CONVENTION DE MISE A DISPOSITION AU PROFIT DU SYNDICAT MIXTE «SEINE-ET-MARNE NUMÉRIQUE»

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1 1/7 CONVENTION DE MISE A DISPOSITION AU PROFIT DU SYNDICAT MIXTE «SEINE-ET-MARNE NUMÉRIQUE» ENTRE : LE DÉPARTEMENT DE SEINE-ET-MARNE, représenté par le Président du Envoi Conseil Préfecture général, : 27/12/2012 agissant en exécution de la délibération de l Assemblée départementale du 21 décembre Réception 2012, Préfet : 27/12/2012 Publication RAAD : 27/12/2012 ci-après dénommé «le Département», ET Accusé de réception Ministère de l intérieur Acte Certifié exécutoire LE SYNDICAT MIXTE «SEINE-ET-MARNE NUMÉRIQUE», représenté par le Président du syndicat mixte, autorisé à la signature de la présente convention en vertu de la délibération du conseil syndicale du, ci-après dénommé «le Syndicat». IL A ÉTÉ PRÉALABLEMENT EXPOSÉ CE QUI SUIT Afin de mettre en œuvre une nouvelle étape visant à réduire la fracture numérique, le Département poursuit sa politique d aménagement numérique de son territoire par du déploiement de nouvelles infrastructures permettant d apporter le Très Haut Débit à tous les Seine-et-Marnais. Pour ce faire, il est à l initiative de la création du Syndicat mixte «Seine-et-Marne Numérique», qui va déployer les réseaux du futur, tels que définis dans le cadre du Schéma directeur territorial d aménagement numérique (SDTAN) adopté en décembre 2010 par l Assemblée départementale. Cette structure, dont l objet est la conception, la construction, l exploitation et la commercialisation d infrastructures, de réseaux et de services locaux de communications électroniques et activités connexes à l intention de tous les Seine-et-Marnais, va être créée en décembre Ses membres seront la Région Ile-de-France, le Département de Seine-et-Marne et les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) qui le souhaitent. A ce jour, neuf EPCI ont délibéré pour adhérer au Syndicat. Il s agit des Communautés de communes de la GERBE, de la Brie des Moulins, de Seine École, du Val Bréon, du Gâtinais Val de Loing, de la Brie des Morin, du Pays Créçois, du Cœur de la Brie et d Avenir et Développement du Secteur des Trois Rivières, représentant une population de habitants. Un certain nombre d EPCI sont en cours de procédure pour les uns, de réflexion pour les autres, et devraient adhérer au Syndicat dans les mois à venir. Le siège de «Seine-et-Marne Numérique» sera, dans un premier temps, situé dans des locaux appartenant au Département situés 45 rue du Général de Gaulle à MELUN. Le projet de statuts du Syndicat stipule que «Le Comité syndical détermine les modalités de répartition des charges de fonctionnement entre les membres du syndicat», qui sont la Région Ile-de-France, le Département de Seine-et-Marne et les Établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) qui le souhaitent (9 à la création du Syndicat). Dans la mesure, d une part, où le Département a initié la création du Syndicat, et d autre part, pour lui permettre de démarrer et de fonctionner dans les meilleures conditions possibles, il a décidé de mettre à sa disposition des personnels (6 agents), des moyens matériels et des services. Il convient donc de fixer les modalités et les conditions financières s y afférant, via la présente convention.

2 2/7 IL A ÉTÉ ENSUITE CONVENU CE QUI SUIT ARTICLE 1 OBJET La présente convention a pour objet de définir les modalités de mises à disposition de services et de matériels au Syndicat. ARTICLE 2 DÉSIGNATION DES BIENS MIS A DISPOSITION Article 2.1 Moyens matériels 1- Locaux Le Département met à disposition du Syndicat des locaux à usage de bureau, situés à Melun, 45 rue du Général de Gaulle, dont la superficie totale est d environ 104 m². Cette surface est divisée en 8 bureaux et comprend également un local technique, des toilettes et des dégagements (voir annexe I) Le Département fera son affaire de l entretien desdits locaux. De plus, il prendra à sa charge les fournitures d eau, d électricité et de chauffage. Le Syndicat s engage à souscrire auprès d une compagnie notoirement solvable une assurance couvrant les risques locatifs, dès que son budget sera voté, et à en fournir une attestation au Département. 2- Véhicules Le Département met à disposition du Syndicat les deux véhicules suivants : - 1 Renault Clio 2 GPL, immatriculation 248 DSZ 77, mise en service le 26/07/2005, - 1 Renault Clio 2 GPL, immatriculation 226 ELN 77, mise en service le 25/10/2007. Leur entretien, leur assurance, ainsi que le carburant consommé seront pris en charge par le Département durant l année Le carburant fera l objet d un remboursement du Syndicat au Département pour la consommation réelle en fin d année 2013 (Voir annexe I). 3- Matériels informatiques Le Département s engage à autoriser l accès du Syndicat au réseau informatique départemental (Intranet pour les agents mis à disposition, Internet ) et au réseau téléphonique, tout en lui permettant une autonomie et une confidentialité complètes. Il met à disposition du Syndicat les matériels informatiques listés en annexe I. 4- Fournitures et consommables Le Département met également à disposition du Syndicat les fournitures et consommables listés en annexe I. Ceux-ci feront l objet d un remboursement du Syndicat au Département pour la consommation réelle en fin d année 2013.

3 3/7 5- Mobilier Le Département met à disposition du Syndicat le mobilier listé en annexe I. Celui-ci étant amorti, sa valeur résiduelle est égale à zéro. Il restera propriété du Département et le Syndicat s engage à le laisser dans les locaux lorsqu il déménagera. Article 2.2 Moyens en personnel 1- Mises à disposition d agents Les mises à disposition d agents du Département feront l objet de conventions individuelles. Elles concernent 6 agents titulaires de leur poste et affectés à la Direction de l Aménagement et du Développement des Territoires, plus précisément au Service Aménagement Numérique dont l activité est transférée au Syndicat. Les écritures comptables concernant ces mises à disposition s effectueront chaque semestre. 2- Mises à disposition partielle de services Le Département met également à disposition du Syndicat une partie de ses services, afin que ceux-ci apportent une contribution technique à l action du Syndicat : - Contribution de la Direction des ressources humaines en matière de gestion des payes et des carrières, de prévention et de sécurité, de médecine préventive, de formation et d aide au recrutement ; - Contribution de la Direction du contrôle de gestion et audit interne ; - Contribution de la Direction des marchés publics afin d accompagner le Syndicat dans les procédures de passation de marché publics et toutes questions relatives à la commande publique ; - Contribution de la Direction des affaires juridiques et patrimoniales en matière de conseil et assistance juridique ; - Contribution de la Direction des systèmes d information afin d assurer l assistance informatique du Syndicat ; - Contribution de la Direction de la communication pour la conception, réalisation, le suivi et l impression des moyens de communication, ainsi que l aide à l organisation de colloques, manifestations que le Syndicat serait amené à organiser. - Contribution de la Direction de l innovation et de l e-administration Ces contributions constituent l annexe II à la présente convention. L ensemble de ces biens et services est estimé à une valeur de ,20, (cinq cent quarante neuf mille, trois cent soixante euros et vingt cents) qui fait l objet d une valorisation dans les comptes du Syndicat. ARTICLE 3 DATE D EFFET ET DURÉE La présente convention prend effet à compter de sa signature par les parties et prendra fin au 31 décembre ARTICLE 4 RÉSILIATION La présente convention pourra être résiliée, par l une ou l autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis de trois mois.

4 4/7 ARTICLE 5 MODIFICATION Toute modification de la présente convention devra faire l objet d un avenant signé par les deux parties. ARTICLE 6 RÉSOLUTION DES LITIGES Les parties conviennent de tenter de rechercher un accord amiable préalablement à la saisine de la juridiction compétente pour en connaître. Fait en deux exemplaires originaux à.., le.. Pour le Département Pour le Syndicat

5 5/7 ANNEXE I à la convention de mise à disposition au profit du Syndicat mixte "Seine-et-Marne Numérique" Libellé Nombre Montants totaux estimés Locaux (assurance et fluides compris) 8 bureaux environ 104 m² ,00 Entretien des locaux 1 643,64 Véhicules 1 RENAULT Clio 2 GPL DSZ 77 mise en service le 26/07/2005 Valeur argus 3 740,00 1 RENAULT Clio 2 GPL ELN 77 mise en service le 25/10/2007 Valeur argus 5 790,00 Entretien des 2 véhicules comprenant le carburant, l'entretien, les réparations et les primes d'assurances 5 381,77 Matériels informatiques (bureautique et téléphonie) Ordinateurs fixes (inclus OS windows) ,63 Ordinateurs portables HP ,08 Ecrans 19" 7 720,16 Ecrans 24" 1 694,44 PC Graphique ,01 Claviers (inclus) 7 Souris (incluses) 7 Traceur HP ,00 Imprimante noir et blanc (secrétariat) 1 196,00 Photocopieur multifonction (imprimante couleur) Lexmark laser 1 Photocopieur Konika noir et blanc (rez-de-chaussée) location + coût copies 1 500,00 Serveurs Téléphones fixes ALCATEL 7 Téléphones portables 4 Autocommutateur Commutateur du réseau local Borne WiFi Routeur pour connexion réseau extérieur Fax Cartouche d'encre Câblage réseau Logiciels bureautiques, logiciels métiers Système d'exploitation (fourni lors de l'achat du PC) Antivirus 980,00 478,00

6 6/7 Bureautique (Word, Excel, Power-Point) Messagerie OUTLOOK Gestion du courrier ELISE Finances (GA) Achat du logiciel finances (à ajuster) ,00 Licences associées aux logiciels (selon le nombre d'utilisateurs) Connexion sécurisée à internet (fibre, ADSL, etc avec firewall) Fournitures et consommables Fournitures de bureau 341,04 Frais d'affranchissements 300,00 Mobilier 12 plans, 8 caissons, 7 fauteuils de bureaux, 11 chaises visiteurs, 9 armoires hautes, 2 armoires basses, 2 tableaux en liège, 4 tableaux blancs, 3 portes manteaux, 2 dessertes, 2 meubles d'appoint, 1 tables 4 pieds, 1 table de réunion, 1 tabouret avec dossier. - TOTAUX ,77 Éléments mutualisés avec la DADT

7 7/7 ANNEXE I à la convention de mise à disposition au profit du Syndicat mixte «Seine-et-Marne Numérique» Libellé ETP Nb jours/an Montants totaux estimés Direction des ressources humaines Gestion paie de 6 agents 6, ,00 Suivi prévention sécurité de 6 agents 2,5 708,00 Suivi médecine préventive de 6 agents 0,5 146,00 Suivi formations 3,75 678,72 Suivi prestations 2,5 371,00 Suivi budgétaire des remboursements liés à la convention de MàD Gestion des paies, de la prévention, de la médecine préventive 3 agents SMO 0,5 177,62 4,5 862,32 Aide aux recrutements (2 recrutements) 2,75 709,40 Rémunération des 6 agents mis à disposition ,00 Direction du contrôle de gestion et de l'audit externe Contrôle du rapport d'activités de la DSP Sem@for ,71 Direction des marchés publics Aide à l'élaboration des marchés de fournitures, de travaux, de service Veille juridique e règlementaire liée aux marchés 3 Direction des Affaires juridiques et patrimoniales Suivi de la procédure de DSP - FTTH pour le compte du Syndicat Suivi de la DSP Sem@for77 - élaboration d'avenants pour le compte du Syndicat Relecture des conventions Veille juridique Convention de mise à disposition Conseils en matière d'assurance Travaux des assemblées - comité syndical et bureau - rédaction et relecture des délibérations , ,37 Contrôle de légalité Délégation de compétences et de signature Direction des systèmes d'information SIG ,95 Mise en œuvre et assistance informatique ,75 Direction de l'innovation et de l'e-administration Pilotage d'un prestataire pour l'élaboration d'une charte graphique Élaboration du plan de rubriquage du site ,00 Aide à la création des contenus et à leur intégration 10 Formation des utilisateurs 2 TOTAUX ,43 1