AIDE-MÉMOIRE POUR LES NOUVEAUX UTILISATEURS

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1 AIDE-MÉMOIRE POUR LES NOUVEAUX UTILISATEURS En tant que nouvel utilisateur du Centre sécurisé de RBC Assurances, vous pouvez maintenant gérer vos affaires en ligne. Cet aide-mémoire a été conçu pour vous procurer des instructions étape par étape qui vous permettront d'utiliser les fonctions clés suivantes : 1. Ouverture de session 2. Trouver une police 3. Trouver un client4. Trouver une Entreprise 5. Rechercher une liste de clients 6. Rechercher un rapport des conditions à remplir 7. Rémunération Remarque: Les utilisateurs ont uniquement accès aux renseignements liés au code du conseiller saisi à l'ouverture de la session. Les autres renseignements sont à accès restreint. OUVERTURE DE SESSION 1. Pour accéder au système, entrez l adresse suivante : 2. La page Ouverture de session s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton «Ouverture de session» situé au bas de la page Ouverture de session pour aller à la page d'accueil du Centre sécurisé. 4. Entrez ce qui suit : (a) Code du conseiller : entrez votre code do conseiller dans ce champ (b) Code d utilisateur : Il s agit de votre code d identification personnel (il compose habituellement des six première lettres de votre nom de famille et deux premières lettres de votre prénom) (c) Mot de passe : Entrez votre mot de passe pour accéder au système.

2 TROUVER UNE POLICE Cette fonction vous permet d'afficher les renseignements sur une police en particulier. Pour lancer cette recherche vous devez avoir le numéro de police complet. Si vous ne l'avez pas, lancez une recherche «Trouver un client» (consultez la section suivante). Vous pourrez ainsi accéder à l'écran «Détails de la police». 1. Cliquez sur le lien «Interrogation de police» dans la barre de navigation, située sur le côté gauche de votre écran, pour ouvrir l écran de recherche. 2. Entrez le «Numéro de police». 3. Cliquez sur le bouton «Trouver» situé au bas de l'écran pour afficher l'écran «Détails de la police». 4. Les renseignements contenus dans cet écran sont divisés en plusieurs sections comme suit : a. Points saillants du relevé ; b. Renseignements sur le titulaire - renseignements personnels, adresse et numéros de téléphone ; c. Renseignements sur la police - statut, date d'envoi du contrat, méthode de paiement et montant facturé, représentant de service, relation avec la police, valeurs de la police et données de facturation d. enseignements sur la couverture - type d'assurance, statut et dates, relations, détails de la garantie, représentant, valeurs de l assurance et précisions concernant la tarification. 5. Cliquez sur le lien Imprimer situé en haut de l'écran «Détails de la police» pour imprimer une version papier des renseignements sur la police. TROUVER UN CLIENT Cette fonction vous permet d'afficher les renseignements personnels, l'adresse courante, les numéros de téléphone et la liste des polices de votre client. Cette recherche vous permettra également d'accéder aux renseignements sur la police et le produit (s'il y a lieu). 1. Cliquez sur le lien «Trouver un client» dans la barre de navigation située sur le côté gauche pour ouvrir l écran de recherche. 2. Entrez les renseignements personnels du client (comme son nom ou prénom, ou sa date de naissance), le numéro de police, ou le nom de la compagnie (si le titulaire est une entreprise). Plus vous entrez de renseignements, plus vos résultats seront précis. 3. Cliquez sur le bouton «Trouver» situé en bas de l'écran pour faire apparaître une liste alphabétique de clients qui répondent à vos critères de recherche. 4. Cliquez sur le nom de famille du client approprié dans la liste fournie et l'écran «Détails et polices du client» apparaîtra. a. Cliquez le «N o de police approprié dans la liste fournie. L écran «Détails de la police»apparaîtra (consultez la section «trouver une police» pour obtenir des détails sur les renseignements disponibles. b. Cliquez sur le «N o de l entreprise» approprié dans la liste fournie. L écran «Détails de l entreprise» apparaîtra (consultez la section «trouver une entreprise» pour obtenir des détails sur les renseignements disponibles.

3 TROUVER UNE ENTREPRISE «Entreprise» désigne le nom du titulaire d une assurance de groupe composée d une ou plusieurs polices individuelles (ou groupe assuré selon la formule Établissement standard garanti (ESG)). Les utilisateurs peuvent faire une recherche par nom ou par numéro afin de consulter les renseignements concernant l assurance de groupe à polices individuelles. 1. Cliquez sur le lien «Demande de renseignements sur l entreprise», situé dans la barre de navigation gauche pour ouvrir l écran de recherche. 2. Entrez le «Nom de l entreprise» (un minimum de 3 caractères est nécessaire) ou le «Numéro de l entreprise» (le numéro complet et exact doit être entré). 3. Cliquez sur le bouton «Trouver» situé au bas de l'écran. Trouver une entreprise (suite) Recherche par Nom: Vous serez dirige vers l écran modifie Détails et polices de client» ou vous pourrez consulter les renseignements concernant l entreprise, comme l adresse courante et toutes les informations connexes. Remarque : S il existe plus d une police émise dans le cadre d un ESG pour un même client, une page intermédiaire apparaitra avant celle-ci. Exemple de la section Polices de l écran modifie «Détails et polices du Recherche par Numéro: Vous serez dirige vers l écran «Détails de l entreprise», qui vous indiquera les points saillants relevé, la dernière date de mise a jour, chaque client et chaque police individuelle comprise dans l assurance de groupe a polices individuelles. Exemple d écran «Détails de la police de l entreprise». Cliquez sure le nom du client pour être dirigé vers l écran modifié «Détails et polices du client.» Cliquez sur le numéro de l entreprise pour être dirigé vers l écran «Détails l entreprise. Cliquez sur le numéro de police pour être dirigé vers l écran «Détails de la police» (consultez la section «trouvez une police» pour de plus amples informations.)

4 RECHERCHER UNE LISTE DE CLIENTS Produire une liste de tous les clients qui sont associés au code du conseiller de l'utilisateur. La liste peut être filtrée par produit, type de contrat ou statut de la police. Instructions du Centre sécurisé : 1. Cliquez sur le lien «Outils de vente», situé dans la barre de navigation gauche pour ouvrir l écran «Outils de vente». 2. Cliquez sur le lien «Liste de clients» dans l'écran «Outils de vente» pour faire apparaître la liste des clients par représentant. Le «Code du conseiller» de l'utilisateur sera automatiquement entré dans le champ du code du représentant. 3. Cliquez sur le bouton «Soumettre» pour afficher l'écran «Liste de clients - Options». 4. Sélectionnez le critère de recherche pour filtrer la liste de clients par titulaire ou nom de l'assuré, genre de produit et statut de la police (consultez l'exemple d'écran sur la gauche). 5. Cliquez sur le bouton «Soumettre» situé au bas de l'écran pour faire apparaître l'écran «Liste des clients -Détails». La liste vous fournira les renseignements suivants : le nom du titulaire, la date de naissance, l'adresse, le numéro de téléphone, le genre de produit, le numéro et le statut de la police. Cet outil ne peut produire qu'une liste de polices. Pour ne pas dépasser ce nombre, vous devez préciser votre recherche en entrant le plus grand nombre de critères de recherche possible. - En cliquant sur le nom du titulaire/de l assuré, vous serez dirigé vers l'écran «Détails et polices du client». En cliquant sur le numéro de la police, vous serez dirigé vers l'écran «Détails de la police». Cliquez sur le lien Imprimer situé en haut de l'écran afin d'imprimer une version papier de la liste des clients.

5 RECHERCHER UN RAPPORT DES CONDITIONS À REMPLIR Produire une liste de toutes les conditions à remplir par conseiller. Instructions du Centre sécurisé : 1. Cliquez sur le lien «Rapports», situé dans la barre de navigation gauche pour ouvrir l écran «Rapports». 2. Cliquez sur le lien «Exigences à remplir» dans l'écran «Rapports» pour faire apparaître l'écran «Rapports des conditions à remplir». 3. Il existe deux options pour lancer la recherche : (a) Consulter toutes les exigences à remplir par numéro de représentant : Il n est pas nécessaire d entrer un nombre dans ce champ puisque par défaut c est le code de conseiller qui sera utiliser. (b) Consulter uniquement les exigences requises modifiées par date. : La liste indiquera alors uniquement les exigences correspondant à une certaine date, sélectionnée à partir du menu déroulant. Il n est pas nécessaire d entrer un nombre dans ce champ puisque par défaut c est le code du conseiller qui sera utilisé 4. Cliquez sur le bouton «Soumettre» pour afficher l'écran «Rapports - Exigences à remplir». - La liste sera ordonnée par ordre alphabétique d'après le nom de l'assuré et elle indiquera la date de fermeture du dossier, la date à laquelle la proposition a été signée, le type d'exigence, les instructions spéciales, le statut actuel, les dates de demande et de réception. - En cliquant sur le nom de la personne à assurer, vous serez dirigé vers l'écran «Détails et polices du client». - En cliquant sur le numéro de police, vous serez dirigé vers l'écran «Détails de la police». - Cliquez sur le lien Imprimer situé en haut de l'écran afin d'imprimer une version papier de ces renseignements.

6 Revoir Relevés de Rémunération et Rapports Revoir les relevés de rémunération et des rapports sur les critères saisis. Relevés: 1. Cliquez sur «Rémunération», puis sur «Relevés». 2. Vérifiez la date dans la partie supérieure de l écran pour vous assurer que le relevé que vous souhaitez obtenir est disponible. 3. Sélectionnez l année du relevé que vous souhaitez obtenir. 4. Sélectionnez «conseiller particulier» pour obtenir un seul relevé ou «tous les conseillers» pour obtenir tous les relevés disponibles pour tous les conseillers qui relèvent de vous. NOTA: Pour obtenir des renseignements sur les conseillers qui relèvent de vous ou de qui vous relevez, cliquez sur «Recherche dans la hiérarchie». Cette fonction vous permet d afficher la hiérarchie seulement. 5. Votre code de conseiller devrait s afficher automatiquement dans le champ Conseiller. Si vous désirez afficher les relevés associés à un code de conseiller différent, et que vous avez l autorisation d afficher les relevés, entrez le code et cliquez sur «Actualiser». 6. Choisissez la date du relevé que vous désirez obtenir et cliquez sur «Trouver». NOTA : Si le code du conseiller a été omis ou est inexact, ou si vous n êtes pas autorisé à voir les relevés associés au code du conseiller sélectionné, un message d erreur s affichera à l écran. Veuillez vérifier les renseignements et cliquez sur «Actualiser». Un message d erreur s affichera également s il n y a aucun relevé à afficher pour le code de conseiller pour l année sélectionnée. Veuillez vérifier les renseignements saisis et cliquez sur «Actualiser». 7. Le ou les relevés demandés pour les critères saisis s afficheront. Pour obtenir une copie du relevé en format PDF, cliquez sur l icône PDF «Relevés». 8. Pour obtenir une copie du relevé sous forme de rapport, cliquez sur l icône «Rapports».

7 9. Si vous êtes contrôleur et avez des subordonnés, vous pouvez recevoir des relevés groupés qui comprennent à la fois les relevés groupés en format PDF et des rapports groupés. Ces relevés groupés comprendront tous les relevés associés aux conseillers qui relèvent de vous et pour lesquels un relevé a été produit pour la date de relevé sélectionnée. Pour les afficher, vous n avez qu à cliquer sur les icônes indiquées aux étapes 7 et Une fenêtre contextuelle vous invitera à ouvrir ou à sauvegarder le fichier. Nota : Tous les relevés sont disponibles pour une période d au plus six mois. La date du premier relevé disponible est Octobre Veuillez vous assurer que la date du relevé se trouve dans cette période. Lorsque vous sauvegardez le rapport du relevé, veuillez sélectionner l option de sauvegarde «classeur Excel». Lorsque vous ouvrez un document en format pdf, il est possible que les icônes situées à côté des liens du relevé et du rapport disparaissent. Notez bien que vous pouvez toujours cliquer sur les liens pour extraire l'information. Si vous téléchargez la plus récente version d'internet Explorer, ce problème devrait être réglé.

8 Rapports: 1. Cliquez sur «Rémunération», puis sur «Rapports». 2. Vérifiez la date dans la partie supérieure de l écran pour vous assurer que la période désirée pour le rapport est disponible. 3. Votre code de conseiller devrait s afficher automatiquement dans le champ Conseiller. Choisissez «conseiller particulier» pour produire un rapport sur un conseiller particulier ou «tous les conseillers» pour obtenir un rapport présentant les données sur tous les conseillers qui relèvent de vous. Si vous choisissez «tous les conseillers», le code de conseiller ne peux pas être changé. Si vous choisissez «conseiller particulier» et vous vous désirez afficher les données sur la rémunération se rapportant à un code de conseiller différent, et vous avez l autorisation de les afficher, entrez le code. NOTA : Pour obtenir des renseignements sur les conseillers qui relèvent de vous ou de qui vous relevez, cliquez sur «Recherche dans la hiérarchie». Cette fonction vous permet d afficher la hiérarchie seulement. 4. Sélectionnez le «Type de rapport» que vous désirez obtenir. Activité détaillée Affiche toutes les données autorisées et pertinentes pour un ou des codes de conseiller donnés. NOTA : Le rapport ne peut porter sur une période de plus de 365 jours. Assurez-vous que les dates de début et de fin sont précisées, qu elles se situent à l intérieur des limites permises et qu elles sont valides. Sinon, un message d erreur vous demandera de passer en revue vos critères. Période d activité depuis le dernier relevé Affiche toutes les données autorisées et pertinentes depuis le dernier relevé produit pour un ou des codes de conseiller particuliers. Sommaire des activités Affiche toutes les données autorisées et pertinentes, groupées selon les champs sélectionnés pour un ou des codes de conseiller particuliers. a) Après avoir choisi le type de rapport, vous pouvez sélectionner une, plusieurs ou toutes les données suivantes : Dans le champ «Type de produit» : Maladies graves Assurance Invalidité Garanti RBC Vietemporaire Vie universelle

9 Dans le champ «Types de rémunération» : Commission de première année Commission fondée sur l actif Commissions de suivi Surcommission de première année Commission de renouvellement Surcommission de renouvellement b) Après avoir choisi les critères susmentionnés, vous pouvez également choisir de produire un rapport pour toutes les dates ou une période particulière. c) Après avoir choisi vos critères, cliquez sur «Produire le rapport». d) Une fenêtre contextuelle vous invitera à ouvrir ou à sauvegarder le fichier. Activité détaillée par groupe assuré Affiche toutes les données autorisées et pertinentes pour un groupe assuré particulier et un ou des codes de conseiller particuliers. Activité détaillée par police Affiche toutes les données autorisées et pertinentes pour un groupe assuré particulier et un ou des codes de conseiller particuliers. 1. Saisissez le numéro du groupe assuré/police dans le champ pertinent. 2. Cliquez sur «Produire le rapport». 3. Une fenêtre contextuelle vous invitera à ouvrir ou à sauvegarder le fichier. Solde actuel Affiche tous les sommaires des soldes actuels autorisés et pertinents pour un ou des codes de conseiller particuliers. NOTA : Assurez-vous d avoir l autorisation nécessaire pour afficher les renseignements sur le groupe assuré/police et d entrer un numéro de groupe assuré/police valide. Si vous n êtes pas autorisé à afficher les renseignements, ou s il n y a eu aucune activité pour la période sélectionnée, ou si le numéro saisi pour le groupe assuré n est pas valide, un message d erreur vous demandera de passer en revue les critères sélectionnés. NOTA : Si vous cliquez sur le bouton Annuler à l écran Relevé ou Rapports, le système vous ramènera à l écran principal du Centre sécurisé. Lorsque vous sauvegardez le rapport du relevé, veuillez sélectionner l option de sauvegarde «classeur Excel». Compagnie d'assurance vie RBC Marques déposées de la Banque Royale du Canada. Utilisées sous licence.

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