29 et 30 avril 2009 Hôtel ST James & Albany**** - Paris 1er. Moderniser la gestion complète des déplacements professionnels & des notes de frais

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1 29 et 30 avril 2009 Hôtel ST James & Albany**** - Paris 1er Moderniser la gestion complète des déplacements professionnels & des notes de frais Ordres de mission, Self Booking Tools (SBT), achats de voyages, cartes logées et cartes d achat, gestion des notes de frais, factures «fournisseurs voyages» dématérialisées Comment (bien) faire passer votre entreprise au e-travel Management? Deux journées de formation professionnelle Dépassez les surcoûts et les goulets d étranglement d une gestion «traditionnelle» des missions et voyages professionnels Comment optimiser le processus «gestion des voyages d affaires»? Les SBT (Self Booking Tools) : présentation fonctionnelle, état de l offre, mise en oeuvre Quel chemin vertueux de modernisation du service «Voyages»? A quel rythme? Avec quelles ressources? Quel change management? Ce que la modernisation va changer d un point de vue relationnel et économique avec vos fournisseurs (TMC/agences, tierces parties, transporteurs, etc.) Calculez le ROI et les bénéfices d une solution «e-tm» intégrée? Une formation organisée par (*) en partenariat exclusif avec la newsletter mensuelle * Infopromotions est déclaré organisme de formation

2 EDITO VOYAGES D AFFAIRES : VOUS AVEZ TOUT A GAGNER A MODERNISER! Pas besoin d un long discours : en période de crise économique, les entreprises qu elles soient grandes, moyennes ou petites cherchent toutes à optimiser leurs achats et les coûts administratifs directement liés à ces achats. «Voyager mieux» Au nombre des gisements d économie encore inexploités, la gestion des missions, des voyages professionnels et des notes de frais. Car dans l entreprise - ses décideurs, ses cadres comme ses employés - nul ne parle de voyager moins, mais de «voyager mieux». Comme le confiait un dirigeant de PME, «si nous n allons plus voir nos clients, une autre entreprise le fera à notre place». Cette volonté de «mieux acheter» est portée par un grand mouvement de modernisation des directions achats, encore accélérée par la pression conjoncturelle. Processus, outils de e-achat, dématérialisation : les trois composantes de la modernisation Comme l entreprise le fait pour de nombreux autres processus (administratifs, de production, de vente, d achats stratégiques, etc.), la formalisation, la modélisation puis l optimisation du processus de gestion des déplacements professionnels (entendu ici au sens large) s avèrent fort intéressantes à conduire. En effet, ce chantier : permet de rationaliser l organisation et les traitements internes facilite l application généralisée d une véritable politique achat (et de contrats négociés à l année avec un nombre maîtrisé de prestataires) pour toutes les implantations et pour tout le personnel simplifie, dématérialise voire automatise les étapes de rapprochement, de vérification, de paiement et de remboursement accroît la productivité des personnels en charge des déplacements professionnels et appartenant à différentes directions (achats, services généraux, comptabilité, DRH, juridique, DSI ) appelle la mise en œuvre d outils de e-travel Management et/ou l utilisation de services spécialisés (Self Booking Tools ; places de marché ; portails Internet ; Extranet ; prestataires tierces ) formalise et automatise les relations avec les prestataires (TMC/Agences, opérateurs ) rend possible l externalisation de «bouts» de processus 2 jours d une formation exclusive pour appréhender les enjeux et découvrir les étapes-clés du e-travel Management (e-tm) On l aura compris, les entreprises ont tout à gagner à moderniser ce processus de gestion e-tm. Pourquoi? Comment? Avec qui? Sur la base d études de cas d entreprises venant de multiples secteurs d activités, d avis d expert, d interventions de consulting et de démonstrations, les réponses à ces questions cruciales seront apportées lors de cette nouvelle formation professionnelle conçue en partenariat avec le site et la newsletter e-achats Infos (médias entièrement consacrés, depuis 7 ans, à la modernisation des directions Achats et au «mieux acheter»). La première journée le mercredi 29 avril sera consacrée à la découverte du processus de gestion des voyages, aux outils de SBT et autres solutions disponibles (pour les notes de frais, le e-paiement, etc.) ainsi qu à la trajectoire de modernisation du service «voyages». La seconde journée le jeudi 30 avril 2009 évaluera les impacts bénéfiques de la modernisation, vis-àvis de l interne comme de l externe ; puis traitera en détail des performances, ROI, bénéfices du e-travel Management puis de l externalisation. Les horaires de cette formation ont été agencés de sorte que chacun puisse assister à des démonstrations, lors des 4 pauses-café & des 2 pauses-déjeuner, et découvrir concrètement les solutions et services de e-tm. Ne manquez pas l opportunité de vous former, de connaître l état de l art en matière de déplacements professionnels et de vous donner les moyens d entamer un projet de modernisation du service «Voyages»! A très bientôt Philippe Grange Directeur des Rencontres du e-travel Management & rédacteur en chef e-achats Infos

3 Mercredi 29 avril 2009 de 9h00 à 12h45 Optimiser le processus «Ordres de mission, achats de voyages professionnels, paiement, notes de frais» 8h45 : Accueil des participants 9h00 : Ouverture et introduction par le président de la journée Titre : «Gestion manuelle, erreurs, faible productivité, surcoûts, manque de visibilité : il est temps de moderniser la gestion des déplacements professionnels!» 1/ - Comprendre & optimiser le processus «gestion des voyages d affaires» (Ordre de mission, achat de voyages, paiement, approbation & remboursement des frais, consolidation) 9h30 - Consultance 10h00 - Etude de cas 10h30 : Pause-café et libres démonstrations 2/ - Les Self Booking Tools (SBT) : état de l offre, présentation fonctionnelle, mise en oeuvre 11h15 Avis d expert 11h45 Etude de cas 12h15 - Etude de cas 12h45 : Déjeuner & libres démonstrations Mercredi 29 avril 2009 de 14h30 à 18h15 Quel chemin vertueux de modernisation pour le service «Voyages»? 3/ - Solutions pour les ordres de mission, approbations & remboursements des notes de frais 14h30 Avis d expert 15h00 : Etude de cas 4/ - Cartes logées, cartes d achat, e-paiement 15h30 : Avis d expert 16h00 : Pause-café et libres démonstrations 5/ - Quel chemin vertueux de modernisation pour le service Voyages? A quel rythme? Avec quelles ressources? 16h45 : Etude de cas 17h15 : Etude de cas 17h45 : Synthèse de la 1 ère journée & questions/réponses (par le président) 18h15 : Fin de la première journée Programme non contractuel, peut être soumis à modifications et ajustements

4 Jeudi 30 avril 2009 de 9h00 à 12h15 Gestion du changement, impacts internes & externes de la modernisation 8h45 : Accueil des participants 9h00 : Introduction de la seconde partie par le président de la journée Titre : «Changement de paradigme, impacts internes & externes, nouvelles mesures de performances : affronter les conséquences concrètes de la modernisation» 6/ Impact de la modernisation au sein de l entreprise (voyages, comptabilité, achats, ) : quel «Change Management»? 9h30 - Etude de cas 10h00 - Etude de cas 10h30 : Pause-café et libres démonstrations 7/ Ce qui change dans les relations et prestations de nos fournisseurs : TMC (Travel Management Companies)/agences, plates-formes tierces, centrales de réservation, opérateurs, transporteurs ) 11h15 - Etude de cas 11h45 - Etude de cas 12h15 : Déjeuner & libres démonstrations Jeudi 30 avril 2009 de 14h00 à 17h30 Performances, ROI et bénéfices du e-travel Management ; atouts et limites de l outsourcing 8/ Comment exprimer la performance de l ensemble des acteurs (internes et externes) concernés? Comment calculer les bénéfices du e-tm (processus et solutions)? 14h00 - Etude de cas 14h30 : Etude de cas 15h00 : Etude de cas 15h30 : pause-café et libres démonstrations 9/ - Travel Process Outsourcing (TPO) : vers une nouvelle sous-traitance? 16h15 : Consultance 17h00 : Session conclusive de questions/réponses (animée par le président) 17h30 : Fin de la manifestation Programme non contractuel, peut être soumis à modifications et ajustements

5 Vous êtes un acteur du e-travel Management ; vous proposez du conseil, des services, des logiciels et solutions de SBT (Self Booking Tools) et/ou de gestion de notes de frais Venez communiquez votre expertise et faire la démonstration de vos offres Point-contact tout équipé : mobilier, kakémono, électricité, connexion Internet Distribution de vos documents Votre logo associé à l événement avant et pendant la manifestation Sponsoring exclusif du déjeuner, d un cocktail Demande d information et contact : Tél : A qui s adresse cette formation? Directeur et responsable du département/du service «Voyages» Responsable, chargé(e) de voyages (Global) Travel Manager Décideur Achats Acheteur, Category manager Services généraux Responsable des notes de frais Responsable des missions/déplacements Responsable comptable, contrôleur de gestion Responsable flux & paiements Responsable IT Responsable dématérialisation Chef de projets Internet/e-Business Responsable des partenariats & alliances TARIFS Prix unitaire de la formation (HT) TVA Prix TTC aux 2 jours des 29 et 30 avril 1321,07 258, ,00 le 29 avril ou le 30 avril 794,31 155,69 950,00 Ces prix comprennent la formation, les pauses-café, l accès à l espace démonstration, un déjeuner par personne et par jour, les supports de cours remis à chaque participant Pour connaître nos tarifs de groupe, contactez-nous au ou par mail :

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