ROTARY CLUB DE SEPT-ÎLES C.P.573 SEPT-ÎLES G4R 4K7

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1 ROTARY CLUB DE SEPT-ÎLES C.P.573 SEPT-ÎLES G4R 4K7 Commission d action d intérêt public Comité consultatif Politique de répartition des fonds du télé-bingo 1. La présente politique poursuit les buts suivants : Répartir les fonds du télé-bingo équitablement. Cibler les différents volets d action. Baliser chacun des volets. Assurer l efficacité du Comité consultatif. Sauvegarder la crédibilité du club. 2. Composition du Comité Cinq (5) membres siègent sur le comité et sont détaillés comme suit : Deux (2) membres du Club Rotary; Un (1) responsable de la commission «SERVICES»; La présidence et la trésorerie (2) du Club siège d office; N.B : Après le 1 er janvier de chaque année, la présidence «élue» est convoquée à chaque rencontre afin de lui permettre d intégrer les informations et les modes de fonctionnement du comité Lors des réunions régulières, la présence de trois (3) membres rend les décisions du comité valides. S il y a litige où un vote d égalité, le président du Club Rotary aura un vote prépondérant. 3. Procédures En début d année, les cinq (5) membres ont la responsabilité de nommer un directeur qui sera responsable du bon fonctionnement du comité et de la remise des dons. Le directeur du comité consultatif convoque une réunion une fois par mois ou au besoin selon les demandes. Politique de répartition des fonds du Télé-Bingo 1

2 Les décisions du comité consultatif sont décisionnelles. Toutefois, si une demande de dons sort des critères sélectionnés, elle devra être déposée pour analyse au Conseil d administration du Club s il y a lieu. Le Conseil d administration du club est informé des décisions par la trésorerie du club ou lors des réunions régulières. Les membres sont informés des décisions lors des soupers réguliers par le directeur. Le directeur fait le suivi à l organisme demandeur par téléphone dans les huit jours suivants la réunion du comité consultatif. Les dons sont remis aux organismes récipiendaires lors des soupers réguliers avec prise de photos Fonctionnement général (critères de sélection des récipiendaires) Les demandes de dons doivent provenir d un organisme et ou association d organismes à but non lucratif qui répondent aux critères suivants : VENTE DE CARTES DE BINGOS : La vente des cartes de bingo doivent s effectuer obligatoirement par des adultes (18 ans et plus). Art et culture : projets à caractère culturel Projets d associations ou d organismes qui visent à développer la culture et le domaine artistique par l ensemble des activités intellectuelles et manuelles (Ex. théâtre, peinture, musée, danse, chant, etc.) IMPORTANT : Le montant remis via la vente de cartes de bingo doit être utilisé pour des dépenses locales uniquement. Loisirs et sports : projets à caractère sportif et de loisir Projets d associations et d organismes qui visent les distractions pendant les temps libres, les exercices physiques, les jeux individuels et collectifs d été et d hiver nécessitant de l habileté et de l attention. (Ex. compétitions locales, provinciales, nationales, etc.) IMPORTANT : Le montant remis via la vente de cartes de bingo doit être utilisé pour des dépenses locales uniquement. DONS EN ESPÈCES Éducation : projets à caractère éducatif Projets d associations ou d organismes qui ont pour but de développer les quatre (4) domaines du savoir : savoir, savoir-être, savoir-faire, savoir devenir. (Ex. bourses d étude, activités scientifiques, fondations scolaires primaire, secondaire ou collégiale, activités de formation données localement, etc.) IMPORTANT : Lors d une remise de bourse d étude, elle doit obligatoirement porter le nom du Club Rotary. Politique de répartition des fonds du Télé-Bingo 2

3 Communautaire : Projets à caractère communautaire Projets d associations ou d organismes qui visent des intérêts communs en matière de santé, d exclusion sociale et de pauvreté. Humanitaire : En réaction à une situation exceptionnelle (Ex. sinistre, catastrophe naturelle, etc.) COLLABORATION BÉNÉVOLE À UN PROJET SPÉCIFIQUE Environnement : Projets d associations et d organismes qui visent la sauvegarde des ressources naturelles par la promotion, la prévention, la sensibilisation et l éducation (Ex. nettoyage, embellissement, etc.) IMPORTANT : Le projet déposé au comité devra être soumis au Conseil d administration pour discussion et décision finale. Les retombées doivent touchés les populations du territoire de la MRC de Sept-Rivières : Sept-Îles, Port-Cartier et/ou TNO. Les demandes de dons doivent être supportées par un questionnaire en vue d évaluer la maturité et la crédibilité des demandeurs à moins que le comité juge cette procédure superflue. Les demandes doivent être accompagnées des états financiers et/ou des prévisions budgétaires de l organisme ou du projet plus spécifiquement s il y a lieu. Le comité sera plus réceptif aux organismes ayant peu de ressources et démontrant des efforts dans la recherche de d autres sources de financement. 5. Contributions pour échange de services Les contributions avec échange de service conviennent bien à une demande de financement pour les activités courantes d un organisme. Les échanges de services peuvent prendre différentes formes : Vente de cartes de bingo; Spectacles gratuits lors de party du Club; Participation à un projet du Club; Autres services au bénéfice du Club ou de la collectivité. Les ventes de cartes seront soumises aux restrictions suivantes : Aucune sollicitation dans les centres d achat sans autorisation au préalable. Un maximum de 1000 cartes est accordé par événement et ce, pour une possibilité de deux fois par année par organisme Aucune sollicitation porte-à-porte; Les ventes doivent se limiter à des parents et amis. Politique de répartition des fonds du Télé-Bingo 3

4 Le tout pour éviter de nuire aux distributeurs réguliers et d affecter le chiffre d affaire habituel. Les montants accordés à un organisme pour la vente des cartes de télé bingo sont proportionnels aux nombres de cartes vendues. Les montants accordés aux organismes sont assurés par la limitation du nombre de cartes confiées. 6. Contributions sans contrepartie Les contributions sans contrepartie conviennent bien au financement d un projet particulier d un organisme. La contribution est toujours conditionnelle à la réalisation du projet identifié dans la demande de financement. 7. Dons inférieurs à 500$ La présidence du Club, de concert avec la trésorerie, peuvent décider de la pertinence et du montant d une contribution à un organisme satisfaisant aux critères de sélection et ce, jusqu à concurrence de 500$. Ils doivent en informer le directeur du comité le plus rapidement possible afin que celui-ci puisse mettre à jour les dossiers dont il a la responsabilité. La contribution peut prendre la forme : D un don pur et simple; De l achat de billets d un tirage organisé par l organisme; De l achat de biens ou de services offerts par l organisme pour le bénéfice des membres du Club. Dans le cas de l achat d un billet de tirage qui s avérera gagnant, le prix pourra être tiré au hasard entre les membres présents à un dîner ou donné à l encan selon la décision du président. Le questionnaire dûment rempli n est pas exigé pour un don inférieur à 500$. Cependant, il est fortement recommandé. 8. Processus décisionnel À chaque réunion, le directeur du comité consultatif fait connaître le montant à distribuer. Les fonds sont répartis dans chacun des volets jusqu à épuisement des sommes. Les volets sont : VENTE DE CARTES DE BINGOS : La vente des cartes de bingo doivent s effectuer obligatoirement par des adultes (18 ans et plus). Politique de répartition des fonds du Télé-Bingo 4

5 Art et culture : projets à caractère culturel Loisirs et sports : projets à caractère sportif et de loisir DONS EN ESPÈCES Éducation : projets à caractère éducatif Communautaire : Projets à caractère communautaire Humanitaire : En réaction à une situation exceptionnelle COLLABORATION BÉNÉVOLE À UN PROJET SPÉCIFIQUE Environnement : 9. Engagement de la part des bénéficiaires Lors de la remise des dons un document sera complété, signé et daté par l organisme récipiendaire et par la personne responsable du club Rotary. (Document en annexe) ) 10. Répartition des surplus accumulés Les membres du comité consultatif feront la répartition des surplus accumulés à la fin de chaque année (juin à septembre) aux organismes communautaires selon les besoins et, ou aux projets les plus porteurs Document rédigé : Novembre 1990, approuvé par le C.A. ( D. L. Prés.) révisé : Septembre 1997, approuvé par le C.A. le 16 octobre 1997 (P.S. prés). révisé : Mars 2003, approuvé par le C.A. le 21 janvier 2004 (L.B. prés) révisé Mars 2009, Approuvé par le C.A. le 11 mai 2009 (J.E.B. prés) révisé : Mars 2012, Approuvé par le C.A le 18 février 2013 (S.L prés) Politique de répartition des fonds du Télé-Bingo 5

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