Commune de Hondeghem Cahier des charges pour une étude de faisabilité programmation dans le cadre du FDST SOMMAIRE

Transcription

1 Fonds Départemental de Solidarité Territoriale Cahier des charges pour une étude de faisabilité programmation dans le cadre du FDST SOMMAIRE CONTEXTE DE L ETUDE...3 CONTENU DE L ETUDE LES INTENTIONS COMMUNALES : ELEMENTS DE PROGRAMME DEROULEMENT DE L ETUDE DE FAISABILITE (TRANCHE FERME) L ETAT DES LIEUX... 6 ANALYSE URBAINE : DEFINITION DES ENJEUX URBAINS DES BATIMENTS... 6 ANALYSE DE L ETAT DES BATIMENTS : LES POTENTIALITES... 7 DISPONIBILITE FONCIERE... 7 DEFINITION DES BESOINS DES USAGERS : AMORCE DE LA PROGRAMMATION SCENARIOS PROGRAMMATION DE TRAVAUX ET ESTIMATION FINANCIERE ASSISTANCE A MAITRISE D OUVRAGE ENVIRONNEMENTALE (TRANCHES CONDITIONNELLES 1 & 2)... 9 PHASE 1 : COMPLEMENT AU DIAGNOSTIC (TRANCHE CONDITIONNELLE 1)... 9 PHASE 2 : ELABORATION DES PROGRAMMES FONCTIONNEL ET ENVIRONNEMENTAL (TRANCHE CONDITIONNELLE 1) DETERMINATION DES BESOINS TECHNIQUES DU PROJET DETERMINATION DU PROFIL ENVIRONNEMENTAL DE L OPERATION ET DU CAHIER D OBJECTIFS HQE 10 ASSISTANCE A L EVALUATION DE LA COHERENCE DU PROGRAMME ET DU BUDGET PREVISIONNEL 11 PHASE 3 : ASSISTANCE A LA SELECTION DE LA MAITRISE D ŒUVRE (TRANCHE CONDITIONNELLE 1) PHASE 4 : CONCEPTION DU PROJET (TRANCHE CONDITIONNELLE 1) PHASE 5 : PASSATION DES CONTRATS DE TRAVAUX (TRANCHE CONDITIONNELLE 1) PHASE 6 : SUIVI DU CHANTIER ET RECEPTION (TRANCHE CONDITIONNELLE 2) CONDITION DE REALISATION DE L ETUDE...16 DEMARRAGE ET DELAIS DE REALISATION PRESENTATION DES DOCUMENTS MODALITES PRATIQUES D ORGANISATION DE L ETUDE LA CONCERTATION, L INFORMATION ET LA SENSIBILISATION DU PUBLIC ANNEXE PRESENTATION SUCCINCTE DE LA POLITIQUE DEPARTEMENTALE - FONDS DEPARTEMENTAL DE SOLIDARITE TERRITORIALE - FDST ANNEXE PRESENTATION SUCCINCTE DE LA POLITIQUE DEPARTEMENTALE : FONDS DEPARTEMENTAL POUR L AMENAGEMENT DU NORD SECTION ACCESSIBILITE AUX PERSONNES A MOBILITE REDUITE ET QUALITE DES CONSTRUCTIONS PUBLIQUES Cahier des charges pour une Etude de «faisabilité - programmation» version 11/2012 Page 1

2 Conseil Général du Nord / Direction de l Environnement et du Développement des Territoires Fonds départemental de solidarité territoriale CARTE DE SITUATION GENERALE Cahier des charges pour une Etude de «faisabilité - programmation» version 11/2012 Page 2

3 Contexte de l étude Le présent document est un cahier des charges, base de la consultation d équipe d études. Sa spécificité est de prévoir un déroulement en deux temps bien distincts. Premier temps : réalisation d'une étude de faisabilité programmation d un équipement communal pour la commune de Hondeghem Deuxième temps : la fin de l étude de faisabilité-programmation pourra déboucher sur la poursuite de la mission qui consistera alors à une Assistance à Maitrise d Ouvrage HQE, selon le scénario choisi par la commune. Le présent cahier des charges comprend la description des attentes de la maitrise d ouvrage pour les deux types de mission. Il doit permettre de remettre à la municipalité deux propositions de mission détaillées et chiffrées, présentant de façon distincte les méthodologies de travail, la composition de l équipe, les coûts et délais de réalisation des études.. Le contenu attendu de ces études et les niveaux de définition des différentes parties qui la composent sont décrits dans la suite de ce document. L équipe d études devra respecter ce programme. LA MAITRISE D OUVRAGE La maîtrise d ouvrage de cette étude est assurée par la commune de Hondeghem, représentée par son maire Monsieur Jean-Pierre Feramus. La commune apportera à l AMO tous les documents et informations susceptibles de l aider dans sa mission (documents relatifs au plan local d urbanisme intercommunal, plans de cadastre, photographies, cartes, archives, études et diagnostics existants sur les différents bâtiments communaux ). CADRE DE L ETUDE La commune de Hondeghem possède parmi d autres équipements, une salle de sports construite en 1988, utilisée par les associations de la commune et les écoles. Une salle des fêtes est également implantée dans le centre du village. La commune est aujourd hui confrontée à plusieurs problématiques concernant ces deux bâtiments. La salle des fêtes DENAES dont l usage est dédié aux associations, mais aussi à la location fait l objet de plaintes du voisinage, en raison des nuisances sonores lors de son utilisation le soir. Son positionnement en cœur de village induit également des problèmes de stationnement, que la place de l église ne parvient pas à absorber. Elle peut accueillir 150 personnes. La salle des sports (de dimension 40x20 m) est, elle, utilisée principalement pour des activités sportives. Si elle remplit bien ses objectifs en été, elle manque toutefois de confort et est sousoccupée en hiver. L absence de chauffage la rend impropre à un usage scolaire par temps froid. Par ailleurs, la salle des sports souffre d un manque de rangement pour le matériel sportif. Enfin, l équipement ne dispose pas de vestiaires adaptés et présente des sanitaires obsolètes (pas de carrelages, pas d isolation ) Enfin, une autre salle est disponible pour l organisation de différentes activités à proximité de la place. Elle comporte 80 places. La commune souhaite disposer d une aide à la décision lui permettant répondre au mieux à ses besoins, qu elle exprime de la manière suivante : - permettre aux activités sportives de se maintenir et de se développer par tout temps, avec un confort amélioré (sanitaires, vestiaires ), - offrir aux écoles la possibilité d utiliser un équipement pour des usages sportifs même l hiver, - proposer aux associations et aux habitants de la commune (et également aux personnes extérieures) un équipement permettant l organisation de manifestations bruyantes (utilisation de musique notamment) sans nuisances pour le voisinage. - Aménager des espaces de rangement pour le matériel sportif Page 3

4 Deux hypothèses ont déjà été envisagées par la municipalité : la rénovation de la salle des sports en salle plus polyvalente (mais avec une orientation sportive conservée) comprenant une extension évaluée à environ 240 m², ou la construction d une nouvelle salle des fêtes. Pour le moment, la commune ne dispose pas de foncier, mais des acquisitions pourraient être envisagées à proximité de la salle des sports. Après avoir relevé les atouts, les dysfonctionnements et les potentialités inexploitées des bâtiments actuels, l étude devra examiner toutes les possibilités : réhabilitation de la salle des sports en salle plus polyvalente, extensions, construction d une nouvelle salle des fêtes Sera particulièrement pris en compte l adaptabilité des bâtiments aux différents usages envisagés, mais également leur niveau de réponse aux besoins prioritaires : la commune ne souhaite pas entreprendre des travaux pour obtenir des réponses à toutes les demandes, mais peu satisfaisantes en fin de compte.! Compte tenu des moyens financiers limités de la commune, l équipe d études veillera à adapter ses propositions aux enveloppes budgétaires pouvant être dégagées par la commune pour la concrétisation de la programmation issue de la présente étude. CONTEXTE INSTITUTIONNEL ET REGLEMENTAIRE La commune de Hondeghem appartient à la Communauté de Communes du Houtland. La Communauté de communes du Houtland s est engagée dans une démarche de Plan Local d Urbanisme Intercommunal PLUI. Par ailleurs, elle a adopté, entre autres, une compétence Jeunesse, au titre de laquelle elle organise des centres de loisirs intercommunaux. ETUDES ET PROJETS A PRENDRE EN COMPTE L équipe d AMO qui sera retenue pour mener la présente étude aura à tenir compte des autres études ou démarches en cours ou réalisées, qui seront mises à disposition par la commune, notamment : Etudes A l échelle communale : - Etude acoustique sur la salle des fêtes Denaes - Diagnostic accessibilité des bâtiments publics effectué. A l échelle intercommunale : - Elaboration du plan local d urbanisme intercommunal de la communauté de communes du Houtland, A l échelle supra intercommunale : - Contrat de pays du Pays Cœur de Flandre - SCOT de Flandre intérieure - Plan Climat Territorial du Pays Cœur de Flandre Projets - Réfection de la chaussée de la rue menant à la salle des sports LE PILOTAGE DE L ETUDE Un comité de pilotage chargé du suivi de cette étude sera constitué à l initiative de la commune. Il pourra associer élus, services concernés du Conseil Général notamment la Direction du Développement Local, la Direction Sport Jeunesse, Les habitants et associations pourront être associés à l étude à certains moments clés qui seront discutés dans le cadre du comité de pilotage. Page 4

5 Les modalités pratiques d organisation et de déroulement de la future étude (notamment en ce qui concerne les documents et les études disponibles, la composition précise du comité de pilotage, les étapes intermédiaires, le rythme des réunions de travail et celles du comité de pilotage) seront discutées lors d une réunion préliminaire rassemblant, outre le maître d ouvrage et le bureau d études choisi, des représentants des partenaires privilégiés de la commune que sont le Conseil Général du Nord (Direction du Développement Local) Afin de permettre un meilleur suivi du déroulement de l étude par le maître d ouvrage et par ses différents partenaires, des rendus intermédiaires, facilement reproductibles, seront formalisés par l AMO à chacune des phases constituant l étude. Ils seront remis notamment au maître d ouvrage et au Département. De même, l AMO rédigera un compte rendu de chaque réunion du comité de pilotage qu il adressera à chacun de ses membres. Page 5

6 Contenu de l étude Il est rappelé que le contenu attendu de l étude rentre dans le cadre d une mission préalable appelée «faisabilité programmation» concernant à la fois des projets de réhabilitation et des opérations de programmation pour d éventuelles constructions neuves. L étude rendra compte d un travail d aide à la programmation, étayé par une analyse à plusieurs niveaux et appuyé par des propositions dont la faisabilité technique et financière sera évaluée. 1. Les intentions communales : éléments de programme La proposition de l équipe mandataire résultera d un choix concerté avec la commune. L objectif de cette démarche est que la conception des projets soit aussi proche que possible des souhaits de la commune, en termes de fonctionnalité, d intégration urbaine et d économie. Cette étude de faisabilité programmation est l occasion pour la commune de réfléchir à l organisation des activités sportives, associatives et scolaires. Un travail de prospective avec les associations et la commune devra être mené sur l évolution des besoins. L étude tiendra également compte des contraintes techniques (acoustique, thermique, accès ) et de la dimension environnementale des propositions (démarche HQE ). La deuxième étape devra permettre à la commune, suivant la décision issue de la première phase, de préciser la programmation de son futur équipement dans une logique environnementale, et de bénéficier d une assistance à maîtrise d ouvrage en démarche HQE. 2. Déroulement de l étude de faisabilité (Tranche ferme) 2.1 L état des lieux Analyse urbaine : définition des enjeux urbains des bâtiments La première étape de l étude devra permettre à l équipe d études de mener une analyse urbaine rapide mais efficace : seront privilégiées les notions suivantes : localisation des activités et bâtiments dans le tissu urbain, gestion des déplacements, état des abords et des accès (stationnement, sécurisation et confort des piétons enfants, personnes âgées, PMR, et cyclistes) insertion paysagère et architecturale dans le site. A noter qu un projet de construction de logements va voir le jour prochainement à proximité du site, avec la création d un cheminement piéton permettant de relier le centre du village à la salle des sports en passant par ce nouveau quartier. Page 6

7 Analyse de l état des bâtiments : les potentialités Conseil Général du Nord / Direction du Développement Local Un diagnostic rapide de la salle des fêtes permettant d avoir une vue claire des potentialités et des problèmes tant fonctionnels que techniques, et leur situation par rapport aux normes en vigueur sera mené. L idée est ainsi de pouvoir établir une grille à plusieurs entrées : nature des travaux, urgence, niveau financier croisé avec l intérêt fonctionnel urbain et architectural du bâtiment. Un diagnostic technique de la salle des sports sera effectué par l AMO (Structure, secondœuvre, thermique et électricité). Un diagnostic thermique sera entrepris, de façon à connaître le comportement du bâtiment aux variations de température extérieures. Il constituera une base pour des hypothèses d implantation d un système de chauffage. Le mandataire précisera la méthode qu il compte proposer à la commune pour ce diagnostic thermique. Le maître d ouvrage remettra à l AMO tous les renseignements en sa possession concernant les bâtiments concernés par cette étude de «faisabilité programmation» (études réglementaires, procès-verbaux de la commission de sécurité ). Le mandataire est chargé, s il y a lieu d effectuer les relevés nécessaires à l établissement de cet état des lieux. Cependant, le relevé précis relevant de la compétence d un géomètre n est pas nécessaire tout comme l état des lieux du second œuvre. L objectif est de maîtriser les grandes données dimensionnelles, techniques et qualitatives afin de déterminer les potentialités offertes par ces locaux en s appuyant sur leurs atouts et leurs dysfonctionnements, en comparant les contraintes des différentes solutions possibles. Ce travail sera présenté au comité de pilotage sous forme d un document écrit qui pourra prendre la forme de fiches bâti comprenant notamment : accès, surfaces, rapport aux normes, état général, activités actuelles. Disponibilité foncière Le mandataire s attachera à analyser les disponibilités foncières ou les pistes entrevues par la municipalité. Les atouts et contraintes des parcelles concernées seront relevés : accès, disposition, relief, voisinage, capacité d accueil Définition des besoins des usagers : amorce de la programmation Des entretiens auprès des associations et des élus municipaux permettront à l AMO de partager avec le comité de pilotage l ensemble des activités pratiquées sur le territoire communal, les besoins et/ou souhaits des adhérents et des usagers en terme spatial, fonctionnel et qualitatif. La visite éventuelle de leurs locaux permettra d affiner l analyse en mettant en avant les contraintes et les atouts de ces lieux pour les usagers. La programmation tiendra compte de l utilisation de l équipement par le centre intercommunal de loisirs. Le développement d activités n existant pas dans les communes voisines pourra également être étudié. Page 7

8 Ce travail sera présenté au comité de pilotage sous forme d un document écrit qui pourra prendre la forme de fiches usagers comprenant par exemple : activités, nombre d usagers, besoins actuels et futurs, occupation des locaux, contrainte de fonctionnement, contrainte d accès, Une synthèse visant à faire le point sur l ensemble du diagnostic réalisé par l équipe en collaboration avec le comité de pilotage est attendue. Elle servira au suivi et à l élaboration du schéma d organisation des équipements. Cette synthèse permettra de mettre en relation les espaces disponibles avec les besoins identifiés en vue d une meilleure cohérence et fonctionnalité entre les équipements communaux. Ainsi, l AMO sera attentif à l occupation optimale des locaux, à leur accessibilité, à la pratique des activités scolaires qui nécessitent le respect de certaines normes de sécurité et de circulation du public, à la valorisation de la qualité paysagère et urbaine du site. L accent sera principalement mis sur les qualités sportives de la salle des sports : type de sports possibles, respect des normes des différentes fédérations, niveaux de confort. Il précisera également les enjeux environnementaux susceptibles d être les plus intéressants à traiter.! Un soin particulier sera apporté à la rédaction de la synthèse (croquis, cartographie, écrit) afin qu elle soit pédagogique dans la perspective d un partage aisé avec le comité de pilotage et la population Scénarios Sur la base de la synthèse issue du diagnostic, l AMO présentera des hypothèses de surface à créer/à réhabiliter correspondant aux besoins exprimés. Une première réflexion communale pourra permettre de prioriser les besoins. Cette démarche aboutira à la création de plusieurs scénarios, dont les deux hypothèses envisagés par la commune : réhabilitation de la salle des sports en salle polyvalente (à vocation sportive dominante), intégrant une extension de type «club house», des rangements et la création d une cuisine (catégorie à préciser). construction d une nouvelle salle des fêtes avec ou sans réhabilitation de la salle des sports. La commune est également en attente d autres pistes, si cela s avère judicieux pour la réflexion et le débat. Les scénarios indiqueront : 1. l implantation souhaitable des activités sportives et associatives, 2. la nature des réhabilitations et des mises aux normes à entreprendre, 3. la nature, la surface utile et la destination des constructions à réaliser, des locaux et des espaces extérieurs à créer, 4. les démolitions à effectuer. 5. les contraintes techniques éventuelles : nature des sols, voisinage, accès. 6. Un phasage des opérations. 7. Un premier chiffrage permettant de se rendre compte de la portée financière des propositions. Il intégrera l ensemble des coûts afférents aux opérations (travaux, honoraires de maîtrise d œuvre, honoraires bureau de contrôle, CSPS, aléas.). Les coûts de fonctionnement seront également envisagés. Le chiffrage intégrera également la dimension environnementale (démarche HQE ). Page 8

9 L équipe mandataire établira en parallèle une analyse de ces propositions, pour dégager les avantages et les inconvénients des différentes hypothèses. Différents critères pourront être utilisés : niveau de performance de la réponse par rapport à chacun des usages prioritaires, la capacité d accueil des parcelles envisagées, l impact à court, moyen et long terme sur le budget municipal, délai de mise en œuvre, etc La commune possède des moyens financiers limités. Dès le début de sa réflexion, l AMO tiendra compte de cet état de fait et veillera à tout moment à adapter ses propositions de façon stricte par rapport aux moyens dont dispose la commune. La proposition de l AMO devra respecter la capacité budgétaire de la commune. Le comité de pilotage et le conseil municipal seront alors en mesure de discuter des scénarios, de les amender éventuellement et au final de valider un scénario issu de cette réflexion Programmation de travaux et estimation financière L objectif de cette démarche est que la conception des projets soit aussi proche que possible des souhaits et des priorités de la commune en terme d implantation urbaine, d image, mais aussi de fonctionnalité. Sur la base du scénario retenu, l AMO détaillera la programmation du projet. Il précisera les surfaces nécessaires, les contraintes techniques, spatiales, urbaines. Le chiffrage sera affiné, il intégrera une dimension environnementale qui sera précisée par la suite. L équipe retenue, en accord avec le maître d ouvrage proposera une programmation pluriannuelle des travaux. Cette programmation tiendra compte d éléments tels que l urgence, les capacités financières de la commune, les opportunités de subvention, la phasage logique des travaux, l articulation avec les autres projets de la maîtrise d ouvrage. 3. Assistance à maîtrise d ouvrage environnementale (tranche ferme) Assistance à Maîtrise d Ouvrage HQE, qui pourra faire l objet d une demande de subvention spécifique auprès du Conseil Général du Nord au titre du Fonds Départemental pour l Aménagement du Nord section HQE. Phase 1 : Complément au diagnostic Analyse environnementale du site : données environnementales (sol, exposition, vents dominants, données hydro géologiques, nuisances acoustiques et visuelles,.), intégration du projet au contexte urbain (accessibilité du site, documents d urbanisme en vigueur ). Une étude topographique et une étude de sol complémentaire (perméabilité ) pourront être intégrées à la présente étude (sous responsabilité de la maîtrise d ouvrage). Page 9

10 Phase 2 : Elaboration des programmes fonctionnel et environnemental Détermination des besoins techniques du projet Les besoins évalués lors de l étape de faisabilité seront éventuellement complétés. Un schéma d organisation des différentes composantes du programme sera établi tenant compte des contraintes réglementaires, des compatibilités des différentes fonctions entre elles Détermination du profil environnemental de l opération et du cahier d objectifs HQE (sans certification) Les attentes de la maîtrise d ouvrage, en matière de développement durable : Un certain nombre d objectifs paraissent incontournables à la maîtrise d ouvrage, en référence aux 14 cibles que compte le référentiel HQE : une enveloppe efficace et réduire les consommations énergétiques ; mise en place des énergies renouvelables ; limiter la maintenance ; conforts des usagers ; Le projet devra réduire au maximum ses impacts sur l environnement. Un des premiers moyens de d économiser de l énergie est d en limiter au maximum la consommation. Pour préparer au mieux la maîtrise d ouvrage à l élaboration de son projet, l AMO aura la charge de présenter des explications pédagogiques et illustrées dans les domaines suivants : liens entre le projet et son territoire ; prise en compte des handicaps, selon le contexte local ; enjeux de la perméabilité des sols (infiltration des eaux pluviales, intérêts offerts par leur récupération, etc.) ; polyvalence des espaces à rechercher le cas échéant, afin de minimiser l impact foncier et financier du projet ; éco matériaux (matériaux recyclés ou recyclables, impacts sur la santé, transport, cycle de vie, etc.) ; possibilités offertes par les énergies renouvelables (ENR) ; prise en compte de l évolution des normes et des solutions innovantes en matière d efficacité énergétique (explication du coût global, préparation de l étude thermodynamique, etc.) ; importance du facteur de lumière du jour (FLJ) ; Ces aspects feront l objet de précisions en ce qui concerne les aspects suivants : consommations, émissions de gaz à effet de serre, rendement, investissement, contrats de maintenance, etc. A ce titre, les postes de consommations énergétiques d un bâtiment seront explicités (enjeux énergétiques, dont les consommations seront calculées précisément ultérieurement par la Maîtrise d œuvre). Cette étape comprend plusieurs points : détermination des impacts environnementaux du projet ; Page 10

11 détermination avec le maître d ouvrage des cibles de Haute Qualité Environnementale pertinentes et envisageables ; hiérarchisation des cibles ; fixation des objectifs à atteindre pour chacune des cibles tant au niveau qualitatif que quantitatif. Elle aboutira à un cahier d'objectifs HQE, reprenant les 14 cibles de la HQE et précisant pour chaque cible, le niveau de performance souhaité par le maître d'ouvrage, sur proposition argumentée du mandataire de l'étude, en partenariat avec le comité de pilotage de l'étude. L'approche environnementale doit intégrer l ensemble des phases du cycle de vie d'une construction en prenant en compte à la fois l'investissement et la vie du bâtiment : exploitation, entretien et maintenance, et déconstruction. L AMO précisera la façon dont il envisage de travailler avec le maître d ouvrage pour la détermination du profil de qualité environnementale, du niveau de performance des cibles choisies, et de l explicitation des objectifs qualitatifs ou quantitatifs (ex. : éléments de comparaison avec d autres opérations HQE ou non HQE, en France et à l étranger, ). Il conviendra d assister la commune à définir une enveloppe prévisionnelle de travaux en fonction du programme établi, des objectifs HQE et des capacités financières disponibles. Le mandataire précisera notamment l impact économique des objectifs HQE vis-à-vis de l enveloppe financière de l opération (investissement + fonctionnement). Assistance à l évaluation de la cohérence du programme et du budget prévisionnel Une recherche des solutions d implantation du programme sur la parcelle choisie sera effectuée, et analysée au regard des objectifs du profil de qualité environnemental de l opération. Cette réflexion pourra être envisagée par l établissement de différents scénarios pertinents comprenant les pistes pour la localisation du stationnement, des cheminements et des accès, ainsi que du traitement des limites de la parcelle. Sur la base de ce travail, et après validation, il s'agira alors d'aboutir à un programme détaillé de réalisation chiffré destiné à la consultation de maîtrise d œuvre comprenant : - une évaluation fiable de l enveloppe prévisionnelle des travaux détaillant l ensemble des frais relatifs à la conduite du projet (coût des travaux, honoraires divers, frais de publication, et de reproduction, aléas, taxes, révision de prix ) ; ce document ne sera pas remis à la maîtrise d œuvre mais permet un suivi rigoureux des estimations financières. Il portera d une part sur le bâtiment, d autre part sur les espaces publics ; - un cahier regroupant les priorités du maître d ouvrage ainsi qu une analyse des potentialités du site ; - une note fixant les exigences environnementales et les cibles correspondantes, complétées par une évaluation de leur impact économique ; - les conditions de transmission des documents d étape (ESQ, APS, ) et de validation des éventuelles modifications en phase chantier. Le phasage éventuel pertinent des opérations sera également indiqué. Dans le cas d une extension, la possibilité ou non de maintenir les activités en place dans le bâtiment pendant les travaux sera étudiée, ainsi que les solutions alternatives. Page 11

12 Il tiendra notamment compte des subventions pouvant être obtenues par la commune pour la réalisation de son projet et de leurs conditions d attribution (en particulier DETR). Les futurs concepteurs et maîtres d'œuvre du projet recevront un document unique, homogène et cohérent listant l'ensemble des intentions du maître d'ouvrage. Suivi financier : l AMO tiendra à jour tout au long du déroulement du projet un tableau récapitulatif de toutes les dépenses (estimations et/ou engagements). Ce bilan prévisionnel comprendra également les provisions que l AMO conseillera de prévoir, notamment les revalorisations et les divers et aléas. La vérification des facturations sera faite par le maître d ouvrage (pas d intervention de l AMO sur les factures) 4. Assistance à la sélection de la maîtrise d œuvre (tranche conditionnelle 1) L équipe mandataire assistera le maître d ouvrage tout au long de la phase de sélection du maître d œuvre du projet. Ainsi, l équipe mandataire rédigera le dossier de consultation pour la sélection de la maîtrise d œuvre afin d assurer la bonne tenue de sa mission dans les phases ultérieures (phase 3 à 6). Elle précisera ainsi les conditions de transmission des documents d étapes (Diagnostics, APS ) et de validation des éventuelles modifications en phase chantier. Sensibilisation de la commission d appels d offres ou de toutes instances assurant la sélection des candidats sur les aspects liés à la démarche HQE (il n est pas prévu de concours en cas de réhabilitation/extension. Participation à la définition des compétences attendues de l équipe de maîtrise d œuvre, Assistance au choix de la procédure de consultation Assistance au montage du dossier de consultation et mise au point d une grille d analyse des projets sur les aspects HQE (établissement des pièces de la consultation sous la responsabilité de la maîtrise d ouvrage) Analyse des compétences et de l expérience des candidats ou de leur implication dans la démarche HQE, Examen des différentes propositions de maîtrise d œuvre, Participation à l éventuelle audition des candidats, Etablissement d un rapport faisant état des conclusions de l examen des projets. Il s agira de sélectionner une équipe de maîtrise d œuvre comprenant les compétences suivantes : architecte, bureau d études techniques spécialisé en HQE (génie civil et hydraulique, thermique, fluides, connaissance des éco - matériaux, etc.), suivi de travaux (construction, voirie et réseaux divers, concessionnaires) pour la construction du projet. Une note de synthèse sera transmise à chaque équipe de maîtrise d œuvre autorisée à remettre une offre. L AMO assistera également le maître d ouvrage pour la désignation du contrôleur Technique, du Coordonnateur SPS, et de l assureur DO : Rédaction des dossiers de consultation (RC, Cadre d AE, CCAP, CCTP) Analyse des offres Présentation en CAO Page 12

13 5. Conception du projet (Tranche conditionnelle 1) L équipe mandataire interviendra en assistance à toutes les phases de conception : - ESQ, APS, APD, PRO Tout au long de l évolution du projet architectural, l équipe mandataire détaillera les exigences HQE, suivra leur prise en compte, vérifiera et évaluera leur niveau de réalisation, leur compatibilité avec les autres critères (technique, coût, sécurité, etc.) du projet. Il s agit donc de mettre en place une méthode itérative permettant la progression du projet. De même que pour les autres phases, elle définira les outils qui seront demandés au maître d œuvre pour démontrer que les exigences HQE sont atteintes. En particulier, les coûts globaux investissement plus fonctionnement (incluant viabilisation, maintenance et entretien), annoncés en phase de conception seront confirmés par le maître d œuvre et validés par l AMO. Rédaction d un rapport à chaque étape faisant apparaître les préconisations et recommandations à prendre en compte par la Maîtrise d œuvre. Mise en place d un tableau de bord de suivi de projet Vérification de la cohérence entre les solutions techniques proposées et le budget L équipe mandataire travaillera également en collaboration avec l équipe de maîtrise d œuvre, pour vérifier la réalisation des coûts d objectifs en termes d investissement et intégrer les coûts d exploitation et de maintenance. Des fiches de suivi seront proposées à la maîtrise d'ouvrage pour envisager et suivre le fonctionnement futur du projet. Le cas échéant, l'adaptabilité des bâtiments devra être considérée, en tant que facteur de dépenses potentielles, au fil de l'évolution des usages. Vérification des différents documents ou études demandés Propositions au maître d œuvre d études complémentaires en cas de doute sur des solutions proposées Elaboration d une méthodologie (définition d indicateurs ) permettant d assurer le suivi et l évaluation ultérieure du bâtiment au regard des ambitions des programmes. L équipe définira une méthodologie permettant à la commune de vérifier sur la durée les performances de son bâtiment soit par un suivi en régie soit par une mission spécifique ultérieure. 6. Passation des contrats de travaux (Tranche conditionnelle 2) L équipe mandataire assistera le maître d ouvrage lors de la phase de réalisation du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE), notamment quant à la rédaction des Page 13

14 pièces administratives (RC, AE et CCAP) ; ainsi qu au bon déroulement des procédures de consultation. A ce titre, ce dernier devra faire l objet, après élaboration par l équipe de maîtrise d œuvre, d une validation par l équipe mandataire. Elle veillera ainsi au respect de la mise en pratique des cibles HQE. Pour ce faire, le mandataire vérifiera les clauses environnementales insérées dans les pièces techniques du DCE, rédigera une charte de chantier vert sur laquelle les entreprises devront s engager et proposera au maître d œuvre les critères de sélection spécifique à la HQE à intégrer dans le règlement de consultation. Le mandataire de la présente étude assistera également la commune et l équipe de maîtrise d œuvre pour la constitution des différents dossiers de demande de subvention à déposer éventuellement auprès de l Agence De l Environnement et de la Maîtrise de l Energie (ADEME), du Conseil Régional du Nord-Pas-de-Calais et du Conseil Général du Nord (Direction du Développement Local, Fonds Départemental pour l Aménagement du Nord voir détails en annexe et éventuellement autres subventions départementales - ex Sports ) ainsi que pour l animation du partenariat lié à la Haute Qualité Environnementale du projet. 7. Suivi du chantier et réception (Tranche conditionnelle 2) Durant la phase de mise en œuvre, l équipe mandataire interviendra sur les points suivants : Sensibilisation des entreprises titulaires du marché aux notions de HQE (matériaux, système constructifs ), en collaboration avec la maîtrise d œuvre, à travers une réunion de chantier préalable. Appui à la préparation et à la mise en place du chantier Elle travaillera ainsi en collaboration avec la Maîtrise d œuvre pour garantir le respect des performances en matière de HQE (chantier vert.) et le respect des coûts. Contrôle du respect de programme HQE par des visites régulières et inopinées sur le site Rédaction de rapports périodiques sur le déroulement de chantier Vérification des performances demandées Etablissement des réserves nécessaires Rédaction d un rapport complet à l issue de la réhabilitation du bâtiment. Ce rapport présentera, de façon détaillé, comment les attentes en matière de Haute Qualité Environnementale ont été atteintes. Il précisera également les indicateurs mis en place pour assurer le suivi et l évaluation du bâtiment. La mission du prestataire comprendra également : La rédaction du volet HQE du programme d exploitation afin de mettre en place une gestion pérenne de l exploitation ; L information et la sensibilisation des utilisateurs au bon usage du bâtiment. Il conviendra ainsi, dans le rapport d évaluation, de faire des propositions quant à la maintenance, l entretien (nettoyage des locaux.) et le fonctionnement Page 14

15 (comportement des usagers.) dans le respect des principes du développement durable. Présence en phase travaux : Présence à une réunion de chantier par mois (réunion dirigée par le maître d œuvre) Organisation et direction d une réunion maîtrise d ouvrage par mois (avec rédaction et diffusion d un CR). Cette réunion devra permettre d avoir une vue globale sur le déroulement général des travaux, notamment sur : o L avancement et la tenue des délais o La gestion des marchés o Le respect des cibles HQE o La tenue des rôles de chacun o La qualité des travaux La maîtrise d œuvre sera conviés à ces réunions (Le CT et le CSPS uniquement si des sujets relatifs à leur mission est à évoquer). Délai travaux : 14 mois (compris préparation et OPR) Après production des documents repris ci-avant ; fin de mission de l AMO : à la décision de réception (pas d assistance en année de parfait achèvement) Page 15

16 CONDITION DE REALISATION DE L ETUDE Démarrage et délais de réalisation Dès le début de la mission, et après collecte des données disponibles, l AMO réalisera un planning global réaliste, permettant au maître d ouvrage d avoir une vue fiable de toutes les étapes majeures du projet (programme, désignation de la maîtrise d œuvre, études de conception, lancement des travaux) Le délai de la tranche ferme (programme et budget) est fixé à 5 mois compris validation du maître d ouvrage) Présentation des documents L AMO remettra ses documents en 3 exemplaires papiers + un support informatique. Modalités pratiques d organisation de l étude Les modalités pratiques d organisation et de déroulement de la future étude (notamment en ce qui concerne les documents et les études disponibles, la composition précise du comité de pilotage, les délais de l étude, le rythme des réunions de travail et celles du comité de pilotage) seront discutées lors d une réunion préliminaire rassemblant, outre le maître d ouvrage, le mandataire choisi et des représentants des partenaires privilégiés de la commune. Néanmoins, afin de permettre un meilleur suivi du déroulement de l étude par le maître d ouvrage et par ses différents partenaires, l ensemble des rendus intermédiaires, des comptes rendus des réunions du comité de pilotage ainsi que des comptes rendus des réunions de chantier du maître d œuvre seront remis au maître d ouvrage et au Conseil Général du Nord ainsi qu à chaque partenaire présent. Ces comptes rendus mentionneront les noms des personnes présentes, le relevé des décisions du comité de pilotage, la liste des actions à entreprendre, les documents remis ainsi que la date de la réunion suivante et son ordre du jour. L ensemble des comptes rendus de réunion tout au long de la conception et la réalisation du bâtiment fera l objet d une validation de fait à l issue d un délai de 7 jours. La concertation, l information et la sensibilisation du public C est un aspect essentiel de la démarche soutenue par le Conseil Général du Nord. En dehors des entretiens et des réunions de concertation avec les élus et les différents utilisateurs, cette information pourra se faire sous la forme de réunions publiques ou tout autre moyen que souhaiterait la commune et que pourrait proposer le bureau d études. Il est en effet important qu une certaine concertation soit organisée, afin que la prise de conscience de l intérêt de la démarche de Haute Qualité Environnementale soit effective par tous et pour tous. Dans ce but, des documents d information facilement reproductibles et diffusables pourront être produits à destination du grand public. La municipalité souhaite mener des réunions avec les riverains, à des moments qu il conviendra de définir. Le mandataire précisera dans sa proposition de mission les moyens qu il propose de mettre à la disposition de l équipe municipale pour mener à bien la démarche de concertation. (Prévision de 3 réunions). Page 16

17 Annexe 1 Présentation succincte de la politique départementale - Fonds Départemental de solidarité territoriale - FDST Les études préalables sont facultatives. Toutefois, les communes qui le souhaitent peuvent mener une réflexion préalable, en amont de la mise en œuvre opérationnelle de leur projet et à ce titre bénéficier de financements départementaux. On entend par «étude préalable» la réflexion menée en amont du projet. L étude peut porter sur la faisabilité, la programmation, la définition des besoins, les modalités de fonctionnement futur (multifonctionnalité, utilisation intercommunale ), la recherche de localisation adéquate Les concours d architecture sur esquisse sont également à rattacher à cette démarche préalable. Les éléments de mission "esquisse" ou "diagnostic" peuvent également entrer dans le cadre de l ingénierie préalable. Par contre, les honoraires de maîtrise d œuvre, au-delà de l élément de mission "esquisse", ne sont pas considérés comme étude préalable. Leur coût est à intégrer au montant des travaux, dans le cadre de la demande de subvention pour "travaux". Au regard des missions de maîtrise d œuvre définies par la loi M.O.P (maîtrise d ouvrage publique), dans son volet BATIMENT, sont subventionnables : 1 - Les missions préalables à la "mission de base" : Les études de faisabilité, de programmation, visant à définir les objectifs, données et contraintes du programme, les besoins, le choix d un site ainsi que la réflexion préalable sur les modes et les coûts de fonctionnement de l équipement (multifonctionnalité, usage intercommunal ). 2 Les éléments de la mission de base "esquisse" (pour les constructions neuves) ou "diagnostic" (pour les réhabilitations ou réutilisations). Au-delà de l esquisse ou du diagnostic, les éléments de mission "avant-projet puis les «études de projet», n entrent pas dans le cadre des études subventionnables au titre du F.D.ST. Dans le cadre d une démarche partenariale entre la Commune et le Département, il convient d associer les services départementaux en amont. Ces derniers apportent un accompagnement aux maîtres d ouvrages, notamment pour la rédaction de cahiers des charges des études, la consultation et le choix de la maîtrise d œuvre. Il est précisé que les études préalables ne concernent pas les travaux de voirie et ne s appliquent qu aux seuls bâtiments et équipements. L attention des maîtres d ouvrage est attirée sur le fait que la participation d un maître d œuvre à une mission préalable à la "mission de base" (programmation, faisabilité) entraîne une impossibilité de poursuite de sa prestation dans le cadre d une mission de base. Toutefois, dans le cadre d une réhabilitation ou d une réutilisation, le diagnostic de maîtrise d œuvre pourra préciser un pré-programme chiffré établi par le maître d ouvrage et permet une poursuite éventuelle de la mission. Dans le cadre du choix d un maître d œuvre pour l élément de mission "esquisse" ou "diagnostic", le maître d ouvrage devra pendre toutes dispositions (en terme de procédures de consultation et de passation de marché) pour prévoir la poursuite de la mission (mission de base) et notamment les éléments de mission "avant-projet" et "projet". Entrent dans le cadre de l ingénierie préalable co-finançable au titre du F.D.S.T. : Page 17

18 1 - Les études préalables à la "mission de base", telle que définie par la loi M.O.P. et notamment la programmation : "Il appartient au maître d ouvrage de s assurer de la faisabilité et de l opportunité de l opération envisagée, d en déterminer la localisation, d en définir le programme, d en arrêter l enveloppe financière prévisionnelle, d en assurer le financement, de choisir le processus selon lequel l ouvrage sera réalisé ". ( ) "Le maître d ouvrage définit dans le programme les objectifs de l opération et les besoins qu elle doit satisfaire ainsi que les contraintes et exigences de qualité sociale, urbanistique, architecturale, fonctionnelle, technique et économique, d insertion dans le paysage et de protection de l environnement, relatives à la réalisation de l ouvrage". ( ) "Le maître d ouvrage peut confier les études nécessaires à l élaboration du programme et à la détermination de l enveloppe financière prévisionnelle à une personne publique ou privée". (Extraits de la Loi n du 12 juillet 1985 relative à la maîtrise d ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d œuvre privée J.O. du 13 juillet 1985 Titre Ier article 2, dans le Guide à l intention des maîtres d ouvrage public pour la négociation des rémunérations de maîtrise d œuvre juin 1994). 2 - Les éléments suivants de la "mission de base" : - pour les constructions neuves : l esquisse. "Cet élément de mission "esquisse" prévu par la loi et préalable aux avant-projets, permet d arrêter, avant toute étude plus importante, le parti général de l ouvrage, et d engager le dialogue entre le maître d ouvrage et la maîtrise d œuvre. Cet élément de mission, qui n était pas prévu par les textes de 1973 sur les missions d ingénierie et d architecture, est tout à fait adapté à la dévolution de marchés de maîtrise d œuvre par concours d architecture et d ingénierie : en effet, il limite les études correspondantes au strict nécessaire pour permettre le choix du maître d œuvre. Le rendu par l équipe de maîtrise d œuvre d un dossier clairement identifié permet de formaliser cette étape importante. Les plans sont rendus en général à une échelle au 1/500 avec des détails au 1/200. Au stade de l esquisse, l équipe de maîtrise d œuvre doit examiner la compatibilité de celle-ci avec la partie de l enveloppe financière prévisionnelle fixée par le maître d ouvrage et consacré aux travaux, et justifier les conclusions de cet examen." (Extraits du Guide à l intention des maîtres d ouvrage public pour la négociation des rémunérations de maîtrise d œuvre juin 1994) - pour les réhabilitations ou réutilisations : le diagnostic. "Pour les opérations de réhabilitation et de réutilisation, l élément de mission «diagnostic» remplace l esquisse. Mais au contraire de cette dernière, le diagnostic ne fait pas partie de la mission de base, et doit être négocié dans son contenu et sa rémunération. Indispensable à toute décision du maître d ouvrage, les études de diagnostic sont réalisées le plus souvent par des équipes pluridisciplinaires. Elles correspondent à un état des lieux architectural et technique. Comme le prévoit la loi, elles sont menées de manière itérative avec l élaboration du programme et permettent la mise au point définitive de celui-ci. [ ] Le maître d ouvrage ne peut s affranchir de la responsabilité qui lui incombe dans tous les cas. C est à lui de mener une réflexion préalable sur l opération envisagée. C est par les études préalables et par la rédaction d un programme précis qu il formule les objectifs de qualité du projet (besoin du service et niveau de qualité, spécifications ou performances des équipements à réaliser." (Extraits du Guide à l intention des maîtres d ouvrage public pour la négociation des rémunérations de maîtrise d œuvre juin 1994). Au delà de l esquisse ou du diagnostic, les éléments de mission «études d avant-projet», puis les «études de projet» n entrent pas dans le cadre des études subventionnables au titre du FDST.. Page 18

19 Annexe 2 Présentation succincte de la politique départementale : Section Accessibilité aux personnes à mobilité réduite et Qualité des constructions publiques Au cours de l année 2000, le Conseil Général du Nord a décidé la création, à compter de 2001, du Fonds pour l Aménagement du Nord (F.A.N). Les modalités de mise en œuvre de cette nouvelle politique ont été définies par l assemblée délibérante lors de ses réunions du 3 juillet et du 18 décembre Le comporte aujourd'hui trois sections : Amélioration du cadre de vie, Environnement et Accessibilité aux personnes à mobilité réduite et Qualité des constructions publiques. La section amélioration du cadre de vie remplace le Fonds pour l amélioration du cadre de vie (F.A.C.V). La section environnement constitue une intervention nouvelle visant à favoriser la réalisation de projets contribuant à protéger et à améliorer l environnement. La section Accessibilité aux personnes à mobilité réduite et Qualité des constructions publiques du F.D.A.N s adresse à toutes les communes que compte le Département du Nord. Selon leur nombre d habitants, leur population et leur effort fiscal, les communes peuvent prétendre à des financements départementaux pour des études et des travaux relevant de l'accessibilité aux personnes à mobilité réduite (P.M.R) et de la Haute Qualité Environnementale (HQE ). La Haute Qualité Environnementale a été initiée au début des années 90. Il s agit avant tout d une démarche visant à limiter les impacts sur l environnement d une opération de construction ou de réhabilitation, tout en assurant à l intérieur du bâtiment des conditions de vie saines et confortables. La Haute Qualité Environnementale n est pas une réglementation ni un label, mais une méthode qualitative pour mener un projet et s'appuie sur : - un système de management environnemental d'une opération, établi et conduit sous la responsabilité du maître d'ouvrage, - des exigences environnementales définies à l'origine du projet selon le contexte et les priorités du maître d'ouvrage. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de l'agenda 21 adopté par le Conseil Général du Nord en 2001 et constitue une application des principes du développement durable au domaine de la construction. Un maître d ouvrage désirant s engager dans une telle démarche aura donc à évaluer l impact de son projet sur l environnement afin de le minimiser (incidences esthétiques, consommation d espace, nuisances éventuelles, etc.). Il aura également à étudier la question des conforts d usage (thermique, acoustique, olfactif, lumineux) et celle de la gestion des différents types de déchets. Un bâtiment conçu, réalisé et géré selon une démarche HQE possèdera toutes les qualités habituelles d architecture, de fonctionnalité, d usage, de performance technique que l on est en droit d attendre mais en plus ses impacts sur l environnement auront été maîtrisés aussi bien par le choix des matériaux de construction que par la prise en compte de sa maintenance et surtout par les économies d énergie qu il permettra. Pour engager une démarche de cette nature, les maîtres d ouvrage disposent de la liste des 14 "cibles" de la démarche HQE. Celles-ci sont regroupées en 4 "familles" (voir annexe, en fin de document,) : 1- éco-construction 2- éco-gestion 3- confort 4- santé Les communes et structures intercommunales ont la possibilité de solliciter une subvention pour la réalisation de bâtiments de Haute Qualité Environnementale (construction neuve) ou pour la restructuration totale d un bâtiment existant (avec le même niveau d exigence de qualité que pour une construction neuve HQE ). Page 19

20 Ces aides financières pourront concerner toutes les constructions publiques à l exception de celles qui sont susceptibles d être subventionnées dans le cadre d une politique départementale spécifique. A l instar des procédures définies pour ce qui concerne l amélioration du cadre de vie, l environnement et l accessibilité des bâtiments et lieux publics aux personnes à mobilité réduite, le maître d ouvrage associera étroitement les services départementaux à l élaboration de son projet, et ce dès les réflexions préliminaires. Cette action nouvelle relève en effet d une politique de projet et de partenariat. L étude préalable sera menée en partenariat avec les services départementaux qui peuvent contribuer à la rédaction du cahier des charges. Celui-ci traitera notamment des enjeux de la HQE et déterminera les objectifs à atteindre. Un comité de pilotage spécifique chargé du suivi de cette étude sera constitué à l initiative de la commune. Celuici réunira, outre les représentants du maître d ouvrage et les services départementaux, les partenaires privilégiés de la HQE en vue d'enrichir la réflexion notamment d'un point de vue méthodologique. L'étude, confiée à un professionnel qualifié (architecte, programmiste et/ou bureau d'études spécialisé, justifiant de compétences et de références en matière de HQE ), aboutira à un cahier d'objectifs, reprenant les 14 cibles de la HQE et précisant pour chaque cible, le niveau de performance souhaité par le maître d'ouvrage. Il conviendra de développer de façon approfondie plusieurs des 14 cibles HQE, pour que les travaux soient subventionnables au titre du Fonds Départemental pour l'aménagement du Nord (il semble souhaitable de fixer un bon niveau de performance pour au moins 4 cibles relevant des deux domaines). Les études préalables sont obligatoires pour le volet HQE de la section Accessibilité aux personnes à mobilité réduite et Qualité des constructions publiques du F.D.A.N. Les communes peuvent ainsi mener une réflexion préalable, en amont de la mise en œuvre opérationnelle de leur projet et à ce titre bénéficier de financements départementaux. On entend par "étude préalable" la réflexion menée en amont du projet. L étude peut porter sur la faisabilité, la programmation, la définition des besoins, les modalités de fonctionnement futur (multifonctionnalité, utilisation intercommunale ou autre), la recherche de localisation adéquate, etc. Le maître d ouvrage ne peut s affranchir de la responsabilité qui lui incombe dans tous les cas. C est à lui de mener une réflexion préalable sur l opération envisagée. C est par les études préalables et par la rédaction d un programme précis qu il formule les objectifs de qualité du projet (besoin du service et niveau de qualité, spécifications ou performances d équipements à réaliser." Les concours d architecture sur esquisse sont également à rattacher à cette démarche préalable. Les éléments de mission "esquisse" ou "diagnostic" peuvent également entrer dans le cadre de l ingénierie préalable. Par contre, le travail et les honoraires consécutifs de l'équipe mandataire, au-delà de l élément de mission "esquisse", ne sont pas considérés comme étude préalable. Leur coût est à intégrer au montant des travaux, dans le cadre d'une demande de subvention pour "travaux". Il est précisé que les études préalables ne concernent pas les travaux de voirie et ne s appliquent qu aux seuls bâtiments et équipements. Organismes spécialisés en HQE : - Agence de l'environnement et de la Maîtrise de l'energie (ADEME) Centre Tertiaire de l'arsenal 20 rue du Prieuré DOUAI Tel : Fax : Site Internet : - Association HQE 4 avenue du Recteur Poincaré PARIS - Site Internet : - Centre Scientifique et Technique du Bâtiment (CSTB), Délégation aux certifications d acteurs et d ouvrages de construction 4 avenue du Recteur Poincaré PARIS Cedex 16 Tel : Fax : Site Internet : Page 20