Les métiers de l'assistanat et du secrétariat

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1 Les métiers de l'assistanat et du secrétariat Elle était considérée en voie de disparition, mais elle est plus présente que jamais! La secrétaire, supplantée par l ordinateur, bénéficie aujourd'hui d'un environnement en pleine expansion. Le secrétariat occupe à l'heure actuelle près d'un million de personnes, essentiellement des femmes. On trouve des secrétaires dans tous les secteurs : services, industrie, fonction publique, grandes ou petites entreprises. L avènement de la bureautique, puis l arrivée des nouvelles technologies de l information et de la communication ont conféré à la secrétaire un nouveau statut au sein de l entreprise : elle a gagné en responsabilités. Le rôle de la secrétaire est désormais celui de l interface indispensable au sein d un monde professionnel mouvant et éclaté. Aux traditionnelles tâches administratives et de frappe, que l'ordinateur a permis de gérer avec plus de souplesse et de rapidité, se sont ajoutées des fonctions plus élevées : elle est garante de la bonne diffusion de l information. Plus proches de leurs supérieurs hiérarchiques, les secrétaires sont de plus en plus devenues leurs assistantes. Elles peuvent être polyvalentes ou spécialisées et leurs fonctions varient selon la taille, l'organisation et le type d'entreprise. On les appelle secrétaires, assistantes de fonction, lorsqu'elles sont rattachées à un service spécialisé : direction juridique, direction du personnel Ainsi, en plus du travail de secrétariat classique, leurs compétences peuvent s'étendre à un domaine spécifique. On trouve également des secrétaires spécialisées (juridique, médico-sociale, assistante RH ) qui ont suivi une formation particulière dans le but de travailler dans des entreprises ou à des postes bien spécifiques ainsi que des office-managers. D'une façon générale, les principales fonctions des métiers du secrétariat sont : la communication avec les personnes de l'entreprise ou extérieures à l'entreprise : téléphone, télécopie, mél, réception de visiteurs la saisie et la présentation de documents à l'aide d'outils bureautiques le tri, le dépouillement et le classement de documents, la transmission du courrier la gestion des agendas, plannings, l'organisation de réunions, déplacements, manifestations, salons Adaptabilité, disponibilité, discrétion sont les qualités indispensables de la secrétaire. Fiabilité et rapidité s'imposent. On peut aussi citer le sens des contacts et de l'organisation, l'amabilité, l'esprit d'initiative, la rigueur, la capacité d'analyse et de synthèse, la mémoire, ainsi qu'une excellente présentation. Les recruteurs ont des exigences croissantes. L'arrivée de jeunes de mieux en mieux formés pousse les entreprises à embaucher des personne avec un solide bagage de culture générale et stimule une hausse du niveau de compétences requis : une orthographe parfaite -nécessité élémentaire et absolue-, de bonnes capacités de communication et la pratique des langues vivantes. S'il était imaginable, il y a une trentaine d'années, de se satisfaire du niveau BEP, ce n'est désormais plus le cas. Le BEP "métiers du secrétariat" n'est plus une fin en soi. Pour avoir une chance d'obtenir un poste, et qui plus est, une situation intéressante, financièrement et en termes de responsabilités, les secrétaires et assistantes optent de plus en plus pour un niveau minimum BTS.

2 SECRETAIRE Les emplois peuvent prendre des dénominations variables en fonction de l'entreprise d'accueil : secrétaire, secrétaire spécialisée (communication, accueil, service du personnel ), employé administratif, agent administratif (fonction publique). Dans tous les cas, l'exigence de qualification tend à croître et les titulaires de l'emploi doivent s'adapter sans cesse aux nouvelles techniques et processus de travail. Selon la taille des entreprises et l'organisation adoptée, les secrétariats sont spécialisés ou polyvalents. Dans une petite ou moyenne entreprise, la secrétaire a des fonctions souvent polyvalentes : en plus des travaux classiques de secrétariat, elle peut établir des fichiers commerciaux, gérer des stocks, suivre un budget Selon le type d'entreprise, l'emploi est plus ou moins orienté vers une fonction de collaboration auprès d'un ou plusieurs cadres, ou vers une fonction transversale auprès d'équipes plus importantes. Les activités communes aux secrétaires sont les suivantes : dactylographier (en utilisant le traitement de texte) et présenter les documents (lettres, rapports ) enregistrer et classer les informations nécessaires au service recevoir et orienter les communications téléphoniques ou les visiteurs prendre connaissance du courrier et assurer sa diffusion contribuer à l'organisation des réunions (location de salles, prise de notes ) assurer la gestion du temps (agenda, déplacements, réunions, réservations). Le niveau de diplôme demandé varie en fonction de la taille et des activités de l'entreprise concernée. BEP Métiers du secrétariat C'est un diplôme peu demandé par les entreprises qui recrutent à un niveau supérieur. Bac Pro Secrétariat Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d'initiative et autonomie. Grande facilité de souplesse et d'adaptation : la secrétaire doit être capable d'identifier les urgences et les priorités, cesser puis reprendre un travail. Maîtrise des outils informatiques et bureautiques pour la saisie des documents, le téléphone et la télécopie pour transmettre des messages ou des informations. La maîtrise de l'expression écrite et orale est également indispensable. La pratique d'une langue étrangère est un atout.

3 ASSISTANT(E) DE MANAGER L'assistant(e) de manager est la collaboratrice d'un directeur général, d'un directeur d'unité ou d'un chef de service. Ses responsabilités s'accroissent avec l'expérience et l'aptitude à s'adapter à l'évolution de l'entreprise. Des qualités confirmées peuvent conduire l'assistant(e) de direction à devenir le (la) collaborateur(trice) privilégié(e) des cadres supérieurs ou de la direction générale. Il (elle) organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations du service. Il (elle) frappe, saisit et présente des notes et documents généralement à caractère confidentiel, présentations «powerpoint». Il (elle) traite, exploite, suit une partie des informations du service, correspondance courante ou spécifique, réceptionne le courrier et organise les rendez-vous. Il (elle) prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision. Il (elle) reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et l'extérieur. L'activité professionnelle s'articule autour de trois pôles d'intervention dominants : la communication Communication écrite textuelle et visuelle, communication orale, prise de notes l'organisation Gestion de l'information textuelle et numérique, gestion du temps, gestion des activités, gestion des projets, planification, affectation des moyens, mise en oeuvre, suivi, bilan d'opérations diverses. la documentation Recherche et exploitation des sources documentaires, choix et consultation de banques de données, constitution et actualisation de dossiers documentaires, organisation et gestion de la documentation. BTS Assistant de manager BTS Assistant de direction trilingue Licence professionnelle Assistant de manager Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d'initiative et autonomie Bon niveau de culture générale et maîtrise de l'expression écrite et orale Aisance dans la communication et l'organisation Maîtrise des techniques de base du secrétariat et des outils bureautiques. Niveau correct dans une langue étrangère, au minimum ; très bon niveau dans une ou deux langues étrangères si l'entreprise travaille à l'international. Les agendas et plannings ou l art d éviter les chevauchements Le courrier ou l art de trouver le mot juste Le téléphone ou l art de rester diplomate Les notes de frais ou l art de courir après les justificatifs

4 ASSISTANT(E) DE GESTION L assistant(e) de gestion de PME-PMI exerce la fonction de collaborateur de dirigeant de petite ou moyenne entreprise. Il(elle) est polyvalent(e) et assure les fonctions : administrative (courrier, téléphone, documentation, classement, tenue de fichiers, gestion du personnel ) comptable, (travaux de préparation qui ne sont pas pris en charge par un centre ou un cabinet de gestion, facturation, paie) commerciale (accueil des clients, devis ) Les activités de l assistant(e) de gestion impliquent une pratique constante des techniques de communication et de traitement de l information : accueil et information, courriers et rapports, téléphone, fax, messagerie électronique, et traitement des informations. Activités dans le domaine administratif : Gestion du temps Organisation de voyages et déplacements Organisation de réunions Gestion administrative du personnel Relations avec les administrations Gestion et utilisation des matériels bureautiques Activités dans le domaine comptable : Suivi des opérations courantes en relation avec les clients, les fournisseurs, les salariés, les services fiscaux, les organismes sociaux Suivi des opérations courantes liées à la trésorerie Calcul de coûts Activités dans le domaine commercial : Relations avec les clients et fournisseurs Gestion des approvisionnements et des livraisons Participation à l action commerciale Principales formations BTS Assistant(e) de gestion PME-PMI L assistant(e) de gestion doit posséder des compétences variées et accepter la diversité des tâches susceptibles de lui être confiées. Bonne culture générale, maîtrise de la langue française Capacité d analyse et de synthèse Grande faculté d adaptation Sens des relations humaines et de la communication Connaissance d une langue étrangère si l entreprise travaille à l exportation. Chiffres-clés 10 % des femmes actives sont secrétaires ou assistantes postes de secrétaires ou secrétaires de direction sont à pourvoir entre 2005 et % des secrétaires sont des femmes. 34,20 % des secrétaires et assistantes sont titulaires d un bac +2.

5 OFFICE-MANAGER Un site dédié aux secrétaires cite les office-managers (ce qui laisserait à supposer qu'un office-manager est une "super" secrétaire). Nous verrons plus loin que, si dans une petite structure, ce peut être le cas, dans une structure plus importante, l'étendue des fonctions nécessite des compétences techniques et managériales beaucoup plus étendues. "L office manager assure la coordination entre les partenaires de l entreprise, le suivi et le reporting des affaires. Il occupe une fonction d encadrement et de relais de l information dans l entreprise. Ses tâches sont donc multiples. Il élabore des documents de synthèse, travaille avec le réseau de partenaires sociaux, économiques, techniques et financiers, suit des études techniques, coordonne et conduit des projets, s occupe de la gestion des contrats en veillant au respect des objectifs (délais, coût et qualité), anime les intervenants internes et externes, négocie avec les fournisseurs afin d obtenir le meilleur prix pour le matériel bureautique de l entreprise, gère les problèmes techniques, etc. Si l'activité de l'entreprise est centrée autour de la conduite de projets, il suit au quotidien les opérations lancées sur le terrain et assure une coordination de qualité entre les différents partenaires de l'entreprise. Il doit être capable d'analyser les répercussions d'un retard éventuel et d'en minimiser les conséquences pour éviter les retards en cascade. En plus de ces attributions, il peut se voir confier des tâches en ressources humaines, opérations commerciales, assistanat de direction. L office-manager est polyvalent et réactif! Ce métier, très répandu aux États-Unis, est en train de se développer en Europe dans les grands groupes." Il n y a pas de formation type. En général, un BTS ou un diplôme universitaire complété d une formation en management est nécessaire. Une expérience professionnelle certaine est indispensable pour pouvoir accéder aux fonctions d encadrement qu exige ce poste. polyvalence, grande capacité d adaptation et souplesse d esprit, organisation et méthode, pratique (au minimum) de l'anglais, voire d'une autre langue étrangère, maîtrise de la micro-informatique (internet, intranet, etc.). Un office-manager doit être volontaire, enthousiaste et autonome. Il doit être force de proposition. Son patron appréciera qu il soit en attitude de veille et de suggestion d idées. Niveau de responsabilité Les responsabilités qui peuvent être confiées aux office-managers sont les suivantes : l'organisation, l'informatique et la bureautique, les nouvelles technologies (internet / téléphonie mobile), l entreprise (création / statuts / fiscalité / aides et financements), l'immobilier (locaux et bureaux / aménagement), la finance et la gestion (caution /comptabilité / bilan / banque / assurance), marketing et développement (méthodes / gestion), la communication (documents / externe / interne), les ressources humaines (télétravail / recrutement / contrats et fin de contrats / congés et temps de travail / gestion du personnel / recherches d emplois), les relations commerciales (clients / fournisseurs), les relations avec les administrations (suivi / contrôles), la vie de l entreprise (bien-être des collaborateurs).