Divisions du grand livre

Transcription

1 Généralités Un fournisseur peut avoir une entente avec un client sur un produit ou une gamme de produits à un certain prix. Ce fournisseur, ne voulant pas effectuer le transport pour ses clients, prend entente avec nous, le distributeur, afin qu on effectue les ventes et livraisons à sa place, qu on émette une facture «payable au fournisseur» au client livré et qu on refacture le fournisseur pour les produits vendus, manipulés et livrés. On effectuera donc les ventes dans notre système Phenix, on facturera le client avec un modèle de facture différente spécifiant «PAYABLE À» et on facturera également le fournisseur à l aide d une facture fournisseur d un nouveau modèle «RACHAT DE FACTURE», pour la valeur de la facture client. Une entente fournisseur à la vente déterminera si un fournisseur, des produits et un client sont liés par une telle entente. Une soumission pourrait aussi être un facteur afin de déterminer le prix de vente pour le client. La définition des divisions du GL comportera une nouvelle division pour les transactions de type «rachat de facture» pour ces transactions. Le type de facture «BF» (Bill For) ou «CF» (Crédit d un Bill For) identifiera ces factures dans l enquête des factures clients et fournisseurs. Colabor Technologie de l information /1

2 Divisions du grand livre On devra identifier le GL qui sera utilisé pour les transactions de rachat de factures dans chacune des divisions. Pour ce faire, nous devons aller dans les divisions du grand livre. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Utilitaires 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Divisions du grand livre Pour chacune des divisions, on devra identifier la GL à utiliser dans le cadre du rachat de factures. /2 Colabor Technologie de l information

3 Entente fournisseur à la vente Afin d utiliser la fonctionnalité de rachat de factures, nous devrons avoir une entente fournisseur à la vente de type rachat de factures. Nous pourrons, avec l aide de cette entente, ainsi qu avec l aide d une soumission si désirée, déterminer le prix de vente du produit au client, ainsi que le prix facturé au fournisseur. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Ententes 3. Sélectionner le sous-menu Fournisseurs Seul le champ «Rachat de facture» est spécifique à ce type d entente. Si cette case est cochée, cela indique que cette entente est du type rachat de facture, et qu en conséquence, le client recevra une facture payable au fournisseur, et que le fournisseur recevra une facture pour les produits selon la présente entente. Cette entente peut également être liée à une soumission. Colabor Technologie de l information /3

4 Pour plus d information au sujet des ententes fournisseur à la vente, veuillez consulter la documentation «Ententes fournisseurs». Autre point important à noter, le numéro de client qui apparaît sur les factures clients et fournisseurs dans le cadre du rachat de factures est celui selon le fournisseur tel que défini dans l entente. Celui-ci peut être précisé dans les ententes au moment de l assignation des clients, dans le champ «Selon le fourn".» Si aucun numéro de client n a été défini dans ce champ, le code de client Phenix apparaîtra à la place sur les factures. Vous retrouverez plus de détails sur la façon d utiliser les ententes fournisseurs à la vente dans le document «Ententes fournisseurs». La façon d utiliser les soumissions est décrite en détail dans le document de formation des ventes. /4 Colabor Technologie de l information

5 Prise de commandes et cueillettes La prise de commandes s effectue de la même façon pour les produits-fournisseurs faisant partie d une telle entente, que pour les autres produits. Ils peuvent être présents à l intérieur de la même commande client. La différence sera que les produits faisant partie de l entente de rachat de factures seront facturés sur une facture différente de type rachat de facture (aussi appelée facture de type BF) payable au fournisseur, alors que les autres produits seront facturés de façon standard. La cueillette de ces produits s effectuera de la même façon que la cueillette régulière. Ces produits seront jumelés aux autres et seront cueillis en même temps, dans les mêmes missions de cueillettes par zones. Colabor Technologie de l information /5

6 La facturation des clients La génération des factures clients, qu elles soient standard ou de type Rachat de facture, s effectuera de façon automatique lorsque les missions d un client auront toutes été cueillies, de la même façon dont cela se produit en ce moment. L impression des factures client s effectuera lors de la génération de la route, ou selon l horaire des tâches s il s agit d une commande comptoir, donc aucun changement de ce côté également. La différence étant que le client pourra recevoir plusieurs factures pour les produits commandés, certains produits sur une facture standard, d autres produits faisant partie d un tel type d entente, sur une facture de type rachat de facture, payable au fournisseur. On doit garder en tête qu une facture client de type BF ne fait pas partie des recevables pour ce client, car le client payera cette facture directement au fournisseur. Exemple de facture client de type Rachat de facture (BF): À noter sur ce modèle de facture : PAYER À : Identifie à qui la facture devra être payée. No Facture : Le numéro de facture BF pour le client est identique au numéro de facture BF générée pour le fournisseur. L exemple de facture client ci-haut concerne l exemple de facture fournisseur qu on retrouve un peu plus loin dans le document (voir le petit encadré vert dans la facture fournisseur). Vous pouvez donc comparer les informations retrouvées dans l une et l autre de ces factures. Client : Identifie le numéro de client selon le fournisseur. /6 Colabor Technologie de l information

7 No Produit et Description : Identifie le numéro de produit et sa description selon le produitfournisseur. Transmission des factures par EDI : La transaction «Rachat de Facture» est destinée au fournisseur payable de l entente. Dans aucun cas le client doit recevoir une transaction EDI provenant de notre part. Dans la maintenance des fournisseurs à l onglet EDI / Communication les informations suivantes doivent être entrées: Numéros de Duns Format des codes clients (YYYYYYYYYY) Transaction EDI (880 Facture) Transaction EDI (812 Crédit) Colabor Technologie de l information /7

8 La facturation des fournisseurs La génération des factures fournisseurs s effectue en même temps que la génération des factures client tandis que l émission des crédits / débits s effectue lorsque le RMA est reçu ou si le type de crédit ne nécessite pas de retour de marchandise, il sera émis directement à l entrée du crédit dans l option Ventes > Facturation > Entrée des crédits / Débits. Pour envoyer ce type de facture par courriel automatiquement après la génération, vous devrez, dans la «Maintenance des fournisseurs» onglet EDI/Communication section Transactions par courriel, ajouter le type BF et CF et identifier le courriel qui sera utilisé pour l envoi. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Achats 2. Sélectionner le sous-menu Maintenances 3. Sélectionner le sous-menu Fournisseurs /8 Colabor Technologie de l information

9 L impression des factures de type BF ou CF peut être effectuée via l horaire des tâches, avec l aide de la tâche BATCH_PRINT_INVOICES_PROC Ou avec l aide de la tâche VENDOR_INVOICING_RAP_BF Colabor Technologie de l information /9

10 Exemple de la facture fournisseur pour les rachats de facture : À noter sur ce modèle de facture : POUR LE CLIENT : Identifie le client à qui la marchandise a été livrée, avec le numéro de client selon le fournisseur. No Facture : Le numéro de facture BF pour le fournisseur est identique au numéro de facture BF pour le client. L exemple de facture fournisseur ci-dessus concerne l exemple de facture client qu on retrouve un peu plus haut dans le document (voir le petit encadré vert dans la facture client). Vous pouvez donc comparer les informations retrouvées dans l une et l autre de ces factures. No produit : On y retrouve les 2 numéros de produits, numéro de produit interne et numéro de produit fournisseur. /10 Colabor Technologie de l information

11 Feuille de route client Feuille de route client RAP_ROUTE_CLIENT La feuille de route client qui sort lors de la génération de la route pour chacun des clients livrés, identifie de façon différente les livraisons pour le rachat de facture. Dans le cadre de rachat de facture, voici l information qui différera : Type de document: Affiche Rachat facture. Vendant ($) : Affiche le montant de la facture, en fond grisé, car aucune collection ne sera reliée à cette transaction. Colabor Technologie de l information /11

12 Sommaire de route Sommaire de route 2 RAP_SOMMAIRE_ROUTE_2 Le sommaire de route qui sort lors de la génération de la route pour chaque route identifiera de façon différente les livraisons pour le rachat de facture. Dans le cadre de rachat de facture, voici l information qui différera : # Document : Affiche le numéro de facture, en fond grisé. Type: Affiche Rachat facture, en fond grisé. Montant : Affiche la Montant de la facture, en fond grisé. Colonnes subséquentes de perception: Auront un fond grisé, car aucune collection ne sera reliée à cette transaction. /12 Colabor Technologie de l information

13 Enquête des factures clients de type BF On peut enquêter sur les factures client de type BF ainsi que les crédits «CF» provenant d une facturation «BF» en utilisant l enquête des factures client. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Ventes 2. Sélectionner le sous-menu Facturation 3. Sélectionner le sous-menu Enquête des factures clients On peut facilement identifier les factures de type Rachat de factures avec l aide du champ Type qui indique le type BF ou CF. Lors de l enquête de factures de ce type, les informations affichées seront les mêmes que pour la facturation régulière. On doit garder en tête qu une facture client de type BF ne fait pas partie des recevables pour ce client, car le client payera cette facture directement au fournisseur. Vous retrouverez plus de détails sur la façon d utiliser cet écran dans le document de formation des ventes. Colabor Technologie de l information /13

14 Enquête des factures fournisseurs de type BF On peut enquêter sur les factures fournisseurs de type BF en utilisant l enquête des factures client. Pour accéder à cette option : 1. Sélectionner le menu Achats 2. Sélectionner le sous-menu Facturation 3. Sélectionner le sous-menu Enquête des factures fournisseurs On peut facilement identifier les factures de type Rachat de factures avec l aide du champ Type qui indique le type BF ou CF. Lors de l enquête de factures de ce type, les informations affichées sont adaptées pour donner le maximum d information pertinente sur ce type de factures. Voici donc l information relative aux champs pour le Rachat de factures. Vous retrouverez plus de détails sur la façon d utiliser cet écran dans le document de formation achat. /14 Colabor Technologie de l information