Gestion interne version du 08/10/2015. Transfert des factures d'honoraires dans les comptabilités clients

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1 Gestion interne version du 08/10/2015 Transfert des factures d'honoraires dans les comptabilités clients Parallèlement au transfert du journal des ventes dans le dossier comptable du cabinet, QuadraGI permet désormais d'enregistrer automatiquement les factures d'achats dans les dossiers comptables clients (en tenue au cabinet). Mise en œuvre Pour activer cette fonctionnalité et sélectionner les dossiers comptables à alimenter, rejoindre l'onglet "4 Transfert en compta" des Constantes du cabinet (menu Paramétrage). L'onglet est réaménagé pour distinguer : en haut, les paramètres communs aux deux types de transfert, au centre, les paramètres du transfert dans la comptabilité cabinet, en bas, les paramètres du transfert dans les comptabilités clients. Cocher le cadre "Comptabilités clients" (à noter qu'il n'est pas accessible pour un cabinet pratiquant la centralisation des écritures, ventes et/ou TVA). Puis renseigner les paramètres du transfert. Compte comptable pour le cabinet (compte fournisseur "par défaut" du cabinet dans les comptabilités clients). Sa saisie est obligatoire mais le compte est aménageable par dossier comptable client. Compte TVA Achat et Compte imputation HT (aménageables par code ventilation TVA et Vente). Journal d'achat à alimenter. Sa saisie est obligatoire (<F4> affiche la liste des journaux communs de type "A"), Codes des libellés à affecter respectivement aux factures et aux avoirs. Le bouton ouvre la liste des clients à paramétrer pour le transfert. Les clients avec dossier comptable sont affichés sur fond jaune et la colonne "Comptabilité" comporte une coche verte. Les clients sans dossier comptable sont affichés sur fond gris. Pour limiter la liste aux clients avec dossier comptable, cocher l'option correspondante. Utiliser la touche <Espace> pour activer / désactiver le transfert. La coche verte dans la colonne "A transférer" signale que le transfert est actif. Le compte fournisseur du cabinet dans chaque comptabilité client est à indiquer uniquement s'il est différent du compte par défaut (<F4> ouvre la liste des fournisseurs dans le dossier comptable du client). 1/7

2 Le paramétrage des "Codes TVA" et des "Codes Ventilation" permet aussi d'affiner l'imputation "par défaut" de la TVA et des honoraires. Sur chaque grille, rejoindre la colonne "Cpte DC client" et modifier le compte "par défaut" proposé automatiquement. Transfert des factures Sur la grille du transfert global du journal des ventes, l'option "Transférer dans les dossiers comptables des clients" est visible uniquement si la fonctionnalité est active dans les Constantes du cabinet. Elle est cochée par défaut. Si l'option n'est pas présente, vérifier que le compte fournisseur "par défaut" et le code journal sont bien définis dans les Constantes A noter encore que la fonctionnalité n est pas disponible en cas de transfert par "fichier séquentiel". La génération de la facture d'achat fonctionne aussi lors du transfert direct de la facture de vente à partir de la saisie et de son édition. Dans ce contexte, le transfert est systématique (il n'est pas possible de le désactiver). Dans tous les cas, la fenêtre récapitulative des opérations effectuées détaille les 2 types de transfert. Au retour en "Saisie des factures", la mention "Transférée" est suivie d une coche verte si la facture a aussi été transférée dans la comptabilité du client. Comptabilités clients après transfert Les factures d'achat sont générées avec leurs échéances ou non, selon le paramétrage du suivi des tiers dans les dossiers comptables clients. Exemple de comptabilité client sans activation du Suivi tiers fournisseurs. 2/7

3 Exemple de comptabilité client avec activation du Suivi tiers fournisseurs et de l'option "Multiéchéances". (Cf. Gestion de dossier, onglet 5 "Tiers / Ana"). Informations complémentaires Il n existe pas d outil pour annuler le transfert des factures d'honoraires dans les comptabilités clients. En cas d'annulation de l état transféré des factures, suivie d'un nouveau transfert des factures de vente, les factures d'honoraires ne sont pas re-transférées dans les comptabilités des clients. Archivage et publication internet des factures d'honoraires Parallèlement au transfert du journal des ventes dans le dossier comptable du cabinet, QuadraGI permet désormais d'archiver automatiquement les factures d'honoraires sur les fiches QuadraClient et de les mettre à disposition des clients sur le site internet du cabinet. Pour activer ces fonctionnalités, passer sur l'onglet 4 des "Constantes du cabinet". Au cadre "Comptabilité du cabinet", cocher : "Image dans QClient" pour enregistrer les factures dans les documents des fiches Quadraclient. "et la publier sur le Web", destinée aux cabinets QuadraWebExpert et accessible uniquement si la 1 ère option est cochée. Après transfert du journal des ventes, on retrouve les factures au chapitre "Eléments de facturation" / Documents. Le libellé du document reprend le n de la facture, son montant HT, le n et le nom du cabinet. Le nom du fichier PDF est structuré ainsi : FAC_num-facture_code-cabinet. 3/7

4 Les clients du cabinet QuadraWebExpert peuvent consulter leurs factures à partir de leur espace client ou via les QuadraWebServices. L'utilisateur connecté doit disposer du droit d'accès à l'espace client et aux "Autres documents". Budgets, actualisation automatique des collaborateurs (absence / remplacement ) Les fonctionnalités assurant l'actualisation des budgets en fonction de l'affectation des collaborateurs sont enrichies pour répondre à différents contextes : Remplacement temporaire d'un collaborateur absent, Modification de la prise en charge d'un dossier client, Départ définitif. Remplacement temporaire d'un collaborateur avec l'outil "Gestion des absences collaborateurs" L'outil est accessible au menu "Outil / Budgets" de QuadraGI. Il permet : de maintenir l'affectation du collaborateur qui s'absente sur les fiches clients, d'actualiser simultanément tous les budgets dans lesquels intervient le collaborateur qui s'absente. Les rubriques "Mission", "Responsable mission et travaux permettent de limiter le traitement à une partie des budgets. Indiquer la période de l'absence, le collaborateur absent et son remplaçant puis confirmer l'opération. La liste des budgets modifiés s'affiche durant le traitement. 4/7

5 Au retour sur les budgets traités, le collaborateur absent conserve son affectation client. Sur les mois incomplets, les temps budgétés sont recalculés au prorata des jours d'absence du mois. Le collaborateur remplaçant apparait sur une nouvelle ligne, alimentée sur la durée de l'absence. Contrôle des changements d'affectation sur la fiche QuadraClient L'existence d'un budget est contrôlée à la modification d'une affectation de la fiche client. Le cas échéant, une fenêtre s'ouvre à la sauvegarde de la fiche. Elle permet de répercuter le changement d'affectation sur le budget. Pour ignorer cette possibilité, fermer la fenêtre sans la renseigner (croix rouge). Sinon, indiquer la date d'application du changement. Remarque : quel que soit le jour de la date d'application, le budget sera actualisé à partir de la semaine ou du mois suivant (Cf. Paramétrage du budget). Cliquer sur. Sur les budgets traités, le nouveau collaborateur apparait avec son affectation. Ses temps sont budgétés à partir de la période (semaine/mois) suivant le changement d'affectation. L'ancien collaborateur, sans affectation, est présent sur le budget jusqu'à la période (semaine/mois inclus) du changement d'affectation. 5/7

6 Gestion des départs définitifs avec l'outil "Réaffectation des dossiers clients" QuadraParamétrage (rappel) L'outil de QuadraParamétrage facilite l'actualisation de l'ensemble des données QuadraExpert en cas de départ définitif d'un collaborateur ou de changement de poste. Il permet de gérer automatiquement ou manuellement le remplacement du collaborateur par un autre sur les fiches clients et de réaffecter également tous les éléments en cours de traitement (Travaux en cours, messagerie, courriers, budgets, RDV...). Aménagements divers Transfert en comptabilité, nouveaux formats pour les écritures de vente Deux nouveaux formats (8 et 9) sont disponibles à la rubrique "Libellé des mouvements" dans les Constantes du cabinet (Onglet 4, cadre "Options générales") : CodeClient + Mission (1ère ligne) + libellé 1er article de la facture, "Libellé Premier article + nom du client". Envoi factures par mail Le mail d'accompagnement des factures peut désormais contenir le code du client et la date d'échéance de la facture, via les mots clés : <CODE_CLIENT> <DT_ECHEANCE> Constantes générales QuadraParamétrage, onglet "Saisie des temps" Pour prendre en compte le contexte de la zone CFA, la limitation des montants à 2 entiers est levée sur les rubriques "Prix kilomètre" et "Ticket restaurant". Lettre de Mission Mention de la totalisation des heures et de leur valorisation en bas de la fenêtre de saisie. 6/7

7 Annualisation 35H... Possibilité de saisir une période début / fin (pour prendre en compte des accords de mensualisation non calés sur l'exercice civil). Sélection clients en édition Sur les rubriques "Affectations", il est désormais possible d'effectuer une sélection multiple de collaborateurs en utilisant des caractères "joker" : "?" pour remplacer n'importe quel caractère sur la même position, "*" pour remplacer une suite de caractères. Restriction d'accès à la purge des temps passés Jusqu'alors la purge des temps passés était accessible sur toutes les fenêtres permettant d'effectuer une clôture de mission (Paramétrage/missions clients, Encours client, Emission de facture liquidative, Outils/Missions/Utilitaire missions clients). La purge étant une opération définitive sans option de récupération à posteriori, elle est désormais uniquement accessible à partir de l'archivage des temps des missions clôturées (menu "Outils/Temps passés"). A la sélection de l'option, un message informatif est affiché et l'utilisateur doit confirmer l'opération : L'activation de cette option aura pour conséquence de supprimer TOUS les éléments (Temps passés et Budgets) des missions sélectionnées. Voulez-vous continuer? A noter aussi que l'option "Archiver le détail des temps et budgets" est signalée comme "Option conseillée" (infobulle et bas de l'écran). Outils, Etude de cohérence Temps passés, nouvelle option permettant de purger de la base de données la "Trace des temps passés supprimés depuis plus de 1 an". La trace des temps passés supprimés (non exploitée par les différentes fonctionnalités de QuadraGI) est conservée lors de la suppression manuelle de lignes de temps ou à la clôture des missions avec archivage des temps dans les bases annexes. Factures, Option "Reconstitution des missions à partir des factures" Lorsque le millésime de la mission d'une facture n'est pas défini, il est automatiquement attribué en fonction de l'année de la facture, sans que l'utilisateur n'ait à confirmer l'opération. 7/7