Archivage numérique et règles de conformité

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1 Archivage numérique et règles de conformité Impacts de la dématérialisation Jean-Claude Maury 1

2 Fil rouge Rappel sur l archivage numérique 2

3 Le changement de statut de l archivage l numérique Au Au cours de de la la dernière décennie Activité de de second ordre Depuis quelque temps :: 3 phénomènes Explosion des volumes d informations de de référence ou ou fixes sous la la pression de de numérisation/dématérialisation Besoins croissants de de conservation des documents en en conformité avec les règlements et et les lois Recherche de de l infrastructure de de stockage la la plus appropriée et et au au meilleur coût (économie) 3

4 Qu est est-ce que l archivage l? Ensemble des politiques, processus, pratiques, outils et services utilisés pour conserver des informations* : - quels que soient leur date, format et support matériel - afin de les consulter - pour des besoins opérationnels et/ou de conformité aux lois et réglementations * qui restent fixes La sauvegarde ne remplace pas l archivagel L archivage et la GED sont complémentaires mentaires Le HSM est une des technologies d archivaged 4

5 Phénom nomène ne 1 : dématérialisation et informations de référence r rence Contrats Contrats Courriers Courriers électroniques électroniques (et (et pièces pièces jointes) jointes) Lettres Lettres Journaux Journaux Livres Livres Images Images de de chèques chèques Données Données sismiques sismiques Vidéos Vidéos de de surveillance surveillance Code Code source source Conférences Conférences vidéo vidéo Données Données biométriques biométriques Enregistrements Enregistrements vidéo vidéo Etc. Etc. Et Et exemples médiatisés Téra-octets Production annuelle d informations de référence Informations de référence Informations qui ne sont pas de référence de +45 à +90 %(*) (*) Taux composé de croissance annuelle de +30 à +60 %(*) Capital d informations numériques conservées pour consultation à cause de de leur valeur 5

6 La dématd matérialisation dans l administrationl L Administration Électronique recouvre : «l usage des technologies de l information et de la communication (TIC), et en particulier de l internet, en tant qu outil visant à mettre en place une administration de meilleure qualité» (OCDE, 2003 ) Développement des services publics en ligne (http://europa.eu.int ) échanges dématérialisés de formalités entre les autorités publiques et leurs partenaires et usagers (particuliers et entreprises) s'appuyant sur des normes et des outils d'accès, tels que la signature électronique ou des formats d'échange ADELE : plan de développement de l AE guichet unique démarches administratives en ligne espace de mutualisation des acteurs de l administration électronique Saut qualitatif vers l interactivité personnalisation des services en ligne : compte électronique de l usager projets transversaux : carte de vie quotidienne, changement d adresse, demande de subvention pour les associations, etc. 6

7 Phénom nomène ne 2 : pourquoi ce besoin de «conformité»? temps L adaptation au monde informationnel Les premiers règlements et lois Les affaires et la loi Sarbanes Oxley (SOX) Les législations et réglementations (Europe, France) : CNIL, LSF, LEN, Bâle II, IFRS, factures électroniques, etc. Des impacts informatiques concrets Mise en conformité des entreprises et et organisations - éviter les pénalités et et améliorer les opérations 7

8 Un impact de la dématd matérialisation La dématérialisation a pour but de gérer de façon électronique les flux de données ou de documents métierm (notes, factures, brochures, catalogues, etc.) transitant au sein l'entreprise ou échangés avec ses partenaires (clients, fournisseurs, etc.) Deux motivations corrélées Optimisation des processus (accélération des flux d échanges internes/externes) Diminution des coûts de traitement (automatisation) Dématérialisation des processus Dématérialisation des documents (deux types de solutions) Numérisation des documents : original PAPIER Dématérialisation à la source : original NUMERIQUE 8

9 La loi du 13 mars 2000 Adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative à la signature électronique L écrit sous forme électronique (1) a la même force probante que l écrit sur support papier sous réserve : - que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane - et qu il soit établi et conservé dans des conditions de nature à garantir l intégrité (2) Deux conditions doivent être remplies, l écrit sous forme électronique : -doit être signé électroniquement -doit être archivé (1) quels que soient son support et son mode de transmission (2) scellement physique, scellement logique, traçabilité 9

10 Impact des lois sur les systèmes informatiques Les entreprises sont confrontées à des réglementations abondantes Peu de réglementations s appliquent directement à l informatique mais concernent de plus en plus les SI Comment exploiter la technologie pour minimiser l impact du changement permanent des réglementations éviter de relancer un projet spécifique à chaque nouvelle loi une infrastructure de gestion de la conformité ensemble des moyens technologies, processus et procédures permettant d (aider à) adapter de façon continue le système d information aux changements de lois et réglementations, et d apporter les informations nécessaires aux audits et contrôles de conformité. 10

11 Fil rouge L archivage de la facture numérique : cas Sigma 11

12 Définition du cas SIGMA Profil de la société SIGMA Opérateur de communications électroniques Préoccupation pour fidéliser les clients et améliorer le service La situation de SIGMA Plusieurs solutions d archivage électronique des factures client sont en fonctionnement (dans des entités différentes) Un nouveau projet vise la refonte/convergence/mutualisation de certains des systèmes d archivage de factures électroniques clients L audit technique et juridique externe demandé par SIGMA Périmètre Expertise d une des solutions mises en œuvre Analyse des niveaux de garantie de la nouvelle solution d archivage des factures Objectifs Identifier les éventuelles limites techniques et fragilités sur le plan des obligations légales Identifier les besoins d évolution de la solution 12

13 Les 10 étapes clé d un projet d archivaged ϕ1 Etapes préparatoires - Désignation d un sponsor - Constitution de l équipe projet pluridis. - Elaboration du plan projet - Formation et information préliminaires ϕ2 Etude de l existant, identification et classification des besoins - Analyse et bilan de l existant - Analyse des risques et des contraintes - Classification des données - Identification et classification des besoins d archivage ϕ3 Elaboration de la politique d archivage définition des processus d archivage ϕ4 Elaboration du projet d architecture et définition fonctionnelle et technique ϕ5 Demande d information et de devis ϕ6 Rédaction cahier des charges - Définition des exigences fonctionnelles et techniques ϕ7 Appel d offres consultation des fournisseurs ϕ8 Dépouillement des réponses et sélection de la solution qui répond le mieux aux exigences ϕ9 Etapes de pré-mise en œuvre - Formation des équipes - Mise en place de l organisation d archivage - Installation, test, pilote et validation de la solution - Mise en place des processus de revue et d audit du système ϕ10 Mise en œuvre de la solution - Déploiement puis exploitation de la solution d archivage 13

14 Archivage légal l des factures dématd matérialisées Cadre réglementaire européen (Dir 2001/115/CE) En France: loi des finances 2002, art289 CGI, décret Concerne l «e-facture» et son «e-archivage» Factures, signatures et certificats électroniques, liste récapitulative, fichier partenaires la loi ne traite pas l archivage des pièces justificatives Garanties minimum pour le document archivé Intégrité de contenu et authenticité d origine garanties par signature électronique avancée ou au moyen d échanges EDI Restitution en langage clair (intelligibilité) Délai de conservation: Règles en Europe : traitements différenciés selon les états 14

15 Exemple Sigma : factures sortantes Cas d un opérateur de communications électroniques : diagramme de contexte pour l archivage électronique des factures client Traitement des factures Système de facturation Outil de CRM Système d édition de facture Image Image Facture Facture Système de communication client Deux archives Gestionnaire de la relation client (facturation, contentieux) Client Archivage OPERATIONNEL Pendant 1 an : facture (corps, annexes et détails de communication ) Système d archivage LEGAL Pendant 10 ans : facture (corps et annexes) à l exclusion des détails de communication audelà d 1 an (disposition CNIL) 15

16 Cas SIGMA analyse critique de la nouvelle solution Objectif de l expertise externe: analyse critique des niveaux de garantie de la solution retenue pour le nouveau projet d archivage électronique des factures client Méthode utilisée Revue indépendante de projet : trouvailles, points forts/problèmes, niveaux de garantie, recommandations Domaines couverts 1. La conformité aux lois et règlements (ainsi qu à des normes ou spécifications du domaine) 2. La solution technique (architecture, flux en entrée, applications utilisatrices, intégrité et pérennité des infos archivées, sécurité des accès logiques) 3. L adéquation de la solution technique avec les besoins d archivage Critères res retenus 1. Fiabilité 2. Intégrité 3. Pérennité 4. Sécurité 5. Gestion des accès 6. Traçabilité 7. Evolutivité 16

17 Cas SIGMA résultats de l expertise l : Matrice SWOT FORCES - architecture matérielle à l état de l art - intégrité des données archivées assurée par l utilisation d un système de type CAS - automatisation de bout en bout du mécanisme d archivage - capacité de reprise après sinistre en ligne avec les exigences des applications «critiques» - traitement correct des données personnelles (pas d archivage des données de connexion) OPPORTUNITES FAIBLESSES - non spécification du processus de reprise des archives préexistantes (différents types de services et clients ) - Pas de prise en compte ni spécification de l archivage des factures signées -pas d utilisation du format d archivage PDF/A -procédure de destruction des factures non spécifiée MENACES - mutualisation des ressources d archivage de factures pour les différents types de services et de clients - évolution vers le logiciel d un éditeur disposant de plus de moyens (ex ECM) - capacité de prise en compte de contraintes additionnelles avec des délais et coûts acceptables (autres types de services et clients) - traitement au coup par coup des implications techniques liées aux contraintes de conformité - pas de tableau de bord pour suivre l exploitation et piloter son évolution 17

18 Cas SIGMA Les problèmes 1. Un défaut dans l unique instance du logiciel pourrait impacter l ensemble des applications utilisatrices (robustesse) Solution technique Adéquation 2. Risques afférents au déploiement d une nouvelle version majeure sur le marché 3. Pas de pérennité du logiciel d archivage 4. L archivage des documents signés n est pas disponible 5. Les implications techniques liées aux contraintes de conformité sont traitées au coup par coup 6. Le processus de reprise des archives préexistantes est en cours de spécification 7. Non-utilisation du format PDF/A pour l archivage 1. La procédure de destruction des factures n est pas spécifiée 2. Aucun tableau de bord pour piloter l évolution n est spécifié 18

19 Application d archivage d : recommandations clés Solution technique 20 recommandations techniques, dont 5 clés Réaliser des tests de simulation de traitement des flux en entrée, pour anticiper des problèmes potentiels de performances du logiciel Etudier les modalités d évolution du logiciel d archivage Définir un processus de reprise des archives existantes pour les applications candidates à l application d archivage Etudier la prise en compte de l archivage de la signature électronique dans l application d archivage Après la mise en production de l application, poursuivre l'intégration de l'archivage de factures d'autres entités et étudier la possibilité d utiliser l application comme plateforme d archivage pour d autres types de documents 19

20 Application d archivage d : recommandations de conformité Conformité Poursuivre l analyse des risques juridiques Etudier l ensemble de la protection des données à caractère personnel et mettre à jour la déclaration CNIL correspondante Intégrer l archivage des factures dans une infrastructure de gestion des règles de conformité au niveau de Sigma Etudier les contraintes et impacts juridiques relatifs à la mutualisation de la solution d archivage entre différentes entités de Sigma 20

21 Infrastructure technique de gestion des règles r de conformité Aides Evolution des méthodes et outils de gestion des règles de conformité - Records Management - Business Process Mgt - Modèles (CobiT) et pratiques (ITIL), etc. Externe entreprise Contraintes Evolution des lois et réglementations - CNIL, DGI - directives UE, SOX, LSF, LEN, etc. - jurisprudence, normes IAS Infrastructure technique de gestion des règles de conformité - gestion des identités et des accès, de la sécurité, de la continuité des activités, de la documentation, de la traçabilité, des processus, etc. Interne entreprise Gestion des Risques & Gestion de la sécurité Cellule de veille des obligations de conformité (pluridisciplinaire) - impacts, sanctions et risques, déclarations CNIL, contentieux, etc. 21

22 Questions/réponses Merci pour votre attention 22

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