous avez de nombreuses boîtes Règlementation en vigueur pour les envois à l étranger (douanes, etc.) 9. Formulaire d évaluation Évaluez la qualité du contenu présenté Évaluez la qualité du présentateur Désignez des responsables pour la collecte des formulaires d évaluation et le rapport d évaluation final 10. Invitez les participants à passer à la prochaine étape Offre spéciale : Évaluation gratuite Consultation gratuite Rabais pour un temps limité Indiquez comment procéder, qui contacter, la date limite, etc. Désignez des responsables pour un suivi rapide 11. Personnel assigné à l événement Sélection du personnel Formation Itinéraires de voyage et plans d urgence Séance d information de dernière minute Liste de contacts incluant les numéros de téléphone cellulaire Code vestimentaire Horaire des pauses Rappel d apporter des cartes d affaires 8. Formulaire d évaluation des prospects Format : électronique ou imprimé? Les données que vous souhaitez obtenir : Système de classement des opportunités Désignez des responsables pour le suivi avec les différents types de prospects

7 Fertilisant pour vos affaires Le jour de l événement Suivi après l événement Vérifiez la salle/le montage du kiosque Assurez-vous que toutes les portes sont ouvertes et accessibles, y compris l accès aux vestiaires Vérifiez l arrangement des tables et chaises, y compris celles des conférenciers Ajustez la température de la pièce Ajustez l éclairage Testez l équipement audiovisuel, la ligne téléphonique et l accès à Internet Assurez-vous que les boissons et la nourriture sont arrivées Fournissez de l eau au(x) conférencier(s) Bureau d inscription Mot de bienvenue et orientation Liste des inscrits ou liste des rendez-vous Badges Matériel imprimé (brochure de l entreprise, etc.) Scanner pour carte d affaires si nécessaire Autres articles : Aspirine Bonbons à la menthe Barres énergétiques Pansements Sacs-poubelle Scotch, agrafeuse, paire de ciseaux, etc. Une paire de chaussures de rechange Mettez en oeuvre votre plan de suivi : Classez les prospects par ordre d importance : des opportunités immédiates aux opportunités à moyen et long terme, et désignez un/des responsable(s) pour le suivi Envoyez des mots de remerciement et incitez les gens à passer à l action Suivi avec les inscrits qui ne se sont pas présentés (prochain événement, etc.) Rapport d évaluation Bilan incluant tous les participants Communiqué de presse, incluant des photos de l événement Mise à jour de la base de données Évaluez les résultats : Tout de suite après l événement Un mois après l événement Trois mois après l événement Six mois après l événement

8 Fertilisant pour vos affaires À propos de Communications bnurture Communications bnurture soutient les activités de prospection commerciale des entreprises technologiques grâce à des programmes de fidélisation de clients potentiels qui leur permettent de «cultiver» une relation avec leurs prospects jusqu à ce qu ils deviennent de réelles opportunités d affaires. Pour ce faire, nous proposons des conseils en stratégie marketing B2B, un programme d accompagnement, et des services de développement de contenu, création et conception graphique. Nous agissons comme «fertilisant» pour vos affaires en vous aidant à trouver plus de prospects qualifiés, contribuant ainsi au développement d un solide pipeline de vente. 8 info@bnurture.com Plus de prospects qualifiés Une force de vente plus efficace Un meilleur rendement des activités de marketing 008, Communications bnurture. Tous droits réservés. info@bnurture.com ou.9.98