Tableau de bord : un outil d'anticipation fondamental. Animé par : Christophe LE MEUT Expert-Comptable

Transcription

1 Tableau de bord : un outil d'anticipation fondamental Animé par : Christophe LE MEUT Expert-Comptable

2 Les objectifs de l atelier Comprendre l intérêt d un tableau de bord dans une entreprise Savoir construire UN tableau de bord adapté à VOTRE entreprise Reconnaître les «bonnes informations» d un tableau de bord Analyser les informations données par le tableau de bord et en déduire les mesures correctrices à prendre rapidement

3 Un Constat et une Question Constat Le tableau de bord est un outil stratégique essentiel dans l entreprise Question Comment se construit et s analyse un tableau de bord?

4 Sommaire 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

5 Un pré-requis : la vision stratégique et sa traduction budgétaire Un outil de suivi : le tableau de bord

6 La démarche stratégique «Il n'y a pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va» (Sénèque) ANTICIPER PILOTER CORRIGER

7 L OUTIL POUR ASSURER LE SUIVI ET ANTICIPER : LE TABLEAU DE BORD Vérifier si les réalisations sont conformes aux prévisions Suivre l évolution des indicateurs clés Anticiper l évolution du résultat Anticiper l évolution de la trésorerie S assurer que le seuil de rentabilité ou de faisabilité financière est atteint

8 Qu est ce qu un tableau de bord? Le tableau de bord est un ensemble d indicateurs permettant de répondre notamment aux questions suivantes : 1) Mon activité est-elle suffisamment rentable? 2) Puis-je maintenir, augmenter ma rémunération? 3) Est-ce que je risque d être en difficulté? => Aide à définir les décisions prioritaires

9 1) Mon activité est-elle suffisamment rentable? - Savoir où l on en est - Est-ce bon ou mauvais? - Quels sont les points en amélioration? - Quels sont les points marquant une dégradation? NE PAS ATTENDRE LA SORTIE DU BILAN POUR CONNAÎTRE SES PERFORMANCES!

10 2) Puis-je maintenir, augmenter ma rémunération? - La rentabilité risque-t-elle d en souffrir? - La trésorerie est-elle suffisante? 3) Est-ce que je risque d être en difficulté? - Savoir le plus tôt possible si l entreprise est en danger Prendre des mesures RAPIDEMENT

11 Les fonctions d un tableau de bord Mesure de la performance Alerte Anticipation Vision cohérente Référence de l équipe Communication

12 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

13 Constat Le tableau de bord est un outil de pilotage stratégique propre à chaque entreprise: il n y a pas de tableau de bord «type». Le tableau de bord d un avion n est pas le même que celui d une voiture.

14 Notion d indicateurs de gestion L indicateur est l outil de mesure. Il doit répondre aux exigences suivantes : - Etre pertinent: il ne s agit pas de tout suivre mais de suivre les bonnes informations - Simplicité et clarté : attention aux ratios compliqués, difficiles à appréhender par tous Ex : Indicateur «Trésorerie à 3 mois» Plutôt que «Trésorerie en jours d achats TTC»

15 Souvent plus parlants Ne nécessitent pas d utiliser des données comptables Attention, tous les indicateurs ne sont pas comptables! Il faut également intégrer des indicateurs opérationnels Ex 1: Entreprise de transport - nombre de kilomètres parcourus - prix moyen du kilomètre facturé Ex 2: Entreprise de maçonnerie - taux de remplissage du carnet de commande - nombre de devis réalisés - nombre de retours de devis signés

16 Qu est-ce qu un bon indicateur? Un indicateur doit être Simple Un indicateur doit être Validé et Pertinent Un indicateur doit être Fiable Un indicateur doit être Sensible et Spécifique Les résultats observés doivent être restitués de façon claire

17 Quelques conseils : le choix des indicateurs Calculs simples Interprétations compréhensibles Interprétations sans équivoque Critères adaptés aux activités Critères adaptés aux circonstances Présentation en Tableaux ou en Graphiques

18 Seuil de rentabilité Les indicateurs de gestion Conseils : Etre capable de connaître la situation au jour le jour de son entreprise. Gérer l argent qui est dehors/l argent qui doit sortir Anticiper

19 Quelques exemples : Données spécifiques pour certaines professions Profession Unité de référence Chiffre d affaires Ratios spécifiques Coiffeurs Nombre de Ventes Ticket moyen coupes Coupes Taux de fidélité Prêt à porter CA Suivi du CA Ticket moyen Nbre de visites par marque Soldes sur CA Nbre de ticket et famille Démarque Garages Nbre de ventes Voitures neuves occasion Prix moyen voiture Nbre de clients Prestation moyenne Prix horaire Pièces et Main d oeuvre Supérette CA Suivi par Ticket moyen Nbre de visites rayons et Démarque Nbre de clients par produits

20 Quelques exemples : Données spécifiques pour certaines professions Profession Unité de référence Chiffre d affaires Ratios spécifiques Café Nombre de Bar Brasserie Ticket moyen Brasserie couverts Jeux journaux Gratuits Hôtel Nombre Hôtel Consommation Taux de Petits déjeuners d occupation nuitées Téléphone Golf Nombre Cotisations Résultat de Enseignement par activité membres Location, Boutique Golf Bar Boutique Boulangerie Quantité Boulangerie Ticket Pâtisserie de Pâtisserie moyen Farine Préparation Revente

21 Quelques exemples : Tableau de bord d un hôtel-restaurant Janvier Février Mars Avril HEBERGEMENT Capacité - Nombre de Chambres Nombre de Jours d'ouverture Nombre Total de Chambres Disponibles Taux d'occupation 51,0% 50,0% 53,2% 54,0% Nombre de Chambres Vendues Nombre de Clients Prix Moyen Réel Chambre 62,0 65,7 61,8 63,6 CA TTC HEBERGEMENT REVPAR 31,6 32,9 32,9 34,3 PETIT-DEJEUNER Nombre de PDJ Taux de Captage du Petit-déjeuner 91,6% 94,4% 92,9% 92,1% Prix Moyen Réel Petit-déjeuner 8,38 8,82 8,72 8,91 CA TTC PETIT-DEJEUNER RESTAURATION Nombre de couverts total Prix Moyen Couvert avec Boisson 24,9 24,4 25,7 25,9 CA TTC RESTAURATION TOTAL CA TOTAL TTC CA TOTAL HT

22 Notion d indicateurs de gestion Le tableau de bord doit : - S adapter aux objectifs de l entreprise - S adapter à ses contraintes - Et être évolutif IL N Y A PAS DE TABLEAU DE BORD TYPE

23 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

24 Selon vous, à quelle conclusion vous amène cette information : «L entreprise a réalisé HT de chiffre d affaires en mai 2014 et sa marge brute est de 32 %» Quel éléments devraient être ajoutés pour que cette information soit pertinente? CAHT et 32 % taux de marge en mai CAHT et 33 % taux de marge en N-1 (mai 2013) CAHT et 33 % de taux de marge d objectif

25 Comment se construit un tableau de bord? Etapes de la construction d un tableau de bord : 1) Choix de l outil 2) Déterminer la périodicité du tableau de bord 3) Elaborer un budget prévisionnel 4) Intégrer les données comptables / commerciales réalisées

26 Etape 1 : Choix de la base de donnée Importance de la base informatique utilisée : - L informatique bureautique : EXCEL - Outils informatiques spécifiques : Logiciel de gestion de gestion commerciale Logiciel de gestion prévisionnelle Exemples de logiciels couramment utilisés : - SAGE GESCAP BUDGET SUIVI 7 - RCA TABLEAU DE BORD FLASH

27 - Hebdomadaire - Mensuelle - Trimestrielle - Semestrielle Etape 2 : Déterminer la périodicité La périodicité choisie dépend de chaque entreprise en fonction de : - Son activité (saisonnière?, croissance?...) - Du temps disponible pour faire cette remontée d information et l analyser Un tableau de bord non exploité => Perte de temps Un tableau de bord doit être mis à jour : - Régulièrement Les plus fréquentes - Rapidement (dans les premiers jours du mois suivant au plus tard)

28 Etape 3 : Elaborer un budget prévisionnel - Nécessite de définir des objectifs en début d année = démarche du prévisionnel : à mettre à jour tous les ans - Il permet de valider les objectifs fixés Ex : l entreprise a-t-elle les moyens de viser une croissance de 20 % - D anticiper à moyen terme les éventuelles difficultés Ex : l entreprise aura-t-elle les moyens d honorer les remboursements d emprunts prévus?

29 Etape 3 : Elaborer un budget prévisionnel Les comptes prévisionnels devront répondre à différentes questions : Le projet est-t-il rentable? Le compte de résultat prévisionnel Quel niveau de chiffre d affaires permet de faire face aux charges nécessaires à l activité? Le seuil de rentabilité Les ressources disponibles permettent-elles de couvrir les besoins générés par l activité? Le plan de financement Les recettes encaissées mois par mois permettent-elles de faire face aux dépenses décaissées? Le plan de trésorerie

30 Etape 4 : Intégrer les données réalisées

31 Etape 4 : Intégrer les données réalisées

32 Etape 4 : Intégrer les données réalisées

33 Etape 4 : Intégrer les données réalisées

34 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

35 L analyse des écarts Le tableau de bord met en relief les écarts entre les prévisions et le niveau réel d activité => il faut procéder au diagnostic des écarts Quelles en sont les raisons? Objectifs trop élevés, Conjoncture Problèmes internes

36 L analyse des écarts : exemple de mise en avant des écarts Mois :... Indicateurs économiques Prévu Réel CA par client CA par famille de produits Marge commerciale Frais commerciaux Frais de déplacements Achats marchandises Niveau de stock marchandises Niveau de stock produits finis Coût de transport Indicateurs physiques Prévu Réel Délais de livraison Satisfaction client... Ecart (Réel-Prévu) Ecart (Réel-Prévu) Action correctrice Action correctrice

37 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

38 Les actions correctrices Une fois les indicateurs de gestions connus, les écarts par rapport aux prévisions connus, il faut mettre en œuvre les actions correctrices Après avoir compris les raisons des écarts : - effort commercial insuffisant, - arrivée d un nouveau concurrent - augmentation de tarif d un prestataire

39 Les actions correctrices Mettre en œuvre les actions correctrices - lancement d une action de communication - diminuer les stocks - restructurer le BFR - augmenter les tarifs - changer le mode de transport - réorganiser la production - ajuster son effectif à la conjoncture

40 Sommaire 1. Qu est ce qu un tableau de bord? 2. Choix des indicateurs de gestion 3. La mise en œuvre du tableau de bord 4. L analyse du tableau de bord 5. Les actions correctrices à mettre en place 6. Synthèse

41 SYNTHESE Le tableau de bord doit être un outil adapté aux besoins de l entreprise : Définir les points essentiels à suivre régulièrement (indicateurs de gestion) Construire le tableau de bord de SON entreprise Choix de l outil informatique Choix de la périodicité Etablissement du budget prévisionnel Le mettre à jour régulièrement et rapidement L analyser à chaque période en comparant par rapport au budget ou par rapport à la période N-1 Mettre en place des actions dans l entreprise pour corriger les écarts

42 CONSEILS A chaque entreprise son poste de pilotage Préférer un schéma simple et compréhensible à un outil complexe et illisible Utiliser des données faciles à trouver Privilégier l information rapide à l information parfaite Prendre le temps de l analyse et de la réflexion Faire évoluer les indicateurs et leurs paramètres. Attention cependant aux modifications trop fréquentes de ces indicateurs Le tableau de bord «type» n existe pas! Un tableau de bord doit être évolutif!

43 Qu avez-vous pensé de cette animation? Donnez-lui une note sur le site mobile des JRCE!