Module 2 : Communication interne et externe des Comités Paysans Forêt

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1 Module 2 : Communication interne et externe des Comités Paysans Forêt 1. Précision du sujet Ce module fait parti d une série des modules pour la mobilisation de la population locale et particulièrement le renforcement des capacités des organisations locales dans le cadre de la foresterie communale. Dans la décision n 1354/D/MINEF/CAB du 26 novembre 1999, fixant les procédures de classement des forêts du domaine forestier permanent de la République du Cameroun, il est stipulé que les populations locales doivent être étroitement associées au processus et qu elles devront se prononcer lors de la Commission de classement. Dans l annexe de cette décision, il est mentionné que pour rendre concrète la participation paysanne, des «Comités Paysans Forêt» (CPF) sont nécessaires et doivent devenir des interlocuteurs privilégiés et ce, là où il n existe pas de structure représentant la communauté. Les CPF sont les intermédiaires privilégiés qui facilitent le dialogue, la consultation et la négociation entre la population locale, la commune, les ONG, les organismes de conservations, les opérateurs économiques et/ou les exploitants et l administration forestière. Le CPF est principalement responsable de la communication efficace entre la population et les acteurs impliqués dans la foresterie et le développement villageois au niveau communal. Le module propose des approches et méthodes pour une amélioration de la : - Compréhension du rôle de la communication - Collecte et de l organisation des informations - Communication interne (communication entre les membres de CPF) - Communication externe (communication avec tous les autres acteurs que les membres CPF) 2. Cible Les cibles du contenu de ce module sont les comités paysans forêts et/ou structures locales qui servent comme tels. Le pré requis nécessaire est la connaissance général du CPF (leurs rôles et responsabilités, la composition etc.), capitalisé dans la décision n 1354/D/MINEF/CAB du 26 novembre 1999 et la participation à la formation sur le sujet : «Identité et règlement intérieur du Comité Paysans Forêt». 3. But de l apprentissage Les participants à la formation maîtrisent mieux les mesures à prendre pour une amélioration de la communication interne et externe et ils sont capables d appliquer et de réaliser ceux-ci dans leur fonctionnement général. Théoriquement, il est établi que le CPF a 1

2 un rôle important concernant la communication. Il sera donc question de voir comment on peut renforcer les CPF dans la communication entre les membres CPF et avec des acteurs externes. Les résultats attendus de cette formation sont : - Les participants comprennent mieux l importance du rôle de la communication interne et externe des Comités Paysans Forêt - Les participants maitrisent les mesures à prendre pour une amélioration de la communication interne et externe des Comités Paysans Forêt - Les participants maitrisent des méthodes à communiquer avec des cibles différentes - Les participants sont aptes à mettre en œuvre un système d alerte aux infractions environnementales, adapté à leur localité. 4. Cadre Temporel Le temps nécessaire pour le déroulement de ce module sur le terrain est de 08 heures, soit 1 journée. 5. Exposé de la formation Les points clés à toucher pendant ce module sont : - A) La sensibilisation sur le rôle de la communication des CPF - B) L identification des acteurs partenaires pour la communication du CPF - C) La définition de la communication externe et interne des CPF - D) Les mesures pour l amélioration de la communication interne et externe des CPF - E) L Animation d une réunion avec la population 2

3 A) Sensibilisation sur le rôle de la communication des CPF Dans ce module, il est nécessaire de sensibiliser les membres de CPF en tant que intermédiaires privilégiés sur leur rôle et mission de communication entre la population, qu ils représentent, et les autres acteurs externes tels que la commune, l administration forestière locale, les ONG etc., sur les questions de développement local et de gestion des massifs forestiers dont ils sont riverains. Il est également important que les CPF «comprennent» leur importance, d être un organe de la communication, qui a pour mission d améliorer la communication entre la population et des autres acteurs. Commune et le CFC Administration MINFOF ONGs etc. CPF Population Le mandat du CPF est particulièrement focalisé sur le rôle des CPF dans la communication avec les différents acteurs, sur : - L animation et sensibilisation de la population, - L information de la population, de l administration forestière locale (MINFOF) et de la CFC ; mais aussi dans «la participation à l élaboration des Plans de gestion forestière, la surveillance, le contrôle et la participation à l exécution des travaux en forêt». - Pour la réalisation de leur mission, les besoins des CPF en termes de renforcement de capacités dans la communication sont réels et le succès du travail des CPF est fortement lié à une bonne communication entre des partenaires ou des acteurs différents. 3

4 L Animation et la Sensibilisation : Les CPF assurent l animation et la sensibilisation dans les villages : - ils organisent des séances de discussions avec les villageois - ils participent à mieux faire connaitre la nouvelle loi forestière - ils participent à la vulgarisation des différents plans d aménagement et à la protection de l environnement - ils écoutent les villageoises et transmettent leurs suggestions - ils cherchent et diffusent toutes informations utiles en relation avec l aménagement de la forêt - ils participent à l organisation des populations Information ; Formation: Les CPF sont tenus régulièrement informés de dossiers forestiers par le chef de poste forestier, par les autorités administratives locales ou tout autre partenaire. Les CPF sont responsables à leur tour d informer les populations sur tout ce qui concerne l aménagement des forêts. Ils doivent choisir les meilleurs moyens pour toucher le plus grand nombre de villageois. Ils devront aussi informer l Administration forestière des préoccupations des villageois en ce qui concerne la gestion des ressources naturelles. Cette information pourra être transmise au chef de poste forestier lors des réunions. A ce titre : - ils organisent des séances d information dans les villages - ils font connaitre et expliquent les décisions de l administration - ils informent l administration sur les initiatives ou préoccupations des populations La première étape c est encore une fois une sensibilisation des CPF sur des aspects de la communication et de leur faire comprendre leur rôle important dans ce sujet. Méthode proposé : - Réflexion encore une fois sur les responsabilités des CPF, en général - Souligner l aspect de la communication et spécification en détails des concepts : d Animation, Sensibilisation, Information, Formation - Pour une réflexion plus vivante, demandez au participants leurs points de vues sur comment l Animation, la Sensibilisation, l Information et la Formation peuvent se réaliser sur le terrain 4

5 B) Identification des acteurs partenaires pour la communication du CPF Dans cette partie, il est essentiellement question d identifier des acteurs pertinents pour la communication des CPF. En se basant sur le cadre de leurs responsabilités et objectifs élaborés lors du déroulement du premier module : «Identité et règlement intérieur», nous avons comme acteurs pertinents pour la communication des CPF : - Les membres proprement dits (communication interne) - La Cellule de foresterie communale (communication externe) - L administration forestière (communication externe) - La commune conseil municipal, le maire (communication externe) - Les concessionnaires (communication externe) - Les ONG (communication externe) etc. Méthode proposé : - Réflexion sur les acteurs pertinents pour la communication des CPF en regardant les responsabilités du CPF lors de la législation, mais aussi concernant des objectifs qui étaient élaborés pendant le Module 1 : Identité et Règlement Intérieur - Classer après des acteurs internes et des acteurs externes 5

6 C) Définition de la communication interne et externe Cette partie définira la différence entre la communication interne et externe et expliquera aussi pourquoi la communication interne et externe est assez importante. La communication interne : C est quoi, la «Communication interne»? Définition : Action de communication à l intérieur d une organisation Public visé : membres du CPF Objectif : Mobiliser les membres de l organisation, les informer, développer leur sentiment d appartenance. Pourquoi mettre en place des bons mécanismes de communication interne? Un bon mécanisme permet que : - Une planification cohérente et permanente entre les membres des CPF - D éviter des conflits internes - L échange et distribution des informations et des nouvelles - D éviter des dysfonctionnements dans la mise en œuvre des activités - D éviter de donner des informations contradictoires aux partenaires La communication externe : Par contre, la communication externe vise l environnement de l organisation : la population, la commune, les ONGs, l administration de MINFOF etc. C est quoi la «communication externe»? Définition : Action de communication orientée vers des acteurs extérieurs, à une organisation. Public visé : population, la commune, Administration du MINFOF etc. Objectif : Communiquer avec les acteurs extérieurs à l organisation sur des intérêts et des besoins de la population locale vers la commune, l administration du MINFOF etc. et transmission des nouvelles sur la foresterie aux populations locales. 6

7 Pourquoi mettre en place des bons mécanismes de communication externe? Un bon mécanisme d une communication externe permet par exemple : - Une meilleure visibilité de l organisation - Le lobbying pour l intérêt de la population locale (Def. : Le lobbying désigne la pratique de ces pressions et de ces influences qui s'exercent sur des hommes politiques, sur des pouvoirs publics et, plus largement, sur des décideurs) - Alerter sur l exploitation illégale des ressources naturelles dans les massifs forestiers, des infractions contre les législations en vigueur et le non respect des prescriptions contenues dans le plan d aménagement forestier. - La vulgarisation des informations concernant la population, la commune et l administration du MINFOF - La mobilisation des ressources financières - etc. Méthode proposé : - Donner la définition de la communication interne et externe - Faire une réflexion pourquoi est-ce que les membres pensent qu une communication interne et externe sera importante travail en groupe, un groupe travail sur la communication interne et un deuxième groupe travail sur l importance de la communication externe - Présentation en plénière des résultats du travail en groupe - Compléter les réponses par les deux groupes 7

8 D) Mesures pour améliorer la communication interne et externe des CPF Il est maintenant question de voir quelles seront les mesures à prendre pour améliorer la communication interne et externe. Selon les cas, on trouvera des exemples différents qui permettent d assurer une bonne communication En interne: En organisant des réunions des membres du CPF périodiques - Dans le règlement intérieur la périodicité des membres de CPF était déjà fixée - Dans le cas d urgence les membres peuvent aussi fixer les réunions spontanément - Lors de réunion, c est mieux si une personne est désignée responsable pour le compte rendu et une autre personne qui guide sur la discussion (les rôles peuvent tourner à des membres différents) - Astuce : Il est mieux de fixer un agenda des sujets de la réunion pour qu aucun sujet ne soit oublié et pour qu on n oublie pas la filière rouge lors de la discussion! En utilisant un calendrier pour mieux structurer et organiser des activités en interne du CPF - Pour les membres des CPF il sera utile d avoir un calendrier où ils mettent les activités et qui est affiché très visible soit aux panneaux d affichage, soit dans leur bureau, si il y en a En créant une archive accessible à tous les membres du CPF - Un système d archivage est important pour collecter tous le «savoir» à un point central : tous les documents importants : les lois, décrets, les arrêtés, des décisions concernant la foresterie, une copie des comptes rendus des réunions des CPF, une copie des PV, les plans d actions du CPF - Même si il y a un changement des membres, un système d archivage bien structuré peut faciliter l orientation des nouveaux membres dans le CPF - Le système d archivage doit être accessible à tous les membres du CPF En externe (mais aussi interne) : En organisant des réunions avec la population et des autres acteurs pertinents - C est le rôle du CPF d informer et de sensibiliser la population de manière régulière sur l activité de la législation, des nouvelles communales sur la foresterie - Il faut que les CPF se réunissent régulièrement avec la population locale 8

9 - la périodicité des réunions régulières devrait être fixe dans le règlement intérieur - dans les cas d urgence le CPF peut aussi organiser des réunions extraordinaires En responsabilisant une personne pour gérer la communication interne et externe - Le personne responsable de la communication facilitera la communication entre tous les membres des CPF, il est responsable pour la distribution des informations et des nouvelles à tous les autres membres - Toute nouvelle information de l extérieur doit être également communiquée à la personne responsable - La personne responsable organise des réunions internes mais aussi des réunions avec des acteurs extérieurs, par exemple l administration de la commune ou avec la population locale - La personne chargée de la communication est aussi responsable des trois points cidessous : En mettant en place un tableau d affichage avec des informations diverses : note service, nouvelle, compte rendu des réunions, nouvelles sur la foresterie - Un tableau d affichage peu être installé au niveau de chaque secteur qui sert comme outils pour une communication entre des membres mais c est aussi une source d information pour la population : P.ex. l annonce de prochaines réunions etc. - Le tableau d affichage est aussi utilisé pour informer la population sur : o Le règlement intérieur du CPF o Les noms et les contacts des membres du CPF o Les nouvelles concernant la foresterie communale, de la commune en général, des nouveaux décrets ou décisions qui viennent de sortir etc. o Annonce des réunions de la population o Affichage des comptes rendus des réunions des CPF pour garantir la transparence entre le CPF et la population locale En installant une boîte à suggestion - Une boite à suggestion permettrait aux populations de donner leurs avis, observations et leurs soucis à chaque moment, soit le raison sera qu ils veuillent rester anonyme concernant leur message, soit que cela donne la possibilité de laisser un message au CPF à chaque moment - Les membres des CPF doivent régulièrement prendre connaissance du contenu de la boite à suggestion et suivre les signales donner par la population 9

10 En utilisant la radio locale - La radio peut être utilisée pour annoncer les prochaines réunions des CPF avec la population locale - La radio peut servir comme outil pour former et informer la population sur la législation forestière et les activités forestières - Les CPF d une commune peuvent s organiser pour avoir une émission régulière à la station de la radio locale (le responsable de la communication dans chaque CPF peut être responsable pour la communication au niveau de la radio) Méthode proposé : Le plan de communication extérieure d une organisation se devait de prendre en compte les éléments suivants : 1. l objectif visé par l organisation en matière de communication 2. le public auquel on souhaite s adresser 3. les outils avec lesquels on va travailler Ces trois éléments sont étroitement liés puisque c est notamment l objectif et le public visé qui déterminent le choix des outils de communication à mobiliser. Le contexte peut également entrer en jeu à ce niveau : certains outils de communication peuvent être inadaptés à certains contextes. - Un Tableau peut servir à la structuration de cette partie sur l élaboration des mesures pour améliorer la communication Objectif visé en matière de communication Public auquel on souhaite s adresser Les outils avec lesquels on va travailler Exemple : Former la population régulièrement sur les Population locale Réunion régulière avec la population Tableau d affichage nouvelles concernant le travail du CPF et la foresterie... 10

11 E) L Animation d une réunion avec la population Une responsabilité principale des CPF est «l animation et la sensibilisation de la population locale». C est maintenant question de sensibiliser les CPF sur les points d attention pour l animation des réunions avec la population. Définition «Animation»: C est le fait de donner envie aux autres de s engager dans une action en l aidant à utiliser à fond leur capacité d analyse, de décision et d investissement. L animation est surtout l art de mobiliser des hommes et des femmes, de les mettre en confiance pour permettre à chaque acteur de participer d une façon éclairée aux affaires qui concernent la communauté. (Source : MARIGOH BOUQUET Hélène 2011) Quels sont les points d attention pour l animation des réunions avec la population : Quand les gens se sentent à l aise dans un entretien ou une réunion, ils seront plus disposés à répondre aux questions qui leur sont posées. C est pourquoi il est important de respecter certaines règles de base. Lieu de la réunion et disposition des participants : la réunion doit se tenir ou les populations se sentent plus à l aise. Il est préférable de choisir un lieu ou les populations ont l habitude de se réunir. Présentation et salutations d usage: chaque réunion ou entretien doit commencer par des salutations, la présentation des membres de l équipe et l exposé des objectifs de la rencontre. Le langage : il est bon d utiliser avec les villageois un langage simple. Il faut s assurer que la terminologie technique est traduite ou expliquée de façon compréhensible. Distribution de la parole : Bien s assurer que la parole n est pas monopolisée par un groupe de personnes. Donner la parole à tout le monde et encourager les gens à s exprimer ou à réagir. Co-animation d une réunion : les membres CPF doivent s organiser pour prendre la parole à tour de rôle, et prendre les notes. La durée de la réunion : planifier des réunions pas trop chargées pour éviter de fatiguer les participants. etc. Méthode proposé : - Rappeler encore une fois la responsabilité des CPF sur l animation et la sensibilisation de la population locale - Expliquer le terme «Animation» dans une façon simplifiée - Réflexion avec les CPF lors d un brainstorming quels points il faut respecter pour une bonne animation de la population - Capitaliser des aspects donnés par les CPF - Sensibiliser les CPF sur la nécessité de réviser des points à respecter pour une bonne animation avant des réunions avec la population 11

12 Système d alerte dans la foresterie : Un système d alerte permet la communication avec des acteurs pertinents s il y a une observation des infractions ou des irrégularités dans la foresterie, p.ex. L observation d une exploitation illégale dans le territoire de forêt communale. Ce système doit être facile, moins chère et efficace dans son fonctionnement. Si la population observe une irrégularité dans la foresterie elles doivent contacter la cellule foresterie communale (CFC), qui est responsable pour la gestion de la forêt communale ou bien les CPF peuvent également aussi contacter directement le poste forestier et chasse local du MINFOF. La communication sur le téléphone sera une possibilité de communication, mais c est juste efficace si le secteur CPF et couvert par le réseau téléphonique, si des membres CPF ont un téléphone, et s il y a aussi un budget pour payer le crédit de communication pour les appels du CPF. Autres méthodes de communication pour un système d alerte : - courrier - suivi et réunion régulière entre CPF et CFC dans tous les secteurs, etc. Méthode proposé : - Explication sur l importance et le raison d être d un système d alerte - Réflexion sur un système d alerte adapté dans la région - Discussion sur les points forts et faibles de chaque système proposé - Concertation sur un système d alerte adapté pour la localité 6. Indicateurs - Existence d un système d archivage - Existence d un système d alerte - Les mesures pour l amélioration de la communication interne et externe sont capitalisées et réalisées - Comptes rendus des réunions et PV signé par chaque membre lors des réunions 7. Annexes Matériels utilisés pendant le déroulement du module - Flipchart (& -papier) et Marqueur Références bibliographiques : o Associations partenaires de AIDES en Afrique Centrale (2006) : Synthèse formation vie associative, Libreville, Juillet/Septembre

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