COMPTE-RENDU DU CONSEIL DOCUMENTAIRE 2014

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1 COMPTE-RENDU DU CONSEIL DOCUMENTAIRE 2014 Le 15/05/2014 Motif : réunion annuelle du conseil documentaire Présents : A. Barrau, F. Benboudjema, C. Crespin-Fabre, S. Doucet, C. Durieu, M. Lebental, P. Lorgue, R. Meallet-Renault, B. Michel, R. Moatti, L. Pellissier, G. Verscheure, P-P. Zalio (président du conseil documentaire). Excusé : P. Duran Ordre du jour - Bilan d activité Bilan budgétaire 2013 et présentation du budget Présentation de la charte documentaire - Règles de prêt spécifiques à certaines disciplines - Point sur le projet de learning center du campus Paris-Saclay - Projets en cours et à venir Bilan d activité Afin de donner un aperçu global des activités de la bibliothèque, un faisceau d indicateurs est examiné, couvrant aussi bien pratiques physiques que numériques. Ouverture et fréquentation physique La fréquentation physique (comptabilisée par un portique d entrée) se maintient, avec une légère hausse observée ces deux dernières années. À compter de la rentrée universitaire , les horaires d ouverture de la bibliothèque centrale ont été étendus, à la demande des agrégatifs de l école. Le nouveau dispositif a été mis en place sous forme de test pour l année universitaire, avec des horaires d ouverture hebdomadaires étendus de 60,5 à 64,5 heures entre octobre 2013 et juillet Pour mener à bien le projet, un recrutement supplémentaire de vacataire étudiant a été effectué, pour un coût total employeur annuel d environ Au terme de sept mois de test, les conclusions sont globalement positives : la fréquentation du samedi demeure certes plus modeste qu en semaine, mais elle est régulière et assure un service appréciable pour un certain nombre de lecteurs. M. Barrau, représentant des élèves, suggère une extension de l ouverture du samedi de 17 h à 18 h, afin de permettre aux lecteurs de travailler un après-midi entier. Le conseil documentaire propose de reconduire le dispositif pour l année , avec une extension des horaires jusqu à 18 h le samedi. 1

2 Évolution des usages des collections papier Alors que la fréquentation physique augmente, les inscriptions et les prêts subissent une baisse de près de 30 % en En , le taux d inscription des lecteurs s élève ainsi à environ 40 %, sachant qu un étudiant peut fréquenter la bibliothèque toute l année sans jamais s y inscrire. Ce phénomène s inscrit dans une tendance à long terme en bibliothèque universitaire, du fait d une utilisation moins intensive des ressources papier. C est cependant la première année que l on observe une baisse aussi marquée à l ENS Cachan. Les lecteurs niveau L3 et Master représentent 66 % des inscrits, mais les disparités sont marquées entre disciplines. Les taux d inscription les plus forts se retrouvent dans des départements où les agrégatifs sont fortement dépendants de la documentation papier (taux d inscription de 65 % en physique), ou encore dans les départements où la scolarité se déroule en grande partie au sein du campus de Cachan (59 % d inscrits parmi les étudiants du département Économie-gestion). Contre toute attente, les taux d inscription en anglais ou en sciences sociales, domaines où le recours au livre papier demeure central, plafonnent autour de 45 %, ce qui s explique par le fait que, dans ces départements, la scolarité est en grande partie effectuée au sein des universités parisiennes. La baisse des prêts en sciences sociales coïncide également avec une utilisation croissante des bases de données en SHS. Évolution des usages des collections électroniques Globalement, les consultations poursuivent leur tendance à la hausse en Plusieurs phénomènes peuvent être observés : - Les consultations des bases de données scientifiques, dont l usage est largement installé depuis une dizaine d années, tendent à se tasser, à l exception notable de ScienceDirect (Elsevier), dont l hégémonie se renforce. - Les consultations des bases de données en sciences humaines et sociales progressent fortement. C est notamment le cas de Cairn ou d Europresse. Évolution du périmètre des abonnements électroniques Quelques ressources continuent à être sous-utilisées par rapport à leur coût. C est sur ce critère et après consultation des directeurs de laboratoires concernés que les abonnements pris auprès de l éditeur Cambridge University Press ont été supprimés en Un nouvel abonnement a été mis en place, après un test réussi : il s agit de bouquets de livres électroniques diffusés sur la plateforme Cairn. Cet abonnement, très consulté, permet de rééquilibrer quelque peu des dépenses électroniques traditionnellement plus élevées en sciences fondamentales et sciences pour l ingénieur. Il est envisagé d étendre la couverture de l abonnement à la totalité des «encyclopédies de poche» diffusées par Cairn. Mme Durieu soulève la question de la négociation nationale IEEE, reportée depuis de nombreuses années. Mme Michel souligne la spécificité de cette ressource et la grande complexité de la négociation, du fait de la politique très spécifique de cette société savante (accès aux revues via un système d adhésion des membres). 2

3 Évolution des coûts des abonnements électroniques Les tarifs des abonnements électroniques poursuivent leur tendance à la hausse, plus ou moins contenue par les négociations nationales pluri-annuelles. Les quelques baisses tarifaires s expliquent par des évolutions de périmètre (Business Source, Europresse), ou par des groupements d achat (Techniques de l ingénieur, désormais acquis au niveau du PRES). Ces dernières années, les relations se sont durcies entre l organisme de négociation Couperin et les sociétés savantes (APS, AIP, ACS ), dont les pratiques tarifaires entrent parfois en contradiction avec l ambition affichée de soutien à la recherche scientifique. Comme préconisé par le conseil documentaire 2013, les directeurs de départements et de laboratoires concernés ont été contactés à l occasion d un appel national au boycott de l éditeur APS. À la demande des enseignants-chercheurs de l école, le mouvement n a cependant pas été suivi, tandis que l éditeur est en partie revenu sur ses exigences tarifaires. De façon générale, les modèles économiques continuent à évoluer. On observe notamment que certains éditeurs, dont APS, introduisent un critère d usage dans le calcul du coût des abonnements : plus un établissement utilise une ressource, plus le tarif exigé est élevé. En 2014, une évolution importante est également liée à la décision du ministère d acquérir la base de données ScienceDirect (Elsevier) au niveau national, avec un prélèvement à la source sur les budgets des établissements. Cette décision, dont les modalités pratiques sont encore en cours de discussion, a permis de limiter l augmentation du coût de la ressource à moyen terme. En parallèle, l acquisition d archives de revues électroniques au niveau national (projet ISTEX) se poursuit (Elsevier, Nature, Royal Society of Chemistry, Oxford University Press, Institute of Physics ). La question des «APC» (Article Processing Costs), ou système «auteur-payeur» est également soulevée. Cette tendance croissante consiste en un libre accès des articles en aval, après paiement par le laboratoire d une contribution, parfois élevée, auprès de l éditeur. À l heure actuelle, la présidence de l école ne dispose pas encore d une visibilité globale sur les pratiques des laboratoires en la matière. C est une question qui devra être traitée dans un avenir proche. M. Benboudjema s interroge enfin sur les croisements de périmètres entre les abonnements de l établissement et ceux du CNRS. Mme Moatti explique que l établissement, qui entend former à la recherche dès le niveau Master, ne peut se satisfaire d abonnements réservés aux seuls chercheurs CNRS. Mme Michel précise que la question est à l étude au niveau national, mais également à l échelle de l université Paris-Saclay, où un groupe de travail regroupant universités, écoles et organismes de recherche, se penche sur la question de la documentation électronique. Formation des usagers Actuellement, la bibliothèque délivre des formations : - à tous les élèves en première année, lors de la semaine de rentrée ; - à une quinzaine de doctorants, dans le cadre d un module optionnel de formation doctorale. 3

4 M. Zalio estime que ce périmètre est encore insuffisant, a fortiori dans un établissement dont l objectif est d emmener la très grande majorité de ses étudiants vers le doctorat. La cible à privilégier est celle des étudiants en Master, étudiants qui commencent à manipuler bases de données et revues électroniques. Mme Moatti souligne que les premiers contacts pris avec les enseignantschercheurs ont été positifs mais n ont pu être menés à bien cette année, faute de temps et de moyens humains. Le projet est à remettre à l étude en Signalement et dépôt électronique des thèses Depuis le passage de l ENS Cachan au dépôt électronique des thèses, en octobre 2010, 80 % des thèses soutenues dans l établissement ont été déposées au format électronique pour conservation pérenne et diffusion selon les souhaits du doctorant (autorisation ou non de la diffusion sur Internet). La couverture des années 2010 et 2011 est excellente, mais la bibliothèque met souvent du temps à récupérer les autorisations et fichiers des doctorants. Il est rappelé qu il s agit pour l établissement d une obligation légale, et que la diffusion électronique des thèses contribue à la valorisation de la recherche effectuée au sein de l école. Actuellement, le seul moyen de pression utilisé est la délivrance du diplôme de thèse. Après discussion des membres du conseil documentaire, il est établi que la contrainte devra être renforcée en amont de la soutenance, ce qui est d ailleurs conforme au dispositif prévu par la loi. Il est souligné que les doctorants sont peu nombreux à refuser la diffusion de leur thèse sur Internet, mais que la pédagogie reste à renforcer en ce domaine. M. Zalio suggère notamment de communiquer sur le problème du plagiat, qui est paradoxalement rendu plus difficile par la diffusion électronique de la thèse. À noter que le circuit du signalement des sujets de thèse en cours au sein de l ENS Cachan sur le portail Theses.fr, assuré en collaboration avec l école doctorale, a été amélioré et raccourci en Bilan budgétaire 2013 et présentation du budget 2014 Comme approuvé par le conseil documentaire 2013, le budget de la bibliothèque est désormais unifié et centralisé : il a été mis fin au système des participations fluctuantes des départements, qui ont été figées en l état. Cette évolution rend possible une gestion plus fine de l évolution des budgets documentaires globaux de l école (abonnements papier, abonnements électroniques, livres papier, livres électroniques). Les budgets d acquisition de livres papier ont été lissés par grands secteurs disciplinaires, tout en suivant globalement les pratiques existantes. Ces budgets sont en test sur l année et pourront être ajustés aux besoins, l objectif étant de conserver un certain degré de souplesse. Parallèlement, le système des correspondants dans les départements a été généralisé, la bibliothèque reposant largement sur les prescriptions scientifiques des enseignants-chercheurs. De façon générale, du fait de la fin de la réinformatisation et du choix d outils libres, les dépenses de la bibliothèque sont en baisse en 2014, bien que les coûts liés à la documentation électronique continuent d augmenter. Présentation et discussion de la charte documentaire Ce document prend place dans un projet plus large de mise à plat et de formulation de la politique documentaire de la bibliothèque. Jusqu ici, il n existait en effet aucun document qui formule la 4

5 politique des bibliothèques de l ENS Cachan en matière de services documentaires. La création d un conseil documentaire et la centralisation des crédits de la bibliothèque rend possible une évolution. L objectif est de sortir de l intuitif et de l arbitraire en explicitant les grands principes qui président à l organisation, à la gestion et au développement des collections et des services offerts par la bibliothèque. La charte est un document programmatique officiel à validité pluri-annuelle et qui, par conséquent, n a pas lieu d entrer dans un trop grand niveau de détails. Il est complété par le règlement intérieur de la bibliothèque ainsi que par une série d outils et de procédures en cours de rédaction (fiches récapitulatives par disciplines, grilles pour le traitement des livres abîmés et pour le désherbage ). M. Zalio attire l attention des membres du conseil sur le fait que la charte clarifie l organisation et le statut de la documentation au sein de l établissement. Il y est notamment rappelé que les documents achetés sur les crédits de l école ont vocation, à terme, à rejoindre les collections de la bibliothèque pour une mise à disposition à l ensemble des membres de l établissement. Après discussion d un certain nombre de points (féminisation du texte et précisions de détails), la charte documentaire est approuvée par les membres du conseil. Elle sera présentée au conseil scientifique de l établissement le 13 juin Règles de prêt spécifiques à certaines disciplines Depuis de nombreuses années, le système des malles d agrégation implique la mise en place de règles de prêt spécifiques à certaines disciplines : quelques semaines avant les oraux, certains fonds d agrégation sont exclus du prêt ou font l objet de restrictions de prêt. S y ajoutent des règles de prêt spécifiques, non seulement aux fonds, mais à l appartenance disciplinaire et au niveau des lecteurs. Par exemple, un agrégatif de telle ou telle discipline ne pourra pas emprunter un exemplaire du fonds agrégation d une autre discipline. Ce dispositif pose différents problèmes : - fonctionnement non automatisable et souvent laborieux ; - manque de lisibilité pour les lecteurs ; - absurdité de certaines situations où les enseignants-chercheurs ne peuvent emprunter les documents leur permettant de préparer les cours de leurs élèves La question est posée au conseil documentaire du maintien de ce type de pratiques. L objectif est de savoir comment satisfaire à la fois les besoins spécifiques des agrégatifs et conserver des collections à la disposition de tous les étudiants et enseignants-chercheurs de l école. Les membres du conseil documentaire demandent à la bibliothèque d éviter la mise en place de règles de prêt trop spécifiques, et en particulier les règles liées à l identité des lecteurs. Afin d éviter les tensions engendrées par le manque d exemplaires, il est établi que la bibliothèque consacrera un effort financier particulier à l achat d exemplaires des ouvrages les plus empruntés. Point sur le projet de learning center Paris Saclay Mme Michel, chef de projet documentation Paris Saclay, présente l état actuel et le calendrier du projet de learning center Paris-Saclay. À la suite d un travail mené sur le métrage linéaire des collections en 2013, le projet à deux bâtiments distincts (cœur accueillant le public et fournisseur accueillant les collections en magasins) 5

6 a été abandonné au profit d un projet à un bâtiment unique. La Fondation de Coopération Scientifique est actuellement en cours de recrutement d un programmiste, qui travaillera sur deux options possibles : - un projet à 39 millions (enveloppe initiale prévue dans l IDEX) ; - un projet à 60 millions, avec financement complémentaire demandé au titre du contrat de projet État-région (CPER). Le début des études de conception est programmé pour 2015, avec un lancement des travaux mi et une réception de l opération dans le courant de l année Le bâtiment learning center mutualisera les collections de l ENS Cachan, de Centrale-Supélec et d une partie de l université Paris Sud. Il devrait également recevoir en don les collections papier de l INRIA, collections qui serviraient de base à l obtention d un label national «collections d excellence». Le bâtiment a été conçu pour accueillir trois fonctions distinctes : - une fonction bibliothèque et documentation ; - une fonction de lieu d échange destiné à accueillir des projets collaboratif ; - une fonction de médiation scientifique articulée autour d un espace événementiel qui pourra être supprimé en fonction de l enveloppe financière finale. En parallèle du recrutement du programmiste, plusieurs groupes de travail documentation ont été mis en place : - un groupe de travail spécifique au bâtiment learning center lui-même ; - un groupe de travail documentation électronique, chargé de mener une étude scientifique, juridique et financière sur les coopérations possibles entre établissements concernant la documentation électronique ; - un groupe de travail chargé de réfléchir sur les outils du système d information documentaire ; - un groupe de travail chargé d émettre des propositions pour le futur contrat de site, notamment concernant la structuration institutionnelle du futur learning center. Projets en cours et à venir Projet de mise en place d un outil de découverte dans le cadre de l université Paris- Saclay Les outils de découverte (discovery tools) sont des outils conçus pour fournir un seul point d accès à toutes les ressources d une bibliothèque, indifféremment du support (livres papier ou électroniques, revues papier ou électroniques, articles signalés dans les bases de données). Les outils de découverte permettent d optimiser le signalement, et donc l usage, des ressources électroniques. Le projet de mise en place d un outil de découverte pour la bibliothèque de l ENS Cachan avait été présenté au conseil documentaire 2013, qui avait conclu à la nécessité d étudier s il était plus judicieux de mener ce projet au niveau Paris-Saclay ou au niveau de l ENS Cachan. Le projet ayant finalement été classé comme prioritaire au niveau de l université Paris-Saclay, l outil de découverte devrait être la première brique du futur système d information documentaire de l université Paris-Saclay. 6

7 Signalement rétrospectif des collections dans le Sudoc Dans un contexte où de plus en plus de projets documentaires sont coordonnés à l échelle nationale, il était crucial que l ENS Cachan procède au signalement rétrospectif de ses collections antérieures à 2004 dans le catalogue national universitaire (Sudoc). Le projet est en cours d achèvement, après recrutement d une catalogueuse en CDD de septembre 2013 à juillet Le coût total pour l ENS Cachan s est élevé à environ , complétés par une aide financière de l Agence Bibliographique de l Enseignement Supérieur (ABES ) à hauteur de Intégration des fonds du laboratoire CECOJI au sein de la bibliothèque Durkheim Deux chercheuses du laboratoire CECOJI (Centre d études sur la coopération juridique internationale), situé à Ivry-sur-Seine, sont affectées à l ISP à partir de Ces deux chercheuses arrivant sur le campus de Cachan avec leurs collections papier, il a été établi que la bibliothèque Durkheim intègrerait leur fonds de monographies papier, qui représente environ 40 mètres linéaires. Une convention de don devra être signée pour encadrer l intégration de ces collections au fonds de la bibliothèque Durkheim. Marché de livres Un marché de livres papier est sur le point d être lancé par le service des marchés. Renforcement de la communication sur le dépôt des publications en libre accès Il est prévu de renforcer la communication de la bibliothèque en direction des chercheurs et, en particulier, de les inciter à déposer leurs articles sur le serveur d archives ouvertes HAL, dont une interface spécifique est consacrée aux publications scientifiques de l ENS Cachan. À noter que, cette année, la bibliothèque a assuré le repérage des publications de l établissement pour l enquête annuelle de l OST (Observatoire des sciences et techniques). Ce repérage a mis en avant la persistance de pratiques de signatures inadaptées. La communication sur les archives ouvertes devra être doublée d une communication à ce sujet. 7