Instance Nationale de Concertation du 15 octobre Fonctionnement des missions nationales au sein de la branche recouvrement

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1 Instance Nationale de Concertation du 15 octobre 2015 Fonctionnement des missions au sein de la branche recouvrement 1- CONTEXTE Pour la réalisation de leurs missions, les directions métiers de l Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale (Acoss) s appuient fonctionnellement sur un ensemble de collaborateurs appartenant au réseau des Urssaf (réseaux d experts, réseaux professionnels, référents, missions pérennes ou ponctuelles). On entend par mission nationale la participation limitée ou non dans le temps permettant de mobiliser une expertise du réseau pour participer à un projet lors de sa conception ou de sa mise en œuvre, à temps plein ou temps partiel. Ce modèle s est constitué progressivement depuis une vingtaine d années. En effet, les premiers réseaux CSR et CCR ont été constitués en De nouveaux réseaux ont ensuite été créés dans les années 1990 et au début des années La contribution du réseau aux activités présente de nombreux atouts à un triple niveau : - s agissant de l Acoss : il permet à l Agence de mobiliser avec réactivité des expertises métiers reconnues, de constituer un maillage du territoire en termes d animation de la performance des Urssaf et de garantir une implication double (nationale et locale) dans la gestion de projets structurants pour la branche - s agissant des Urssaf : le réseau est conscient des apports mutuels de la contribution aux activités, notamment la co-construction de projets applicables ultérieurement au réseau, la valorisation de l Urssaf contributrice, l anticipation dans l obtention de l information diffusée ensuite au réseau et la génération de gains par la mutualisation de pratiques et la montée en compétence des collaborateurs impliqués - s agissant des collaborateurs : il constitue un outil de dynamisation des ressources humaines, des compétences existantes en région pouvant ainsi trouver une perspective dans les réseaux et missions Sur le périmètre des activités, environ 1000 personnes sont concernées en Urssaf, pour un équivalent de 370 ETP. 2- UNE CLASSIFICATION SIMPLIFIEE DES ACTIVITES NATIONALES Il existe un ensemble d acteurs qui, dans le cadre de leurs fonctions, exercent à la fois des activités pour le compte du national et du local : - réseaux nationaux d experts - missions pérennes - autres missions Page 1

2 - groupes de travail Afin de formaliser des règles de gestion, une classification différente des activités, plus proche des besoins et de la réalité des activités, est désormais mise en place. Elle repose sur les deux critères suivants : - part nationale/part locale - activité pérenne/activité temporaire Au-delà du fait qu ils peuvent être sollicités par une Direction de l Agence Centrale, chaque organisme a la possibilité d être force de proposition en matière de contribution aux travaux nationaux Part nationale et part locale La part nationale est définie comme l'activité réalisée par les Urssaf sur demande de l'acoss pour le compte direct du national et/ou pour la branche. Les groupes de travail de niveau 3 sont donc concernés par cette définition. Les activités sont désormais regroupées en quatre rubriques : - les activités organisées et pilotées en réseau. Les règles de gestion et de pilotage des réseaux ont montré leur efficacité et leur pertinence au cours des deux dernières COG, ces acquis sont préservés et seront consolidés pour la période 2014/ les missions confiées à titre individuel - la production des groupes notamment issus des instances de gouvernance - la contribution à l ingénierie des formations ainsi que la formation de formateurs La part locale est définie comme l'activité réalisée pour le compte direct de l'urssaf et/ou sur demande de l'urssaf. Cette catégorie comprend : - les travaux de mutualisation-convergence (mise en commun de pratiques, de documentation et de travaux, partage de méthodes et d outils, y compris sous la houlette de l Acoss) - les travaux d accompagnement/appui/déploiement/mise en œuvre réalisés par les experts pour aider les organismes à mettre en œuvre les politiques - et des travaux purement locaux réalisés par les experts à la demande des organismes 2.2. Activité pérenne et activité temporaire L activité nationale pérenne est une activité nationale qui n a pas de fin déterminée (ex : expertises en réseau) ou qui se termine à l horizon de la COG Page 2

3 L activité nationale temporaire est une activité de participation à des groupes de travail ou toute autre activité qui se termine avant la fin de la COG. 3- LES MODALITES DE FINANCEMENT DES ACTIVITES NATIONALES Dans un contexte contraint, la contribution du réseau aux activités représente un enjeu de gestion central tant du point de vue de la charge de travail que de coûts de fonctionnement qu elles occasionnent. L Acoss a souhaité définir un système d allocation qui garantisse la participation du réseau à une partie des travaux nationaux, assure un traitement équitable des organismes et donne aux Urssaf une visibilité sur leurs budgets L application d un taux d effort aux activités Sur la période , les efforts de gestion demandés aux Urssaf sont particulièrement importants en raison du nombre attendu de restitutions de postes et de charges de travail nouvelles. Aussi, l Acoss s engage, sur la période de la COG, à ce que les directions métiers canalisent leur appel aux ressources du réseau selon un taux d effort déterminé par la moyenne des taux d effort des organismes La détermination d un taux de contribution des Urssaf aux activités Dans le cadre des CPG, l Acoss a négocié avec les organismes, un taux de contribution aux activités qui est déterminé en pourcentage d allocation de ressources dû par les Urssaf (% traduit en nombre d ETP). Ce taux est modulé selon les écarts de productivité des Urssaf, calculées sur la base des comptes actifs pondérés. L objectif de cette méthode est de garantir la contribution des Urssaf aux travaux nationaux tout en réduisant les écarts de productivité entre organismes Les règles de financement national arrêtées Exercice d une activité nationale sur la COG Pour l exercice d une activité nationale pérenne (réseaux et missions pérennes), l Acoss maintient, dans la base COG, la dotation du FNGA qui a été allouée à l organisme contributeur à hauteur des ressources mobilisées en termes de masse salariale et de frais de déplacement. A ce titre, il n est pas prévu de financement complémentaire car les Urssaf sont redevables d une obligation de participer à hauteur de l effort défini lors de la négociation du CPG. Des rémunérations additionnelles mensuelles ont été mises en place et peuvent éventuellement être financées pour les missions ISU et Clé-a par le FNGA dans le cadre d une demande complémentaire. Page 3

4 Part locale des activités recensées Pour la part locale des activités recensées, aucune dotation n est prévue car l Urssaf est bénéficiaire principale et directe de cette activité. 4- LES REGLES DE GESTION DES ACTIVITES NATIONALES 4.1. Recrutement des personnes affectées aux activités En cas de départ d une personne affectée à une activité nationale, le remplacement du poste en lien avec l activité nationale ne pourra être effectué qu après validation du besoin par le Codir de l Acoss. L organisme auquel est rattachée la personne cessant ses fonctions est informé de la décision de l Acoss. Pour pourvoir à un poste d expert réseau vacant, un appel de candidature est produit par l Urssaf en lien avec l Acoss. Pour pourvoir à une autre activité nationale, un appel à candidatures est diffusé auprès de la liste des Urssaf arrêtée par la DGR en lien avec les cadrages budgétaires et les taux de contribution constatés dans le réseau. La mise à disposition fait l objet d une concertation préalable entre l Acoss et l organisme employeur sur le principe et les conditions de mise à disposition. Un plan de formation (ex : gestion de projet MOA, renforcement de l expertise) pourra être mis en place si nécessaire en accompagnement à la prise de fonction de la personne recrutée Formalisation des conditions d exercice de l activité nationale La contribution des Urssaf aux activités, est formalisée par une convention de mise à disposition tripartite (Acoss, Urssaf employeur et agent mis à disposition) annexée d'une lettre de mission. La contractualisation concerne notamment les champs suivants : durée de la mise à disposition, description de la mission, lieu d exercice de la mission, rémunération, gestion administrative du salarié, conditions d exécution, absences du salarié, entretien annuel d évaluation et d accompagnement, retour du salarié à l issue de la mise à disposition. Pour la mise en place d un groupe de travail de niveau 3, les conditions de participation des Urssaf sont formalisées dans une lettre de mission Contribution à l évaluation des personnes affectées aux activités Les directions métier de l Acoss fixent les objectifs à atteindre dans le cadre de l activité nationale et évaluent le degré de réalisation de l activité. Ces éléments sont décrits dans une fiche d appui annuelle transmise à l Urssaf employeur. L évaluation des experts réseau répond à cette ambition. Elle est prise en charge pour la part nationale par chacun des animateurs de réseau au sein des directions de l Acoss. Page 4

5 Ces règles sont allégées pour la participation à un groupe de travail : - la fixation des objectifs est collective via la lettre de mission du groupe - l évaluation est facultative et peut prendre la forme d un simple retour d informations du pilote vers l organisme contributeur L'Acoss peut demander à l'employeur l'octroi de mesures individuelles. Les décisions relatives à la sanction financière de l'évaluation (attribution de points de compétence, parcours professionnel le cas échéant) sont prises conjointement par l'acoss (direction responsable de l'animation du réseau auquel appartient l'expert ou de la mission nationale) et le directeur de l'urssaf. Néanmoins, en sa qualité d'employeur, la décision revient à l'urssaf Déclaration des activités sous OGUR L ensemble des activités doit être déclaré dans les outils de comptabilité analytique (ORI- OGUR). Parmi les activités, la direction de la gestion du réseau mesurera le taux de contribution des organismes aux activités par un suivi particulier des effectifs déclarés. Page 5