Manuel Supeb : fonction fournisseur Version :

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2 Table des matières 1. Lire les nouvelles demandes reçues Imprimer les demandes avec le formulaire FOR Retrouver les demandes en cours de traitement Rechercher les demandes reçues Recherche par des commandes Recherche multicritères Répondre à une demande Le formulaire de réponse Répondre positivement Réponse Nombre de pages / volumes Mode de fourniture Support de livraison Copyright Fonds (CADIST ) Commentaire URL du document Répondre négativement Répondre rapidement Corriger une réponse Que faire pour une demande reçue en double Mémento des commandes fournisseurs...11 ii

3 Chapitre 1. Lire les nouvelles demandes reçues Pour prendre connaissance des nouvelles demandes, il suffit de lancer la commande : SEL REC NOU. Cette commande permet de sélectionner toutes les «NOUvelles» demandes reçues. Est considérée comme «nouvelle demande», toute demande qui n a pas été imprimée avec le formulaire FOR (IMP ETA 1- FOR), seul formulaire permettant de changer l état d une demande. Le champ «en cours de traitement» passe ainsi de Non à Oui. Les demandes, s il y en a plusieurs s affichent sous forme de liste, l affichage dépend du mode choisi, affichage titre ou classique. Se reporter au manuel Les astuces [ 1

4 Chapitre 2. Imprimer les demandes avec le formulaire FOR Après la commande SEL REC NOU on obtient (généralement) une liste de demandes. Il faut alors lancer la commande IMP ETA 1- FOR IMP ETA 1- FOR imprime toute la liste. Il est possible de n imprimer qu une partie de la liste en spécifiant les numéros d ordre, par exemple IMP ETA 1-3 pour n imprimer que les 3 premières. Utiliser cette commande permet d éviter de traiter 2 fois la même demande, puisque la commande SEL REC NOU ne sélectionne que les demandes pour lesquelles «En cours de traitement» est égal à non (pas de coche) Retrouver les demandes en cours de traitement La commande SEL REC ANC permet de retrouver les demandes dont l état est passé à «En cours de Traitement». ANC comme anciennes. 2

5 Chapitre 3. Rechercher les demandes reçues 3.1. Recherche par des commandes Commande SEL REC NOU SEL REC NOU PRE SEL REC NOU COP SEL REC ANC SEL REC SEL RAP SEL REP Action Sélectionne les demandes reçues non traitées Sélectionne les demandes reçues non traitées pour un prêt (PRE) ou une reproduction (COP) Sélectionne les demandes reçues en cours de traitement (les demandes imprimées avec le formulaire FOR (ANC comme ancienne). Sélectionne toutes les demandes reçues sans réponse Sélectionne les demandes en cours de traitement mais restées sans réponse durant un nombre de jour supérieur à celui qui figure dans le champ «Délai pour les rappels». Voir AFF BIB PRE/COP Sélectionne les transactions pour lesquelles une réponse a été faite, positive ou négative Chacune de ces commandes peut être suivie de paramètres : PRE ou COP DEP + une date ( ex. : ) pour n obtenir que les transactions dont la réponse a été faite à partir du Recherche multicritères Un écran de recherche multicritères permet de rechercher sur toute l activité fournisseur, demandes reçues et demandes traitées. SEL REC ETA et SEL REP ETA permettent toutes deux d appeler un même formulaire de recherche. Selon la commande lancée, SEL REC ETA ou SEL REP ETA, le champ «Statut chez fournisseur» n aura, par défaut, pas la même valeur. SEL REC ETA positionnera la valeur sur Nouvelles alors que SEL REP ETA le positionnera sur Répondues. Quelle que soit la commande passée, il convient surtout de regarder le contenu du champ «Statut chez le fournisseur». Celui-ci peut prendre 3 valeurs : 3

6 C est la valeur de ce champ qui détermine sur quoi porte la recherche, sur une demande reçue (SEL REC NOU) ou une demande en cours de traitement (qui a été imprimée avec le formulaire FOR) ou une demande à l état «répondu» que la réponse ait été positive ou négative. La recherche peut combiner des données de la demande elle-même (nom lecteur, RCR du demandeur etc.) et des données de la réponse (positive, négative, date de réponse, prêt ou reproduction fournie etc.) 4

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8 Chapitre 4. Répondre à une demande 4.1. Le formulaire de réponse Afficher la liste des demandes reçues sans réponse grâce à la commande SEL REC. Il est possible de combiner cette commande avec les mots clé PRE et COP de façon à afficher la liste des demandes reçues pour des prêts ou pour des reproductions. Pour répondre à une demande, se positionner sur un élément de la liste et taper la commande REP pour déboucher sur le formulaire de réponse. Il est aussi possible de lancer la commande REP suivie du numéro de la demande, dans la barre de commande : REP A Enfin lorsque le formulaire REP est à l écran il est possible de répondre en série à plusieurs demandes, en changeant directement le numéro dans le champ Numéro de la demande Répondre positivement Réponse Dans le champ Réponse, il suffit de sélectionner soit Original expédié, soit Photocopies expédiée (il faut comprendre plutôt Reproduction expédiée) Nombre de pages / volumes Il faut indiquer soit le nombre de pages reproduites, soit le nombre de volumes dans le cas d un prêt de document Mode de fourniture 6

9 Courrier, Mel et Fax sont les trois choix possibles Support de livraison Choisir parmi la liste suivante : Copyright Sera coché pour les reproductions de documents soumis au copyright Fonds (CADIST ) Permet de typer la réponse faite de façon à pouvoir ultérieurement compter par catégorie Commentaire Pour préciser le motif du refus ou par exemple la durée d un prêt ou toute autre. Le commentaire ne peut contenir que 64 caractères. Le texte du commentaire viendra remplacer le texte standard de la réponse URL du document N est pas utilisé dans notre contexte Répondre négativement Le principe est le même. Cependant il n est pas nécessaire de remplir autre chose que le code réponse : 7

10 Répondre négativement déclenche automatiquement l orientation de la demande vers le fournisseur suivant. Le choix «Référence fausse» a pour effet d'arrêter la circulation d'une demande en supprimant tous les autres fournisseurs de la liste. Il faut être tout à fait sûr de sa réponse lorsqu on fait ce choix là Répondre rapidement Pour les réponses négatives uniquement (car cela pose parfois un problème il est possible de faire une réponse rapide directement à partir de la ligne de commande. Il suffit de sélectionner un élément dans la liste (sans l ouvrir) et de taper par exemple la commande REP A* 5. Le code 5 correspond à «N avons pas ce titre». Voir la liste des codes : 1.2. Les types de réponses négatives [ 8

11 Chapitre 5. Corriger une réponse La commande COR <numéro_demande> permet de corriger le contenu d'une réponse. Tous les types de modifications sont possibles, passer de prêt à reproduction, changer le nombre d'unités, passer de positif à négatif. Si la transaction ainsi modifiée a d'ores et déjà été publiée sur le site Webstats, le changement sera visible le trimestre suivant lors de la "re-publication" des données statistiques. 9

12 Chapitre 6. Que faire pour une demande reçue en double Si l on reçoit une demande en double, il faut arrêter la circulation d une des deux demandes. Pour cela le choix Référence fausse est parfaitement adapté. Il est possible de compléter la réponse par un commentaire dans lequel on précisera qu il s agit d un doublon. 10

13 Chapitre 7. Mémento des commandes fournisseurs Commande SEL REC NOU IMP ETA 1- FOR SEL REC SEL REC PRE SEL REC COP AFF ETA TIT REP Action Sélectionne les demandes reçues non lues. Imprime les demandes avec le formulaire FOR et passe l'état de ces demandes de non lues à lues. Sélectionne toutes les demandes reçues sans réponse En ajoutant PRET ou COP on génère des listes homogènes, demandes de prêts seulement ou demandes de reproductions seulement. Choisir un affichage en mode titre plus agréable pour travailler Positionner le curseur sur un élément de la liste et REP pour ouvrir le formulaire de réponse REP A* 5 Pour répondre rapidement négativement par le code 5 11