Logiciel PATROL. Notice d utilisation. Page 1 sur 25. Version 6.x. Dernières modifications

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2 Table des matières I. Introduction 3 II. Installation du logiciel 3 III. Utilisation du lecteur Easy Rondes 3 IV. Installation des points de contrôle 3 V. Démarrage du logiciel 4 VI. Utilisation du logiciel 5 VII. Maintenance du système 16 VIII. Mode opératoire des parcours 20 IX. Rapports 21 X. Extraction des rapports 25 Page 2 sur 25

3 I. Introduction Le logiciel de gestion de rondes PATROL est une partie essentielle du système électronique de contrôle de rondes Easy-Rondes, qui se compose de ce logiciel, d un lecteur de rondes, d une base de transfert, et de points de contrôle RFID appelés aussi puces de proximité. Le principe de fonctionnement est le suivant : les agents de sécurité effectuent leur chemin de rondes avec le lecteur de rondes et lisent au fur et à mesure les points de contrôle fixés tout au long du parcours. Une fois les rondes effectuées, les rondes ainsi lues sont transférées vers le logiciel au moyen de la base de transfert. Le gestionnaire procédera ensuite, depuis le logiciel, à l analyse des rondes (rondes, points, agents, incidents) et à l édition des rapports nécessaires. II. Installation du logiciel et de la base transfert USB Le logiciel s installe sur Windows 2000 ou Windows XP. L ordinateur doit posséder les caractéristiques minimum suivantes : processeur 400 Mhz, 64MB RAM, 5 GB de disque dur, 1 lecteur de CD-Rom, un port USB, résolution idéale 1024x768 a) Insérer le logiciel dans le lecteur de CD-Rom b) Allez dans «poste de travail» et cliquer sur le CD-Rom «Patrol» c) Pour lancer l installation cliquer sur «Système De Gestion De Patrouille setup.exe» d) Suivre les indications à l écran et confirmer en cliquant sur «suivant» e) A la fin de l installation vous serez invités à installer les drivers USB de la base de transfert : cliquer sur «Install» f) Raccorder le cordon USB à la base de transfert et à l ordinateur. Se reporter également au Manuel d utilisation de la base de transfert BS1000. III. Utilisation du lecteur de rondes Easy-Rondes Pour lire un point de contrôle, approcher le lecteur du point à une distance d environ 3 à 6 cm. Une lecture correcte sera immédiatement confirmée par l émission d un beep, 3 clignotements du voyant rouge et l affichage des 4 derniers numéros du point à l écran. Se reporter également au Manuel d utilisation du lecteur Easy-Rondes. IV. Installation des points de contrôle Les points de contrôle sont représentés par un numéro unique à 10 chiffres. Il sont généralement installés sur des murs mais peuvent également être masqués sous environ 2 cm de matière de type verre ou bois par exemple. La fixation des points peut être réalisée au choix par vis, colle ou adhésif double face. La hauteur d installation recommandée est à environ 1,40 m du sol. Page 3 sur 25

4 V. Démarrage du logiciel Pour démarrer le logiciel, aller dans le menu Démarrer / Programmes / Système de gestion de patrouille et cliquer sur «Système de gestion de patrouille». Il y a 3 types d opérateurs qui donnent 3 niveaux d accès différents : Nom de l opérateur : Utilisateur Administrateur Gestionnaire Mot de passe initial (aucun) Récupération des données : Oui Oui Oui Accès au paramétrage : Non Oui Oui Accès à l initialisation du lecteur : Non Non Oui Importation de données Non Non Oui - Utilisateur peut-être utilise au quotidien pour effectuer la récupération des données, l analyse et les rapports des rondes. - Administrateur peut-être utilisé pour modifier des paramétrages ou des programmations. - Gestionnaire donne accès à toutes les fonctions du logiciel. Il est normalement utilisé que pour des opérations exceptionnelles. A la première utilisation, accéder au logiciel en tant que «Gestionnaire» pour effectuer les premiers paramétrages, puis utiliser «Administrateur «de manière courante pour effectuer des modifications de paramétrage ou de programmation. Page 4 sur 25

5 VI. Utilisation du logiciel a) Configuration du système Pour y accéder, cliquer sur le menu Configuration / Système Licence Un numéro à 5 chiffres est automatiquement généré à l installation. Il est utilisé pour identifier et sécuriser les enregistrements sur l ordinateur. Dossier de sauvegarde Il s agit du répertoire où la base de données active sera automatiquement sauvegardée. Capacité de la base Détermine le nombre de mois d historique qui seront stockés dans la base active. Le premier jour de chaque mois, le logiciel vous proposera d archiver la base de données active sur le nombre de mois indiqués dans ce paramètre. De manière à maintenir les meilleures performances du logiciel, la base de données active ne contiendra jamais de données supérieures au nombre de mois indiqués. Page 5 sur 25

6 Les données antérieures peuvent être consultées à tout moment en utilisant le menu «Configuration / Changer de base» Dossier d archive Il s agit du répertoire où la base de données archivées seront stockées. Code de l entreprise Identique à la licence, il est utilise lors de configuration réseau. Nom du responsable Permet de personnaliser le nom de l entreprise qui utilise le système. Nom de l entreprise Permet de personnaliser le nom qui apparaît en fond sur l écran d accueil du logiciel. En-tête Permet de personnaliser un texte qui apparaît au dessus du nom de l entreprise. Commentaires Permet de personnaliser un texte qui apparaît en dessous du nom de l entreprise. Traitement automatique des données Permet le traitement automatique des données récupérées du lecteur. Désactiver cette fonction si l ordinateur est trop lent ou si l utilisateur préfère traiter les données une seule fois après plusieurs récupération. Dans ce cas, l utilisateur cliquera manuellement sur le bouton «Traitement» dans la fenêtre de communication avec le lecteur. Parcours aléatoire En activant ce paramètre, tous les nouveaux parcours qui seront créés seront définis par défaut comme parcours aléatoire. Mot de passe Si l option est désactivée, le logiciel s ouvrira automatiquement en mode «Gestionnaire» sans demander de mot de passe. b) Paramétrage des points de contrôle Pour y accéder, cliquer sur le menu Gestion des badges / Point de contrôle ou cliquer sur l icône Dans la fenêtre «Caractéristiques des points de contrôle» cliquer sur Ajouter pour entrer un nouveau point. Page 6 sur 25

7 Renseigner le nom et l emplacement où le point sera installé. Il y a plusieurs façons d affecter un n badge au point de contrôle : 1. Après avoir installé les points de contrôle, prendre un lecteur de rondes et effectuer la ronde dans l ordre exact qu elle devra être faite. Puis poser le lecteur sur la base et cliquer sur l icône Connecter sur la fenêtre principale du logiciel. Les points de contrôle lus seront automatiquement enregistrés dans la liste des points non affectés. Dans la fenêtre «Caractéristiques des points de contrôle» vous les retrouverez dans l ordre dans la liste déroulante Non affectés. 2. Repérer les points de contrôle dans l ordre dans lequel ils seront installés puis les lire au fur et à mesure en les posant directement sur la base de transfert. Son numéro apparaît automatiquement dans la case «Bade n». Page 7 sur 25

8 3. Saisir manuellement le n de badge lorsque vous êtes dans la case «Badge n» dans la fenêtre «Caractéristiques des points de contrôle» c) Paramétrage des agents (optionnel) La gestion des agents est optionnelle. Pour y accéder, cliquer sur le menu Gestion des badges / Agent ou cliquer sur l icône Dans la fenêtre «Gestion des badges Agents» cliquer sur Ajouter pour entrer un nouvel agent. Lire le badge en le posant directement sur la base de transfert. Son numéro apparaît automatiquement dans la case «Bade n». Renseigner le nom de l agent, son titre et un commentaire (optionnel) puis cliquer sur «Confirmer». Page 8 sur 25

9 d) Paramétrage des incidents (optionnel) La gestion des incidents est optionnelle. Pour y accéder, cliquer sur le menu Gestion des badges / Incident ou cliquer sur l icône Dans la fenêtre «Gestion des badges Incidents» cliquer sur Ajouter pour entrer un nouvel incident. Renseigner le nom de l incident et un commentaire (optionnel) puis cliquer sur «Confirmer». Dans la 2ème partie basse de l écran de droite ajouter le ou les numéros de badges qui correspondent à cet incident selon les méthodes déjà décrites ci-dessus. e) Autres menus Gestion des badges Le menu Gestion des badges /Lecture de badges vous permet d identifier à tout moment un badge (n, type, nom ). Poser simplement le badge sur la base de transfert et lire les informations. Le menu Gestion des badges /Supprimer les badges inutilisés de la base vous permet de supprimer de la base les badges non utilisés. Page 9 sur 25

10 f) Paramétrage des parcours Pour y accéder, cliquer sur le menu Configuration / Parcours ou cliquer sur l icône Dans la fenêtre «Gestion des parcours» cliquer sur Ajouter pour entrer un nouveau parcours. Renseigner le nom du parcours, le temps nécessaire pour le réaliser, et son type puis cliquer sur Confirmer. «Parcours Longueur» désigne le temps (en minute) prévu pour réaliser la ronde (mettre 0 si vous ne souhaitez pas gérer ce paramètre). «Contrôle tolérance» désigne l écart (en minute) toléré entre l intervalle de temps prévu et celui réalisé : dans cette valeur de tolérance le point de contrôle ne sera pas signalé en erreur. Il y a plusieurs types de parcours possibles : 1. Le parcours aléatoire Dans ce cas, les points de contrôle peuvent être lus dans n'importe quel ordre. Les options sont : - «Parcours aléatoire» : aucun n a d ordre défini et tous les points peuvent être lus dans n importe quel ordre. - «Début de parcours badgé» : le premier point du parcours est considéré comme le départ de rondes et doit toujours être lu en premier. Les autres peuvent être lus dans n importe quel ordre. - «Début de fin de parcours badgés» : le premier et le dernier point du parcours doivent être lus dans cet ordre. Les autres à l intérieur du parcours peuvent être lus dans n importe quel ordre. Page 10 sur 25

11 2. Le parcours non aléatoire Dans ce cas, les points de contrôle doivent être lus dans l'ordre défini. Les options sont les suivantes : - «Intervalles non définis» : il n y aura pas de contrôle d intervalle de temps entre chaque point. - «Intervalles identiques» : l intervalle de temps entre chaque point sera calculé automatiquement par le logiciel en divisant la valeur «Parcours Longueur» par le nombre de points moins 1. - «Définir chaque intervalle» : dans ce cas un onglet supplémentaire apparaît dans la fenêtre où vous pourrez saisir les valeurs d intervalle pour chaque point. Affectation des points de contrôle dans un parcours : Dans la colonne «P.C. à affecter» sélectionner ensuite les points de contrôle qui doivent faire partie du parcours, puis cliquer sur la flèche directionnelle bleue correspondante. Pour retirer des points de contrôle d un parcours procéder dans le sens inverse. Page 11 sur 25

12 Les parcours peuvent être également paramétrés sur un plan. Après avoir défini le parcours, cliquer sur «Plan». En cliquant à nouveau sur «Plan» dans cette nouvelle fenêtre, charger le fichier correspondant au plan (au format jpeg / 640 x 480 pixels). Vous pourrez ensuite cliquer sur les points pour les déplacer et les positionner à l endroit souhaité. Un clic droit sur le plan permet d ajouter un nouveau point de contrôle. Un clic droit sur un point existant permet de le supprimer ou de le modifier. Page 12 sur 25

13 g) Planification des rondes (optionnel) Pour y accéder, cliquer sur le menu Configuration / Rondes ou cliquer sur l icône Dans la fenêtre «Gestion des rondes» sélectionner le parcours puis cliquer sur Ajouter une ronde pour entrer une nouvelle planification de ronde. Définissez la tranche horaire («Départ intervalle» /«Fin intervalle), le nombre de rondes à effectuer dans cet intervalle et les jours où ces rondes doivent être effectuées puis cliquez sur «Confirmer» : le logiciel calculera automatiquement le début et la fin de chaque rondes en fonction de la longueur prévue de la ronde. Page 13 sur 25

14 h) Paramétrage des clients (optionnel) Pour y accéder, cliquer sur le menu Configuration / Client Ce menu vous permet de créer différents clients et de leur associer des parcours. Cela vous permettra par la suite d éditer des rapports personnalisés par client. Cliquer sur «Ajouter», compléter les informations puis cliquer sur «OK». Cliquer ensuite sur l onglet «Parcours» et sélectionner les parcours et/ou les points de contrôle à affecter au client. Page 14 sur 25

15 i) Récupération des données Connecter la base de transfert à l ordinateur avec le câble USB. Poser le lecteur sur la base. Cliquer sur le menu Lecteur / Connecter ou cliquer sur l icône Le logiciel procède automatiquement au transfert et au traitement des données, ainsi qu à la synchronisation de la date et l heure du lecteur par rapport à celle de l ordinateur. Page 15 sur 25

16 VII. Maintenance du système a) Paramétrage du lecteur Pour y accéder, cliquer sur le menu Lecteur / Lecteur 1. Cliquer sur le bouton «Caractéristiques» pour modifier le nom du lecteur. 2. Vous pouvez associer un agent en particulier à un lecteur. De cette manière, toutes les rondes effectuées avec ce lecteur seront automatiquement enregistrées comme ayant été réalisées par l agent. A n utiliser que si c est toujours le même agent qui utilise le lecteur. 3. Associer les parcours aux lecteurs. Ce paramètre est important spécialement lorsque un même point de contrôle est utilisé dans plus d un parcours. Lorsque le lecteur enregistre un point de contrôle associé à plusieurs parcours, le système supposera toujours que le point de contrôle fait partie des parcours associés à ce lecteur. Cela donne plus de flexibilité pour le paramétrage du logiciel. 4. Affecter l agent au parcours actuel. Si ce paramètre est coché, seul la ronde en cours sera affectée à l agent qui se sera identifié au début. Si ce paramètre est décoché, toutes les rondes réalisées à partir du moment où un agent s est identifié lui seront affectées jusqu à ce qu un autre agent s identifie. Page 16 sur 25

17 b) Paramétrage du lecteur Pour y accéder, cliquer sur le menu Lecteur / Synchroniser et initialiser 1. «Remise à l heure» : cliquer sur ce bouton si vous souhaitez manuellement remettre à l heure le lecteur par rapport à la date et l heure de l ordinateur. Rappel : cette opération est effectuée automatiquement à chaque transfert de données. 2. «Initialiser le lecteur» : cliquer sur ce bouton pour faire une remise à zéro de la mémoire du lecteur et le réinitialiser. Toutes les données du lecteur seront effacées. c) Traitement des données Pour y accéder, cliquer sur le menu Traitement Page 17 sur 25

18 Rappel : le traitement des données est normalement automatiquement réalisé à chaque transfert des données (voir paramètre par défaut dans «Configuration / Système) Information sur le stockage des données dans le logiciel. Elles sont divisées en trois types : 1. Les lectures des badges (points de contrôle, agents, incidents) : comprend le n du badge ainsi que la date et l heure. 2. Les informations de configuration : comprend les informations qui indiquent comment les points de contrôle, les parcours, les rondes, les agents et les incidents sont configurés. 3. Les rapports : ils sont générés par l analyse des lectures de badges en utilisant les informations de configuration. Dans quels autres cas faut-il utiliser le traitement des données? : 1. Pour mettre à jour des nouvelles informations de configuration : lorsque des paramétrages ont été modifiés dans les points de contrôle, parcours, rondes etc., il est nécessaire de procéder au traitement des données de manière à ce que les nouveaux rapports prennent en compte ces modifications. 2. Lors de l intégration de données reçues de base de transfert distantes (IP ou modem) ou suite à un import de données. 3. Pour mettre à jour des rapports sur des données passées : si il est nécessaire de générer des rapports prenant en compte les modifications de paramétrages, utiliser le traitement des données en indiquant la période «Début» et «fin» à traiter. d) Import et export de données Pour y accéder, cliquer sur le menu Import-Export Dans ce menu, vous pouvez générer des sauvegardes ou transférer les données vers un autre système. Il y a 2 principaux types de données à partir des quelles vous pouvez procéder à l import/export. 1. Les informations de configuration : il s agit de tous les paramétrages concernant les points de contrôle, les parcours, les rondes, les agents. Ces donnés sont exportées et importées au format «.txt». 2. Les pointages : il s agit des lectures des badges transférées depuis le lecteur. Ces données sont exportées et importées au format «.rec». Vous pouvez générer des exports en sélectionnant des périodes différentes. Après chaque importation de données, il est nécessaire de procéder au traitement des données. Page 18 sur 25

19 Si les données du logiciel sont endommagées et inutilisables, vous pouvez les restaurer en utilisant les données précédemment exportées. Procéder de la manière suivante : 1. Sortir du logiciel et effacer le fichier BA2004.ABS (emplacement habituel : «C:\Program Files\Système De Gestion De Patrouille ). 2. Faire une copie du fichier «EmptyBA2004.ABS» (au même emplacement). Renommer la copie «BA2004.ABS». 3. Au menu Import/Export du logiciel importer restaurer la configuration puis importer les pointages. 4. Exécuter un traitement des données. 5. Si des données de rondes récentes ont été perdues, vous pouvez les retransférer en allant au menu «Lecteur / Connecter» et en cliquant sur le bouton «Récupérer à nouveau». Indiquer le nombre d enregistrements que vous souhaitez récupérer. Le menu Import / Export peut aussi être utilisé pour transférer les données du système vers un autre ordinateur. Copier les données sauvegardées vers le nouvel ordinateur, restaurer ces données puis lancer un traitement des données. e) Sauvegarde et archivage de la base de données La base de données courante utilisée par le logiciel est stockée dans le même dossier que l'installation du logiciel, dans un fichier de données appelé «BA2004.abs». Son emplacement par défaut est «C:\Program Files\Système De Gestion De Patrouille. Chaque fois que l on quitte le logiciel normalement, le système génère automatiquement un fichier de sauvegarde de cette base de donnée dans un dossier que vous pouvez choisir. Son emplacement par défaut est «C:\PatrolBackupData. Dans le but d optimiser le fonctionnement son fonctionnement, le logiciel ne conserve que le 2 ou 3 derniers mois de données dans sa base de données courante «BA2004.ABS» (voir paramétrage de la capacité de la base au menu «Configuration / Système». Les données supérieures à 2 ou 3 mois sont archivées dans le dossier par défaut C:\PatrolHistoryData. Lorsqu il est nécessaire d archiver les données, le logiciel vous invite à le faire. Vous pouvez lancer manuellement l archivage des données au menu «Configuration / Optimiser». Pour visualiser, il est nécessaire de changer de base de données en allant au menu «Configuration / Changer de base». Lorsque vous consultez une ancienne base de données vous n avez accès qu au rapport et vous ne pouvez pas transférer et traiter de nouvelles données. Pour revenir à la base de données courante, sortir et re-rentrer dans logiciel. Page 19 sur 25

20 VIII. Mode opératoire des parcours Voici les étapes qu un agent devra suivre pour réaliser un parcours : a) Si un badge «Agent» est prévu, l agent devra lire en premier ce badge pour s identifier. De cette manière tous les enregistrements suivants lui seront affectés. Assurez vous que ce badge «Agent» soit lu en premier et non au cours de la ronde ce qui perturberait l analyse des données par le logiciel. b) Lire le premier point du parcours. Cela indiquera le parcours et la ronde au système. Tous les points enregistrés suivants seront associés à ce parcours jusqu à ce qu un nouveau point de départ soit lu. c) Lire les différents points du parcours dans l ordre prévu. Pour signaler un incident en cours de parcours, lire l incident correspondant sur le livret d incident après avoir lu le point de contrôle concerné. d) Une fois les parcours effectués, l agent ou le responsable peuvent procéder au transfert des données (Cliquer sur «Connecter» sur l écran principal du logiciel puis poser le lecteur sur la base). Le niveau d accès «Utilisateur» est suffisant pour réaliser cette opération. Le logiciel procédera automatiquement au transfert des données, à la mise à jour de l heure, au traitement des données et à la vérification des parcours et des rondes. Assurez vous d attendre la confirmation que logiciel a terminé ces différentes opérations avant sortir de logiciel et de retirer le lecteur. Page 20 sur 25

21 IX. Rapports a) Pointages Pour y accéder, cliquer sur le menu Rapports / Pointages ou cliquer sur l icône Dans ce menu, vous visualisez toutes les données «au fil de l eau» transférées des lecteurs. Il ne montre pas l analyse de parcours et des rondes. Il est généralement utilisé par le superviseur pour tracer et analyser des enregistrements particuliers. Page 21 sur 25

22 b) Statistiques Pour y accéder, cliquer sur le menu Rapports / Statistiques ou cliquer sur l icône Ce rapport vous permet de filtrer et d analyser des parcours, des points de contrôle, des agents ou des incidents individuellement. Il présente des informations détaillées tel que le nombre de lectures dans les temps, en retard, les points non lus etc Page 22 sur 25

23 c) Rapport de rondes Pour y accéder, cliquer sur le menu Rapports / Rapport de rondes ou cliquer sur l icône Ce menu vous permet de générer un rapport de synthétique sur une certaine période. Une fois un parcours sélectionné sur la partie haute de l écran, cliquer sur le bouton «Afficher» vous visualiser le détail du parcours sur la partie basse de l écran. Ce type de rapport est le plus utilisé par les gestionnaires. Page 23 sur 25

24 c) Plan Pour y accéder, cliquer sur le menu Rapports / Plan ou cliquer sur l icône Ce menu vous permet de générer une représentation graphique des parcours effectués sur une certaine période. Page 24 sur 25

25 X. Extraction des rapports Les rapports de parcours / rondes peuvent être édités selon les méthodes suivantes : a) Impression : chaque menu de rapport possède un bouton «Imprimer». b) dans la plupart des écrans de prévisualisation avant impression, vous pouvez cliquer sur le bouton pour envoyer par le rapport. c) Adobe PDF : dans la plupart des écrans de prévisualisation avant impression, vous pouvez cliquer sur le bouton pour enregistrer le rapport au format pdf. d) Microsoft Excel : dans la plupart des écrans de prévisualisation avant impression, vous pouvez cliquer sur le bouton pour exporter le rapport au format Excel. Pour toute information complémentaire, n hésitez pas à contacter notre service technique au Page 25 sur 25

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