Grenoble, le 7 septembre Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités

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1 Grenoble, le 7 septembre 2012 Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités Rectorat Division Budgétaire et Financière DBF 32 Ce.dbf3@acgrenoble.fr Réf : N 2012 Affaire suivie par : Christian DI- TOMMASO christian.ditommaso@acgrenoble.fr Agnès LIMANDRI- ODDOS à Madame et Messieurs les présidents des universités de Grenoble et de la Savoie Monsieur le président de l institut national Polytechnique de Grenoble Mesdames et Messieurs les directeurs des services départementaux de l éducation nationale Mesdames et Messieurs les coordonnateurs IPR IA et IEN-ET Mesdames et messieurs les chefs d établissement du second degré : lycées, lycées professionnels, collèges, EREA Mesdames et messieurs les directeurs des centres d information et d orientation Mesdames et messieurs les chefs de division et de service du rectorat Pierre LOUVAT Christiane PUPPATO christiane.puppato@ ac-grenoble.fr Brigitte ROMARU agnes.limandrioddos@acgrenoble.fr pierre.louvat@acgrenoble.fr brigitte.romaru@acgrenoble.fr Télécopie , place Bir-Hakeim CS GRENOBLE cedex 1 Objet : remboursement des frais de déplacement au titre des personnels d inspection et d orientation, des services partagés (établissements publics), des remplacements continus, des intérims, des commissions et des réunions remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain de la France Je vous prie de trouver ci-après la circulaire de rentrée portant sur les frais de déplacement et de changement de résidence dont je vous demande d assurer une large diffusion auprès de votre personnel. Je vous rappelle que les références kilométriques sont celles du logiciel mappy avec le trajet le plus court. Cette circulaire et ses annexes sont consultables sur le site de l académie de Grenoble :

2 : espace des personnels - frais de déplacement, frais de changement de résidence frais de déplacement (DT Ulysse)) ANNEXES : 2/16 n 1 à n 4 : annexes énonçant les conditions de remboursement des frais de déplacement : remboursement (1), validation dans DT (2), convention repas (3), calendrier (4). n 5 : annexe présentant les modalités de remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain. I ) SERVICE PARTAGE (pour l année scolaire)- REMPLACEMENT CONTINU INTERIM AVERTISSEMENT Si vous rencontrez des problèmes de saisie sur le logiciel DT Ulysse, le guichet unique, au , vous aidera. A) FRAIS DE DEPLACEMENT (annexes n 1 et n 2) L agent utilise la procédure de saisie sur internet via le portail DT-Ulysse. Il saisit le déplacement en créant un ordre de mission à la fin de chaque mois et il l envoie électroniquement au chef de l établissement de rattachement. Celui-ci, après validation hiérarchique (statut 2), le transmet pour validation (statut 4) au service gestionnaire du rectorat à : Brigitte ROMARU pour les établissements des départements 07,26 et 38 Christian DI TOMMASO pour les établissements des départements 73 et 74. Attention,le paramétrage desnouveaux chefs d établissement de l académie, ne s effectuera dans l application informatique que courant octobre L annexe n 1 précise la procédure d utilisation du logiciel DT Ulysse et l annexe n 2 le rôle du chef d établissement en sa qualité de valideur. L indemnitéde sujétion spécialede remplacement (ISSR) est gérée par la division des personnels enseignants (DIPER E). Il appartient à l agent de transmettre directement au bureau concerné, l état de demande de paiement de ces indemnités. POUR LEPERSONNEL EN INTERIM, la procédure est la même. Cependant, avant de créer l ordre de mission, la personne concernée saisit, dans la fiche profil, l immatriculation et la puissance fiscale desa voiture personnelle. En effet, dans l ordre de mission, elle doit choisirle barème «IK Standard» pour la saisie des indemnités kilométriques, en «personnel itinérant».

3 B)FRAIS DE RESTAURATION(annexes n 3) Pour le remboursement des frais de restauration, il est obligatoire d établir une convention entre l établissement et le rectorat, si celle-ci n a pas encore été signée, avant de transmettre les factures selon les modalités de l article 2 de l annexe 3. 3/16 Ce remboursement ne concerne pas le personnel en intérim. Si vous souhaitez un renseignement complémentaire concernant un problème de paiement, vous pouvez joindre par courriel ou par téléphone (le matin uniquement de 9 à 12 heures), Brigitte ROMARU ou Christian DI TOMMASO 2) MEMBRES DES COMMISSIONS STATUTAIRES ET DES PARTICIPANTS A DES REUNIONS RECTORALES OU MINISTERIELLES FRAIS DE DEPLACEMENT L agentsaisitle déplacement sur l application DT-Ulysse puis, envoie, via l application, l ordre de mission à la division qui a émis la convocation : CAPA des personnels administratifs à la DIPER A CAPA des personnels enseignants à la DIPER E, etc... La mise en paiement est réalisée : - pour les déplacements académiques par Pierre LOUVAT, - pour les déplacements à l initiative de l administration centrale par Agnès LIMANDRI-ODDOS. 3) MEMBRES DES CORPS D INSPECTION ET D ORIENTATION DEPLACEMENT ET RESTAURATION L inspecteur saisit le déplacement sur l application DT-Ulysse puis, envoie, via l application au valideur hiérarchique. Pour les IEN et IA-IPR, les repas pris dans une restauration administrative sont remboursés à ½ taux. Pour les COP, hors du cadre conventionnel avec les établissements, les repas sont à saisir dans le logiciel DT. La mise en paiement est réalisée par Christiane PUPPATO.

4 3) FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE (annexe n 4) Le service n envoie pas de dossier par courrier ; ce dossier est téléchargeable sur le site de l académie de Grenoble : 4/16 des personnels - Frais de déplacement (DT Ulysse), frais de changement de résidence - Dossier de frais de changement de résidence). PROCEDURE Pour le premier degré : le dossier complet, en deux exemplaires, accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, est à retourner, avant le 19 octobre 2012, à direction des services départementaux du département concerné, qui le transmettra à la DBF 32 pour mise en paiement. Pour le second degré : le dossier complet,en deux exemplaires. accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, et visé par le supérieur hiérarchique, doit être retourné au service DBF 32 avant le 19 octobre 2012 au plus tard. Pour un départ à la retraite d un personnel logé par nécessité de service, il convient d utiliser le dossier de couleur rose «état de demande de remboursement de frais de déménagement à l intérieur de la résidence». En cas de besoin, s adresser à Christian DI TOMMASO ou à Agnès LIMANDRI-ODDOS et préciser le nombre de personnes concernées dans votre établissement. La note (annexe n 4) précise les modalités de remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain. Toutefois, pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez joindre par courriel ou par téléphone (le matin de 9 à 12 heures) Christian DI TOMMASO ou Agnès LIMANDRI-ODDOS. N.B. : en ce qui concerne les changements de résidence pour les départements d outremer, une nouvelle circulaire sera transmise au début de l année Pour le recteur et par délégation Le secrétaire général de l académie Dominique MARTINY

5 ANNEXE N 1 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT DU PERSONNELEN 5/16 SERVICE PARTAGE ANNEE SCOLAIRE Application du décret n du 03/07/2006, de la circulaire n du 09/11/2006 et de la circulaire n du 03/08/2010 1) OBSERVATIONS GENERALES : Personnel concerné : Personnel de direction Personnel enseignant : titulaire, contractuel, maître auxiliaire, Personnel ATOSS de l Etat. à temps complet ou à temps partiel Le personnel affecté, sur deux établissements scolaires au moins etpour la durée de l année scolaire, peut prétendre à la prise en charge des frais de transport qu il engage pour assurer leur complément de service.il doit l effectuer dans des établissements scolaires situés dans des communes non limitrophes et hors de la résidence administrative et familiale. Les frais de transport sont remboursés sur la base forfaitaire du tarif SNCF 2 ème classe. Les références kilométriques sont celles du logicielmappy,avec letrajet le plus court. Les différentes indemnités de déplacement temporaire ne sont pas cumulables entre elles, ni avec d autres indemnités ayant le même objet. ATTENTION : en dehors des heures de cours, seuls sont pris en charge les conseils de classe et les réunions parents/professeurs, sur présentation d un justificatif, ne pas saisir un déplacement lié à un concours, un examen ou un stage, ne pas saisir deux années civiles sur un même ordre de mission.

6 2) PROCEDURE A) ORDRE DE MISSION 6/16 Les ordres de mission sont à saisir chaque mois dans l application DT-Ulysse.Se rendre sur le site internet de l académie de Grenoble : espace des personnels - frais de déplacement, frais de changement de résidence frais de déplacement (DT Ulysse). Un guide rapide d aide à la saisie (précisions sur l enveloppe, type de mission ) est à la disposition du personnel. Pour toute difficulté de saisie, contacter le guichet unique au Après la saisie, l ordre de mission est à envoyer, par l application DT, au chef d établissement de rattachement, qui transmet ensuite aux valideurs du rectorat (statut 4), Brigitte ROMARU ou Christian DI TOMASO (voir la circulaire). B) ETAT DE FRAIS Pour le premier remboursement, le demandeur envoie les documents suivants : - 1 photocopie de l arrêté rectoral d affectation dans les établissements scolaires, - 1 exemplaire de l emploi du temps concernant les compléments de service, - 1 photocopie d une pièce officielle justifiant du domicile - 1 photocopie de la carte grise pour les personnes en intérim - l ordre de mission imprimé avec les pièces justificatives agrafées au RECTORAT DE GRENOBLE DIVISION BUDGETAIRE ET FINANCIERE DBF 32 ENVOI REGULIER : chaque mois, saisir l ordre de mission sur l application DT et suivre la procédure habituelle : validation chef d établissement, puis validation rectorale. ENVOI PONCTUEL : pour un déplacement concernant un conseil de classe ou une réunion parents-professeurs, ou en raison d une modification de l emploi du temps, envoyer l ordre de missionsous forme papier avec les pièces justificatives.

7 ANNEXE N 2 7/16 LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE FICHE DE PROCEDURE POUR LE CHEF D ETABLISSEMENT VALIDEUR DES FRAIS DE DEPLACEMENT DU PERSONNE EN SERVICE PARTAGE ET INTERIM Connexion : via le site internet suivant : Sélectionner : espace des personnels. Frais de déplacement frais de changement de résidence (DT Ulysse). Accès à DT Ulysse : saisie des frais de déplacement. Utiliser sur le portail académique pour l authentification l identifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Ces paramètres sont répertoriés sur le site : En cas de problème de connexion, contacter le guichet d assistance au Dans le menu : choisir l option «Validation OM-VH1». Puis cliquer sur le n d Ordre de Mission à valider. Le document apparaît (doc1). Si la saisie mensuelle de remboursement des frais de déplacement qui a été transmise est correcte, faire avancer l OM dans l application avec la flèche verte au statut suivant (statut 4 : en attente de traitement par le service gestionnaire) (doc 2). Vous avez la possibilité d apporter des précisions dans le champs réservé aux commentaires. Choisir ensuite le bon destinataire, soit Mme ROMARU Brigitte pour les départements 07, 26, et 38 et M. DI-TOMMASO Christian pour les départements 73 et 74 (doc 3). Confirmer ensuite le changement de statut.

8 DOCUMENT 1 PRENDRE LA FLECHE VERTE POUR TRANSMETTRE L ORDRE DE MISSION AU RECTORAT. 8/16

9 DOCUMENT 2 9/16 CHOISIR LE STATUT 4.

10 DOCUMENT 3 CHOISIR LE BON DESTINATAIRE ET CONFIRMER. 10/16

11 ANNEXE 3 11/16 Convention de fourniture de repas au personnel en service partagé ouen remplacement continu Vu le décret n du 3 juillet 2006, la circulaire n du 09/11/2006 et la circulaire n du 03/08/2010 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l Etat. Il est convenu entre : le recteur de l académie de Grenoble, chancelier des universités et l établissement :.., représenté par son chef d établissement,., autorisé par délibération n XXXX en date du XXXX Article 1 : Objet Les personnels, titulaires ou non titulaires, employés à temps plein ou à temps partielen service partagé, contraints de compléter leur service dans un ou plusieurs établissements situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative ou familiale, auront droit à la prise en charge du repas de midi pendant la tranche horaire comprise entre 11 heures et 14 heures sous la réserve d un service effectif dans l établissement sur la journée, matérialisé dans l emploi du temps des élèves. Ces conditions d indemnisation sont également applicables aux personnels enseignants, d éducation et d orientation affectés en remplacement continu d un agent pour la durée de l année scolaire hors de leur résidence familiale et administrative, et qui ne peuvent en conséquence percevoir l indemnité de sujétion spéciale de remplacement (ISSR).

12 Article 12/16 2 : Modalités Sur la base des informations nominatives données par le rectorat sur l identité des personnes ouvrant droit à une telle prise en charge, l établissement établira une facture aux échéances suivantes pour les repas effectivement pris dans le service de restauration de l établissement : - au 15 novembre 2012 pour les repas pris entre le 1erseptembre et le 15 novembre 2012 ; - au 30 janvier 2013 pour les repas pris entre le 16 novembre et le 31 décembre 2012 ; - au 30 mars 2013 pour les repas pris pour les mois de janvier à mars 2013 ; - au 30 juin 2013 pour les repas pris d avril à la fin de l année scolaire. La facture, à l ordre du rectorat de Grenoble, sera produite en deux exemplaires, adressée au rectorat de Grenoble, division budgétaire et financière (DBF 32). Article 3 : Le tarif Le tarif de facturation sera le tarif enseignant qui leur est applicable, en vigueur dans l établissement, conformément au vote du budget par le conseil d administration. Article 4 : Durée de la convention Résiliation La présente convention entre en vigueur au 1 er septembre 2012, pour une durée de trois ans, Elle sera prorogée par tacite reconduction. Elle peut être modifiée par avenant, ou résiliée par courrier recommandé motivé sous la réserve de l observation d un préavis de six mois. Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités Le chef d établissement Olivier AUDEOUD

13 ANNEXE N 4 CALENDRIER DES DEPLACEMENTS EFFECTUES LES DOSSIERS SERONT CONSTITUES CHAQUE FIN DE TRIMESTRE DATE DE LIEU LIEU DE *ALLER *ALLER DISTANCE DEPLACEMENT DE DEPART DESTINATION SIMPLE ET ALLER KM 13/16 1 RETOUR *mettre une croix dans la case concernée. Signature et tampon du chef d établissement

14 ANNEXE 5 14/16 CHANGEMENT DE RESIDENCE SUR LE TERRITOIRE METROPOLITAIN DU PERSONNEL, AFFECTE APRES MUTATION DANS L ACADEMIE DE GRENOBLE ANNEE SCOLAIRE REGLEMENTATION EN VIGUEUR Décret n du 28 mai 1990 modifié par le décret n du 22 septembre 2000, Arrêté du 15 novembre 1993 et arrêté du 1 er juillet 1999, Circulaire ministérielle du 22 septembre 2000, Arrêté du 26 novembre Arrêtés du 3 juillet 2006 et du 28 août PERSONNEL CONCERNE : Personnel de direction, d éducation et de documentation, Personnel enseignant, Personnel ATOSS Etat,en fonction dans les établissements scolaires et universitaires (collèges, lycées, établissements d enseignement supérieur et bibliothèques universitaires) Personnel d inspection, Personnel ATOSS Etat, Personnel d information et d orientation, Personnel de santé scolaire,en fonction dans un service déconcentré : rectorat, dsden ou centres d information et d orientation. 1) CONSTITUTION DU DOSSIER : Les imprimés sont à télécharger sur le site de l académie de Grenoble : : espace des personnels Frais de déplacement, frais de changement de résidence - frais de déplacement (DT Ulysse) Dossier de changement de résidence) Pour le personnel du premier degré, le dossierest constitué en double exemplaire, puis il est transmis à la direction des services départementaux (dsden) de la résidence administrative du demandeur. Après l étude du dossier, la dsdenl envoie au rectorat. Pour le personnel du second degré, les deux exemplaires du dossiersont adressésau service DBF 32 du rectorat, Christian DI TOMMASO et Agnès LIMANDRI-ODDOS.

15 1 er cas : L agent a obtenu un arrêté de mutation qui précise l affectation et le droit à remboursement des frais de changement de résidence. 15/16 Le dossier complet (visé par le supérieur hiérarchique pour lepersonnel du second degré)est à transmettre au service concerné (rectorat ou direction des services départementaux) avant le 19 octobre ème cas : L agent a un avis d affectation portant la mention «un arrêté rectoral ultérieur fixera vos droits éventuels à remboursement des frais de changement de résidence». Le dossier complet (visé par le supérieur hiérarchique pour le personnel du second degré) est à transmettre au service référent (rectorat ou direction des services départementaux) avant le 19 octobre Celui-ci demande au service de la division du personnel concerné, d étudier les droits et d établir l arrêté nécessaire au remboursement des frais de changement de résidence. L agent sera tenu informé de ses droits. Si l arrêté n est pas établi par le service du personnel, le dossier sera retourné à l agent. ATTENTION : la demande doit être présentée par le bénéficiaire, au plus tard dans un délai de 12 mois à compter de la date du changement administratif. 2) LE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE (FCR) La prise en charge des frais de changement de résidence (transport des personnes et indemnités forfaitaires de transport de bagages ou de mobilier) est subordonnée à une mutation prévue par la réglementation en vigueur. A) TRANSPORT DES PERSONNES Lorsque l agent utilise son véhicule personnel pour se rendre à sa nouvelle résidence administrative, il perçoit une indemnité kilométrique. Joindre obligatoirement la photocopie de la carte grise Catégorie du véhicule Jusqu à 2000 km 2001 à km 5 CV et 0,25 0,31 0,18 moins 6 et 7 CV 0,32 0,39 0,23 8 CV et plus 0,35 0,43 0,25 Au-delà de km Lorsque l agent utilise les transports en commun, le remboursement est accordé sur la base des frais réels (joindre les titres de transport SNCF seconde classe, autocars ) B) TRANSPORT DU MOBILIER Le montant de l indemnité forfaitaire est déterminé à l aide de la formule suivante : I = 568,94 + (0,18 x VD) si le produit VD est égal ou inférieur à I = 1137,88 + (0,07 x VD) si le produit VD est supérieur à

16 I : est le montant de l indemnité forfaitaire exprimée en. D : est la distance kilométrique mesurée d après l itinéraire le plus court par la route. V : est le volume du mobilier transporté fixé forfaitairement ainsi qu il suit, en mètres cubes : 16/16 ATTENTION : selon la réglementation en vigueur, un abattement de 20% est effectué sur le montant total du remboursement. SITUATION VOLUME DE MOBILIER (1) FAMILIALE Agent célibataire, divorcé, séparé de corps Agent veuf Couple Agent célibataire, veuf, divorcé, séparé de corps NOMBRE D ENFAN TS Sans enfant AU TITRE DE L AGENT AU TITRE DE CONJOI NT, PACS (2) OU CONCUB INS (2) AU TITRE DES ENFA NTS TOTAL (EXPRIMES EN M3) Sans enfant ( ) (22/2) 25 Sans enfant enfant ,5 39, (3,5 x enfants 2) 43 1 enfant (14+22) 3,5 32,5 2 enfants (14+22) 3,5 3,5 36 (1) selon l article 3 de l arrêté du 15 novembre (2) sous réserve de satisfaire aux conditions fixées par l article 23 IMPORTANT Les dossiers sont mis en paiement, dès lors qu ils sont complets, en fonction de leur date d arrivée au service DBF 32 et des crédits mis à la disposition du recteur de l académie de Grenoble par le ministère de l éducation nationale.