Qu est-ce que Mailworks?

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1 Qu est-ce que Mailworks? Mailworks est un programme en ligne qui permet de créer et d envoyer rapidement et en toute simplicité des lettres d'information professionnelles. Pour ce faire, vous ne devez pas disposer de connaissances techniques et aucune installation n'est effectuée sur votre ordinateur. Vous pouvez également connaître l'impact et les réponses à votre campagne facilement dans des statistiques. Comment cela fonctionne-t-il? Une mise en pages professionnelle est créée conformément à votre style. Vous pouvez insérer vous-même vos textes, photos, hyperliens, etc. par l'intermédiaire du module d'entretien basé sur WORD. L'insertion de votre matériel se fait par l'intermédiaire d'un modèle, ce qui fait que votre mise en page a toujours un aspect professionnel. Vous pouvez créer un nombre illimité de lettres d'information. Vous pouvez insérer un nombre illimité d'adresses électroniques. Vous pouvez ordonner vos adresses électroniques par dossier. Vous pouvez examiner des rapports qui donnent immédiatement les résultats de qui a cliqué quand sur le lien sur votre lettre d'information. Les visiteurs peuvent se désinscrire, ces adresses sont automatiquement supprimées du dossier d adresses. 1

2 Table des matières Manuel pour le module Mailworks I. Connexion en ligne à Mailworks 3 II. Gestion de vos listes de courriels Création de groupes/sous-dossiers et suppression 4 2. Ajout d'adresses électroniques 5 III. Gestion des lettres d'information Création de lettres d'information 6 A. La mise en page par le menu «Initialisation du profil» 6 A.1. Couleurs d arrière-plan 7 A.2. Profil 8 A.3. Polices 9 A.4. Puces 10 A.5. Bannière 10 A.6. Aperçu 10 B. Création d'une nouvelle lettre d'information 11 C. Parachèvement de votre lettre d'information Mise à jour des lettres d'information A. Mise à jour des lettres d'informations par l'intermédiaire du code source 14 2.B. Mise à jour des lettres d'informations par l'intermédiaire de l'éditeur 15 2.C. Explication de la barre du menu dans l éditeur Suppression des lettres d'information 18 IV. Envoi des lettres d'information 19 V. Statistiques 20 VI. Historique 20 VII. Supplément 20 VIII. Permettre aux clients de s'inscrire à votre lettre d'information 20. 2

3 Le module Mailworks se trouve déjà en ligne. Vous insérez l'adresse suivante dans Windows Internet Explorer Vous arrivez tout d'abord dans un écran dans lequel vous devez introduire le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez reçus lors de votre achat ou de la location. Ensuite, vous obtenez sur l écran un aperçu de toutes les possibilités s offrant à vous : Gérer la liste de courriels, Gérer les lettres d'information, Envoyer des lettres d'information, Initialiser le profil, Statistiques, Sauvegarde 3

4 II. Gérer la liste de courriels. (Dans cette partie, vous pouvez insérer et ordonner vos adresses électroniques.) 1. Création de dossiers et suppression des dossiers existants Vous cliquez sur le dossier racine et l'écran suivant fait son apparition :ordenen.) Ici, vous pouvez créer un nouveau sous-dossier, par exemple clients et vous cliquez ensuite sur le bouton «GO». Pour supprimer un dossier existant, vous sélectionnez le dossier que vous désirez supprimer et vous cliquez sur le bouton «GO» au niveau du groupe de suppression. 4

5 2. Introduction d'adresses électroniques Lorsque vous cliquez sur le sous-dossier, vous pouvez ajouter de nouvelles adresses électroniques par l'intermédiaire du formulaire d'insertion. Vous sélectionnez les adresses électroniques dans votre liste Excel et vous les copiez vers le formulaire d'insertion au niveau de Télécharger le groupe et vous cliquez ensuite sur «GO». Attention! Copiez un maximum de 1000 adresses électroniques en même temps et créez un nouveau dossier pour 1000 adresses. En outre, vous avez également la possibilité de renommer ou de supprimer des dossiers. Remarque : Afin de transposer en même temps dans la liste des fichiers importants contenant plusieurs adresses électroniques, vous pouvez utiliser le menu Supplément : importer des listes de courriels (voir plus loin). 5

6 III. Gestion de vos lettres d'information 1. Création d'une lettre d'information Lors de la création d'une lettre d'information, vous commencez par choisir la mise en page. A. La mise en page Commencez dans la partie «Initialiser le profil». Ici, vous créez le profil, l'aspect de votre lettre d information. Cette mise en page est automatiquement reprise pour chaque partie que vous créez et est également sauvegardée pour les lettres d'informations suivantes. Naturellement, vous pouvez aussi créer un nouvel aspect pour chaque lettre d'information. Ici, vous pouvez choisir : les couleurs d arrière-plan, le profil, les polices, les puces, vous pouvez télécharger une bannière, l aperçu. 6

7 A.1 Couleurs d'arrière-plan Vous devez uniquement sélectionner les couleurs que vous désirez utiliser et cliquer ensuite sur Save. Dans une petite fenêtre annexe sur l'écran, vous pouvez voir ce que l'on entend par «menu de la couleur d'arrière-plan, titres de la couleur d'arrière-plan, etc.» Si vous cliquez sur Preview après avoir enregistré votre choix, vous pouvez voir le résultat de votre choix. CONSEIL : optez pour le contraste! Un arrière-plan clair avec des textes foncés ou vice versa donne le plus beau résultat. 7

8 A.2 Profil Vous arrivez ici dans un formulaire à compléter dans lequel vous pouvez introduire les coordonnées de votre entreprise ou organisation. Vous ne devez pas compléter toutes les cases, mais vous devez laisser le marquage «-» dans les cases vides. Cliquez en bas sur Save. Dans l'aperçu, vous pouvez voir le résultat de votre choix. 8

9 A.3 Polices. Ici, vous pouvez sélectionner la couleur de votre texte, la police et la taille de police. Cliquez en dessous sur Save, et vous pouvez ensuite voir le résultat dans l'aperçu. CONSEIL : les lettres sans empattement (par exemple : Arial, Verdana) sont mieux lisibles sur un écran, n'utilisez pas de lettres trop grandes, les petites lettres ont souvent un aspect plus propre. 9

10 A.4 Puces (les puces sont de petites icônes que vous utilisez pour un élément du menu ou pour rendre un titre plus lisible). Vous sélectionnez la puce de votre choix et vous cliquez sur la touche «Submit». Dans l'aperçu, vous pouvez voir le résultat de votre choix. A.5 Bannière Sur cette page, vous pouvez introduire votre bannière, c'est-à-dire la partie supérieure de votre lettre d'information avec votre logo... Attention! La largeur de la bannière doit être de 610 pixels. Si l'illustration est plus large, elle sera automatiquement réduite à une taille de 610 pixels. A.6 Aperçu Dans l'aperçu, vous pouvez voir le résultat de vos choix, à propos des couleurs, de la police, de la taille de police, etc. après avoir enregistré votre lettre d'information. 10

11 B. Création d'une nouvelle lettre d'information. Vous cliquez sur la partie «Gérer les lettres d'information». Dans la case à remplir près de «Créer une lettre d'information...», vous complétez le titre de la lettre d'information que vous désirez créer. Vous cliquez ensuite sur Go et vous arrivez dans une fenêtre avec le formulaire à compléter. Tout d'abord, vous pouvez choisir votre langue. Dans le formulaire à compléter, vous pouvez compléter les titres, le texte et les photos des différentes parties de votre lettre. Vous ne devez pas non plus compléter chaque partie. 11

12 Le téléchargement de photos se fait simplement en indiquant votre photo dans le dossier. Attention! Pour un beau résultat, il est conseillé de ne pas placer de photos trop grandes dans votre lettre d'information. Une photo peut faire maximum 35 K et ne peut pas dépasser une largeur de 320 px. Vous obtenez le meilleur résultat avec des photos allant jusqu'à une largeur de 200 pixels. CONSEIL : Vous pouvez télécharger sur notre site Web le petit programme gratuit Photo Resize Magic, un outil très pratique pour réduire vos illustrations. Lien : Lorsque votre lettre d'information est prête, vous pouvez la sauvegarder dans le cas. Cliquez une seule fois sur Save et attendez que la page soit entièrement chargée. 12

13 C. L éditeur de la lettre d'information : les finitions de votre lettre d'information Après avoir sauvegardé votre lettre d'information dans le formulaire à compléter, vous arrivez à l'éditeur. L'objectif de l'éditeur est de réaliser les finitions de votre lettre en ce qui concerne les couleurs, l'introduction de liens interactifs, etc. Si vous désirez insérer des textes ou photos supplémentaires, il vaut mieux revenir au formulaire à compléter, parce que tout y est affiché automatiquement en fonction de vos réglages dans la partie profil. L'éditeur fonctionne comme l'éditeur dans les programmes Windows, par exemple : Wordpad, Word Vous pouvez y modifier les couleurs, choisir des arrière-plans, créer des liens, également vers des fichiers PDF. Introduire des tableaux, etc. Boutons non courants : Introduction d hyperliens. Vous cliquez sur et vous arrivez dans un formulaire à compléter. Ici, vous introduisez toute l'adresse URL et vous choisissez ensuite dans quel écran vous désirez faire apparaître l'hyperlien : dans la même fenêtre ou dans une nouvelle fenêtre. Introduction de tableaux. Vous cliquez sur. Ici, vous pouvez choisir le nombre de lignes et de colonnes que vous désirez introduire, et vous pouvez également travailler le tableau par la suite. L'introduction de tableaux est très utile si vous voulez disposer des textes et des photos les uns à côté des autres. Introduction de fichiers PDF. Vous cliquez sur. Vous pouvez alors parcourir les éléments pour arriver vers le dossier contenant le fichier PDF souhaité. Vous cliquez sur le fichier PDF et vous cliquez ensuite sur télécharger. 13

14 2. Mise à jour de lettres d'information 2.A. Mise à jour de la lettre d'information par l'intermédiaire du code source Si vous désirez ajouter ou modifier des textes et des photos, il vaut mieux le faire dans le formulaire à compléter (le code source). Les couleurs, l'emplacement du texte, etc. sont alors automatiquement adaptés. Vous cliquez pour ce faire sur «Gérer les lettres d'information». Par la suite, vous arrivez dans un formulaire de choix. Ici, vous pouvez choisir si vous désirez mettre à jour la lettre d'information dans le code source (formulaire à compléter) ou dans l'éditeur. Vous cliquez sur la lettre d'information que vous voulez mettre à jour et vous cliquez ensuite sur «Go». Ici, vous pouvez apporter les modifications souhaitées. 14

15 2.B. Mise à jour des lettres d'information par l'intermédiaire de l'éditeur Si vous voulez réaliser de petits changements, tels qu'une modification de la couleur, la modification de la taille ou des polices de certains mots, vous pouvez facilement le faire par l'intermédiaire de l'éditeur. Vous cliquez sur «Gérer des lettres d'information» et vous choisissez ensuite la lettre d'information que vous désirez mettre à jour dans l'éditeur. Ici, vous pouvez apporter les modifications souhaitées. CONSEIL : utilisez l'éditeur uniquement pour apporter de petites modifications, vous utilisez le code source pour faire des adaptations structurelles. 2.C. Explication de la barre de menus dans l'éditeur Introduction de photos Vous pouvez encore introduire des photos ici. L'éditeur est intéressant pour introduire des boutons et des petites illustrations. Il vaut mieux introduire de grandes illustrations par l'intermédiaire du code source, parce qu'elles sont alors automatiquement bien placées. 15

16 Dans la barre de menu, cliquez sur la touche (introduction d'illustrations). Dans l'écran qui fait son apparition, vous pouvez parcourir dans le coin inférieur droit pour aller dans le dossier où se trouvent vos illustrations. Dans le dossier, vous cliquez alors sur la photo souhaitée. Par la suite, vous choisissez «Upload». Vous recevez alors une communication vous indiquant que votre illustration a été chargée avec succès. Vous pouvez encore choisir d'encadrer votre illustration, de la mettre dans telle ou telle couleur, etc. Ensuite, vous cliquez sur «Insert». N oubliez pas d'enregistrer par l'intermédiaire de la touche «Save» dans le bas. Modifier la couleur du texte. Vous sélectionnez le texte dont vous souhaitez changer la couleur et vous cliquez ensuite sur Choisir la police.. Vous indiquez la couleur souhaitée par la suite. Vous sélectionnez le texte et vous choisissez ensuite la police et la taille de police souhaitées. Vous pouvez également choisir si vous voulez mettre le texte en gras, en italique ou si vous désirez le souligner. Introduction de tableaux. Vous cliquez sur. Ici, vous pouvez choisir le nombre de lignes et de colonnes que vous désirez introduire. 16

17 Par la suite, vous pouvez toujours fusionner, supprimer, ajouter, etc. des lignes et des colonnes. L'utilisation de tableaux est très pratique pour bien arranger votre page. C'est la raison pour laquelle vous devez certainement lire notre brochure : astuces pour un site réussi. Introduction d hyperliens. Vous sélectionnez le mot ou l'illustration pour laquelle vous désirez créer un hyperlien. Par la suite, vous cliquez sur Un lien traçable s insère de la manière suivante : 1 : Sélectionnez un mot ou une phrase. Vous arrivez dans un formulaire à compléter. 2 : Cliquez sur le bouton indiquéinvoegen van hyperlinks. 3 : Introduisez toute l'adresse Web, en commençant par « et cliquez sur le bouton Insert. Ici, vous introduisez toute l'adresse URL (adresse Web) et vous choisissez ensuite dans quel écran vous voulez faire apparaître le lien : dans la même fenêtre ou dans une nouvelle fenêtre. À NE PAS FAIRE : - Introduire directement dans l'éditeur un lien par le biais du copier-coller. Ce lien va fonctionner, mais le système de traçage ne sera pas appliqué à celui. Intégrer dans les textes de tirets et des numérotations. 17

18 Vous sélectionnez le texte dans lequel vous désirez intégrer un tiret ou une numérotation et vous cliquez ensuite sur. ligner les textes. Vous sélectionnez le texte que vous désirez aligner et vous cliquez ensuite sur. Appliquer un retrait aux textes. Vous sélectionnez le texte auquel vous désirez appliquer un retrait et vous cliquez ensuite sur. Modifier la couleur du texte. Vous sélectionnez le texte dont vous souhaitez changer la couleur et vous cliquez ensuite sur Choisir la police.. Vous indiquez la couleur souhaitée par la suite. Vous sélectionnez le texte et vous choisissez ensuite la police et la taille de police souhaitées. Vous pouvez également choisir si vous voulez mettre le texte en gras, en italique ou si vous désirez le souligner. Introduction de tableaux. Vous cliquez sur. Ici, vous pouvez choisir le nombre de lignes et de colonnes que vous désirez introduire. Par la suite, vous pouvez toujours fusionner, supprimer, ajouter, etc. des lignes et des colonnes. L'utilisation de tableaux est très pratique pour bien arranger votre page. C'est la raison pour laquelle vous devez certainement lire notre brochure : astuces pour un site réussi. Introduction d hyperliens. Vous sélectionnez le mot ou l'illustration pour laquelle vous désirez créer un hyperlien. Par la suite, vous cliquez sur. Vous arrivez dans un formulaire à compléter. 18

19 Un lien traçable s insère de la manière suivante : 1 : Sélectionnez un mot ou une phrase 2 : Cliquez sur le bouton indiqué 3 : Introduisez toute l'adresse Web, en commençant par « et cliquez sur le bouton Insert. Ici, vous introduisez toute l'adresse URL (adresse Web) et vous choisissez ensuite dans quel écran vous voulez faire apparaître le lien : dans la même fenêtre ou dans une nouvelle fenêtre. À NE PAS FAIRE : - Introduire directement dans l'éditeur un lien par le biais du copier-coller. Ce lien va fonctionner, mais le système de traçage ne sera pas appliqué à celui. Intégrer dans les textes de tirets et des numérotations. Vous sélectionnez le texte dans lequel vous désirez intégrer un tiret ou une numérotation et vous cliquez ensuite sur. Aligner les textes. Vous sélectionnez le texte que vous désirez aligner et vous cliquez ensuite sur. Appliquer un retrait aux textes. Vous sélectionnez le texte auquel vous désirez appliquer un retrait et vous cliquez ensuite sur. 3. Supprimer des lettres d'information Pour supprimer des lettres d'information, vous allez dans la partie «Gérer les lettres d'information». Par la suite, dans la fenêtre, vous cliquez sur la lettre d'information que vous désirez supprimer. 19

20 IV. Envoyer des lettres d'information. Pour envoyer des lettres d'information, vous cliquez sur le bouton «Envoyer des lettres d'information». Le dossier racine fait son apparition sur l'écran. Cliquez sur ce dossier et vous obtenez un aperçu des sous-dossiers. Communication : Il faut attendre quelques instants jusqu'à ce que l'arborescence soit formée. Sélectionnez ensuite le dossier souhaité (personnes auxquelles vous désirez envoyer la lettre d'information). Sélectionnez la lettre d'information souhaitée dans la case à option. La liste comprenant toutes les adresses électroniques qui se trouvent dans la racine fait son apparition en dessous de la lettre d'information choisie. Si vous le désirez, vous pouvez envoyer la lettre d'information choisie d'un seul clic à toutes les adresses électroniques enregistrées en cliquant en dessous de la liste d'adresses électroniques sur la touche «Envoyer la lettre d'information sélectionnée à cette liste». Vous ne devez appuyer qu'une seule fois sur la touche. Si vous désirez envoyer la lettre d'information à un groupe sélectionné parmi vos clients, vous pouvez alors cliquer sur le sous-dossier ou même sur le nom du client. Sélectionnez la lettre d'information souhaitée dans la case à option et vous cliquez ensuite sur «Envoyer la lettre d'information sélectionnée à cette liste» ou sur «Envoyer la lettre d'information». CONSEIL : Vérifiez toujours si vous avez sélectionné la bonne lettre d'information! 20

21 V. Statistiques. Dans cette rubrique, vous pouvez lire la réponse à votre campagne de courriers électroniques. Vous pouvez examiner ici qui a cliqué sur le lien interactif et quand. Lorsque vous cliquez sur statistiques, vous sélectionnez d'abord dans la case à option la lettre d'information à propos de laquelle vous désirez connaître les statistiques. Par la suite, vous pouvez encore choisir de les trier par URL ou DATE ou COURRIEL. Ensuite, vous cliquez sur «Go» et le rapport fait alors son apparition sur l'écran. CONSEIL : Par l'intermédiaire de cet outil, vous pouvez faire du marketing en ligne de manière ciblée. VI Historique. Dans cette rubrique, vous pouvez examiner quand et à quelles personnes vous avez envoyé quelle lettre d'information. Vous sélectionnez la lettre d'information souhaitée dans la case à option et vous cliquez ensuite sur «go». L'aperçu fait alors son apparition sur l'écran. VII. Suppléments Plusieurs des possibilités que vous trouvez ci-dessous parlent d'elles-mêmes : Supprimer les doublons : Supprime les adresses électroniques contenues en double dans votre fichier d'adresses électroniques Filtrer les adresses qui ne sont pas valables : Supprime les adresses électroniques qui ne sont pas valables de votre fichier d'adresses électroniques Bloquer les doublons : Les adresses électroniques contenues en double sont bloquées, ce qui fait qu une lettre d'information est seulement envoyée à une adresse électronique Activer les doublons : Tous les doublons sont à nouveau activés. 21

22 Exporter la liste d'adresses électroniques : Une liste d'adresses électroniques provenant de votre fichier est exportée vers Excel Importer la liste d'adresses électroniques : A partir d Excel, vous pouvez importer une liste d'adresses électroniques dans votre fichier. Ici, vous pouvez appliquer des critères. Supprimer les dossiers : Vous pouvez cliquer sur les dossiers dans votre fichier pour les supprimer. Création de critères : Ici, vous pouvez créer différents critères que vous pouvez appliquer à vos listes d'adresses électroniques. Vous pouvez choisir parmi différents éléments : Par l'intermédiaire des flèches, vous pouvez modifier l'ordre des éléments Vous pouvez supprimer, adapter et ajouter une description à des éléments VIII. Permettre à des clients de s'inscrire à la lettre d'information Si vous disposez d'un site Web, vous pouvez y (faire) placer un formulaire à compléter avec lequel vos visiteurs peuvent s'inscrire automatiquement et en toute simplicité à votre lettre d'information. Si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à nous contacter. Tél. : ou adresse électronique : krijgt. 22