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2 Nous avons le plaisir d inviter votre organisation à participer au congrès national des urbanistes professionnels, Accent sur l urbanisme, qui se tiendra dans la ville de Québec du 5 au 8 juillet Ce congrès est organisé par l Institut canadien des urbanistes (ICU) et l Ordre des urbanistes du Québec (OUQ). Le congrès Accent sur l urbanisme offrira aux participants l occasion de partager des expériences et des connaissances avec des collègues qui exercent la profession dans les autres provinces et territoires, et de travailler à résoudre des questions importantes et parfois à volets multiples qui se posent tant ici qu à l étranger. Le congrès national est une occasion privilégiée pour votre organisation de mettre en valeur et de renforcer son image de marque auprès des urbanistes professionnels et de tirer le maximum de sa présence et de son interaction avec les autres participants ainsi qu avec les membres de l ICU et de l OUQ. Au congrès Accent sur l urbanisme 2016, votre organisation sera intégrée à un événement où les délégués pourront vivre des expériences, apprendre et partager les éléments essentiels à créer pour aménager des villes, des municipalités et des régions dynamiques. Les avantages à être commanditaire : L occasion de réseauter avec des décideurs et des professionnels de l urbanisme de partout au pays. La possibilité de mieux faire connaître votre marque auprès de clients potentiels dans un milieu dynamique et professionnel. La capacité de renforcer vos liens d affaires. Une occasion de reconnaissance et de visibilité sur des supports connexes comme le site Web et son appli, le guide du programme et l affichage. Les possibilités de commanditaire peuvent être adaptées pour correspondre à vos objectifs. Vous tenez à la réussite de votre organisation, et nous vous proposons d accroître sa visibilité auprès des professionnels de l urbanisme en commanditant et en exposant au congrès national de 2016, Accent sur l urbanisme. Au plaisir de vous voir à Accent sur l urbanisme 2016 à Québec! Pour toute question sur le commandite, veuillez communiquer avec Marisa Lingard : Institut canadien des urbanistes 141, avenue Laurier Ouest, bureau 1112, Ottawa (Ontario) K1P 5J3 Tél. : (800) ou (613) , poste 508, courriel :

3 POSSIBILITÉS DE COMMANDITAIRE En choisissant un forfait de commanditaire de la liste qui suit, ou en combinant plusieurs possibilités, vous aurez droit à la visibilité offerte pour chaque plan en plus des avantages associés au montant de votre contribution (voir à la page 4). Par exemple, si vous commanditez la remise de lanières à hauteur de $, vous aurez droit en plus à tous les avantages du niveau platine. NIVEAU DIAMANT $+ Appli mobile/wifi $ Avantages Diamant Votre logo affiché sur la page d accueil de l appli mobile Visibilité de votre logo sur l affichage dans l espace réservé au congrès, informations sur l accès Wifi Réception de bienvenue $ Avantages Diamant Logo visible sur les affiches de la réception de bienvenue Possibilité de distribution d articles de promotion Reconnaissance du partenariat Soirée de gala $ Avantages Diamant Logo visible sur les affiches de la soirée de gala Possibilité de distribution d articles de promotion Reconnaissance du partenariat Commanditaire du Café $ Avantages Diamant Votre kiosque sera bien en vue dans la salle des exposants où les délégués se retrouvent pour réseauter NIVEAU PLATINE $+ Commanditaire du lunch (2) $ Avantages Platine Logo visible sur les affiches Le commanditaire peut fournir des articles de promotion ou des s à chaque couvert Reconnaissance du partenariat Conférencier d honneur (3) $ Avantages Platine Occasion de présenter le conférencier d honneur Logo visible sur les affiches Reconnaissance du partenariat

4 NIVEAU OR $+ Guide de poche du programme $ Logo dans le guide Votre publicité sur la couverture arrière Commanditaire de la trousse des délégués $ Le commanditaire fera parvenir 750 sacs avant le 10 juin 2016 au bureau d Ottawa de l ICU Possibilité de faire sérigraphier votre logo ou message sur le sac Possibilité d inclure dans le sac un article de promotion Les sacs seront remis aux délégués lors de leur inscription Le design du sac doit être approuvé par l ICU/OMQ avant d en commander la production Commanditaire de petit-déjeuner (3 occasions) $ Logo visible sur les affiches Reconnaissance du commanditaire Le design des lanières doit être approuvé par l ICU/OMQ avant d en commander la production Commanditaire de la distribution aux chambres $ Le commanditaire fera parvenir 400 articles au bureau d Ottawa de l ICU avant le 10 juin 2016 Possibilité de remettre un article de promotion à chaque délégué séjournant à l hôtel principal Lanières $ Le commanditaire fournira 750 lanières de porte-noms éco-sympathiques Les lanières seront remises à chaque délégué au moment de l inscription Bureau d inscription $ Logo affiché au bureau d inscription NIVEAU ARGENT $+ Pauses-rafraîchissements (5 occasions) $ Avantages Argent Visibilité du logo lors des pauses-rafraîchissements NIVEAU BRONZE $+ Avantages Bronze Reconnaissance lors d un atelier ou d une séance dont le choix sera fait lorsque le programme définitif sera connu

5 AVANTAGES RESPECTIFS DES NIVEAUX En choisissant un forfait de commanditaire à la carte depuis les possibilités qui suivent, ou en combinant divers éléments, vous bénéficierez de la visibilité associée à ce niveau de commanditaire en plus des avantages respectifs aux montants de ce niveau (voir en page 3). Par exemple, si vous choisissez de commanditer des lanières de $, vous bénéficierez également de tous les avantages du niveau Platine. Reconnaissance sur le site Web du congrès et dans les médias sociaux Description de 250 mots Matériel promotionnel d entreprise Logo sur affiches Affiché sur place Inscription au congrès Invitation à la réception VIP Niveau Diamant $+ 2 inscriptions OU 4 laissez-passer d un jour 2 Invitations Niveau Platine $+ Publicité dans le magazine de l ICU Plan Canada Une publicité pleine page en couleur Publicité dans la revue Urbanité de l OUQ Une publicité pleine page en couleur Offres d emploi dans le site Web de l ICU 1 affichage d offre d emploi 1 Espace d exposition 1 espace d exposition de 10x10 pieds Affiché sur place inscription OU 2 laissez-passer d un jour Invitation Publicité ½ page couleur Publicité ½ page couleur affichage d offre d emploi Niveau Or $+ Affiché sur place 1 inscription OU 2 laissez-passer d un jour Invitation Publicité ¼ page couleur Publicité ¼ page couleur Niveau Argent $+ Affiché sur place laissez-passer d un jour Niveau Bronze $+ Affiché sur place

6 EXPOSANTS Votre organisation peut s assurer d être bien en vue au congrès Accent sur l'urbanisme 2016 en réservant un stand pour la durée de l événement qui servira à des fins d information et de promotion et ainsi faire connaître ses produits et ses services. L attribution des espaces de stands se fera dans l ordre des demandes. Les exposants ne sont pas tenus d assurer une présence à leur stand toutes les heures de la journée, mais doivent faire en sorte que certains de ses représentants soient présents aux heures prévues pour les expositions. PROGRAMME PASSEPORT NOUVEAU Les exposants pourront profiter d un programme de passeports pour attirer les délégués à leur stand. Chaque participant recevra un livret passeport dans la trousse qui lui est remise lors de son inscription. Ce livret contiendra les noms des commanditaires et les numéros de stands. Les délégués pourront alors visiter les stands et obtenir des exposants un autocollant à insérer dans leur livret de passeport. Les passeports dûment remplis pourront être remis au bureau d inscription, et leurs détenteurs courront la chance de remporter un prix. L ICU offrira un prix et les exposants pourront faire de même. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer par courriel à Stand plein format (10x10) $ Un espace de 10x10 pieds, avec fond en tissu et une table juponnée de 6 pieds Logo et lien vers votre site Web depuis le site d ACCENT Une inscription gratuite Porte-noms d exposants additionnels Profil de l organisation et logo dans le programme remis sur place Table Organisme public 750 $ Une table juponnée de 6 pieds Logo et lien vers votre site Web depuis le site d ACCENT Porte-nom d exposant ne donne pas accès aux événements ou activités Profil de l organisation et logo dans le programme remis sur place Table - OSBL (l espace est limité) 500 $ Une table juponnée de 6 pieds Logo et lien vers votre site Web depuis le site d ACCENT Porte-nom d exposant ne donne pas accès aux événements ou activités Profil de l organisation et logo dans le programme remis sur place

7 DEMANDE ET CONTRAT : COMMANDITAIRE / EXPOSITION Détails sur l organisation, personne-ressource Nom Titre Entreprise / Organisation Adresse Ville Province Code postal Téléphone Télécopieur Courriel Site Web Niveau de commanditaire Quel niveau de commanditaire proposez-vous? Diamant : $+ Platine : $+ Or : 5000 $+ Argent : $+ Bronze : $+ Quels éléments souhaitez-vous commanditer : Exposants Exposant : Stand plein format $ Exposant : Table 750 $ Exposant : Table (OSBL) 500 $ TOTAL $ Modalités du commanditaire 1. Nous attribuons les occasions de commanditaire dans l ordre des demandes. 2. Le règlement final doit être reçu au plus tard le 1 er juin 2016, à défaut de quoi la demande pourrait être annulée et toutes les sommes données en garantie confisquées. 3. Tout paiement est final. 4. Nous nous réservons le droit de refuser une demande de commanditaire. 5. Nous nous réservons le droit de modifier le règlement régissant le commanditaire. Acceptation Le/la signataire s engage à respecter les modalités de ce contrat. Mode de paiement VISA MasterCard Chèque (à l ordre de l Institut canadien des urbanistes) Numéro de la carte Date d expiration Nom Date Signature Veuillez remplir et faire parvenir à : Marisa Lingard Téléc. :

8 MODALITÉS DU CONTRAT LIANT LE COMMANDITAIRE /EXPOSANT À L INSTITUT CANADIEN DES URBANISTES (ICU) 1. L ICU se réserve le droit, à sa discrétion exclusive, de changer la ou les dates de la tenue de cet événement ou d en annuler la tenue, et ne pourra être reconnu responsable de préjudice découlant d un changement ou d une annulation autre que le remboursement complet de toute sommer versée à l ICU par le commanditaire/exposant. 2. Le commanditaire/exposant ne pourra céder ou transférer le présent contrat sans l accord préalable de l ICU. Toute tentative de le faire rend le contrat nul et non avenu et entraînera sa résiliation immédiate sans possibilité de remboursement. 3. Le commanditaire/exposant devra respecter tous les règlements établis par l ICU pour l événement et convient que la décision de l ICU d adopter et de faire respecter ces règlements sera définitive et obligatoire. 4. Il incombe au commanditaire/exposant de se conformer aux lois, règlements, ordonnances, exigences, codes et normes en vigueur, y compris les dispositions relatives aux incendies, à la santé et la sécurité, et à l environnement et de veiller à la conformité de l équipement, des matériaux et des biens utilisés. 5. Le commanditaire/exposant indemnisera et garantira contre toute responsabilité l ICU pour toute perte ou préjudice ou dommage quelconque subi par l ICU en raison de la non-conformité du commanditaire/exposant aux modalités du présent contrat, ou découlant de sa participation à l événement, y compris sans en exclure d autres de réclamations de tiers devant l ICU pour toute perte, préjudice ou dommage subi par tout autre commanditaire/exposant, par le propriétaire de l immeuble, les participants à l événement et leurs directeurs, agents et employés respectifs. 6. Le présent contrat peut être résilié par l une ou l autre des parties moyennant réception d un avis écrit avant le 15 avril 2016, auquel cas toutes les sommes versées par le commanditaire/exposant lui seront remboursées, moins des frais d administration de 300 $. Si le commanditaire/exposant résilie le contrat après la date fixée, il devra acquitter la somme totale du contrat. Les résiliations doivent être signifiées par écrit, sur papier à en-tête de l organisation. 7. L espace occupé par le commanditaire/exposant doit être conforme à toutes les exigences de l ICU et du propriétaire de l immeuble. L ICU se réserve le droit, à tout moment, de modifier ou de retirer une exposition, en tout ou en partie, y compris des documents imprimés, des produits, des affiches ou des dispositifs son et lumière, et d expulser un commanditaire/exposant ou ses employés si, de l avis de l ICU, leur comportement ou leur présentation est inadmissible pour l ICU ou les autres participants. 8. Des marchandises dont les frais d expédition doivent être acquittés à la livraison ne seront pas acceptées par l ICU. L ICU se dégage de toute responsabilité pour la perte ou les dommages à des biens du commanditaire/exposant avant, durant et après l événement. 9. Il incombe au commanditaire/exposant de souscrire et de payer une assurance liée à sa participation à l événement. Le commanditaire/exposant consent à fournir immédiatement, à la demande de l ICU, tous ses certificats d assurance ainsi que la confirmation par les assureurs que ces polices sont en vigueur. Le commanditaire/exposant accepte ces dispositions en plus de tout autre droit ou recours devant la justice offert à l ICU en vertu du présent contrat. 10. Le commanditaire/exposant se conformera à toutes les exigences d entrepreneurs syndiqués retenus par l ICU pour offrir des services aux commanditaires/exposants. Tout différend entre un commanditaire/exposant et un tel entrepreneur sera porté à l attention de l ICU qui tranchera, et sa décision sera finale et obligatoire pour toutes les parties. 11. L ICU se réserve le droit d annuler le présent contrat et d exclure le commanditaire/exposant si ce dernier ne se conforme pas aux modalités du contrat ou à des règlements relatifs à la tenue de l événement. Dans ce cas, le commanditaire/exposant perdra à titre de dommages-intérêts fixés à l'avance et non à titre de pénalité toutes les sommes verses en vertu du présent contrat, sans exclure les autres droits et recours juridiques dont dispose l ICU en cas de non-conformité du commanditaire/exposant.

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