JEFYCO. MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE Partie 3 : MISSIONS TABLE DES MATIERES

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1 JEFYCO MANUEL UTILISATEUR : DEPENSE Partie 3 : MISSIONS TABLE DES MATIERES KIWI : LES MISSIONS 2 1. Ouverture, présentation générale 2 2. Création d une nouvelle mission en France SAISIE DE L ENTETE DE MISSION : SAISIE DU DETAIL DE LA MISSION : ONGLET TRAJET ONGLET NUITS / REPAS ONGLET TRANSPORT : ONGLET BILLETS ONGLET AVANCES ONGLET ETAT DE FRAIS BOUTON ORDRE DE MISSION CREATION D UNE MISSION A L ETRANGER ETAT LIQUIDATIF DES FRAIS EDITION DE L ETAT DE FRAIS JUSTIFICATIFS MISSIONS POUR UN GROUPE RECHERCHE D UNE MISSION ENREGISTRER DES «PREFERENCES» REPRISE DES MISSIONS DE L EXERCICE ANTERIEUR RAPPEL DE PRECISIONS UTILES 31 1/31 Initiation à Jefyco décembre 2007

2 KIWI : LES MISSIONS KIWI est l application qui gère les déplacements : ordres de mission, mémoires de frais, autorisations d utilisation du véhicule personnel, ordres de missions sans frais, etc. 1. Ouverture, présentation générale IDENTIFICATION - UTILISATEURS : Au lancement de l'application, il vous sera tout d'abord demandé de vous identifier afin de savoir si vous avez les droits nécessaires pour utiliser l'application. Entrer les codes utilisés pour la messagerie Nota : si vos droits sont modifiés en cours de cession, il est nécessaire de ressortir pour ouvrir une nouvelle cession validant vos nouveaux droits. LES BOUTONS : Bouton de recherche Bouton d ajout (permet de démarrer une action) Bouton de suppression Bouton de modification 2/31

3 PRESENTATION GENERALE : Voici présenté ci-dessous l'écran principal de l'application : En-tête de la mission Pour effectuer une recherche de mission Détail de la mission Les différentes parties et onglets de cet écran s activent au fur et à mesure de l avancement de la saisie. 3/31

4 LA MISSION : La saisie d un ordre de mission dans KIWI permet : 1 ) de faire en sorte que le missionnaire soit couv ert tout le temps de sa mission ; 2 ) d engager les crédits pour les dépenses liées à la mission dès la saisie de l ordre de mission et donc, en dehors de l aspect règlementaire, garantir au missionnaire la disponibilité des crédits lors de son retour. En outre, l indication du coût total de la mission est une information utile à l ordonnateur lorsqu il valide l OM Estimation de l engagement : De même que le montant facturé par un fournisseur peut être légèrement différent du montant de l engagement, le montant des frais d une mission peut être légèrement différent de celui prévu lors de l engagement. La saisie des frais estimés dans KIWI pourra donc se limiter au nombre de nuits et de repas prévus ou d indemnités journalières, et au coût du trajet. Ces informations seront complétées ou modifiées une fois la mission réalisée. 2. Création d une nouvelle mission en France Ajouter une mission en cliquant sur l icône [+] La fenêtre de saisie devient active (partie haute de l écran) : 4/31 Les points d interrogation recherchent dans les différents répertoires/catalogues de GRHUM les informations si elles existent. Tous les modules du logiciel sont interactifs les uns avec les autres : en conséquence, une information saisie par une personne de l UPPA est utilisable par tout le monde, quel que soit le module utilisé. Ainsi, toutes les informations liées au missionnaire (résidence administrative, corps, véhicule personnel ), une fois saisies, réapparaîtront automatiquement pour la mission suivante.

5 2.1 SAISIE DE L ENTETE DE MISSION : Sélectionnez le type de pièce. Cliquez sur le [?] pour appeler le menu déroulant. Sélectionnez ensuite dans le menu déroulant puis validez en cliquant sur [sélectionner] Recherchez ensuite le missionnaire de la même façon Dans le menu de recherche, entrez minimum 3 lettres du nom puis cliquez sur la loupe. Validez en cliquant sur [sélectionner]. Si le missionnaire n apparaît pas dans le listing. Si il s agit d un étudiant non rémunéré par l établissement ou d une personne extérieure : il faut le saisir comme fournisseur dans Carambole Si il s agit d un personnel UPPA, voir avec les référents techniques Cocktail (ticket) Si le missionnaire a déjà été utilisé, les informations le concernant sont automatiquement renseignées. Dans le cas contraire il faut renseigner sa résidence administrative et son corps. 5/31 La résidence peut être saisie directement dans le cadre Le corps est sélectionné dans la liste appelée en

6 cliquant sur le [?] La liste peut être filtrée dans le menu supérieur Le choix du corps, n a pas d influence sur les autres applications de cocktail, notamment de gestion des ressources humaines. Il n a pas non plus d impact sur les taux de remboursement. Le payeur est, par contre, toujours l UPPA Informations concernant la mission Une fois que la partie gauche de l écran (missionnaire) sont saisie, nous indiquons dans la partie droite, les informations relatives à la mission. Le choix de la date est fait à partir des calendriers accessibles sur les icônes placées à droite de la date L heure est toujours saisie sous la forme 00 :00 Attention : à ce stade de la saisie, la mission est toujours saisie avec l heure de départ de la résidence administrative et l heure de retour à la résidence. En tenant compte, notamment, des temps de transfert vers les gares (30 min pour le train, 1 heure pour l avion). Cela permet au missionnaire d être couvert durant l intégralité de sa mission. Saisir ensuite le motif de la mission dans le cadre prévu à cet effet. 6/31

7 Lorsque la saisie de l en-tête est achevée, valider la mission en cliquant sur la flèche verte. 2.2 SAISIE DU DETAIL DE LA MISSION : ONGLET TRAJET Remarques importantes : Attention à la notion de trajet dans Kiwi qui ne recouvre pas la notion habituelle du mot. Un trajet dans Kiwi correspond à une période unitaire de mission. Ainsi, un trajet ne peut pas mélanger : Des séquences de missions dans différents pays ou des séquences en province et à Paris. Une séquence de mission à l étranger commence lors de l arrivée dans le pays (le plus souvent, heure d arrivée du vol) et s achève lors du départ (heure d embarquement figurant sur les cartes d embarquement). Il n y a pas de frais pour les périodes de transports internationaux en avion (repas fournis par la compagnie aérienne) contrairement aux vols intérieurs durant lesquels il n y a pas de repas. Exemple : Ainsi, pour une mission comportant 2 jours à Paris et 2 jours à Berlin avec un vol d 1h30 entre Paris et Berlin nous avons : départ Pau - arrivée Paris - séjour Paris Dans Kiwi : Trajet Paris (repas, nuits) Départ Paris Arrivée Berlin Mission à Berlin Voyage retour Pas de trajet dans Kiwi Trajet Etranger, Allemagne (indemnités) Pas de trajet dans Kiwi Nous retrouverons cet exemple ultérieurement dans la saisie Tous les détails de la mission sont inclus, à chaque fois, dans un trajet. Pour commencer, il faut donc ajouter un trajet : Cliquer sur Les éléments saisis sont repris Cliquer sur le bouton ajout 7/31 Attention : les billets de train ou d avion ne sont pas saisis dans cet onglet mais dans l onglet «Billets».

8 Dans le cadre de saisie du trajet, les dates par défaut, sur le premier trajet, correspond aux dates de la mission. Ajuster dates et heures selon la période réelle du trajet. Choix du libellé du trajet. Il faut choisir dans les libellés proposés. Attention : il n y a pas de fenêtre permettant de filtrer la liste. La fenêtre du bas sert à ajouter de nouveaux libellés mais il est fortement d utiliser les cadres de saisie du trajet. Le motif doit être, dans tous les cas, à caractère général et utilisable par les différents services. Il est, par exemple, inutile d avoir plusieurs motifs de réunions comme dans l exemple ci-dessus (le motif de la mission étant précisé dans l entête). 8/31

9 Les lieux de départ et de destination sont ceux du trajet. Pour la France métropolitaine, il n y a que 2 zones : Paris et province Les zones suivantes ne servent que pour les trajets à l étranger (voir mission à l étranger) Valider ensuite par la flèche verte 9/31

10 2.3 ONGLET NUITS / REPAS Il faut calculer les nuits et les repas pour chacun des trajets en France. Pour cela, aller sur l onglet nuits / repas dans la partie inférieure de l onglet trajet. Cliquer sur : le nombre de repas et de nuits se calcule automatiquement en fonction des dates et heures de la mission et conformément à la réglementation en vigueur. Cliquer sur pour modifier le nombre de repas Le bouton modification sert à ajuster, par exemple, le nombre de repas ou de nuits gratuits connus au départ de la mission. On peut alors modifier le nombre de repas pris, gratuits ou en restaurant administratif, et le nombre de nuits. Valider les modifications Valider les modifications Nota : la notion de repas en administration n a plus de valeur règlementaire. 10/31

11 2.4 ONGLET TRANSPORT : Ici, on prend en compte les suppléments : taxi, bus, métro et les déplacements en véhicule personnel. Avant le départ, la seule partie importante à remplir concerne les déplacements en véhicule personnel. Cliquer sur le [+] pour ajouter un «transport» La fenêtre de saisie des moyens de transport s ouvre : 1 sélectionner le type de transport. Ici véhicule 2 - Entrer les informations détaillées 3 Saisir le nombre de km. La [baguette magique] permet d utiliser des trajets pré-calculés 4 - valider La saisie d un trajet en véhicule personnel provoquera l édition de l autorisation d utilisation du véhicule personnel en même temps que l ordre de mission, d où l importance de saisir cette partie avant le départ de la personne. Il est possible d avoir plusieurs véhicules pour une personne. Pour ajouter un nouveau véhicule cliquer sur le [+] La fenêtre permet de saisir les informations concernant le nouveau véhicule. Pensez également à supprimer les véhicules qui ne sont plus utilisés afin de limiter les risques d erreur (bouton [-]) Le cadre du bas indique la puissance fiscale du véhicule et les taux de remboursement en fonction des km parcourus. L application calcul automatiquement les plafonds de remboursement de chaque personne. 11/31 A noter : toutes les informations saisies concernant le véhicule personnel seront réutilisables ultérieurement.

12 2.5 ONGLET BILLETS L onglet billets permet d intégrer : les titres de transports (payés par l établissement ou le missionnaire) les frais d inscription à des colloques (payés par l établissement ou le missionnaire) le montant forfaitaire d une mission pour une mission prise en charge sur une base fixe. Ce montant est plafonné au remboursement au taux normal et requiert l approbation du missionnaire avant son départ : il doit donc signer, dans ce cas, son ordre de mission. Cliquer sur le bouton ajout La fenêtre avance/déduction s ouvre : il ne s agit que des billets correspondant au moyen de transport utilisé. 1 - Sélectionner le type de billet 2- Sélectionner le payeur 3 - Entrer le montant Si le billet est payé par le missionnaire, cela viendra augmenter le montant des remboursements. S il est payé par l établissement, il apparaît à titre indicatif dans le coût de la mission pour l information de l ordonnateur (la commande Carambole concernée peut être attachée à la mission en la sélectionnant avec [?]). La notion de billet «gratuit» concerne les billets payés par d autres organismes. 12/31

13 Le montant est reporté dans l onglet billet 1 - Entrer le motif 2 - Valider 2.6 ONGLET AVANCES Cet onglet permet de faire une avance au missionnaire. Cette avance représente 75 % du coût prévisionnel de la mission. L avance doit être transmise à l agence comptable au minimum 3 semaines avant la date de la mission pour que le missionnaire soit assuré de disposer du montant au moment de son départ. Ces avances sont mises en paiement 15 jours avant la date du départ excepté dans le cas ou le missionnaire a avancé des frais (inscription colloque, billet d avion) ; dans ce cas, elle peut être opérée avant. Pour les avances à l étranger, il est important de joindre la feuille de route correspondant à l achat du billet d avion, permettant le contrôle des dates de présence dans les pays. Pour ajouter une avance cliquer sur le [+] 13/31

14 Une fenêtre de saisie s ouvre. Le montant maximum de l avance est automatiquement calculé. Il peu être cependant abaissé. Il est prudent en terme d avance d éviter les surévaluations afin de limiter les reversements à effectuer par les missionnaires (pensez notamment à intégrer les nuits gratuites en cas de prise en charge de l hébergement de l établissement d accueil). Le mode de paiement par défaut des avances est par virement sur le compte du missionnaire. Les avances sont payées par ordre de paiement. Ces avances sont régularisées au retour du missionnaire. Le mandat émis intègre alors le montant de l avance et le solde de la mission. Après validation, l avance est visible dans la fenêtre correspondante Dans une version, à venir de Kiwi, il sera possible de suivre le paiement de l avance dans l écran inférieur (actuellement, l avance est ensuite effectuée manuellement) A ce stade, l ordre de mission est quasiment terminé. Pour les personnes ayant des droits uniquement pour saisir des pré-missions, la saisie s arrête ici : vous pouvez quitter l application. Il reste à indiquer les informations nécessaires à l engagement des crédits. Pour cela, il faut sélectionner l onglet «Etat de frais». 14/31

15 2.7 ONGLET ETAT DE FRAIS Les données saisies sont reprises dans ce masque. Reste à préciser la ligne budgétaire qui prend en compte le paiement, et ce, pour la génération automatique de l engagement. Les informations contenues dans cette fenêtre sont nombreuses : Ligne d engagement. Il peut y avoir plusieurs lignes pour une mission. N d engagement, montant de l engagement, date, état et loupe pour les détails Coût budgétaire de la mission Synthèse des éléments financiers de la mission Montant dû au missionnaire Montant de l avance RIB du missionnaire Positionner les crédits et les éléments financiers de la mission Boutons d édition des pièces Double cliquer sur le champ «ligne budgétaire» ou sur la double flèche jaune à droite 15/31

16 1- Sélectionnez la ligne budgétaire. Il est possible de filtrer la liste 2- % de la mission sur cette ligne budgétaire 3- Type de crédits : masse 10 - fonctionnement 4- Compte d imputation 5- Le mode de paiement est normalement le mode 30, par virement Les frais de colloque, ne concernent que les colloques organisés par l établissement 7- Sélection d un code analytique (Cf. cette notion dans la partie engagt Carambole) 6- Ajout d une convention. La mission peut être rattachée à une convention et donc permettre le suivi de ces dépenses pour les fiches CSC 8 Choix de l action Lolf 16/ Valider

17 Ajout d une ligne de crédits Pour ajouter une deuxième ligne de crédits, cliquer sur le [+] vert Pour pouvoir ajouter cette ligne il faut disposer des droits, à la fois sur la première ligne (afin de voir la mission) et sur la nouvelle ligne (pour pouvoir l appeler). Il peut donc être nécessaire de faire appel à une personne ayant des droits élargis. Pour une mission concernant 2 composantes, le mieux est de faire appel au service mission de l agence comptable. De ce fait, il est préférable de faire cette opération en toute fin de saisie et de préférence au moment de la liquidation de la mission. 2.8 BOUTON ORDRE DE MISSION Désormais l OM peut être imprimé. Les documents sont générés au format pdf. Le fait d imprimer l ordre de mission génère (ou met à jour après une modification) l engagement. L entête de l ordre de mission reprend tous les éléments saisis dans la première fenêtre Dans les lignes suivantes nous retrouvons tous les détails de la mission. Les informations budgétaires synthétisent les informations propres à l engagement Cet encadré concerne les missionnaires enseignants. Il permet d informer le responsable pédagogique des dispositions prises en matière d enseignement 17/31 Le missionnaire ne doit signer son ordre de mission que lorsque le remboursement des frais de mission est effectué sur une base forfaitaire Pour les enseignantschercheurs, il s agit du responsable de la composante d enseignement L ordonnateur ou la personne ayant délégation pour engager les crédits du service. Attention : le missionnaire ne peut signer ses propres ordres de mission. S il est délégataire, le Président signe le document. S il s agit du Président, l OM est signé par un VP

18 Si, dans l onglet Transports, l utilisation d un véhicule personnel a été prévue, une «Autorisation d utilisation du véhicule personnel» est éditée automatiquement : 3. CREATION D UNE MISSION A L ETRANGER Pré-requis : création d une mission en France. Seuls les éléments complémentaires sont détaillés. La partie sur laquelle il faut être vigilant est l enchainement des trajets Kiwi (Cf. tableau du point 2.2). Reprise de l exemple de mission du point 2.2 : il s agit d une mission comportant 2 jours à Paris et 2 jours à Berlin avec un vol d 1h30 entre Paris et Berlin nous avons : départ Pau - arrivée Paris - séjour Paris Dans Kiwi : Trajet Paris (repas, nuits) Départ Paris Arrivée Berlin Mission à Berlin Voyage retour Pas de trajet dans Kiwi Trajet Etranger, Allemagne (indemnités) Pas de trajet dans Kiwi L entête de la mission reprend les deux éléments : 18/31

19 L heure de fin du premier trajet correspond à l heure d embarquement pour Berlin L heure de début du second trajet correspond à l heure d arrivée à Berlin (nota : il n y aura donc pas de repas du soir pris en charge, considérant que la personne aura mangé dans l avion) L heure de fin du second trajet correspond à l heure d embarquement de Berlin pour le retour. La zone de trajet, quel que soit le pays est la zone «ETRANGER». Il faut ensuite choisir le pays dans la liste. Un pays peu apparaître plusieurs fois (une fois par devise). Dans ce cas, il faut choisir de préférence l euro, puis le dollar et enfin la devise locale ayant le cours le plus récent Date de la dernière mise à jour du cours J ai donc bien mes deux lignes de trajet. Pour chacune d elle, il va falloir mettre à jour les nuits/repas (pour le trajet en France) ou les indemnités (pour le trajet à l étranger). 19/31

20 Pour le trajet Paris j ai donc : 1 nuit (du 1 er au 2) et 2 repas (1 er soir et 2 midi) Je peux également avoir du transport J ai notamment intérêt à intégrer à ce niveau des frais accessoires payés au retour, ce qui évite la création d un trajet ne comportant que très peu d éléments. Il faut, par contre, éviter d intégrer ces frais au trajet à l étranger ; cela peut, notamment, provoquer des erreurs de change (il sont mis ici au moment de la création de la mission pour les besoins de l exemple). Pour le trajet Berlin : calculer les indemnités en cliquant sur le [+] Nous obtenons : 2 nuits (du 2 au 3 et du 3 au 4) et 4 repas (le 3 midi et soir et le 4 midi et soir) Attention : toute nuit doit être, comme pour les trajets en France, justifiée par une facture d hôtel. Les nuits sans pièces justificatives sont comptées comme gratuites! Le remboursement des nuits est, par contre forfaitaire (65 % de l indemnité journalière). Pour réajuster les nuit et les repas, utiliser les boutons [+] et [-] 20/31

21 Exemple avec 1 nuit gratuite : Indemnité 1.35 (2 jours 0,65) Nombre de nuits et repas indemnisés Taux journalier de l indemnité Montant indemnisé Nombre théorique de nuits et de repas Montant théorique Dates de validité de l indemnité Devise de l indemnité La baguette magique permet d indiquer un montant forfaitaire pour le trajet (ce montant est plafonné au montant théorique Il peut également y avoir des frais de transport pour le trajet à l étranger. Attention au montant qui est converti en euro à partir de la devise de l indemnité (qui n est pas forcément la devise du pays). Les billets éventuels sont ensuite ajoutés : (toujours en euros) 21/31

22 Icône d alerte : cet ordre de mission a été édité en base test 1 partie par trajet Devise du trajet Partie achat de billets Engagement Exemple avec 2 actions Lolf 22/31

23 4. ETAT LIQUIDATIF DES FRAIS 4.1 EDITION DE L ETAT DE FRAIS L état de frais ne peut être imprimé qu après la fin de la mission. Les frais réels sont contrôlés au retour du missionnaire et ajustés. Différents frais annexes peuvent être ajoutés dans l onglet transport (taxi, bus, parking ) L état liquidatif est édité à partir de l onglet [Etat de frais/paiement] Cliquer sur [Etat de frais] L état de liquidation des frais de déplacement présente les mêmes éléments que l ordre de mission. Il n est pas gênant d avoir un écart entre les montants de l ordre de mission et ceux de l état liquidatif (l ordre de mission a un caractère prévisionnel). Le missionnaire signe (en original) l état liquidatif et atteste, de ce fait, la réalité des frais qu il a engagé. L état est signé par le gestionnaire des crédits du CR (responsable de service). Il est cosigné par l ordonnateur ou son délégué. Cette signature est équivalente à la certification du service fait. Elle engage l ordonnateur sur la réalité des frais. Si le missionnaire est délégué de l ordonnateur (directeur d UB ou de labo par exemple), l état de frais est signé directement par le Président de l Université. 23/31

24 4.2 JUSTIFICATIFS Présentation du dossier : Factures d hôtel Justificatifs des frais annexes Seules les dépenses de restauration et les frais kilométriques n ont pas à être justifiés. Pour toute autre dépense, un justificatif original doit être joint au dossier. En particulier : - Les factures d hôtel précisant la date et le nombre de personnes. Les frais d hôtel, pour les missions en France, sont pris pour le montant réel à concurrence du montant maximum (60 euros en province, 90 euros à Paris et communes limitrophes). Ne sont pas prises en compte les dépenses de minibar, téléphone, connexion Internet et autres dépenses personnelles. - Les titres de transports : billets de train, tickets de métro (et non les justificatifs de paiement) compostés et au tarif pris en compte dans le calcul - Les cartes d embarquement pour les voyages en avion (que le billet ait été payé par l établissement ou le missionnaire) (photocopies si le billet a été payé par un autre établissement) - Les tickets de péages et de parking - Les factures de location de voiture, factures de carburant liées - Les factures de taxi (attention à la date de la facture qui doit être dans les dates de la mission) - Les factures d inscription au colloque si payé par le missionnaire. - Les attestations de présence à la formation - Pour tout autre frais : facture ou ticket Pour corriger le montant des nuits au montant de la facture, utiliser la baguette magique 24/31

25 5. MISSIONS POUR UN GROUPE Vous pouvez dupliquer une mission pour un ensemble de missionnaires (à condition qu ils aient déjà fait l objet d une mission dans KIWI) en choisissant «Dupliquer pour un groupe» dans le menu «Mission». 6. RECHERCHE D UNE MISSION Vous pouvez retrouver une mission déjà saisie pour : - la terminer (cas des pré-missions) - la modifier - la dupliquer pour un groupe - saisir les frais réels et éditer l état de frais Cliquez sur le «?» pour accéder au filtre de recherche 25/31

26 Vous pouvez alors saisir les critères qui vous permettront de retrouver la mission : Saisissez le numéro de la mission si vous le connaissez Pour une recherche par missionnaire, cliquez sur le «?» et saisissez les premiers caractères du nom Cliquez ensuite sur «Rechercher» 7. ENREGISTRER DES «PREFERENCES» Pour éviter d avoir à saisir des informations récurrentes, vous pouvez définir un certain nombre de paramètres personnels par défaut en allant dans «Préférences personnelles» du menu «Application» 26/31

27 Déterminez ensuite les données qui apparaîtront par défaut sur chacune des missions que vous saisirez dans KIWI (mais que vous pourrez toujours modifier si besoin). Cliquez sur le «?» pour renseigner la ligne 8. REPRISE DES MISSIONS DE L EXERCICE ANTERIEUR La reprise des missions s effectue en 2 étapes : A Annulation de l engagement sur l exercice n-1 Dans le menu recherche, rechercher la mission en fonction de sa date (les ordres de mission n étant pas des actes budgétaires, ils ne sont pas rattachés à un exercice). 27/31

28 Dans l onglet [Etat de frais / paiement] Cliquer sur la loupe à droite de l engagement (nota : l exercice mentionné est bien l exercice antérieur) Une fenêtre [détail engagement] s ouvre dans laquelle apparaît l engagement 2009 Cliquer sur le [-] rouge Valider l écran de confirmation : 28/31

29 La ligne d engagement est maintenant vide : B - Engagement sur le nouvel exercice Nota : pour passer ce nouvel engagement, il faut bénéficier d un «droit à modifier l exercice d une mission». Si vous ne l avez pas, merci de vous adresser à Laurent Escourrou ou Emmanuel Vanhoutte. Pour remettre une ligne budgétaire, cliquer sur le bouton modifier les informations budgétaires. Si l exercice affiché n est pas le nouvel exercice, il faut le sélectionner en cliquant sur le [?] bleu. 29/31

30 Sélectionner l exercice 2010 et valider : Vérifier ensuite que les informations budgétaires n ont pas été modifiées entre les deux exercices (UB/CR/sCR notamment) et les dates. 30/31

31 Valider ces informations. Pour régénérer l engagement, il faut ensuite imprimer l ordre de mission à l écran (sans sortir l impression). Le nouvel engagement est visible dans la fenêtre : Il faut ensuite nous transmettre toutes les pièces habituelles accompagnées d un exemplaire unique du nouvel état de frais. Si l état de frais a déjà été signé par le missionnaire, il n est pas nécessaire de le faire signer de nouveau, sauf si le responsable ordonnateur des crédits a changé entre temps. 9. RAPPEL DE PRECISIONS UTILES - La signature du missionnaire sur l ordre de mission est nécessaire uniquement dans le cas de remboursements forfaitaires (montant global de la mission plafonné avant le départ). - Une modification des montants engagés ne nécessite pas de refaire signer l'ordre de mission (les montants mentionnés dans l'ordre de mission ne sont qu'indicatifs). L'ordre de mission d'origine suffit à l'agence comptable, accompagné de l'état de frais. Seule la modification des dates de la mission oblige à refaire signer un nouvel ordre de mission. - Seuls les directeurs d'ufr et les directeurs d'école ou institut sont habilités à signer des ordres de mission. C est pourquoi les noms des responsables qui figurent sur les ordres de mission sont ceux des responsables d'ub. - La signature du gestionnaire de crédits ou du responsable de département n est pas exigée par l Agence comptable sur l état liquidatif (celle de l ordonnateur ou de son délégué, plus à droite sur l ordre de mission, suffit). Cela relève du fonctionnement interne de chaque UB. - Attention : une personne, quelles que soient ses habilitations, ne peut pas se signer ses propres ordres de missions (le président, par exemple, fait signer ses ordres de mission par un VP ayant délégation). - Dans les cas de régularisations uniquement, possibilité de faire un ordre de mission global pour plusieurs missions identiques (exemple : allers-retours Pau-Bayonne). Si d'autres missions ont déjà été saisies pour la période, fractionner en plusieurs ordres de missions, ou bien saisir l'ordre de mission global sur un seul jour (exemple : le 1er jour du mois). Dans tous les cas, mentionner le détail des missions dans la case "Motif". - Dans l'onglet "Trajets", mentionner systématiquement la zone de la mission : "Paris", "Province", "Etranger"... - Pour les missions en avion : une amplitude d'une heure avant le départ de l'avion et une heure après le retour est tolérée pour les heures de début et de fin des missions (ce qui peut augmenter le nombre de repas à rembourser). Pour les missions en train : idem, mais avec une amplitude de 30 minutes. - Repas ou nuits gratuits : saisir dans l'onglet Nuits/Repas le nombre total de repas et de nuits, et préciser combien de ces repas ou nuits ont été gratuits (ces précisions permettant à l'agence comptable de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreur de saisie). - Billets d'avion "gratuits" : choisir cette mention dans l'onglet "Billets" uniquement si le billet est gratuit pour l'université ET pour le missionnaire. 31/31 - Missions à l'étranger : il faut créer un trajet par pays de destination. Les dates de ce trajet doivent correspondre aux jours et heures d'arrivée et de départ du pays. Si des frais additionnels sont générés en France (parking, repas, métro...) il faut également créer un trajet en France entre le moment du départ de la résidence et l'embarquement.