Plan de services 2 : Logiciels de gestion administrative et financière Edition du 30 janvier 2013

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1 Plan de services 2 : Logiciels de gestion administrative et financière Edition du 30 janvier Généralités Le SDITEC a passé un marché public initial avec la société JVS afin de s approvisionner en logiciels de gestion. Une mise en concurrence est organisé tous les 3 ans donc pour l acquisition de nouveaux logiciels. Les logiciels déjà acquis par les adhérents du SDITEC font l objet d un marché séparé de maintenance réservé à JVS qui possède un droit de propriété exclusif de ces logiciels. Le présent plan de services a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le sditec fournit à l adhérent: La maintenance corrective et évolutive, L assistance à l utilisation, des logiciels faisant l objet du paiement de la maintenance annuelle conformément aux tarifs délibérés par le SDITEC. 2. Présentation de JVS Les sociétés du Groupe JVS sont toutes spécialistes de l informatique des collectivités locales et des services publics, chacune dans sa compétence métier. Elles gardent ainsi la taille humaine qui leur assure de rester proches de leurs adhérents tout en profitant de l appui du Groupe. C est donc un ensemble cohérent entièrement dédié aux multiples métiers des collectivités territoriales et totalement indépendant. Chiffre d affaires consolidé du 01/07/2008 au 30/06/2009 : 27 M Nombre de salariés (moyenne) : 333 Adhérents : Siège social : Z.I. Châlons en Champagne 7, espace Raymond Aron à Saint-Martin sur le Pré (51520) Logiciels de gestion Vingt-sept ans d expérience au service des collectivités territoriales montrent à l évidence les différences de structure entre les petites et grandes mairies : Une grande polyvalence du personnel dans les petites communes. Une spécialisation du personnel organisé en services dans les villes. C est pourquoi il nous a paru logique de proposer deux gammes bien adaptées à l organisation et aux volumes de traitement de chacune de ces strates de communes : HORIZON ON-LINE pour les collectivités de moins de habitants (développées avec les AGL Windev/Webdev). MILLÉSIME ON-LINE pour les collectivités de plus de habitants (développées avec les AGL Windev/Webdev et Orable). Gamme HORIZON ON-LINE

2 COMPTABILITÉ M14, M49, M4x PRÉPARATION DES BUDGETS, DU CA ET SIMULATIONS GESTION DES EMPRUNTS SUIVI PLURI-ANNUEL DES INVESTISSEMENTS GESTION DES AMORTISSEMENTS TRANSFERT PERCEPTION INDIGO/HELIOS PAIES ET INDEMNITÉS, DADS-U GESTION DES LISTES ÉLECTORALES GESTION DE LA POPULATION ÉTAT CIVIL GESTION DES CIMETIÈRES GESTION SCOLAIRE ET PÉRI-SCOLAIRE MULTI-QUITTANCEMENT RECENSEMENT MILITAIRE GESTION DES IMPRIMÉS ADMINISTRATIFS ET PUBLI-POSTAGES MARCHÉS PUBLICS GESTION DE L URBANISME ASSAINISSEMENT NON COLLECTIF MAISONS DE RETRAITE/RÉSIDENCES POUR PERSONNES ÂGÉES CADASTRE, PLANS ET MATRICES TÉLÉPROCÉDURES REGISTRE ON LINE Gamme MILLÉSIME ON-LINE COMPTABILITÉ M14, M49, M4x, M21-22, M1/5/7 PRÉPARATION DES BUDGETS, DU CA ET SIMULATIONS GESTION DES EMPRUNTS GESTION DES AMORTISSEMENTS GESTION DES BIENS SUIVI PLURIANNUEL DES INVESTISSEMENTS DEMANDES D ACHATS GESTION DES MARCHÉS DÉMATÉRIALISATION GESTION DES SUBVENTIONS PROGRAMMATION FINANCIÈRE TRANSFERT PERCEPTION INDIGO/OCRE/HÉLIOS OBSERVATOIRE FINANCIER ET DE GESTION OBSERVATOIRE FISCAL PAIES ET INDEMNITÉS, DADS-U, HOPAYRA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (CARRIÈRES/ABSENCES/BILAN SOCIAL/ARRÊTÉS) FORMATION PROFESSIONNELLE DEMANDES DE CONGÉS DÉCENTRALISÉES DÉMATÉRIALISATION DES PAIES GESTION DES LISTES ÉLECTORALES POPULATION RECENSEMENT MILITAIRE ÉTAT CIVIL ACTES D ÉTAT CIVIL GESTION DES IMPRIMÉS ADMINISTRATIFS ET PUBLI-POSTAGES GESTION DES CIMETIÈRES GESTION SCOLAIRE, PÉRI-SCOLAIRE ET PETITE ENFANCE MULTI-QUITTANCEMENT FACTURATION MULTI-SERVICES SUIVI DES ARRÊTÉS ET DÉLIBÉRATIONS GESTION DU COURRIER BIBLIOTHÈQUES MAISONS DE RETRAITE/RÉSIDENCES POUR PERSONNES ÂGÉES REGISTRE ON LINE 3. Prestations assurée par le SDITEC

3 Maintenance corrective et évolutive des logiciels Le SDITEC s engage à faire réaliser par JVS et à mettre à disposition de son adhérent : les améliorations apportées aux logiciels sur les fonctionnalités existantes, les améliorations liées aux évolutions règlementaires et législatives couvrant exclusivement la partie logicielle et non le paramétrage spécifique de l adhérent. les améliorations liées aux évolutions techniques (notamment nouvelles versions des SGBD, des logiciels d exploitation, outils système, outils bureautique et de reporting, ) sont apportées dans le cadre d un calendrier défini par le Fournisseur (JVS) et non celui de dates de sortie de ces outils sur le marché. les rectifications des anomalies de fonctionnement. Ces nouvelles versions des logiciels seront fournies sur internet, sur supports magnétiques ou tout autre moyen permettant la diffusion des évolutions correctives et évolutives et ce selon les instructions du Fournisseur. Le SDITEC informera l adhérent des nouvelles caractéristiques de chaque nouvelle version. L Adhérent s oblige à implanter ces éventuelles nouvelles versions sur son système informatique et à prendre à cet effet toutes les dispositions nécessaires. L Adhérent s oblige à prendre connaissance des nouvelles caractéristiques de chaque nouvelle version dans un délai d un mois. Le SDITEC fournira annuellement à l Adhérent qui en fera la demande, l ensemble des dernières versions des logiciels possédés par l Adhérent. Assistance téléphonique logicielle Le SDITEC assure une assistance logicielle auprès du correspondant désigné par l Adhérent, destiné à conseiller ou dépanner ce dernier en cas de problème d utilisation ou de dysfonctionnement. Cela suppose que le correspondant de l Adhérent n ait pu apporter lui-même de solution au problème posé. Il transmettra alors ce problème à l assistance logicielle du SDITEC. L assistance logicielle suppose que l Adhérent ait fait l effort préalable de formation suffisante au logiciel au moment de son acquisition et lors de l arrivée de nouveaux utilisateurs. a) Points d accès pour joindre l assistance logicielle Le SDITEC met à la disposition de l Adhérent plusieurs points d entrée pour contacter le service assistance logicielle : N de téléphone : N de télécopie : Adresse mail Site internet : demande de contact. b) Ouverture du service assistance logicielle Les demandes d assistance sont traitées les jours ouvrés de 9h à 12h00 et de 14h à 17h00 du lundi au vendredi, jours fériés exceptés. Le SDITEC enregistre la date et l heure du dépôt de la demande dd l Adhérent et contacte ce dernier dans un délai de 24 heures ouvrées. Le SDITEC ne pourra être tenu pour responsable si l exécution de l assistance est retardée ou empêchée en raison de conflits sociaux, cas fortuits ou force majeure, en cas de perturbation ou encombrements des lignes téléphoniques.

4 c) Demande de l Adhérent L Adhérent fait appel à l assistance logicielle du SDITEC par l un des points d entrées précédemment cités. L Adhérent doit, à chaque demande d assistance, indiquer le nom de l utilisateur, ainsi que le nom et le numéro de version du logiciel concerné. L Adhérent décrit au service assistance logicielle avec le plus de précision possible, la difficulté rencontrée et les circonstances dans lesquelles elle est parvenue ou le cadre précis de l assistance fonctionnelle ou technique souhaitée. L Adhérent peut être invité à confirmer cette demande par une note explicative. d) Réponse du SDITEC En fonction de la description faite par l Adhérent de la difficulté rencontrée, le SDITEC fournit par le moyen de communication le plus approprié, les conseils nécessaires en vue de remédier à cette difficulté. Si le problème ne peut être résolu par l Adhérent lui-même, la procédure de téléassistance sera effectuée. Le SDITEC respecte les directives de la CNIL et à ce titre il ne peut établir de connexion sans l autorisation expresse de l adhérent concrétisée par un mot de passe à communiquer au technicien. Ce mot de passe est valable pour une seule intervention. L adhérent prendra à sa charge le registre des interventions extérieures si celui est souhaité par l adhérent. e) Persistance d une panne Dans le cas où l Adhérent n est pas dépanné, soit en mettant en œuvre les conseils donnés par le SDITEC, soit après l intervention en téléassistance, le SDITEC engagera une procédure de contournement temporaire de manière à lever le dysfonctionnement bloquant (dysfonctionnement rendant impossible l utilisation de toutes les fonctionnalités du logiciel) ou semi-bloquant (dysfonctionnement d une partie des fonctionnalités du logiciel). Les incidents non résolus le jour ouvré suivant leurs prises en charge par le SDITEC donnent lieu à l affectation d un correspondant dédiée à l Adhérent jusqu à la clôture de l incident, à moins qu ils aient été transformés en incident non bloquant grâce à une procédure de contournement. f) Solution de dépannage Après la mise en œuvre de la solution de contournement, le SDITEC fournira à l Adhérent, les réponses suivantes en vue de la correction définitive de la panne persistante, à savoir : Le dysfonctionnement sera corrigé par la mise à disposition d une version corrective par JVS. S il s agit d une modification demandée par l Adhérent qui ne serait pas en adéquation avec les spécificités du produit, elle sera alors étudiée par le comité technique de JVS pour une éventuelle prise en charge dans une version ultérieure. g) Panne non imputable au logiciel Si le SDITEC constate que la panne a pour origine : une fausse manipulation de l Adhérent, une cause non imputable au logiciel maintenu (ex : panne de matériel, du système d exploitation ou tout autre programme informatique avec lequel le logiciel est en liaison) Il en informe l Adhérent et prescrit les actions à engager pour une exploitation normale du logiciel.

5 Conditions d obtention de ces prestations L Adhérent a l'obligation d'installer la nouvelle version dans le délai d'un mois à compter de sa mise à disposition. Seules les anomalies constatées sur la dernière version seront prises en considération. L Adhérent a l'obligation de protéger son installation Informatique à l'aide d'onduleur, afin d'éviter la dégradation des fichiers en cas de coupures de courant électrique. L Adhérent a l'obligation de protéger ses fichiers de toute atteinte par un virus informatique. Au cas où ces deux protections ne seraient pas prises par l Adhérent, les interventions du SDITEC feront l'objet d une planification en dehors des délais normaux d intervention. L adhérent doit posséder une connexion ADSL. Le SDITEC dégage toute responsabilité de dysfonctionnement si ses logiciels ou les paramètres de ses logiciels, ainsi que ceux du système d'exploitation, ont été modifiés sans un accord préalablement de validation par lui même. Redevance de la Maintenance L adhérent s engage à payer chaque année le prix de la maintenance délibérée par le SDITEC Responsabilités du SDITEC Dans le cadre du présent contrat le SDITEC est soumis à une obligation de moyens. Le Fournisseur JVS s engage à ce que les sources de ses logiciels soient déposées à un Office Notariale. Le Fournisseur JVS et le SDITEC sont tenus par une clause de confidentialité, par laquelle il s engage à ne divulguer à quiconque les informations qu il aurait à connaître concernant les données traitées par le logiciel. Responsabilités de l Adhérent L Adhérent s oblige à permettre le libre accès au SDITEC et à mettre gratuitement à sa disposition les moyens nécessaires à l exécution du présent contrat. Il appartient à l Adhérent de prendre les mesures de sécurité et de sauvegarde (copie des fichiers de données et des programmes) en vue de permettre la reconstitution des données à la suite de toute anomalie, pouvant être par exemple une erreur de manipulation ou un défaut de fonctionnement matériel ou logiciel. Il appartient à l Adhérent de veiller à ce que les utilisateurs aient le niveau de confiance, de compétence et de formation requis. Le logiciel est utilisé sous les seuls directions, contrôle et responsabilité d e l Adhérent. L Adhérent est seul responsable : - du contrôle de l utilisation du logiciel fourni, des informations traitées et de l organisation de son administration, - de la formation et de l expérience suffisante du personnel en rapport direct avec le logiciel, - de la sauvegarde périodique des fichiers, - de la saisie des données selon les préconisations de la C.N.I.L., - de la destruction de données à la suite d une erreur de manipulation, - des conditions matérielles d utilisation, - de l usage des données conformément à la finalité déclarée.

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