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1 Les quatre étapes de l entretien professionnel Guide méthodologique 4 Quatrième étape : Le suivi du parcours professionnel du salarié A l issue de cet entretien, sur la base des conclusions figurant dans le document de synthèse, il revient au manager de finaliser les actions retenues : formation dans le cadre du plan (formation interne ou externe), période de professionnalisation Le manager accompagne le salarié dans le développement des compétences à l issue de la formation par : la définition des nouvelles activités à lui confier à son retour de formation ; l organisation du suivi des progrès accomplis par le salarié. Il est recommandé de réaliser un bilan des acquis du salarié environ 6 à 12 mois après la formation, pour une meilleure maîtrise de ces acquis. Fiche B : Compétences acquises dans le poste Cette fiche retrace les compétences acquises par le salarié entre deux entretiens professionnels. Pour le manager, connaître les compétences des salariés est nécessaire pour gérer les évolutions des emplois et des carrières dans l entreprise. Pour le salarié, faire valoir ses compétences lui garantit une meilleure évolution professionnelle. Cette fiche constitue une trace de l acquisition des compétences à valoriser dans le cadre d un bilan de compétences, de la Validation des acquis de l expérience, du Passeport formation... Dans la même collection, neuf autres guides méthodologiques sont disponibles auprès des délégations régionales du FAFSEA. La fiche de poste Intégrer un salarié dans l entreprise Assurer la fonction de tuteur Détecter les besoins de formation Gérer le plan de formation suite à la réforme de la formation continue Acheter des actions de formation Evaluer la formation dans l entreprise Réussir la mise en place des entretiens annuels d évaluation L entretien annuel d évaluation Avec ce guide méthodologique, le FAFSEA propose une démarche de mise en œuvre de l entretien professionnel. Ce guide vise à aider les managers et les salariés à préparer l entretien professionnel, notamment pour détecter les besoins individuels de formation. Réussir les entretiens professionnels Pour quoi faire? L objectif de l entretien professionnel est de faire le point, au moins tous les deux ans, sur la situation professionnelle du salarié et ses besoins en compétences, compte tenu des projets de l entreprise et de ses projets personnels. Cet entretien s inscrit dans une démarche de gestion à moyen terme des compétences du salarié. Il s agit de permettre à l employeur et au salarié de réfléchir aux évolutions possibles du salarié pour définir des actions, notamment en termes de formation. Pour l entreprise, il s agit d apprécier les besoins en compétences du salarié à la fois au regard de la tenue de son poste actuel et de l évolution prévisible des emplois dans l entreprise. Pour le salarié, il s agit de réfléchir au maintien ou au développement de ses compétences et de formuler ses besoins de formation. Comment le mettre en place? La démarche préconisée comprend quatre étapes agrémentées de conseils et outils à adapter selon les besoins de l entreprise. 65, rue de Bercy PARIS Tél. : Fax : Retrouvez la formation en continu sur Val Production Graphique RCS NANTES B janvier 2007 Cinq outils ont été élaborés pour mettre en place et conduire des entretiens professionnels. Le guide méthodologique propose une démarche de mise en place de l entretien en quatre étapes. Les guides «Préparer un entretien professionnel», l un à l usage du salarié et l autre du manager sont remplis de conseils. Fiche A : Synthèse de l entretien professionnel. Elle récapitule les points essentiels de l entretien et les décisions arrêtées. Fiche B : Compétences acquises dans le poste. Elle permet de valider les acquis récents du salarié.

2 Les quatre étapes de l entretien professionnel 1 Première étape : Le cadrage 2 Deuxième étape : La préparation 3 Troisième étape : Le déroulement 1 Fixer les objectifs L entretien professionnel concerne la situation professionnelle actuelle et future du salarié au sein de l entreprise. Il ne traite ni des résultats ni des augmentations salariales ni des conditions de travail. Si vous pratiquez déjà des entretiens dans votre entreprise, ils peuvent être assimilés à des entretiens professionnels s ils correspondent aux objectifs définis ci-dessus. Un entretien professionnel ne s improvise pas... La qualité de l entretien suppose une préparation des deux parties pour identifier les besoins en compétences et/ou en formation. L entretien professionnel nécessite également une bonne connaissance des dispositifs de formation et de professionnalisation, notamment ceux introduits par la loi du 4 mai 2004 et complétés par les accords de branche. 1 Communiquer sur l entretien Il est essentiel de clarifier les objectifs et les modalités de fonctionnement de cet entretien pour établir les bases d un dialogue constructif. Expliquer à vos collaborateurs : les objectifs visés par l entretien ; l intérêt de l entretien pour chaque salarié dans le cadre de son évolution professionnelle ; les modalités de fonctionnement de l entretien (durée, période, fréquence...). Cinq temps forts rythment l entretien professionnel. 1 L accueil Il permet d engager une discussion ouverte, de clarifier les objectifs et les modalités de l entretien pour éviter tout quiproquo. 2 Prévoir la fréquence Chaque entreprise détermine librement la fréquence de ces entretiens. Les accords de branche prévoient leur tenue au minimum une fois tous les deux ans. Toutefois, selon les catégories d emplois et les possibilités d évolution, la fréquence peut être variable : tous les ans ou tous les deux ans. 2 Aider le salarié à préparer son entretien Avant l entretien, remettre au salarié des documents pour l aider à réfléchir à son parcours. Remettre à vos collaborateurs : une note de présentation de l entretien professionnel indiquant les objectifs et les modalités de déroulement (à créer par vos soins) ; un mémento des dispositifs de formation et de professionnalisation (Droit individuel à la formation, Congé individuel de formation, période de professionnalisation, Validation des acquis de l expérience...). une liste de questions à se poser sur son parcours passé et à venir. Guide de préparation : «Préparer un entretien professionnel, du côté du salarié». Il a été créé pour faciliter cette rencontre. Il est recommandé de le compléter selon vos besoins. 2 Les besoins en compétences du poste de travail Les deux parties expriment librement leurs attentes ou leurs besoins par rapport au poste. L objectif est d identifier les besoins en compétences supplémentaires et de réfléchir ensemble sur les moyens de les acquérir (en interne ou en externe). L entretien professionnel est un moment privilégié pour établir un bilan des formations suivies. La conduite des entretiens peut être déléguée aux responsables hiérarchiques. Le salarié peut demander à tout moment à bénéficier d un entretien professionnel. 3 Définir la période Choisir, de préférence, une période calme dans votre activité pour mettre en œuvre ces entretiens. Il est conseillé de les échelonner dans le temps selon les catégories d emplois. Il est recommandé aux entreprises élaborant un plan de formation de réaliser les entretiens professionnels avant octobre/novembre pour utiliser ces données dans la construction du plan de formation de l année à venir. 3 Réunir les données pour mener l entretien Avant l entretien, le manager rassemble des données sur le poste du salarié, l entreprise et les dispositifs de formation. a) Le poste du salarié les compétences maîtrisées dans son poste actuel ; les formations suivies dans le cadre du poste et leurs impacts ; les besoins de compétences complémentaires liées au poste. b) L entreprise les projets futurs (investissement, développement externe, réorganisation ) ; les évolutions prévisibles des emplois ; les mouvements de personnel (départs en retraite, embauches prévues ). c) Les dispositifs de formation le plan de formation de l entreprise ; le mémento des dispositifs de formation. 3 Les projets du salarié Le salarié exprime librement ses projets professionnels : souhaits d évolution dans ou hors de l entreprise, mais aussi projets de formation. Ce temps d échange individuel permet notamment d identifier si le salarié veut bénéficier du Droit individuel à la formation, de la Validation des acquis de l expérience, d un bilan de compétences ou d un Congé individuel de formation... 4 Les projets de l entreprise Le manager informe le salarié des projets de l entreprise et des compétences nécessaires dans cette perspective. Il précise si le poste du salarié peut être directement concerné par cette évolution et engage une discussion sur les changements induits. 4 Identifier le public conduisant les entretiens Les personnes susceptibles de faire passer ces entretiens doivent : apprécier les compétences du salarié à son poste ; avoir une bonne vision de l entreprise, de ses projets et des emplois ; connaître les dispositifs de formation et de professionnalisation. Pour conduire ces entretiens, les responsables doivent connaître les techniques de conduite d entretiens individuels. Demandez conseils à votre délégation régionale pour suivre une formation à la conduite d entretiens. Découvrez tous les dispositifs de formation gérés par le FAFSEA sur Consultez les descriptifs des dispositifs de formation gérés par le FAFSEA sur 4 Réfléchir à l organisation de l entretien Le manager doit anticiper l entretien en préparant : les étapes de l entretien avec les points essentiels à aborder ; les documents à réunir : fiche de poste, référentiel de compétences, attestations de stages, synthèse d entretien annuel... la liste des questions à évoquer avec le salarié. Guide de préparation : «Préparer un entretien professionnel, du côté du manager». Il a été créé pour faciliter cette rencontre. Il est recommandé de le compléter selon vos besoins. 5 La conclusion Son but est de synthétiser et de faire valider au salarié les points clés de l entretien. Pour être constructif, l entretien débouche nécessairement sur des actions d amélioration pour l entreprise et pour le salarié. Fiche A : Synthèse de l entretien professionnel Ce document a été créé pour guider le manager dans la conduite de l entretien. Il permet de dresser un état des lieux des compétences et des projets du salarié et de faire le point sur les projets de l entreprise. Cette fiche constitue une trame à adapter selon vos besoins, pour aborder les points essentiels et noter les décisions arrêtées par les deux parties.

3 G u i d e d e p r é p a r a t i o n Préparer un entretien professionnel Du côté du salarié 1 Qu est-ce qu un entretien professionnel? Il s agit d un échange avec un responsable hiérarchique sur votre situation professionnelle, actuelle et future, dans l entreprise. Il vise à identifier les besoins en compétences selon les projets de l entreprise et vos attentes. L entretien professionnel doit déboucher sur des actions concrètes à mettre en place, notamment en matière de formation ou de professionnalisation. Un entretien professionnel n est pas un entretien annuel d évaluation. Le premier est tourné vers les projets futurs du salarié et de l entreprise. Le second concerne l évaluation des résultats du travail du salarié. 2 A quoi sert-il? S exprimer sur son emploi actuel (intérêts, difficultés, souhaits...). Obtenir des informations sur les projets de l entreprise ou les évolutions prévues. Développer son implication dans la vie de l entreprise. Evoquer ses projets professionnels au sein de l entreprise ou en dehors. Se renseigner sur les dispositifs de formation ou de professionnalisation. Exprimer des demandes en matière de Droit individuel à la formation (DIF), bilan de compétences ou Validation des acquis de l expérience (VAE). Se positionner comme un acteur de l entreprise soucieux de maintenir ses compétences à jour. 3 Comment se déroule-t-il? L entretien professionnel comporte cinq temps forts : L accueil permet d engager une discussion ouverte et de vérifier que l entretien a été préparé. L identification des compétences liées au poste de travail sert à repérer les compétences acquises ou à perfectionner. L expression des projets professionnels et personnels du salarié vise à élaborer un projet de formation ou d évolution personnelle. La présentation des projets de l entreprise permet d informer le salarié. La conclusion récapitule les décisions arrêtées par les deux parties et les actions définies. 4 Comment le préparer? Répondre aux Questions à se poser (voir au dos), pour clarifier vos attentes et vos questions. Se renseigner sur les dispositifs de formation en consultant ou en appelant votre délégation régionale du FAFSEA. Lister vos questions relatives aux dispositifs de formation.

4 Questions à se poser pour préparer l entretien Sur le poste actuel - Quels sont les centres d intérêt de mon poste? - Quels sont les changements souhaités? - Quelles sont les compétences maîtrisées ou à améliorer? - Quelles améliorations apporter dans mon poste et dans l entreprise? Sur le projet professionnel - Est-ce que je souhaite changer de poste ou de fonction? - A quelle échéance? - Pour faire quoi? Sur les dispositifs de formation - Quelles sont les trois grandes catégories de formation du plan de formation (pour les entreprises de plus de 10 salariés)? - Quelles sont les conditions pour bénéficier d un Congé individuel de formation (CIF) et d un Droit individuel à la formation (DIF)? - Quelle est la différence entre un CIF et un DIF? - Qu est-ce que la période de professionnalisation? - Quelles sont les conditions pour bénéficier d un bilan de compétences? - Comment monter un dossier de Validation des acquis de l expérience (VAE)? Sur les documents à réunir - Quels sont les documents nécessaires pour l entretien? - Y a-t-il une fiche de poste, un référentiel de compétences, une synthèse de l entretien précédent, des attestations de stages Conseils pour réussir un entretien professionnel Exprimer clairement ses souhaits ou ses projets... Rester calme et détendu. Etre positif : mieux que la critique, proposer des solutions. Etre à l écoute de votre interlocuteur. Reformuler les questions ou réponses si nécessaire. Argumenter vos demandes. Négocier des solutions acceptables et réalistes pour les deux parties. Veiller à obtenir des réponses concrètes à l issue de l entretien. Participer au suivi des actions convenues en fin d entretien. Consultez la présentation des dispositifs de formation et de professionalisation sur Val Production Graphique RCS NANTES B janvier 2007

5 G u i d e d e p r é p a r a t i o n Préparer un entretien professionnel Du côté du manager 1 Qu est-ce qu un entretien professionnel? Il s agit d un échange avec un collaborateur sur sa situation professionnelle actuelle et future au sein de l entreprise pour identifier les besoins en compétences du salarié en fonction de ses projets personnels et de ceux de l entreprise. L entretien professionnel débouche sur des actions concrètes à mettre en place, notamment en matière de formation ou de professionnalisation du salarié. Un entretien professionnel n est pas un entretien annuel d évaluation. Le premier est tourné vers les projets futurs du salarié et de l entreprise. Le second concerne l appréciation des résultats du travail du salarié. 2 A quoi sert-il? Connaître la perception que le salarié a de son emploi actuel (intérêts, difficultés...). Identifier les compétences maîtrisées et à développer dans le poste. Informer le salarié sur les projets de l entreprise et le préparer aux changements envisagés. Evoquer les projets d évolution du salarié au sein de l entreprise ou en dehors. Renseigner le salarié sur les dispositifs de formation et de professionnalisation en vigueur. Recueillir les demandes du salarié en matière de Droit individuel à la formation (DIF), de bilan de compétences ou de Validation des acquis de l expérience (VAE)... Définir les besoins de formation du salarié. Maintenir l implication et la motivation du salarié. Participer au développement des compétences de son collaborateur. 3 Comment se déroule-t-il? L entretien professionnel comporte cinq temps forts : L accueil permet d instaurer le dialogue avec le salarié et de vérifier la préparation de l entretien. L identification des compétences liées au poste de travail sert à repérer les compétences acquises ou à perfectionner. La connaissance des projets professionnels et personnels du salarié vise à élaborer un projet de formation ou d évolution professionnelle. La présentation des projets de l entreprise permet d informer le salarié. La conclusion récapitule les décisions arrêtées par les deux parties et les actions définies. 4 Comment le préparer? Répondre aux Questions à se poser (voir au dos). Reprendre la fiche de poste du salarié et identifier les compétences maîtrisées ou celles à développer. Réfléchir à l évolution du salarié dans l entreprise en fonction des projets et des mouvements de personnel prévus. Se renseigner sur les dispositifs de formation en consultant ou appeler la délégation régionale du FAFSEA.

6 Questions à se poser pour préparer l entretien Ai-je clairement informé le salarié des objectifs de l entretien? Quels documents dois-je remettre au salarié? Combien de temps va nécessiter l entretien? (minimum 30 mn) Comment va se dérouler l entretien? Sur le poste actuel du salarié - Quelles sont les compétences maîtrisées ou à améliorer? - Quelles suggestions faire pour les améliorer? Sur le potentiel d évolution du salarié - A-t-il la capacité d évoluer dans l entreprise? Vers quel poste? - Quelles compétences doivent être développées? - Quelles formations envisager? Sur l entreprise - Quelles sont les principaux projets de l entreprise? - Vont-ils impacter l emploi actuel ou futur du salarié? - Quels apprentissages ou formations faut-il développer? Sur les dispositifs de formation - Quelles sont les trois grandes catégories de formation du plan (pour les entreprises de plus de 10 salariés)? - Quelle est la différence entre un Congé individuel de formation (CIF) et le Droit individuel à la formation (DIF)? - Qu est-ce que la période de professionnalisation? - Quelles sont les conditions pour bénéficier d un bilan de compétences? - Comment monter un dossier de Validation des acquis de l expérience (VAE)? Sur les documents à réunir - Quels sont les documents nécessaires pour l entretien? - Y a-t-il une fiche de poste, un référentiel de compétences, une synthèse de l entretien précédent, des attestations de stages ou des formations suivies Conseils pour réussir un entretien professionnel Mettre à l aise le salarié pour démarrer l entretien. Aider le salarié à s exprimer sur son emploi et ses projets. Montrer de l intérêt pour son travail et ses projets. Reformuler, sans déformer, ses propos. Exprimer clairement les positions soutenues. Etre simple et pédagogue dans les explications. Refuser un projet avec diplomatie et en donner les raisons. Négocier des solutions acceptables et réalistes pour les deux parties. Recadrer la conversation si elle dérape. Synthétiser en fin d entretien les points essentiels. Veiller au suivi des actions définies. Val Production Graphique RCS NANTES B janvier 2007 Consultez la présentation des dispositifs de formation et de professionalisation sur

7 FICHE B Guide méthodologique - Réussir les entretiens professionnels Compétences acquises dans le poste Nom et prénom du salarié : ROLAND Nicolas Emploi occupé : Ouvrier paysagiste Formation initiale : CAPA Paysage Qualification : OHQ Depuis le : 03/05/2005 Contrat d Apprentissage : Entreprise DEVERT Durée : 24 mois Domaines Activités Niveaux de maîtrise* Savoirs acquis MISE EN PLACE DU CHANTIER Réalisation de la préparation manuelle et mécanisée du terrain : - Définition de la zone - Nettoyage du terrain - Sélection et protection des végétaux Respecte les temps prévus de préparation A Lecture d un plan de travail Règles de signalisation du chantier Utilisation de la débroussailleuse Connaissance des végétaux et conditions de déplacement PLANTATION DES VÉGÉTAUX Installation des végétaux pour reprise ou développement : - Aération du terrain et apports - Habillage, pralinage des racines et plantation - Réalisation des traitements Réalise une bonne installation pour la pérennité des végétaux M Notions de pédologie Connaissance des intrants : fumures, amendements, produits phytosanitaires RELATION CLIENTÈLE Répondre aux questions du client Expliquer au client les travaux en cours et les étapes du chantier Représente l entreprise I Techniques de base du métier Bonne élocution Sens relationnel ACCUEIL ET FORMATION D APPRENTIS Assurer le suivi et la formation : - Explication des travaux - Réponse aux questions - Accompagnement Transmet de bonnes pratiques de travail E Capacités pédagogiques d écoute et de dialogue *I = initiation, A = application, M = maîtrise, E = expertise Compétences attestées le 31/10/2006 Par M. FOIN Dominique Fonction : Chef d équipe Signature et cachet de l entreprise

8 FICHE B Guide méthodologique - Réussir les entretiens professionnels Compétences acquises dans le poste Nom et prénom du salarié : Emploi occupé : Formation initiale : Qualification : Depuis le : Contrat d Apprentissage : Durée : Domaines Activités Niveaux de maîtrise* Savoirs acquis *I = initiation, A = application, M = maîtrise, E = expertise Val Production Graphique RCS NANTES B janvier 2007 Compétences attestées le Par Fonction : Signature et cachet de l entreprise

9 FICHE A Guide méthodologique - Réussir les entretiens professionnels Synthèse de l entretien professionnel Date : 31/10/2006 Nom et prénom du salarié : ROLAND Nicolas Emploi occupé : Ouvrier paysagiste Depuis : 03/05/2005 Nom et prénom du manager : FOIN Dominique Emploi occupé : Chef d équipe POINT SUR LES COMPÉTENCES DANS LE POSTE Compétences Niveaux de maîtrise* Actions à prévoir Tailler les arbustes M Stage externe de perfectionnement Entretenir son matériel A sur la maintenance et la sécurité de la débroussailleuse Respecter la réglementation en matière de sécurité I Formation interne à la sécurité *I = initiation, A = application, M = maîtrise, E = expertise POINT SUR LES PROJETS PROFESSIONNELS DU SALARIÉ Faire un bilan de compétences pour préciser l orientation future : continuer dans le métier ou s orienter vers la gestion. Dans le cadre du Droit individuel à la formation (DIF), demande à bénéficier d une formation en anglais qui peut aussi être utile à l entreprise. POINT SUR LES PROJETS DE L ENTREPRISE en rapport avec l emploi du salarié Prévision d embaucher deux nouveaux ouvriers d ici un an. Proposition au salarié d encadrer ces deux personnes. Réalisation d une période de professionnalisation pour devenir chef d équipe. DÉCISIONS ARRÊTÉES Réalisation par le salarié d un bilan de compétences, dans le cadre d un congé de bilan de compétences sous réserve de l accord du FAFSEA. A l issue de ce bilan, si le salarié souhaite s orienter vers le poste de chef d équipe, une formation dans le cadre de la période de professionnalisation pourra être mise en place. Accord pour le DIF de 40 heures en anglais, sous réserve d une prise en charge par le FAFSEA du coût de la formation. Signature du salarié Signature du manager

10 FICHE A Guide méthodologique - Réussir les entretiens professionnels Synthèse de l entretien professionnel Date : Nom et prénom du salarié : Emploi occupé : Depuis : Nom et prénom du manager : Emploi occupé : POINT SUR LES COMPÉTENCES DANS LE POSTE Compétences Niveaux de maîtrise* Actions à prévoir *I = initiation, A = application, M = maîtrise, E = expertise POINT SUR LES PROJETS PROFESSIONNELS DU SALARIÉ Souhaits du salarié pour évoluer et accroître ses compétences. POINT SUR LES PROJETS DE L ENTREPRISE en rapport avec l emploi du salarié Projets de l entreprise susceptibles de faire évoluer l emploi du salarié. DÉCISIONS ARRÊTÉES Souhaits d évolution ou d actions demandées. Signature du salarié Signature du manager Val Production Graphique RCS NANTES B janvier 2007

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