Chers membres et amis de la European Choral Association - Europa Cantat,

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1 A l attention des membres de la European Choral Association Europa Cantat Et à toutes les personnes intéressées par le sujet «Partager les bienfaits du chant» Bonn, 15/07/2015 Invitation à Helsinki, Finlande pour la Conférence «Partager les bienfaits du chant», 13 15/11/2015 Et à l Assemblée Générale d ECA-EC le 14/11/2015 Et à la Journée des membres ECA-EC le 13/11/2015 Chers membres et amis de la European Choral Association - Europa Cantat, Nous avons le plaisir de vous inviter cette année à la Conférence «Partager les bienfaits du chant», à la réunion des membres et à l Assemblée Générale de l European Choral Association Europa Cantat à Helsinki, du 13 au 15 novembre 2015, accueillis par notre organisation membre finlandaise Sulasol. La conférence «Partager les bienfaits du chant» s ouvrira le vendredi 13 novembre en fin d après-midi et se poursuivra le samedi après-midi. Elle est ouverte à tous et portera en particulier sur les aspects sociaux, sur la santé et sur le chant avec les personnes atteintes de la maladie d Alzheimer, ainsi que sur l inclusion sociale (comment améliorer l intégration dans les manifestations chorales). La conférence comprendra la présentation de différents projets sur affiches («poster presentations), des sessions plénières, des ateliers parallèles et des groupes de discussion ouverts à tous les participants. Les participants à la conférence seront invités à prendre leurs repas avec les membres d ECA-EC le vendredi soir et le samedi, et à assister à un concert le samedi soir. Les membres d ECA-EC sont invités à la nouvelle «Journée d Engagement des Membres» qui aura lieu le vendredi 13 novembre dans la matinée et en début d après-midi. Cette matinée du vendredi offrira aux membres la possibilité de parler de l association, de ses activités et de sa communication, d apporter de nouvelles idées et de développer des nouveaux modèles ensemble, en dehors du cadre de l Assemblée Générale. L après-midi apportera aux membres l opportunité de présenter leurs propres projets. Les membres qui souhaiteraient participer à cette journée doivent prévoir d arriver le jeudi 12 novembre au soir et devront payer un supplément de frais de participation correspondant à ce jour supplémentaire.

2 Page 2 L Assemblé Générale de cette année aura lieu dans la matinée du samedi 14 novembre et nous permettra d évaluer le travail accompli par le Comité Directeur durant les trois années passées, ainsi que de revenir sur le Festival EUROPA CANTAT à Pécs. Nous élirons les membres du Comité Directeur pour les trois années à venir. Nous nous réjouissons de recevoir les candidatures pour les 13 sièges du Comité Directeur avant le 30 septembre 2015 (détails en page 3). Deux membres de l actuel Comité Directeur ont terminé leur troisième mandat et ne pourront donc pas se représenter : il s agit de Séverine Delforge (Belgique) et de Guido Helbling (Suisse). Tous les autres membres peuvent continuer pour un ou deux mandats, mais tous devront soumettre une candidature officielle, tout comme les nouveaux candidats au Comité Directeur. De plus, l Assemblée Générale élira deux auditeurs aux comptes, et le Comité Directeur nouvellement élu formera une nouvelle Commission Musicale à l issue de l Assemblée Générale. Les propositions et candidatures pour ces postes sont également les bienvenues! Les personnes souhaitant assister à la Conférence et/ou à l Assemblée Générale à Helsinki devront remplir le formulaire d inscription avant le 30 septembre 2015 en ligne via notre site Internet (dans la section «accès membres») ou directement sous le lien suivant : Le programme plus détaillé, un plan situant l hôtel et d autres informations importantes, ainsi que les documents pour l Assemblée Générale seront envoyés plus tard aux délégués inscrits. Notez bien que l anglais sera la principale langue de travail de l assemblée Générale. Une traduction individuelle ou par petits groupes en allemand ou en français pourra être fournie en cas de besoin. Nous nous réjouissons d accueillir de nombreux membres et invités à Helsinki! Gábor Móczár Président de la European Choral Association - Europa Cantat Pièces jointes: 1. Programme du week-end p Frais de participation p Agenda de l Assemblée Générale p Elections 2015 explications générales p Informations détaillées à l attention des candidats p. 6

3 Conférence «Partager les bienfaits du chant» Journée des Membres et Assemblée Générale d ECA-EC Helsinki, 12 15/11/ Jeudi 12 novembre 2015 Arrivée des membres intéressés par la «Journée d Engagement des Membres» - Vendredi 13 novembre 2015 Journée des Membres - Matin: Comment l engagement de ses membres peut aider à former l avenir de notre association - Début d après-midi : Présentation de projets par les membres (ouvert aux non-membres) Arrivée des participants à la Conférence et des membres n ayant pas participé à la Journée d Engagement Facultatif: Propositions touristiques / visite guidée (à confirmer) Ouverture de la Conférence «Partager les bienfaits du chant» 1ère partie Dîner-concert et discussions informelles - Samedi 14 novembre h 12 h 30: Assemblée Générale d ECA-EC (réservée aux membres) En parallèle : «Présentation d ECA-EC et des structures chorales internationales» (pour les non-membres) Déjeuner Comptage des votes pendant la pause-déjeuner, annonce des résultats juste après. 14 h 17 h: Conférence «Partager les bienfaits du chant» 2ème partie Courte réunion plénière, suivie de différents ateliers et groupes de discussions ayant lieu en parallèle. Courte réunion du nouveau Comité Directeur dans l après-midi afin d élire le Comité Exécutif. 17 h : Apéritif et présentation du nouveau Comité Exécutif 18 h 20 h : Concert dans la salle de concert du Musiikkitalo par le Dominante choir sous la direction de Seppo Murto 20 h 30 ou 21 h: Dîner - Dimanche 15 novembre h 11 h: Courte réunion du nouveau Comité Directeur Le programme exact des ateliers et le nom des intervenants seront publiés sur le site ou Le samedi, il vous sera possible d exposer du matériel d information sur vos associations et projets sur des tables dans la pièce principale de l Assemblée Générale.

4 Page 4 Frais de participation par participant pour les membres Arrivée le jeudi (participation à la Journée d Engagement des Membres), départ le dimanche Comprend 3 nuits à l hôtel, les petits-déjeuners, déjeuners et dîners les 13 et 14 novembre, la participation à la conférence et l entrée aux concerts. En chambre individuelle: Pays du groupe 1: 390,- /personne Pays du groupe 2: 330,- /personne - Pays du groupe 3: 280,- /personne En chambre double: Pays du groupe 1: 275,- /personne Pays du groupe 2: 225,- /personne - Pays du groupe 3: 185,- /personne Arrivée le vendredi, départ le dimanche Comprend 2 nuits à l hôtel, les petits-déjeuners, les dîners les 13 et 14 novembre, le déjeuner le 14 novembre, la participation à la conférence et l entrée aux concerts. En chambre individuelle: Pays du groupe 1: 265,- /personne Pays du groupe 1: 205,- / personne - Pays du groupe 3: 155,- /personne En chambre double: Pays du groupe 1: 185,- / personne Pays du groupe 2: 135- / personne - Pays du groupe 3: 95,- /personne Agenda de l Assemblée Générale 2015, Samedi 13/11/2015, 9 h 13 h 0. Ouverture 1. Adoption de l agenda 2. Procès-verbal de l Assemblée Générale Rapport du Président 4. Rapport d activités, comprenant le Festival EUROPA CANTAT XIX à Pécs en évaluation 5. Rapport du trésorier : Finances , Budget préliminaire pour Décharge du Comité Directeur 7. Nouvelles cotisations à partir de Bienvenue aux nouveaux membres 9. Les Amis de la Musique Chorale en Europe 10. Un coup d œil sur l avenir: les activités , y compris ECjunior 2017 et le Festival EUROPA CANTAT 2018 ainsi que les Choralies et d autres projets en coopération avec ECA-EC, et d autres projets européens en coopération. 12. Présentation par la Commission Jeunes 13. Invitation à l Assemblée Générale 2016 à Kerkrade, aux Pays-Bas (10 13/11/2016) 14. Divers 15. Élections 15.1 Présentation du système d élection du Comité Directeur 15.2 Présentation des candidats 15.3 Élections des membres du Comité Directeur 15.4 Élections de deux auditeurs aux comptes 15.5 (après le déjeuner) : Présentation des résultats 15.6 (avant le dîner) : Présentation du nouveau Comité Exécutif Agenda susceptible d être modifié

5 European Choral Association Europa Cantat Elections 2015 Explications générales Candidats: tout membre de la European Choral Association - Europa Cantat (membre individuel, représentant d une chorale ou d une organisation membre) peut poser sa candidature au poste de membre du Comité Directeur, ou être proposé par un tiers. Les candidats sont élus pour un mandat de 3 ans (novembre automne 2018), renouvelable à deux reprises (durée maximum au Comité Directeur = 9 ans). Toutes les candidatures (y compris celles des actuels membres du Comité Directeur) devront être envoyées par écrit au Secrétariat Général le plus tôt possible, au plus tard le 30 septembre La candidature devra présenter les motivations du candidat (en précisant un possible domaine de travail sur lequel le candidat souhaiterait travailler en particulier durant son mandat), inclure la biographie, une photo et les réponses du candidat aux questions présentées en page 6. Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées, car nos membres doivent avoir la possibilité d examiner les candidatures à l avance. Une fois élu, les frais de déplacement engagés par le candidat pour assister aux réunions, ainsi que le repas et le logement durant celles-ci seront couverts par ECA-EC si le budget le permet ; néanmoins, des difficultés financières ne doivent empêcher personne de poser sa candidature! Les candidats au Comité Directeur doivent être prêts à assister à au moins deux ou trois réunions par an, d une durée de 4 jours chacune (jour de départ et jour d arrivée inclus). L une de ces réunions est rattachée à l Assemblée Générale. Ils doivent être disposés à travailler entre ces réunions par courrier électronique, Skype ou autres modes de communication électronique, et parfois à représenter ECA-EC lors de manifestations. La langue de travail du Comité est l anglais. L attention des candidats au Comité Directeur (et à la Commission musicale) d ECA-EC est attirée sur le fait que pendant leur mandat, ils ne seront pas autorisés à diriger lors d «Activités d ECA-EC» dont le programme est en tout ou partie fixé par la Commission Musicale. Ceci concerne en particulier le festival EUROPA CANTAT et l Académie Européenne des Jeunes Chefs de Chœur (la direction d ateliers lors d «Activités en partenariat avec ECA-EC» est toutefois possible). De plus, ils ne pourront pas être rémunérés pour un travail effectué pour ou dans le cadre de ces activités (toute exception à cette règle devra avoir été approuvée par le Comité Exécutif). Les candidats doivent prévoir de rester à Helsinki jusqu à l après-midi du dimanche 15 novembre, car le nouveau Comité Directeur tiendra sa première réunion le dimanche de 9 h à 11 h. Celle-ci sera suivie d une rencontre avec les représentants des associations chorales des pays nordiques. De plus, l Assemblée Générale élira deux auditeurs aux comptes parmi ses membres ou parmi d autres personnes compétentes (cf. Art. VIII des statuts) -- les candidatures à ce poste pourront être présentées à l avance ou directement à Helsinki. Enfin, le nouveau Comité Directeur désignera les membres de la nouvelle Commission Musicale. Les membres sont invités à envoyer leurs propositions jusqu au 30 septembre Les membres de la Commission Musicale devront en général assister à 2 réunions par an. Ces réunions de 2-3 jours ont généralement lieu dans le pays d accueil du prochain festival. La Commission Musicale préparera le programme du prochaine Festival EUROPA CANTAT et travaillera sur les aspects artistiques des autres activités d ECA-EC. Procurations: les chorales membres dans l impossibilité d être représentées peuvent donner procuration à une autre chorale membre. Les procurations doivent être envoyées par écrit au Secrétariat Général avant l Assemblée Générale. Les organisations membres et les membres individuels ne peuvent ni donner procuration, ni en recevoir. Cotisation: les membres qui souhaiteraient être candidats au Comité Directeur et les membres souhaitant voter à l Assemblée Générale doivent avoir réglé leur cotisation 2015 (ainsi que celles des années précédentes) avant le 30 septembre 2015! Les membres qui n auront pas réglé leur cotisation à temps seront autorisés à assister à l Assemblée Générale et à s y exprimer, mais ne pourront pas voter.

6 Page 6 European Choral Association Europa Cantat Elections 2015 Informations détaillées à l attention des candidats Questions aux candidats (ci-jointes) En Novembre 2015, l Assemblée Générale à Helsinki (Finlande) élira un nouveau Comité Directeur pour la période Toutes les places du Comité sont ouvertes aux candidatures. 11 actuels membres du Comité Directeur ont la possibilité d être de nouveau candidat pour un 2 ème ou un 3 ème mandat, même si tous ne se représenteront pas. Qu attend-on d un membre du Comité Directeur? Les candidats au Comité Directeur doivent être prêts à assister à au moins deux ou trois réunions par an, d une durée de 4 jours chacune (en comptant le jour de départ et le jour d arrivée). L une de ces réunions est rattachée à l Assemblée Générale. Ils doivent être disposés à travailler entre ces réunions par courrier électronique, conférences Skype ou grâce à d autres modes de communication électronique, et parfois à représenter ECA-EC lors d autres manifestations. La langue de travail du Comité Directeur est l anglais. On attend des membres du Comité Directeur qu ils contribuent par leur expertise ou leur expérience à un ou plusieurs aspects de notre travail : stratégie, communication, finances, aspects musicaux, relations internationales, fusions, aspects portant sur la jeunesse. Ce travail peut être effectué en groupes de travail, qui peuvent se rencontrer lors d une manifestation ou travailler ensemble par , etc. Même en possédant une connaissance spécifique d une certaine zone géographique, de pays ou d une culture en particuliers, les membres du Comité Directeur doivent travailler dans l intérêt de l organisation en entier, de ses bureaux et de ses activités. (Prenez également connaissance des informations indiquées en page 5!) Comité Exécutif: Après l élection, les candidats élus (i.e. les 13 candidats ayant recueilli le plus de voix) se réuniront. Ensemble, ils discuteront et voteront à bulletin secret pour élire le Président, le Vice-Président en charge de la Commission Musicale, le ou les autres Vice-Président(s) et le Trésorier. Ces quatre ou cinq personnes formeront le Comité Exécutif, dont la tâche est de préparer et de superviser le travail quotidien du Comité Directeur en relation étroite avec le Secrétariat Général. Quelle est la procédure? Toutes les candidatures (y compris celles des actuels membres du Comité Directeur) devront être envoyées par écrit au Secrétariat Général le plus tôt possible, au plus tard le 30 septembre 2015 avec les informations et le matériel suivant, pour que ces informations puissent être publiées avant l Assemblée Générale et nos membres doivent avoir la possibilité d examiner les candidatures à l avance. Les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées - Une courte lettre de motivation du candidat (y compris le possible domaine de travail) - Une biographie personnelle, une photo - Les réponses du candidat aux questions posées ci-après - Le cas échéant : les lettres de recommandation des organisations membres qui soutiennent/proposent la candidature Les candidats auront une minute pour se présenter devant l Assemblée Générale. Le résultat des élections sera annoncé samedi après-midi. La procédure de vote de notre association est inclue dans nos statuts, que vous pouvez lire ou télécharger sur notre site à l adresse Un ou deux membres supplémentaires peuvent être cooptés par le Comité Directeur nouvellement élu, si celui-ci jugeait une région, un groupe d âge ou une compétence particulière trop peu représentée. Questions auxquelles doivent répondre les candidats au Comité Directeur 1. Pourquoi souhaitez-vous devenir membre du Comité Directeur de la European Choral Association - Europa Cantat? Qu est-ce qui ferait de vous un bon membre du Comité Directeur? 2. Comment pouvez-vous contribuer au développement de notre fédération et sur quel(s) point(s) souhaiteriezvous vous concentrer pendant votre mandat? 3. Quelle est votre vision de la European Choral Association - Europa Cantat et de ses activités? Information pratique: Les candidats au Comité Directeur doivent prévoir de rester à Helsinki jusqu à l après-midi du dimanche 15 novembre, car le nouveau Comité Directeur tiendra sa première réunion le dimanche de 9 h à 11 h. Celle-ci sera suivie d une réunion avec les représentants des associations chorales des pays nordiques.

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