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1 partenaire en informatisation professionnelle présentation de Logiciel pour : Gestion électronique des documents Gestion du workflow Ambachtstraat Oudenaarde Tel: +32.(0)55/ Fax: +32.(0)55/ Gestion de connaissance Gestion des relations clientèle (CRM)

2 Table des matières 1. Profil de l entreprise...pag 2 2. Gestion électronique des documents...pag 3 3. Gestion du workflow...pag 4 4. Gestion de connaissance...pag 5 5. Gestion des relations clientèle (CRM)...pag 6 6. Les caractéristiques de DIAS 6.1 Archivage de documents...pag Moteurs de recherche...pag Gestion des versions...pag Surveillance de progression... pag Téléphonie... pag Gestion d adresses... pag Extension web... pag DIAS débranché... pag Sécurité des bases de données et des documents... pag Intégration avec 7.1 Microsoft Office... pag Microsoft Outlook / Lotus Notes... pag Logiciel ERP / application comptable... pag Système requis... pag 14 P. 1

3 1. Profil de l entreprise Depuis la fondation en 1987, nous nous concentrons sur le développement des applications d automation. Nous visons à développer des systèmes efficaces et faciles à utiliser, soutenant la gestion administrative et commerciale d une entreprise. Toutes nos applications sont conçues en envisageant les besoins des entreprises modernes. Nos solutions garantissent une amélioration remarquable de l efficacité; les processus deviennent plus contrôlables et transparents. En outre nos clients peuvent compter sur notre expertise dans l acquisition du matériel et des logiciels adaptés à leurs besoins. Suite à beaucoup d années d expérience, nous avons aujourd hui un savoir-faire et une expertise étendus. La philosophie de C&C se concentre sur ses clients. Nous nous rendons compte que notre succès est indissociable à la satisfaction de nos clients. Une première démarche en réalisant notre promesse, comprend la création d une solution facile à utiliser, flexible et fiable. Pour accomplir ceci, nous avons des partenariats avec des fournisseurs principaux comme Progrès, Kofax, IBM, HP, Fujitsu, Kodak et Canon. Nous visons 100% satisfaction clientèle Des années d expertise et de savoir-faire Service et support professionnel Applications de qualité supérieure focaliser le CLIENT Communication ouverte Partenariats avec fournisseurs Équipe professionnelle et motivée Tout ceci est possible grâce aux efforts de notre équipe d analistes et de programmeurs. Ils s assurent que nos applications répondent aux besoins spécifiques de tous nos clients. Nos employés sont encouragés dans leur créativité et ils bénéficient d une formation permanente. Ainsi nous anticipons vos espérances d aujourd hui et de demain. De nombreuse entreprises on déjà réalisé la réorientation avec succès. Découvrez la valeur supplémentaire de DIAS et améliorez la gestion de votre entreprise. Germain Coghe Chief Executive Officer P. 2

4 2. Gestion électronique des documents Combien de temps valable perdez-vous et votre personnel en recherchant des documents, alors qu on pourrait le faire en quelques secondes? Des études ont prouvé que dans les départements administratifs, le personnel perd en moyenne 500 heures par personne dans la recherche de documents. Les documents, papier et digitaux, peuvent être comparés au sang du corps humain. Ils alimentent le corps (l entreprise) avec l oxygène (l information) nécessaire pour fonctionner. Non seulement interne. Les documents sont également essentiels pour la communication avec les clients, les prospects, les fournisseurs et les partenaires. Le nombre d outils et de méthodes de communication a fortement augmenté. L introduction de fichiers digitaux a changé les méthodes de consultation et de gestion des documents de manière rigoureuse. L utilisation croissante de l Internet, de l , du fax, etc. semble avoir renforcé l importance des documents dans la gestion d une entreprise. Il y a peu de directeurs qui savent avec précision comment les documents sont gérés dans leurs entreprises et combien la gestion de ces documents coûte. Mais nous sommes certains que à cause de cette gestion inefficace, les entreprises gaspillent ou perdent beaucoup d argent à l heure actuelle. Dans le climat économique présent, la performance, la productivité, la fidélité du client et le contrôle des coûts sont décisifs pour rester concurrentiels. Avec notre solution DIAS votre entreprise peut gagner de l argent et du temps. documents office / ERP - fax - - téléphone PC / INTRANET documents papier S C A N N E R CD-ROM / DVD IMPRIMANTE / FAX INTERNET Le principe de notre système de gestion de documents électronique est très simple : les documents sont scannés (à moins qu ils ne soient disponibles digitalement) et l administrateur assigne certaines données d identification aux documents. Ensuite les employés peuvent récupérer les documents nécessaires en utilisant un des multiples modules de recherche. Les documents ne sont jamais introuvables et plusieures personnes peuvent utiliser un document simultanément. Les arguments pour tirer profit de la révolution digitale et ainsi échanger vos vieilles archives pour un système d archivage électronique, flexible et facile à utiliser sont infinis. P. 3

5 3. Gestion du workflow Apercevez-vous que certains documents importants, tels que des offres, circulent trop long temps au sein de votre entreprise? Souhaitez-vous envoyer un document à plusieurs personnes sans prendre des copies? Alors le module workflow de DIAS vous intéressera certainement. La gestion du flux vise à automatiser vos procédés de travail, complètement ou partiellement. Le module workflow vous permet d obtenir une connaissance plus profonde des procédés de travail de votre entreprise. Avec DIAS vous détectez facilement les points chauds dans vos processus, ce qui vous permet d apporter des ajustements dans un minimum de temps. Votre personnel ne perdra plus des heures recherchant des documents, ils pourront se concentrer sur le vrai travail pour lequel vous les avez embauché. Les documents peuvent être envoyés à un nombre de personnes aléatoire ou à un groupe de destinataires prédéfini. La diffusion automatique de documents lors de leur création est aussi possible. Le lecteur peut assigner un statut spécifique au document et / ou ajouter des commentaires. DIAS surveille les dates limites, tenant compte de l absence des personnes. Vous verrez clairement où le flux est interrompu. avec DIAS c est toujours clair CE QUI doit être fait QUI doit le faire et QUAND ça doit être fait P. 4

6 4. Gestion de connaissance If only we knew what we know... La connaissance est devenu un aspect crucial dans les organisations modernes. Les développements actuels comme l internationalisation croissante, le besoin d innovation et l environnement changeant, exigent un niveau de connaissance plus élevée des organisations. Si les entreprises veulent prévoir tous ces développements, l expertise disponible doit être unie d une façon claire et simple. Dans notre société actuelle la connaissance est extrêmement significative pour les entreprises; elle leur permet de préserver et même de renforcer leur capacité concurrentielle. La flexibilité est également un mot-clé aujourd hui. Pour cette raison il est important que l information nécessaire et correcte soit disponible ou puisse être trouvée facilement à chaque moment. La gestion de connaissance est pour une partie considérable un travail humain, parce que l information doit être interprété. Cependant, une bonne infrastructure IT reste indispensable pour optimiser les flux d information et les processus de communication. DIAS permet à tous vos employés de développer leur connaissance car toute l information enregistré est rendue disponible d une manière facile à utiliser. D ailleurs, avec une liaison Internet vous pouvez consulter des archives complètes et participer au flux, n importe où vous êtes. Vous avez également la possibilité de protéger des bases de données ou des documents importants, afin d empêcher certaines personnes de consulter ces données. Vous souhaitez tirer profit de toute la connaissance présente dans votre entreprise? Vous visez à créer une organisation transparente où les employés apprennent autant que possible de l un l autre? Vous rêvez d avoir les archives complètes à votre disposition partout. Fortifiez votre compétitivité en utilisent «gestion de connaissance» de DIAS. P. 5

7 5. Gestion des relations clientèle (CRM) Comment pouvez-vous développer un avantage concurrentiel dans un marché encombré? Innover est devenu très difficile car vos concurrents vous observent attentivement. Créer un produit vraiment supérieur est pratiquement exclu. En conséquence nous constatons que les entrepreneurs se concentrent sur l aspect «service». Chaque entreprise devient dans une certaine mesure active dans le secteur tertiaire: livrer et rassembler les marchandises, installer et entretenir ces marchandises, offrir du support, etc. Pour la plupart des entreprises, le chiffre d affaire dépend en grande partie de la clientèle existante. La satisfaction clientèle est difficile à obtenir, mais facile à perdre. De plus, le coût pour attirer un nouveau client est 6 à 7 fois plus élevé que pour le garder. Pour cette raison, il est de grande importance que vous connaissez vos clients. CRM et datamining sont des outils importants pour des activités on-line. Les données du client sont analysées plus profondément, ce qui vous permet d approcher le client d une façon plus personnelle et ainsi plus efficace. One-to-one marketing au sens le plus pur. Posséder des données fiables au sujet de vos clients est primordial afin d implémenter le logiciel CRM avec succès. Ça ne se lance pas à la légère, mais vous percevrez rapidement que ces données constituent une partie substantielle de votre capital. Vous maximaliserez vos revenus et la satisfaction de votre clientèle et en plus vous réduirez les coûts. «Connaissez vos clients» Chaque client représente une quantité énorme de données utiles et intéressantes par lesquelles vous pouvez les approcher personnellement. La gestion d adresse est q une des options de DIAS pour optimiser vos relations de clients. P. 6

8 6. Caractéristique de DIAS 6.1 Arhivage de documents Le courrier (les factures, les invitations, les ordres d achat, etc.) sont digitalisés avec un scanner professionnel ou un photocopieur (avec un transit de documents automatique). Ces modèles de scanner peuvent traiter plusieures pages en quelques secondes. La reconnaissance optique des caractères permet l enregistrement du contenu textuel d un document. Ces systèmes peuvent numériser les deux faces d un document en même temps, corriger les pages en cas de déformation du papier et enlever des taches noires. Ainsi vous obtenez une copie de haute qualité du document original en couleurs ou en noir et blanc. Les documents scannés sont envoyés vers une boîte aux lettres électronique où le dispatcher peut les trier, les lier et les envoyer. Pour préserver la copie originale du document, le fichier est sauvegardé en format TIFF. 1 Dans le premier écran vous êtes invité à assigner certaines caractéristiques au batch (= série des documents quel vous scannez). Dans les listes vous pouvez introduire des données spécifiques pour votre entreprise. 1 2 Ensuite vous obtenez une vue d ensemble des différentes pages dans le batch. 2 P. 7

9 3 3 Ensuite vous obtenez un aperçu en DIAS de tous les batches scannés, non-traités. 4 En double cliquant sur le batch vous ouvrez le document scanné. Vous avez la possibilité d apporter quelques modifications, comme par exemple tourner le document Avant d archiver le document définitivement, vous avez l occasion d accorder quelques données d identification au document. Vous pouvez choisir un des types de document prédéfinis (mais adaptables) et / ou ajouter des informations diverses. 6 Ensuite vous envoyez le document à plusieures personnes. Pour les documents beaucoup utilisés, par exemple des ordres d achat, ceci peut être un flux prédéfini. 6 P. 8

10 6.2 Moteurs de recherche Les documents archivés peuvent être recherchés très facilement avec des instructions de recherche combinées. Les critères divers peuvent être employés pour trouver le document dont vous avez besoin: nom de l entreprise contenu auteur sujet type de document date état etc. Avec DIAS vous trouverez toujours ce que vous recherchez d une façon 6.3 Gestion des versions La gestion des versions vous permet de créer et même archiver différentes versions d un document. Avec DIAS il est même possible de comparer les différentes versions. La gestion des versions est automatique ou manuelle. Quand vous devez changer un document régulièrement, on recommande d employer la «gestion des versions automatique». Le fichier original sera remplacé lorsque vous créez une nouvelle version. De cette façon la version la plus récente reste à votre disposition. Avec la gestion des versions manuelle vous préservez le fichier original et inchangé indéfiniment. On peut encore modifier le document, mais le nouveau document sera archivé comme révision. Vous n emploierez jamais un document dépassé avec la gestion des versions de DIAS. P. 9

11 6.4 Surveillance de progression Il est possible de définir une date limite, pour vérifier le suivi d un document en DIAS. L administrateur ou l expéditeur décide si une date limite est exigée pour un document. Les dates limites sont enregistrées par le système et peuvent être consultées par après. 6.5 Téléphonie La communication avec les clients, prospectus, fournisseurs, etc. se déroule par différentes voix. Une partie substantielle de cette communication se produit verbalement pendant des réunions ou des conversations téléphoniques. Si vous souhaitez avoir une archive 100% complète et ainsi éviter des informations contradictoires, la communication verbale doit être enregistrée. Lors d un appel téléphonique par une personne connue*, la fenêtre ci-dessous apparaît. Le numéro de téléphone et l adresse sont complétés automatiquement. Quand c est un contact inconnu, la personne peut être créée dans la même fenêtre. Un compteur commence automatiquement et enregistra la durée de l appel. Si vous souhaitez utilisez cette option, un connecteur TAPI est exigé. Contactez le fournisseur de votre système de téléphonie et découvrez si votre système est compatible avec TAPI. * connu par DIAS P. 10

12 6.6 Gestion d adresse Le module «gestion des relations clientèle» (CRM) vous permet de gérer les données de vos relations centralement, ce qui est essentiel pour une organisation moderne. Dans le carnet d adresses vous pouvez faire une subdivision adaptée aux besoins de votre entreprise. Par exemple : entreprise personne département collaborateur etc. Les possibilités de la gestion d adresse de DIAS sont très étendues. Vous pouvez grouper tous les documents concernant une certaine entreprise ou personne, observer le suivi des entretiens, etc. Il est possible d importer les données de vos applications actuelles dans le carnet d adresses de DIAS (logiciel comptable, carnet d adresses, ). Le principe fondamental de DIAS est simple : une adresse, un enregistrement. Quand une entreprise est par exemple client et fournisseur, l adresse n est enregistrée qu une fois. De cette façon vous évitez que des modifications de données doivent être faites dans plusieurs bases de données. P. 11

13 6.7 Extension web Supposez: vous êtes à l étranger mais vous souhaitez toujours avoir accès aux archives. Alors nous vous recommandons l application browser de DIAS. Avec un raccordement d Internet sécurisé vous pouvez: consulter les archives consulter le flux libérer des documents 6.8 DIAS débranché Avec DIAS Stand Alone et DIAS.PDA vous pouvez gérer les données indépendamment de la base de données centrale. Les gens qui sont fréquemment sur la route ou à l étranger peuvent utiliser les fonctionnalités de base de DIAS. Retourné au bureau, les données locales sont synchronisées avec la base de données centrale. Des changements dans la base de données centrale seront également transférés au media local. DIAS Stand alone portable Accés à: DIAS.PDA contacts planning rapports de visite systèmes mobiles Accès à: contacts planning 6.9 Sécurité des bases de données et des documents Les documents archivés dans DIAS sauvegardés dans des locations qui sont seulement connus par le système et qui sont uniquement disponibles à DIAS. En configurant DIAS vous pouvez déterminer les types de documents que les utilisateurs individuels peuvent consulter. Quand quelqu un demande un document, le système vérifie si la personne possède l autorité nécessaire. Si c est le cas, une copie locale est créée et montrée. P. 12

14 7. L intégration avec Microsoft Office Dans les applications Microsoft Office telles que Microsoft Word ou Microsoft Excel, une nouvelle barre d outils DIAS est créée. Avec la barre d outils vous pouvez archiver des documents immédiatement, insérer des données d adresse, insérer un d article. 7.2 Microsoft Outlook / Lotus Notes Avec la barre d outils dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes il est par exemple possible d attacher un document archivé dans votre message , rechercher des adresses, etc. Quand vous envoyez un , le système demande automatiquement si vous souhaitez archiver le message. Vous pouvez également choisir l option d archivage standard, où tous les s sont archivés automatiquement. Vous pouvez également assigner un flux au message pour le suivi nécessaire. Les s reçus peuvent être archivés complètement ou vous pouvez choisir d archiver seulement les pièces jointes. 7.3 Logiciel ERP / application comptable Votre logiciel ERP ou comptable peut être connecté à DIAS. Les factures, ordres d achats, etc. peuvent être archivés sans prendre des copies additionnelles. Les données qui sont produits en imprimant un document sont importées dans DIAS. Les données sont converties (par exemple en TIF ou PDF), ce qui vous permet de rechercher, voir et imprimer les documents dans les archives DIAS. Si vous employez d autres applications actuellement, notre équipe d annalistes et programmeurs étudiera si l intégration avec DIAS est possible. P. 13

15 8. Système requis Clients Windows client Web Client Browser Client / HTML Client PDA Client Stand-alone client Operating systems Servers Windows 2000 / Windows 2003 IBM-AIX HP-UX LINUX Clients Win 2K Win XP Mobile Devices: Pocket PC / Windows CE Applications Iris Navision HL7 - protocole Office 2K / Office XP / Office 2003 LISA ERP... P. 14

16 Partenaire fiable dans les processus d informatisation Computers and Communications Ambachtstraat 8 B Oudenaarde BELGIUM Tel: +32.(0)55/ Fax: +32.(0)55/

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