Hotline Hotline : alsace@rosilio.fr

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1 Contacts : ou parmac@ac-strasbourg.fr Philippe.antoine@region-alsace.eu Pascale.schlennstedt@region-alsace.eu Hotline jm.ruffin@corim.fr Hotline : alsace@rosilio.fr Manuel des procédures, marché maintenance 1 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/page de garde

2 Sommaire Page 3 : Organigramme général Page 4 : La demande d intervention Page 5 : Procédure «Intervention HotLine» - prise en compte de la Di, machine «éligible» - envoi de la Di au Ctx, machine «non éligible» - résolution du problème et compte rendu de l intervention - saisie du temps passé Page 9 : Procédure «Traitement de l intervention par Ctx» Page 10 : Procédure «Devis-intervention» - création d un devis à partir de l intervention - création des forfaits journaliers - validation des devis par CTX - planification des interventions - validation du devis hebdomadaire par Région Page 17 : Procédure «Facture» - Création du BL/facture - validation par Région Manuel des procédures, marché maintenance 2 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/sommaire

3 Manuel des procédures, marché maintenance 3 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/organigramme

4 GMAO-Procédure (Di) demande d intervention ou déclaration d incident Incident de fonctionnement DI L utilsateur rédige sa demande, explique sommairement le problème, indique ses coordonnées téléphoniques au besoin et envoi la Di Di envoyé à Ctx avec mail complémentaire Di envoyé à Hotline maintenance avec mail complémentaire Contact Destinataire Cette procédure est à utiliser si vous souhaitez contacter directement le réparateur agréé en vue réaliser un diagnostic et éventuellement le remède associé. Pour cela il faut adresser votre demande à la Hotline (destinataire ACSMAINT1 à 5) et préciser le mode de contact. Attention, seul les équipements éligibles au marché seront acceptés par la Hotline Le contrat ne s affiche que pour les équipements éligibles, ceci se fait automatiquement lors du choix de l équipement 2 Vers procédure «appel Hotline Rep 2» Cette procédure est la procédure classique, avec comme destinataire votre Ctx ou assistant(e). Dans ce cas c est lui qui contactera ultérieurement la HotLine pour diagnostique 1 Vers procédure «traitement de l intervention par Ctx Rep1» Manuel des procédures, marché maintenance 4 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/la Di-1/2

5 GMAO-Procédure Intervention Hotline Venant de «La Di Rep 2» 2 Réception Di La hotline lit le message et accuse réception Non La machine est-elle éligible? La hotline vérifie que l équipement est éligible Envoi de la Di au Ctx, avec remarques La hotline transfère la demande d Intervention au Ctx pour suite à donner Prise en compte Création de la fiche d intervention Un mail est envoyé automatiquement au Ctx pour information La hotline créée la fiche d intervention Envoyée 3 Appel Contact téléphonique (ou au travers de la Di) entre La hotline et l utilisateur et tente de résoudre le pb. Hotline rédige compte rendu et pointe le temps passé Vers procédure «traitement de l intervention par Ctx rep3» En cours Non Pb résolu? La hotline a résolu, ou non, le problème Transfert Intervention à Ctx La hotline transfère l Intervention au Ctx pour suite à donner et rajoute éventuellement un devis Cloture Intervention La hotline clos l Intervention Choix Ctx décide de continuer, ou non, avec Hotline et marché terminé Oui Cloture Intervention Ctx termine l intervention Classement intervention Ctx historise l intervention terminé Création Intervention Ctx Créé une nouvelle intervention liée à Di initiale historisé 4 A faire FIN 5 Vers procédure «traitement de l intervention par Ctx Manuel des procédures, marché maintenance 5 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/appel Hotline

6 DEMANDE D INTERVENTION Prise en compte de la DI dans le cas d une machine éligible : Sélectionner le statut «Prise en compte» puis enregistrer Une intervention a été créée sur la base de cette DI, elle est visible dans l onglet «Intervention» Renvoyer la DI au Chef de Travaux dans le cas d une machine non éligible Sélectionner le CTX destinataire. La liste présente le Chef de Travaux de chaque lycée. Puis enregistrer. Un mail d alerte est alors envoyé au Chef de Travaux. Manuel des procédures, marché maintenance 6 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/di-2/2

7 INTERVENTION Résolution et Compte rendu de l intervention Saisir les commentaires directement sur l intervention, puis enregistrer. L intervenant en charge reste ACSMAINT_. L enseignant ne reçoit pas de mail ou d alerte lui spécifiant que la hotline à compléter le compte rendu. Sur le principe, il est en échange avec la Hotline, sachant que celle-ci répond systématiquement sous 24 heures ouvrables. Manuel des procédures, marché maintenance 7 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/intervention 1/2

8 Saisie du temps passé Onglet pointage / nouveau /Saisir le temps passé. Attention : Si et seulement si l intervention est terminée, sélectionner le statut «Terminée» puis enregistrer. Sinon enregistrer uniquement Manuel des procédures, marché maintenance 8 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/intervention 2/2

9 Interne GMAO-Procédure traitement de l Intervention par Ctx 1 ou 3 Di envoyée par utilisateur ou Hotline, Rep 1 ou 3 Reception de la Di Ctx réceptionne la Di, apprécie la pertinence de la demande et fait une réponse au demandeur Refusé Prise en compte Envoi mail automatique au demandeur Venant de «Appel Hotline» 5 Création Intervention A faire Le système créé automatiquement l intervention Choix réparateur Le Ctx choisi l intervenant et attribue l intervention Attribué Envoi mail automatique à l attributaire Venant de «Appel Hotline» 4 Marché Appel Contact entre Hotline et Ctx en vue de faire un diagnostic téléphonique Autre réparateur Pointage et compte rendu La hotline rédige le compte rendu et pointe le temps passé, fait éventuellement des propositions. Procédure classique de réparation en interne, avec ou sans achat de pièces En cours Non Pb résolu? La hotline a résolu téléphoniquement, ou non, le problème Procédure classique, hors marché, d achat d une prestation Cloture Intervention La hotline clos l Intervention terminé 6 Allant vers «Devis» Classement intervention Ctx historise l intervention historisé FIN Manuel des procédures, marché maintenance 9 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/traitement Intervention Ctx

10 GMAO-Procédure Devis/Intervention Venant de «Traitement par Ctx» La fiche d intervention existe, et est attribuée à la Ste Rosilio 6 Rédaction du devis La HotLine rédige le devis dans l application Corim. Un automatique sera envoyé aux CTX pour avertissement Devis envoyé Retour HotLine Réception devis et appréciation Le CTX lit le devis et apprécie, coût/temps/pièces etc En cas de non réponse ou retard de la part du Ctx, l intervention sera reportée à(ux) la semaine(s) suivante(s). refusé validé HotLine collecte les devis La Hotline collectionne les devis acceptés par les Ctx de la semaine en cours (délai jeudi midi). Planification et devis global pour semaine N+ 1 Dans Corim : la Hotline planifie les interventions pour la semaine suivante et prépare le devis global prévisionnel. Envoi devis région Un mail externe à Corim sera envoyé à Mme Pascale Schlennstedt et M Philippe Antoine, le jeudi soir, avec en pièce jointe le devis extrait de Corim. Retour HotLine Lecture-acceptation Région valide devis et planning dans Corim. Ceux-ci sont visibles dans Corim. refusé Prise en compte Bon de commande Sur la base du devis établi par Hotline, la région rédige le bon de commande (hors Corim). Réalisation de «l intervention A» Réalisation de «l intervention B» L intervenant se présentera chez le Ctx avec le bon de travail (extrait de corim), pointage heure arrivée et départ et travail fait. Copie sera conservée par Ctx 7 Vers Facture Manuel des procédures, marché maintenance 10 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/devis 1/3

11 DEVIS Création d un DEVIS à partir d une intervention réservé au prestataire Dans une intervention (action liée à un équipement), seules des pièces ou (et) de la main d œuvre peuvent être imputées à celle-ci. Pour cela : Ouvrir l intervention, créer le devis dans l onglet Devis Puis, la demande d achat étant ouverte : Compléter les libellés et type d intervention (ACHAT SERVICE en l occurrence de la main œuvre ou ACHAT DE PIÈCES) Saisir le code article et la quantité : Le fournisseur, l unité et le prix ht s affiche automatiquement. Dans l onglet «Gestion» : Saisir le nom du Chef de Travaux auquel le demande doit être adressée Saisir le fournisseur (en principe IMOTIS devrait s afficher) Sélectionner le statut «envoyé» pour envoyer au Chef de Travaux, attendre avant d enregistrer d avoir complété l onglet «lycée demandeur» Onglet «Lycée Demandeur» Sélectionner le lycée demandeur Enregistrer (envoi d un mail d alerte au Chef de Travaux pour validation) Manuel des procédures, marché maintenance 11 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/devis 2/3

12 Création d un DEVIS pour une ou plusieurs journées d intervention Ce type de devis est imputé à l académie (région) et non pas à une intervention machine, pour cela : Dans le menu Achats/Devis Rosilio, créer une nouvelle ligne (clic droit, nouveau) Puis, la demande d achat étant ouverte : Compléter les libellé et type d intervention (ACHAT SERVICE en l occurrence «forfait journalier» ou «journée supplémentaire» Saisir la quantité, l unité et le prix ht s affiche automatiquement. réservé au prestataire Dans l onglet «Gestion» : Saisir le nom du Chef de Travaux auquel le demande doit être adressée. Il a été décidé que ces journées seraient adressées au Ctx pour lequel il y a le plus d interventions dans la semaine Saisir le fournisseur (en principe IMOTIS devrait s afficher) Sélectionner le statut «envoyé» pour envoyer au Chef de Travaux, attendre avant d enregistrer d avoir complété l onglet «lycée demandeur» Onglet Lycée Demandeur Sélectionner le lycée demandeur Onglet Intervention parc Affecter l intervention à l académie, soit l intervention 11720, intitulée «Forfait journalier Rosilio année 2011" Enregistrer (envoi d un mail d alerte au Chef de Travaux pour validation) DAET Manuel des procédures, marché maintenance 12 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/devis3/3

13 Validation devis par Ctx Dès lors qu un devis a été émis par la hotline, vous en êtes averti par un mail. Sélectionner le raccourci (dans page d accueil) «devis envoyé par hotline et en attente de validation» La liste des devis à valider étant ouverte, ouvrir les devis un par un et valider ou refuser puis enregistrer Manuel des procédures, marché maintenance 13 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/valid devis ctx

14 Planification des interventions Les devis ayant été envoyés et approuvés par ctx, il est nécessaire de planifier les différentes interventions pour la semaine à venir. Pour cela et pour chaque intervention il faut au préalable introduire dans l onglet planning la durée de l intervention, appelée «charge à planifier», cette durée doit évidemment être la même que la durée de l intervention (main d œuvre) proposée dans le devis. Remarque : il n y a pas dans Corim de relation directe entre durée annoncée pour une intervention (main d œuvre) dans un devis et la charge à planifier 1. Charge à planifier : Dans la fiche d intervention activer l Onglet «Planning» saisir la charge à planifier (temps prévu pour l intervention) puis enregistrer Répéter la même opération pour chaque intervention à planifier Manuel des procédures, marché maintenance 14 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/planification1/2

15 2. La planification de la semaine : Ouvrir la fonction planning, lien dans la fenêtre «Menu Rapide» de la page d accueil réservé au prestataire Ouvrir la fenêtre des interventions à planifier (celles ayant une charge précédemment saisie). Faire glisser l intervention sur la cellule du planning Ouverture de la fiche de planification, valider uniquement (ok) Enchaîner avec les autres interventions éventuellement. Manuel des procédures, marché maintenance 15 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/planification2/2

16 Validation d un DEVIS par Région Dans la page d accueil, cliquer sur le raccourci «Devis Rosilio validés par Ctx et à prendre en compte par Région Alsace» La liste des devis s affiche. Il est possible d imprimer ces devis; dans ce cas cocher «devis hebdomadaire rosilio», puis imprimer. Normalement vous devriez avoir reçu ce document envoyé par Rosilio par mail Visualiser les devis et les valider Ouvrir chaque devis, apprécier et «prendre en compte» ou «refuser» le devis. Enregistrer Manuel des procédures, marché maintenance 16 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/valid devis région

17 GMAO-Procédure Facture 7 Venant de «Facture» Compte rendu, pointage, Compte rendu, pointage, Dans l application, la Hotline saisi le compte rendu de(s) l intervenant(s), et pointe le temps passé. L intervention est terminée Terminé Terminé Facture Facture Création du BL/Facture pour intervention dans Corim Créé Créé Facture Planning mensuel Dans l application, mise à jour du planning mensuel en fonction des travaux effectifs et édition de la facture mensuelle. Une facture papier sera établi, selon les règles administratives et spécifications du marché, et envoyé à la Région. Sera joint à cette facture les originaux des bons de travaux signés par les Ctx Envoyé Procédure «litige» Lecture-acceptation Région accepte, ou non de la facture/planning/devis, validation dans Corim de la facture Non Validé Mise en payement Classement intervention Ctx historise l intervention historisé FIN Manuel des procédures, marché maintenance 17 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/facture 1/2

18 FACTURE SUR DEVIS 1- Création du BL/FACTURE Réservé au prestataire Ouvrir le devis à facturer Normalement ce devis doit être au statut «prise en compte», ceci étant la validation de la Région Le devis étant ouvert, cliquer sur le bouton «Créer un bon de livraison.» 2- Saisie de la facture Si la facture est conforme au devis, alors : Saisir le n de facture Enregistrer Attention le statut doit rester à «créer» S il y a des modifications entre devis et facture, alors : Saisir le n de facture Ouvrir la ligne de livraison et procéder aux modifications Enregistrer Attention statut doit rester à «créer» Remarque : La validation du document interdit toute modification ou suppression de celui-ci. Pour annuler la dépense il faut saisir un BL retour sur la même intervention Manuel des procédures, marché maintenance 18 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/facture 2/2

19 Validation d une Facture par Région Dans la page d accueil, cliquer sur le raccourci : 1- les factures Rosilio à «valider» La liste des factures s affiche. Normalement vous devriez avoir reçu une facture «papier» et les originaux des bons de travaux signés par les Ctx, l ensemble ayant été envoyé par Rosilio. Si tout semble correct, il ne reste plus qu à valider et enregistrer chaque facture Manuel des procédures, marché maintenance 19 Gmao-Manuel utilisateur-v2010-v5/valid facture région