Guide pour la révision des processus de travail

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1 SOUTIEN À L IMPLANTATION DU DME Guide pour la révision des processus de travail Préparé par Claire Viens Novembre 2013

2 2 Ces nouvelles technologies qui dérangent Faisant référence au stéthoscope, inventé par René Laënnec en 1816, le Times déclarait, en 1834, que son usage ne serait jamais généralisé malgré sa valeur. «L utilisation du stéthoscope requiert trop de temps et cela dérange à la fois le patient et le médecin C est un outil qui ne nous est pas familier et qui ne cadre pas avec nos façons de faire» The stethoscope, R. Granger and the National Program for IT, T. Ritter, ComputerWeekly.com, 2007, traduction libre Claire Viens

3 3 La révision des processus de travail 1. Pourquoi réviser les processus de travail dans le cadre de l implantation du DME? 2. Présentation de la démarche La révision des processus: une étape de la démarche d implantation Les étapes de la révision des processus Qui participe et quand? 3. Des outils pour faciliter la révision des processus Grille de révision des processus Exemples d utilisation du DME dans les processus de travail: La consultation médicale La prescription médicale La gestion des résultats de laboratoire

4 4 Pourquoi réviser les processus de travail? L implantation du DME entraîne des impacts sur le fonctionnement de la clinique et requiert des modifications dans les façons de faire des intervenants N espérez pas faire une économie de temps en sautant cette étape essentielle à l intégration du DME dans les façons de faire des cliniciens Sans vous lancer dans une analyse fastidieuse, identifiez quels seront les impacts de l utilisation du DME au quotidien pour les médecins et les autres intervenants et ciblez les opportunités d amélioration de votre efficience actuelle. La démarche vous aidera à établir vos priorités dans la transition vers le DME ainsi qu à cibler les besoins de formation et d accompagnement des médecins et des autres intervenants

5 5 Présentation de la démarche

6 La révision des processus: une étape de la démarche d implantation* Adhésion formelle Entente interne Évaluation des DME Échanges avec les pairs Achat d un DME Évaluation des impacts du DME et opportunités d amélioration Révision des processus de travail Information et formation Adhésion au programme Planification de la transition Acquisition d un DME Préparatifs technologiques Utilisation Guide de présentation du programme Autres guides, outils, grilles pré complétées Ateliers FMOQ Personnes ressources FMOQ Soutien par les pairs Témoignages et vidéos d utilisateurs Évaluation du niveau de préparation Plan de transition Numérisation Suivi des responsabilités médico-légales reliées au dossier Respect des normes vie privée Acquisitions équip Utilisation progressive de l ensemble des fonctionnalités Monitorage * Pour plus d information, svp consulter le document: L implantation du Dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec, Guide et outils pour la transition, FMOQ, ISC, MSSS, Octobre

7 7 Quel est notre fonctionnement actuel? Quelles sont les changements requis aux façons de faire? Quoi prioriser? Qui a quelles responsabilités désormais? Quel soutien fournir aux médecins et autres interv.? Adaptez la liste des processus de travail proposée en fonction du contexte de votre clinique et documentez vos façons de faire Identifiez les impacts de l utilisation du DME et les modifications à prévoir dans l organisation du travail Identifiez les processus prioritaires en fonction du contexte et de votre plan de transition Révisez les rôles et responsabilités de chacun compte tenu des modifications apportées à l organisation du travail Identifiez les besoins de soutien et de formation liés aux nouveaux processus de travail Monitorage et rétroaction

8 8 Qui participe et quand? Idéalement, la révision des processus inclut la contribution d intervenants représentant l ensemble des fonctions (cliniques et administratives) exercées au sein de la clinique La contribution du fournisseur du DME représente une valeur ajoutée dans l exercice. Toutefois, la révision des processus pourrait aussi être réalisée avant le choix du fournisseur de DME si les responsables de la clinique souhaitent mieux comprendre leurs besoins avant de faire l acquisition du DME.

9 9 DES OUTILS POUR FACILITER LA RÉVISION DES PROCESSUS

10 10 Grille de révision des processus (1/3) Processus/Activités (liste générique à personnaliser) Impacts de l informatisation /opportunités d amélioration Commentaires Priorités Gestion des rendez-vous (RV) Gestion des RV et des listes d attente Consultation Histoire de cas Examen clinique Liste des problèmes du patient Rédaction de notes cliniques Tests et examens (labos) Consultation des résultats Rédaction de requêtes Réception et classement Tests et examens (imagerie) Consultation des résultats Rédaction de requêtes Réception et classement

11 11 Grille de révision des processus (2/3) Processus/Activités (liste générique à personnaliser) Impacts de l informatisation /opportunités d amélioration Commentaires Priorités Traitement Traitement ou intervention Médication Vérification du profil pharmaco thérapeutique Prescription médicale (nouvelle prescription, renouvellement ou ajustement) Transmission des prescriptions Information/Enseignement au patient Documentation transmise au patient Suivis/ Communication interne Communication interne /messages Suivi des interventions Références en spécialité et autre correspondance clinique Suivi des résultats de laboratoire et d imagerie Suivis en maladies chroniques Suivis téléphoniques des médecins

12 12 Grille de révision des processus (3/3) Processus/Activités (liste générique à personnaliser) Impacts de l informatisation /opportunités d amélioration Commentaires Priorités Production de rapports Production et consultation de rapports cliniques et formulaires Production et consultation de statistiques cliniques Gestion des dossiers Ouverture et fermeture de dossiers Épuration des dossiers Numérisation des dossiers Sortie et classement de dossiers Conservation des dossiers (archivage) Accès au dossier Autres processus clinico-administratifs et administratifs Dictée et transcription Gestion des tâches (liste des choses à faire, etc.) Facturation

13 13 Processus de consultation médicale en GMF (Exemple) Secrétariat Infirmière Médecin Exemple d utilisation du DME dans les processus de travail: La consultation médicale Accueille le patient Met à jour l information sociodémographique Signale l arrivée du patient Reçoit le signal que le patient est arrivé Vient chercher le patient et l amène en salle d examen Ouvre le dossier du patient Prend les signes vitaux Vérifie les allergies et la médication actuelle Pèse et mesure... Consigne /met à jour les infos au dossier Indique que sa note est complètée Sécurise l ordinateur Quitte le patient/ la salle Les modalités de suivi varient selon le cas: le formulaire peut être remis au patient, envoyé par la secrétaire ou transmis électroniquement Prend en charge le patient Ouvre le dossier Vérifie les informations déjà au dossier Documente: Histoire de cas Liste des problèmes Notes cliniques Impressions cliniques Prescription requise Complète le formulaire Complète la(s) requête(s): Laboratoire Imagerie... Note: Voici un exemple de processus de consultation médicale en GMF tel qu il peut être effectué avec le support du DME après quelques mois d implantation. Des fonctionnalités plus avancées peuvent être ajoutées par la suite. Réalise l examen clinique Prescription requise? Référence en spécialité requise? Tests requis? Interventions: Traitements, Informations, Enseignement, Suivi systématique... Transmet une note à l infirmière Intervention par l infirmière requise? Planification du R-V Transmet une note au secrétariat ou met une note dans la liste des RV Nouveau RV? Autre(s) Termine la consultation avec le patient Complète la fiche de facturation Préparé par Claire Viens_Décembre 2013 Ferme le dossier du patient

14 14 Exemple d utilisation du DME dans les processus de travail: La prescription médicale dans le cadre d une consultation médicale Prescription ou renouvellement de médicament dans le cadre d une consultation médicale Secrétariat Prescription requise Sélectionne le médicament Vérifie le profil pharmaco thérapeutique Vérifie les interactions et les contre-indications (médicaments-médicaments et médicaments-allergies) Processus de prescription / renouvellement de médicament (Cas- type) Contreindications? Médecin Note: Voici un exemple de processus de prescription médicale effectué avec le support d un Dossier médical électronique (DME) dans le cadre d une consultation médicale en GMF. Prescrit le médicament Prescription transmissible électroniquement? Transmet la prescription signée électroniquement à la pharmacie du patient Signe la prescription Imprime la prescription et la remet au patient Préparé par Claire Viens_Décembre 2013

15 15 Références Carayon, P., Karsh, B., Agency for Healthcare Research and Quality, Incorporating Health IT into workflow redesign, AHRQ Publication No EF, Juillet 2010 Kushinka, S.A., California Healthcare Foundation, Workflow Analysis: EHR Deployment Techniques, janvier 2011, The National Learning Consortium (NLC),Worflow redesign templates, octobre 2011 Wivoda, J., Workflow analysis and redesign for EHRs, mai 2012 Fédération médicale des omnipraticiens du Québec (FMOQ), Guide et outils pour la transition, L implantation du Dossier médical électronique dans les cliniques médicales de première ligne au Québec, FMOQ, ISC, MSSS, Octobre 2013 (lien web à venir) Fédération médicale des omnipraticiens du Québec (FMOQ), le MSSS, et Inforoute Santé du Canada (ISC), Outils pour l implantation du DME, Fédération médicale des omnipraticiens du Québec (FMOQ), Guide de présentation du PQADME 2013, Inforoute Santé du Canada (ISC), Guide de pré-mise en œuvre du DME, OntarioMD, EMR adoption program Ontario, OntarioMD, EMR maturity model (EMM), Optimizing EMR use efficiently and effectively, reporting/727 Physician Office system program (POSP), Alberta, Physician information technology office (PITO), Colombie Britannique, InfoDMÉ,