C l o u d e t g e stion de contenu d entrepr i s e : p r o f i t e r d u cloud tout en protégeant le c o n t e n u d e ntreprise

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1 I D C T E C H N O L O G Y S P O T L I G H T C l o u d e t g e stion de contenu d entrepr i s e : p r o f i t e r d u cloud tout en protégeant le c o n t e n u d e ntreprise Septembre 2013 Adaptation de Worldwide Content Management Software Forecast par Melissa Webster, IDC n Sponsorisé par Hyland Le cloud computing permet aux entreprises de toutes tailles, et de toutes les industries, de bénéficier d économies d échelle inégalées et d accélérer leur rythme d innovation. Nous avons observé une forte adoption d'applications collaboratives et d entreprises dans le cloud. Plus récemment, nous avons également observé un intérêt grandissant pour la gestion de contenus d entreprise (ECM), ainsi que son adoption, dans le cloud. Déployer l'ecm dans le cloud comporte de nombreux avantages, tels qu'un déploiement et un retour sur investissement rapides, une diminution des coûts et ressources informatiques, la capacité de changer les dépenses en capital en charges d exploitation, la flexibilité et la confiance en l emplacement des données, ainsi que la capacité à reconduire les priorités en matière de ressources informatiques vers de nouveaux investissements informatiques qui créent une nouvelle valeur commerciale. L'ECM dans le cloud semble constituer une opportunité évidente, et pourtant une grande confusion autour du sujet a freiné son adoption dans une certaine mesure. Cet article analyse les tendances actuelles, les principaux bénéfices et les principaux problèmes liés à l'ecm dans le cloud, et examine le rôle du fournisseur ECM Hyland Software sur ce marché stratégiquement important. Introduction Aujourd hui, nous nous trouvons au milieu d un changement technologique majeur vers ce qu IDC appelle la 3ème plate-forme, et, comme c était le cas au cours du précédent changement de plate-forme (des ordinateurs centraux à l informatique des clients/serveur), cela transforme la façon dont nous créons, déployons et gérons les systèmes et applications informatiques. Les piliers de cette nouvelle plate-forme sont la mobilité, le caractère social, les Big Data et tout particulièrement le cloud. Des entreprises de toute taille et de toutes les industries élaborent des stratégies pour tirer parti du cloud computing, de différentes façons et à divers niveaux, selon leurs besoins. Les entreprises adoptent le cloud à divers niveaux de l infrastructure technologique. Pour certains, le passage au cloud computing commence par l informatisation, le stockage et la virtualisation de réseaux dans le centre de données (permettant une meilleure utilisation des ressources) et l infrastructure comme service (IaaS). Pour d autres, cela s étend jusque dans la couche des intergiciels et de la plate-forme comme service (PaaS). Nombre ont adopté des applications dans le cloud et logiciels comme service (SaaS). Les entreprises adoptent également différentes formes de cloud computing. Certaines adoptent des solutions cloud publiques, tandis que d autres déploient des clouds privés. En effet, la taxonomie du cloud d IDC définit cinq types de cloud, selon qui l héberge (l entreprise ou un prestataire de services) et s il est dédié ou partagé, ce qui souligne la nécessité du choix des clients. IDC 1563

2 Migrer des applications vers le cloud peut entraîner des bénéfices considérables et améliorer l agilité d une entreprise. D une part, le cloud computing offre de nombreux bénéfices en matière d «économie d échelle», tels que des coûts de démarrage considérablement plus bas, un déploiement plus rapide et une plus grande flexibilité lorsque les ressources (et les coûts) augmentent/baissent dynamiquement, selon l utilisation. Les fournisseurs de cloud peuvent également offrir de meilleurs accords sur le niveau des services (SLA) autour de la sécurité, la performance, la disponibilité et la résilience des systèmes que le service informatique interne des entreprises. En outre, l «externalisation» quotidienne des opérations vers un fournisseur de cloud permet aux entreprises de plus centrer leurs ressources sur l innovation et de nouvelles applications qui créent une nouvelle valeur commerciale. Le désir des entreprises à tirer parti de ces bénéfices est reflété dans les dépenses florissantes consacrée au cloud à tous les niveaux, de l infrastructure des systèmes aux applications, en passant par les intergiciels. IDC prévoit une hausse des dépenses en logiciels et technologies cloud qui passeront à plus du double du chiffre actuel à savoir de 29,4 milliards de dollars US en 2012 à 67,3 milliards de dollars US en 2016, soit un taux de croissance annuel cumulé (TCAC) de 23 %. Les entreprises d aujourd hui tirent parti du cloud computing pour tous les types d applications d entreprise, avec différents types de cloud utilisés pour différentes catégories d applications d entreprise. Le SaaS (à savoir, logiciel à locataires multiples hébergé sur une infrastructure de cloud publique) a été le choix de déploiement le plus utilisé pour de nombreuses applications collaboratives (conférences, courriers électroniques, messagerie instantanée, applications collaboratives en équipe et logiciels de réseaux sociaux d entreprise) et des applications de gestion des relations clients (tout spécialement les ventes et le marketing). Les clouds privés quant à eux sont le choix par excellence lorsque les entreprises doivent pouvoir personnaliser l application (les applications de SaaS de par leur nature sont limitées à la configurabilité intégrée) ou souhaitent déplacer des applications existantes vers une infrastructure de cloud. Alors qu'on enregistre actuellement une migration de plus en plus croissante des applications d'entreprise vers le cloud, on observe en même temps une demande toute aussi croissante de solutions ECM dans le cloud pour accompagner ces applications, tout comme la nécessité de fournir des services ECM aux applications d entreprise sur place car l automatisation des processus métier a incité la croissance de l'ecm sur site. Cependant, jusqu à récemment, les entreprises étaient quelque peu hésitantes en ce qui concerne le déplacement des informations d entreprise dans le cloud. Les raisons de cette hésitation étant les problèmes de sécurité de ces informations, qui impliquent le plus souvent les informations des clients, des employés, les plans de produit et d autres propriétés intellectuelles sensibles, etc., ainsi que la nécessité de personnaliser le système ECM pour prendre en charge leurs processus métier spécifiques, ce qui peut exclure l'ecm en SaaS, ou «ECM dans le cloud». Un fournisseur ECM qui offre un déploiement dans le cloud privé, ou «ECM dans le cloud», est ce qu il faut dans ce cas. Il existe certainement beaucoup de confusion sur le marché aujourd hui, non seulement en ce qui concerne les clouds publics par rapport aux clouds privés et le SaaS, mais également en ce qui concerne le rôle des solutions émergentes de partage et de synchronisation de fichiers. Dans les sections suivantes, nous identifions les critères clés à la gestion de contenu d'entreprise dans le cloud. Selon notre expérience, la plupart des grandes entreprises requièrent une solution ECM complète s intégrant facilement à toutes leurs applications métier et prenant en charge l intégralité du cycle de vie des informations, exactement comme le ferait actuellement une solution ECM sur site. Les avantages de l'ecm dans le cloud La gestion de contenu dans le cloud, à savoir un déploiement ECM dans un cloud privé hébergé par un fournisseur ECM, permet aux entreprises d'exploiter les nombreux avantages du cloud computing tout en profitant de toute la puissance et de toutes les fonctionnalités fournies par une solution ECM complète : IDC

3 Déploiement rapide. Puisque le fournisseur gère l infrastructure du cloud, l entreprise est dispensée des tâches d achat, d installation et de configuration des serveurs, systèmes de stockage et logiciels. Un déploiement dans un cloud privé peut réduire le temps requis pour acquérir une nouvelle instance ECM, de plusieurs semaines à quelques heures, ce qui accélère le retour sur investissement. Réduction significative des efforts du service informatique. L'ECM dans le cloud libère des ressources informatiques qui dans un autre type de déploiement auraient été requises pour l approvisionnement du système initial et la gestion continue. Le fournisseur ECM gère l intégralité de l infrastructure matérielle et logicielle, et réalise des mises à niveau matérielles et logicielles, des patchs, des sauvegardes et d autres tâches administratives. Puisque l'ecm dans le cloud s exécute sur une infrastructure partagée, les ressources informatiques et de stockage sont dynamiquement attribuées au fur et à mesure que l utilisation augmente, ce évite aux services informatiques le besoin d'anticiper la demande et d'acquérir des infrastructures supplémentaires en prévision de la croissance. Transformation des dépenses d'investissement en dépenses d exploitation. L'ECM dans le cloud est généralement vendue par abonnement, les frais d hébergement étant inclus dans les frais d abonnement mensuels ou annuels. Cela évite une importante mise de fonds initiale et rend les dépenses plus prévisibles. Cela peut également permettre aux entreprises de réaliser un retour sur investissement au cours de la même année fiscale que le déploiement. Choix de l emplacement des données. Souvent, les fournisseurs d'ecm dans le cloud possèdent des centres de données répartis dans divers emplacements. Cela permet aux entreprises de gérer des informations sensibles, par exemple des informations d identification personnelle (IPI), conformément aux lois locales. Ceci est extrêmement important pour les entreprises ayant des activités commerciales en Europe car elles doivent se conformer aux lois des différentes juridictions appliquant les dispositions du Règlement européen général sur la protection des données. Innovation/nouvelle valeur commerciale. Confier la gestion des centres de données au fournisseur offre l'opportunité de se concentrer sur l innovation et de nouveaux investissements informatiques qui créent une nouvelle valeur commerciale. Il va sans dire que toute solution ECM dans le cloud doit s assurer que le contenu sensible de l entreprise est correctement gouverné et sécurisé. Elle doit fournir le même degré de contrôle qu une solution ECM sur site. Une solution ECM dans le cloud, lorsque fournie comme service géré par un fournisseur expérimenté, peut offrir plus de sécurité, de fiabilité, de temps de fonctionnement, d extensibilité et de reprise sur sinistre par rapport à ce que les entreprises informatiques sur site peuvent garantir. L'ECM dans le cloud rend les informations de l entreprise accessibles aux utilisateurs n importe où, à tout moment et sur n importe quel appareil, qu il s agisse d un PC, d un ordinateur portable, d un smartphone ou d une tablette, sans avoir à mettre en place un RPV ou d autres contrôles d accès. L'ECM dans le cloud doit être optimisée afin de fournir un temps de réponse rapide lors de l accès au contenu sur Internet, que ce soit en chargeant ou téléchargeant le contenu ou en consultant des documents et des images scannées. La performance est essentielle à la productivité et l adoption par les utilisateurs ; ces derniers doivent pouvoir télécharger et charger de gros fichiers individuellement ou par lots (programmés) sans rencontrer des problèmes de performance ou des limites de bande passante. En outre, une solution ECM dans le cloud doit fournir toutes les capacités ECM dont dépendent actuellement les utilisateurs de solutions ECM déployées sur site. Cela inclut la capacité à intégrer un grand nombre d applications d entreprise, que ce soit un SaaS, un cloud privé ou un déploiement sur site IDC 3

4 Tendances : principales préoccupations concernant l'ecm et le cloud Nous observons un intérêt croissant dans la gestion de contenu dans le cloud et dans son adoption, mais il reste cependant quelques obstacles. Passons-les en revue. Problèmes de sécurité L objection la plus fréquente à l'ecm dans le cloud est que le contenu est mieux sécurisé lorsqu il réside derrière le pare-feu. Les services informatiques ont de bonnes raisons d être inquiets à propos de la sécurité des informations : Près d un quart du personnel des services informatiques ayant répondu à l Enquête menée auprès des employés de services informatiques 2012 d IDC ont indiqué que leur entreprise a connu une fuite d informations au cours des 12 derniers mois. L'ironie ici est qu'en réalité, le contenu peut être plus en sécurité dans le cloud que derrière un pare-feu. D un côté, les fournisseurs de cloud offrent généralement des SLA plus rigoureux auxquels ils doivent se conformer, comparés aux services informatiques moyens. D un autre côté, mettre le contenu dans le cloud peut le rendre plus accessible aux personnes qui en ont besoin. Le contenu qui est difficile d accès est généralement transmis d'une personne à une autre via une voie moins sécurisée, que ce soit par courrier électronique, FTP ou l un des nombreux services de partage et synchronisation de fichiers centrés sur les consommateurs, et le fait de fournir de façon pro-active un système ECM formel d enregistrement dans le cloud peut résoudre ce problème. Les problèmes de sécurité peuvent dicter le type de déploiement de cloud qu une entreprise particulière souhaite utiliser. Par exemple, les organismes gouvernementaux fédéraux adoptent rapidement des clouds privés hébergés (les instances dédiées sont hébergées par le fournisseur), mais sont quelque peu réticents à l idée d adopter des solutions SaaS (clients multiples). ECM dans le cloud et services de partage et de synchronisation des fichiers L augmentation de la collaboration en cloud crée de nouveaux défis pour la gestion des informations d entreprise. Les services de partage et de synchronisation des fichiers offrent aux utilisateurs un accès à leurs documents à partir de leurs appareils mobiles et facilitent la collaboration avec les parties prenantes externes. Toutefois, ils créent rapidement de nouveaux silos d informations qui ne sont pas gouvernés, ce qui augmente le risque de fuite et de perte d informations. Les services informatiques s'inquiètent de l auto-adoption de la part des utilisateurs de ces services : Plus de la moitié des personnes ayant répondu à l Enquête menée auprès des employés des services informatiques ont indiqué que leur entreprise interdit l utilisation de services de partage et de synchronisation des fichiers SaaS qui ne sont pas expressément sanctionnés et pris en charge par les services informatiques, tandis que 22 % a indiqué que leur entreprise décourage activement l utilisation de ces services. De plus en plus, les entreprises comptent sur leur système ECM pour s assurer que le contenu partagé avec les collaborateurs, internes ou externes, est correctement administré. L'ECM dans le cloud offre une alternative en rendant le contenu d entreprise accessible «en tout temps, en tout lieu et sur tout appareil». Exigences en matière de personnalisation Le degré auquel une entreprise doit personnaliser son application ECM constitue un autre facteur qui détermine le modèle de déploiement de cloud approprié. Tandis que «le cloud ECM» (SaaS) peut ne pas être une bonne solution pour une grande entreprise ayant des exigences significatives en matière de personnalisation, «l'ecm dans le cloud» (cloud privé, instance dédiée) offre à l entreprise la flexibilité nécessaire pour personnaliser l instance ECM pour ses processus métier particuliers IDC

5 Problèmes culturels Il peut être difficile de se débarrasser des vieilles habitudes. Pour les services informatiques, l'ecm dans le cloud signifie céder ses responsabilités. Les services informatiques qui se considèrent comme les gardiens du système ECM peuvent avoir du mal à céder le contrôle (d un point de vue opérationnel) à un service géré par un fournisseur. Ce n est pas une coïncidence si dans tous les cas où l'on a enregistré une plus forte adoption du cloud computing (applications d entreprise et collaboratives), les parties prenantes les plus enthousiastes à l'idée sont les acteurs de ce secteur d'activité. Pour les acheteurs sectoriels, un déploiement rapide et facile associé à une dépendance aux services informatiques réduite (et une diminution de la charge de travail actuelle des services informatiques) est un gros plus. Un transfert vers le cloud peut ainsi nécessiter un ajustement culturel pour les services informatiques et peut les forcer à repenser la valeur qu ils fournissent à l entreprise. Cela étant, nous entendons de plus en plus de responsables informatiques articuler une stratégie informatique «cloud en premier» et se nommer «responsables informatiques cloud». Quand adopter l'ecm dans le cloud? L'ECM dans le cloud est une option viable pour toute nouvelle implémentation ECM. En outre, les entreprises devraient envisager l'ecm dans le cloud lorsque : Elles doivent acquérir un nouveau système ECM et l exploiter rapidement. Elles souhaitent tester une nouvelle version de leur solution ECM sur site sans affecter leur environnement réel. Leur(s) centre(s) de données sur site requièrent des mises à niveau ou une expansion significatives et/ou la période de renouvellement du logiciel ECM est proche. Les exigences en matière de stockage des données requièrent que les données soient stockées dans des emplacements spécifiques plutôt que dans un seul système centralisé sur site. Les entreprises doivent non seulement être libres de choisir leur modèle de déploiement comme l exigent leurs besoins, mais elles doivent également pouvoir modifier leur modèle de déploiement après le fait. Par exemple, une entreprise dotée d'une grande équipe informatique et d'une infrastructure sur site significative et ayant un besoin urgent d'une solution qui sera rapidement opérationnelle pourrait commencer par une solution ECM dans le cloud et passer plus tard à un déploiement sur site. Inversement, une entreprise peut souhaiter commencer avec une solution ECM sur site aujourd hui et passer plus tard au cloud. Le cas de Hyland Software En tant que l un des dix fournisseurs ECM les plus importants au monde (également l un des meilleurs en termes de croissance rapide), Hyland Software se concentre sur l automatisation des processus métier générant de gros volumes de documents depuis plusieurs années. Le produit phare de Hyland, OnBase, associe la gestion des documents, le workflow, les formulaires et le reporting. Hyland a concentré toutes les fonctions de OnBase (Capture, Accès, Analyse, Intégration, Processus et Stockage) dans le cloud sous forme d offre de cloud privé et géré. OnBase Cloud permet aux clients de bénéficier des économies d échelle des services gérés de Hyland et leur permet en même temps de tirer profit de l'ensemble des fonctionnalités OnBase. Puisque OnBase Cloud est déployé sous forme d instance dédiée, il est totalement configurable et personnalisable. OnBase Cloud est vendu comme : Solution hébergée : le client achète le logiciel, mais Hyland l héberge et le gère IDC 5

6 Service à abonnement : Hyland fournit le logiciel, la gestion et l hébergement. Dans tous les cas, les entreprises peuvent commencer immédiatement sans avoir à acheter, configurer ou déployer des serveurs ou à faire face à des problèmes de mise en réseau. En tant que service totalement géré, le Cloud OnBase fournit la sécurité, la disponibilité et la fiabilité dont les entreprises ont besoin pour gérer les processus stratégiques et générant de gros volumes de documents et protéger le contenu d entreprise. OnBase Cloud permet également aux entreprises d ajouter facilement des utilisateurs externes sans leur donner accès aux ressources à l intérieur du pare-feu. Cela leur permet d étendre l accès au contenu à leurs partenaires dans le cadre des cas d utilisation en collaboration. Hyland jouit de dix années d expérience en ECM dans le cloud, et a optimisé la performance du Cloud OnBase sur Internet afin de garantir un accès à faible latence au contenu. Hyland a également intégré un certain nombre d optimisations spécifiques au cloud dans son offre OnBase Cloud, à savoir : Des services pour le téléchargement en vrac en plus des fonctions de balayage en vrac que OnBase fournit régulièrement. La capacité des clients à sélectionner les paramètres de niveau des services qui leur sont conviennent, en personnalisant essentiellement leurs SLA Puisque les versions OnBase cloud et sur site sont les mêmes, les entreprises peuvent librement migrer leur solution OnBase des centres de données cloud vers les centres de données sur site et vice versa ; ceci sans modification. Cela signifie que les clients peuvent commencer dans le cloud pour une solution rapide à installer et immédiatement opérationnelle, et passer à une solution sur site plus tard s ils le souhaitent, ou inversement, ils peuvent commencer par un déploiement sur site et passer au cloud plus tard au fur et à mesure qu ils font évoluer leurs stratégies de cloud. Les grandes entreprises ayant des opérations géographiquement dispersées peuvent s accorder sur un seul fournisseur ECM tout en faisant des choix de déploiement différents dans différentes régions. Défis Le principal défi pour Hyland réside dans la réplication de sa réussite en dehors des États-Unis compte tenu que la société souhaite se développer au niveau international et dans de nouveaux segments car elle souhaite élargir son marché cible. Grâce à ses récentes acquisitions, Hyland a élargi sa présence dans les pays nordiques et a des succursales au Brésil, à Londres, en Suisse et à Tokyo, ainsi que des organisations auxiliaires en Australie, au Canada, en France, en Allemagne, en Inde, en Italie, à Singapour, en Afrique du Sud et en Espagne. Cependant, l entreprise ne dispose pas de l infrastructure opérationnelle internationale des importants fournisseurs de plates-formes informatiques et devra être sélective lorsqu elle choisira ses champs de bataille au niveau international. Hyland devra miser sur son expertise sectorielle dans les industries telles que la santé et les assurances, et devra mettre l accent sur la croissance dans des régions spécifiques. Hyland peut également utiliser ses services OnBase Cloud comme levier pour relancer sa pénétration des marchés internationaux ciblés. Conclusion Les entreprises qui ont fait d importants investissements dans des centres de données et personnel informatique sur site continueront à exécuter un mélange d applications de cloud et sur place pendant un certain temps, mais dans le temps, l infrastructure informatique de l entreprise passera au cloud, sous une forme ou l autre. Nous continuerons à voir une adoption grandissante de l'ecm dans le cloud au fur et à mesure que le passage à la 3ème plate-forme se réalise IDC

7 Comme nous l avons vu, le cloud computing comporte de nombreux avantages pour les entreprises, y compris un retour sur investissement plus rapide et accéléré, des dépenses en investissements réduites et des coûts d exploitation plus prévisibles, de meilleurs SLA autour de la sécurité, la performance, la disponibilité et la reprise sur sinistre, ainsi que l opportunité de faire passer les ressources informatiques de l «informatique à la demande» à l innovation et de nouvelles applications créant une nouvelle valeur commerciale. Les entreprises doivent envisager l'ecm dans le cloud chaque fois qu elles déploient un nouveau système ECM, qu elles ont besoin d'un nouveau système ECM qui soit rapidement opérationnel, qu elles souhaitent créer un environnement ECM test distinct de l environnement de production, qu elles font face à d'importantes mises à niveau des centres de données /renouvellements de logiciels de leurs solutions ECM existantes, ou qu elles font face à des problèmes d emplacement de données. IDC pense que les fournisseurs ECM doivent offrir des options de déploiement de dans le cloud. Celles qui resteront à la traîne risquent de trouver la concurrence de plus en plus difficile dans les années à venir. Les fournisseurs ECM proposant à la fois des options de déploiement sur site et dans le cloud offrent un choix maximal. IDC recommande d'opter pour un qui offre une solution complète sans distinction de l option de déploiement. La solution doit inclure de puissantes capacités d intégration, ainsi qu une gouvernance des informations destinée aux entreprises. Un fournisseur ECM ayant de l'expérience dans la fourniture de solutions sur site et dans le cloud aura une bonne perspective sur les avantages et les inconvénients des différentes options de déploiement et sera plus à même d offrir des conseils et les meilleures pratiques pour garantir la réussite de ses clients. À P R O P O S D E C E T T E P U B L I C A T I O N Cette publication a été produite par IDC Go-to-Market Services. L avis, l analyse et les résultats de recherché présentés dans ce document sont issus d une recherche et d une analyse plus détaillées indépendamment réalisées et publiées par IDC, à moins qu un parrainage de fournisseur spécifique ne soit noté. IDC Go-to-Market Services met à disposition le contenu d IDC dans un grand nombre de formats pour la distribution par diverses sociétés. Une licence pour distribuer le contenu d IDC n implique aucune approbation ni aucun avis sur le titulaire de la licence. D R O I T D A U T E U R E T R E S T R I C T I O N S Toute information d IDC ou référence à IDC devant être utilisée dans des publicités, communiqués de presse ou documents promotionnels requiert une approbation écrite préalable d IDC. Pour les demandes d autorisation, contacter la ligne d information GCE au ou sur La traduction et/ou la localisation de ce document requièrent une licence supplémentaire de la part d IDC. Pour davantage d information sur IDC, consulter Pour de plus amples informations sur la GCE d IDC, consulter Siège social international : 5 Speen Street Framingham, MA 01701, États-Unis P F IDC 7

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