Les Etablissements Publics face à la réduction du délai de clôture

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1 Mémorandum n 1 Secteur Public Les Etablissements Publics face à la réduction du délai de clôture Mars 2012 Sommaire Pratiques et Tendances 2 - Le Baromètre Grant Thornton / Association des Agents Comptables. Focus et Plan d actions 4 - Les leviers et l approche méthodologique. - Le plan d actions. La réduction du délai de clôture est l une des principales innovations introduites dans le futur décret relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) qui devrait très prochainement remplacer le décret du 29 décembre 1962 portant sur le Règlement Général sur la Comptabilité Publique. Ainsi, le compte financier devra être arrêté «avant l expiration du deuxième mois suivant la clôture des comptes». Il s agit là d un objectif très ambitieux, notamment pour les organismes qui font l objet d intervention de Commissaires aux comptes. Toutefois, ce raccourcissement de calendrier ne doit pas être vécu par les agents comptables comme une contrainte supplémentaire. Certes, ils seront en première ligne, mais ils peuvent aussi y voir là l occasion de conforter leur rôle essentiel de producteur de l information financière et comptable, et en profiter pour fiabiliser et rationaliser les circuits, condition indispensable pour espérer la levée d une réserve récurrente de la Cour des comptes sur les opérateurs publics.

2 Pratiques et Tendances Le Baromètre de Grant Thornton et de l Association des Agents Comptables. Point sur l arrêté des comptes au sein des Etablissements Publics Le questionnaire initié conjointement par Grant Thornton et l Association des Agents Comptables à la fin du 3 e trimestre 2011 a permis d analyser les pratiques actuelles des Etablissements Publics pour arrêter leurs comptes. «Dans le cadre de votre clôture annuelle, à quelle date présentez-vous les comptes définitifs au Conseil d administration? Et à quelle date transmettez-vous vos comptes définitifs à l infocentre de la DGFiP?» 53 % des Etablissements Publics nationaux interrogés présentent un arrêté comptable à fin mars N+1, contre 40 % entre avril et mai. La remontée dans l infocentre de la DGFiP est réalisée entre janvier et mars, mais pour un certain nombre d établissements, il ne s agit pas, par conséquent, des comptes définitifs. «De ces questions, il ressort que votre établissement met-il effectivement en place les crédits budgétaires? Quel est le rythme de consommation des crédits de votre établissement?» A ces deux questions, il en ressort que la mise en place des crédits est effective dès le mois de janvier et que la consommation des crédits est de plus en plus lissée tout au long de l exercice. 2

3 «Disposez-vous d un calendrier détaillant les opérations de clôture, partagé par l ensemble des parties prenantes (agent comptable, ordonnateur, gestionnaire)? A quelle période les Commissaires aux comptes interviennent-ils?» «Dans quels domaines le chantier de réduction du délai de clôture vous paraît-il le plus compliqué à mettre en œuvre?» 6 % Systèmes d information 78 % des établissements répondants disposent d un tel document et, pour 75 % d entre eux, l intervention finale des Commissaires aux comptes se déroule au mois de mars. 13 % Comptables Plus de 40 % des établissements arrêtent leurs comptes entre avril et mai. Les délégations de crédits sont effectives dès le mois de janvier. La consommation de crédits est davantage lissée sur l exercice permettant ainsi de procéder à un pré arrêté des comptes sur une base significative. Une pratique fortement majoritaire du calendrier de clôture partagé. Un volet organisationnel prépondérant dans le cadre des travaux à conduire. Les aspects organisationnels sont dominants. Ils recouvrent plusieurs thématiques, notamment l optimisation des processus, la construction d un nouveau rétro-planning partagé avec l ensemble des acteurs ainsi que le rôle et le positionnement des pré CA et des tutelles. 56 % Organisationnels 3

4 Focus et Plan d actions Les leviers et l approche méthodologique La réduction du délai de clôture pour les Etablissements Publics nationaux ne doit pas seulement répondre à une obligation réglementaire. Elle constitue aussi et surtout un double enjeu : un enjeu de pilotage nécessitant l obtention des données financières au plus tôt dans l année, et un enjeu de modernisation et de performance de la fonction comptable. La réduction du délai de clôture implique de mobiliser quatre leviers d action. Efficacité et Pilotage des organisations Optimisation des processus Réduire les délais de clôture Efficience des systèmes d information Anticipation de mise en place de pré clôture Efficacité et Pilotage des organisations Le premier levier porte tout d abord sur l examen de l organisation de l arrêté comptable et de son pilotage. Après avoir synthétisé et analysé le processus actuel de clôture, il conviendra d identifier les marges de manœuvre potentielles de réduction de délais ainsi que les acteurs impliqués. Ce travail ne pourra être mené qu en liaison étroite avec les services gestionnaires. Il devra toutefois être précédé d une réflexion personnelle et approfondie de la part de l agent comptable de manière à identifier (voire à régulariser immédiatement) 4 ce qui relève de leur responsabilité propre. L agent comptable devra également mettre en place un dispositif d évaluation de l arrêté (annuel ou périodique). Dans le cadre d un processus continu d amélioration de la qualité comptable, ces diagnostics devront être partagés avec l ordonnateur et faire, le cas échéant, l objet d actions. Optimisation des processus Le deuxième levier porte sur l optimisation des processus. Cette étape passe, dans un premier temps, par la mise en place d un plan

5 d actions listant chacune des améliorations à apporter de manière à pouvoir ensuite fixer les nouvelles règles de gestion et arrêter des procédures d inventaire ad hoc, davantage basées sur des anticipations (par exemple, sur le provisionnement, sur le rattachement des charges et des produits ou sur le suivi des immobilisations). Efficience des systèmes d information Les systèmes d information constituent le troisième axe à mobiliser. Il s agit ici d exploiter au mieux le potentiel des outils et d essayer d intégrer et d automatiser le plus grand nombre de tâches (y compris celles relatives à la sécurité). Les formats et la mise en œuvre des restitutions de données devront également être systématiquement étudiés. Parallèlement, il convient d organiser la veille réglementaire, d anticiper tous les travaux comptables complexes et d associer les Commissaires aux comptes au plus tôt pour valider les options de clôture. Le retour d expérience des travaux d accélération du délai de clôture permet d identifier trois bénéfices principaux : Une meilleure visibilité de l atterrissage et des leviers de pilotage immédiats, Une réallocation du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée tournées vers l analyse et le contrôle des comptes, au profit de la qualité de l information financière produite, Une image de performance de la fonction finance. Anticipation de mise en place de pré clôture La généralisation d arrêtés récurrents (trimestriel ou semestriel) constitue un facteur clé de succès, partant du principe simple que «plus on clôture, mieux on clôture». A tout le moins, une pré clôture à fin octobre ou fin novembre doit être impérativement envisagée. 5

6 Le plan d actions et les points de vigilance Garant de la qualité financière et producteur des états de synthèse budgétaires et patrimoniaux, le Comptable public est le premier acteur concerné par la réduction du délai de clôture. C est donc à lui d initier ce chantier qui doit constituer un projet d établissement et être porté en tant que tel par l ensemble des directions fonctionnelles concernées. Imposé par la nouvelle Gestion Budgétaire et Comptabilité Publique (GBCP) et particulièrement suivi par la Cour des comptes, le dépassement du calendrier réglementaire d arrêté des comptes constituera un nouvel axe à intégrer dans la cartographie des risques comptables et financiers. Le tableau ci-dessous récapitule les quatre grandes étapes du chantier à mettre en place. 1. L analyse de l existant 2. Elaborer le rétro-planning théorique 3. Mettre en œuvre une gestion de projet 4. Exécution du plan d actions Cette étape relève directement de l agent comptable. Les travaux à conduire consistent à recenser l ensemble des processus concourant à l arrêté des comptes en identifiant les activités à mener, les acteurs concernés et le calendrier actuel. Les processus à étudier seront principalement les suivants : Les immobilisations, Les charges - produits et le rattachement à l exercice, Les stocks, La trésorerie (et notamment les régies), Les provisions et les engagements, Les dettes. Également sous la responsabilité directe de l agent comptable, un premier rétro-planning de clôture pour produire des comptes arrêtés à fin février doit être établi. Il conviendra ensuite de rapprocher ce calendrier cible du calendrier existant afin d identifier les principaux leviers de changement et d élaborer le plan d actions. La réduction du délai de clôture doit constituer un véritable chantier porté par la gouvernance de l établissement. Ainsi, à l issue des deux premières étapes, le DAF et l agent comptable établiront une feuille de route avec identification des différents acteurs impliqués : DRH, DAJ, DSI, services gestionnaires, etc. En fonction de la taille de l établissement, un projet de réduction du délai de clôture peut prendre, en moyenne, de 6 à 18 mois. Quelques points de vigilance doivent être respectés : Le cycle de validation du compte financier : le travail de rétro-planning doit prendre en compte les besoins des tutelles, le positionnement des pré CA et CA, le calendrier d interventions des Commissaires aux comptes. La nécessité d expérimenter : la mise en œuvre d un pré arrêté et/ou d arrêtés intermédiaires doit être étudiée. L anticipation des travaux doit devenir la règle par la mise en œuvre d une veille règlementaire et la planification au plus tôt des chantiers comptables au cours de l exercice. 6

7 Biographies Hélène Baron-Bual est en charge du pilotage national du secteur public au sein du cabinet Grant Thornton. Experte en problématiques autour de la fonction financière, elle intervient auprès des Ministères, des Etablissements Publics et Collectivités Territoriales. Elle a démarré sa carrière en 1995 au sein d Arthur Andersen où elle a dirigé des projets d assistance comptable et accompagnement de projets complexes pour de grands groupes. Elle a ensuite intègré, au Ministère des Finances, la direction de la réforme budgétaire, puis la direction générale des finances publiques en tant que chargée de mission. A ce titre, elle a participé à de nombreux projets dans le cadre de la mise en œuvre de la Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF). Elle est membre de nombreuses instances du secteur, et préside le groupe «Actifs» au sein du Conseil de Normalisation des Comptes Publics (CNoCP). Grant Thornton Hélène Baron-Bual Directrice Secteur Public E Bernard Adans est Trésorier-Payeur Général, agent comptable principal et directeur des comptes et de l information financière du CNRS. Auparavant, il a exercé différentes fonctions dans les services extérieurs du Trésor et à l administration centrale (DGCP et DRB). A ce titre, il a participé activement à de nombreuses réformes budgétaires et comptables dans le secteur public local (M4, M14, etc.), dans le domaine de la sécurité sociale (réforme du plan de comptes des OSS) et dans celui de l Etat de la Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF). Il est par ailleurs président de l Association des Agents Comptables d EPN et préside le groupe de travail «Etat-EPN» au sein du Conseil de Normalisation des Comptes Publics (CNoCP). Association des Agents Comptables Bernard Adans Président E 7

8 A propos de Grant Thornton France Grant Thornton, groupe leader d Audit et de Conseil, rassemble en France collaborateurs dont 112 associés dans 22 bureaux, en se positionnant sur 5 métiers : Audit, Expertise Conseil, Conseil Financier et Opérationnel, Externalisation et Conseil Juridique et Fiscal. Partenaire engagé auprès des différents acteurs du secteur, Grant Thornton offre aux décideurs et managers publics une solution sur mesure pour optimiser la gestion publique. Articulée autour des trois enjeux majeurs des finances publiques, notre offre de services apporte des réponses pour analyser et améliorer l organisation, la gestion financière et la performance. A travers l audit, le diagnostic, l assistance technique ou le conseil, nos experts trouvent les solutions les mieux adaptées à vos problématiques. Grant Thornton, l instinct de la croissance. Contacts Grant Thornton Hélène Baron-Bual Directrice Secteur Public E Association des Agents Comptables Bernard Adans Président E Agnès de Ribet Directrice du Marketing et de la Communication T E 2012 Grant Thornton. Tous droits réservés. Impression sur papier provenant de forêts gérées durablement. Grant Thornton Membre de Grant Thornton International 100 rue de Courcelles F Paris Cedex 17

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