RAPPORT D AUDIT DES COMPTES

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1 AGENCE POUR LA PROMOTION ET L'APPUI AUX PME - PAPME 08 BP 1155 Cotonou R. BENIN RAPPORT D AUDIT DES COMPTES EXERCICE DU 01/01/2008 AU 31/12/2008 RAPPORT DEFINITIF Cabinet STATECO - BUREAU D Etudes STATECO Cabinet d Audit - d Expertise Comptable et de Conseils 08 B.P.319 Tél. (229) Fax : (229) INSAE : stateco2003@yahoo.fr Cotonou (BENIN)

2 Cabinet STATECO - BUREAU D Etudes STATECO Cabinet d Audit - d Expertise Comptable et de Conseils 08 B.P.319 Tél. (229) Fax : (229) INSAE : stateco2003@yahoo.fr Cotonou (BENIN) Messieurs, Conformément au contrat de prestation de service entre l Agence PAPME et le Cabinet STATECO, portant sur la mission d audit des comptes de PAPME au 31 décembre 2008, nous nous sommes rendus dans les agences ci-après : - Agence de WANSIROU à Parakou - Agence de NATITINGOU - Agence de JERICHO à Cotonou Nous y avons rencontré : - les Chefs d agences ; - les Responsables de recouvrement ; - les Responsables de crédit ; - les Chargés de formalités ; - les Chargés de prêts ; - les Chargés de recouvrement ; - les Comptables. Notre mission s est déroulée sans difficulté et nous profitons pour remercier le personnel de l Agence PAPME pour sa disponibilité lors de l exécution de notre mission. Dans le respect des termes de référence, nous avons rédigé les quatre (04), rapports ci après : - Rapport général comportant l opinion des Auditeurs externes sur la sincérité et la régularité des états financiers au 31/12/2008 ; - Rapport sur le respect de la réglementation en vigueur pour les institutions de microfinance et sur le respect des textes régissant l Agence PAPME ; PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

3 - Rapport sur le contrôle interne destiné à améliorer les procédures administratives, financières et comptables ; - Lettre à la Direction Nous vous souhaitons bonne réception des rapports et restons à votre entière disposition pour tout complément d informations qui vous serait utile. Nous vous présentons, Messieurs, l expression de notre parfaite collaboration. Cotonou, le 06 Juillet 2009 Ramanou BADAROU Expert Comptable Diplômé PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

4 SOMMAIRE Pages ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE L AGENCE PAPME 4 I - Présentation de l Agence 5 RAPPORT GENERAL 8 1- Etendue de la mission 9 2- Opinion 11 Etats financiers 13 Situation Patrimoniale Actif 14 Situation Patrimoniale Passif 15 Etat de formation du résultat 16 Notes aux états financiers 17 Résumé des principales conventions comptables 18 Analyse des postes de la situation patrimoniale 20 Analyse des comptes de l état de formation du résultat 39 PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

5 ORGANISATION ADMINISTRATIVE DE L AGENCE PAPME PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

6 1- PRESENTATION DE L AGENCE PAPME L Agence pour la Promotion et l Appui aux Petites et Moyennes entreprises (PAPME), sous sa forme actuelle, est une association Loi 1901 qui a signé une convention quinquennale avec le Ministère des Finances et de l Economie pour mener des activités de micro finance. 1-1 Objectif de l Agence PAPME Le PAPME a pour objectif : «Promouvoir le développement des petites et moyenne entreprises au Bénin. A ce titre, l Agence mène toute activité se rattachant à cet objet. En particulier elle met en place des financements adaptés aux entreprises, apporte une formation de base en matière de gestion et une assistance dans le cadre du suivi du crédit. Elle fournit également aux entrepreneurs, en fonction de leur besoin, différents services d informations». Du point de vue financier, le projet PAPME s est arrêté au 31/10/1998, date à laquelle l Etat béninois a transféré à la nouvelle structure l actif du Projet. 1-2 Activités de l Agence PAPME PAPME exécutes trois (03) catégories d activités. Ce sont : - les activités de crédit - les activités d épargne - les activités de formation. a- Les activités de crédit * La politique de crédit Les objectifs visés par PAPME sont de trois (03) ordres. Ce sont : la mise en place de financements adaptés aux besoins des petites et moyennes entreprises béninoises, l appui aux entrepreneurs, à la conception de leurs plans d affaires et la mise en œuvre de leurs stratégies, le suivi du crédit afin d assurer le remboursement, la poursuite et le développement des activités des entreprises bénéficiaires. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

7 PAPME offre huit (08) types de produits à ses clients. Il s agit : de prêts ordinaires (moyen et long terme) ; de prêts ponctuels (court et moyen terme) ; de ligne de crédit (court terme) ; de prêts de campagne (court terme) ; de crédits de caution solidaire (court terme et moyen terme) ; de plan épargne projet (court et moyen terme) ; de prêt aux particuliers (court, moyen et long terme) ; de prêt au personnel. b- Les activités d épargne * La politique de collecte de l épargne Destinée à mobiliser les ressources locales dans le cadre des activités de financement de petites et moyennes entreprises au Bénin, la politique de collecte de l épargne vise les objectifs ci-après : - permettre la collecte de ressources pour une plus grande dynamisation du crédit, - permettre aux clients potentiels du crédit de constituer progressivement de l épargne dans le but de faire aisément face aux conditions financières d accès au crédit, - faciliter le remboursement de crédit aux clients ayant bénéficié de prêts par le prélèvement direct des échéances sur leurs comptes individuels. PAPME offre quatre types de produits relatifs à l épargne. Il s agit : - du dépôt à vue rémunéré ; - du dépôt à terme ; - de l épargne forcée ; - du plan épargne projet. c- Les activités de formation Trois types de service sont offerts par PAPME. Il s agit : - de l appui conseil à la création et au développement des Petites et Moyennes Entreprises ; - de la formation des entrepreneurs ; - de l appui technique spécifique. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

8 1.3- Administration, fonctionnement et contrôle de l Agence PAPME L Agence PAPME est répartie dans quatre (04) zones à savoir : - zone Atlantique Littoral, - zone Ouémé Plateau, - zone Zou Collines Mono Couffo, - et la zone Nord. L Agence PAPME est administrée par une Assemblée Générale et un Bureau Exécutif. L Assemblée Générale définit l orientation et la politique générale de l Agence en vue de la réalisation de l objet social. Elle modifie les statuts de l Agence ou décide de sa transformation ou dissolution. Le Bureau Exécutif composé de cinq membres dont : - un Président - un Vice Président - un Secrétaire - deux membres, est chargé de : - veiller à la mise en exécution des orientations définies et des décisions prises par l Assemblée Générale, - recruter le Directeur Général, - examiner les comptes de l Association établis par la Direction Générale, - assurer la promotion, l animation et le rayonnement de l Agence sur le plan national et international, - arrêter les comptes et établir le rapport annuel sous la responsabilité du Directeur Général. Le commissaire aux comptes contrôle la gestion de l Agence, informe le Bureau Exécutif et rend compte à l Assemblée Générale des membres de PAPME. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

9 RAPPORT GENERAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

10 Cabinet STATECO - BUREAU D Etudes STATECO Cabinet d Audit - d Expertise Comptable et de Conseils 08 B.P.319 Tél. (229) Fax : (229) INSAE : stateco2003@yahoo.fr Cotonou (BENIN) RAPPORT GENERAL DES AUDITEURS EXTERNES SUR LES ETATS FINANCIERS AU 31 DECEMBRE 2008 Messieurs, Conformément à la mission qui nous a été confiée, nous avons procédé à l audit des comptes arrêtés au 31/12/2008 de l Agence PAPME. Nous avons pour mission de formuler une opinion sur les états financiers à la lumière des résultats de nos vérifications. I- ETENDUE DE LA MISSION Nous avons effectué la mission qui nous a été confiée selon les normes de révisions internationales ; ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d obtenir l assurance raisonnable que les états financiers ne comportent pas d anomalies significatives. Un audit consiste à examiner, par sondages, les éléments probants qui justifient les données contenues dans les états financiers. Il consiste également à apprécier les principes comptables suivis et les estimations significatives retenues pour l arrêté des états financiers, et à apprécier leur présentation d ensemble. Conformément aux termes de référence et en accord avec les normes internationales d audit, nos travaux ont notamment porté sur les points suivants : - l examen de l organisation de l Agence PAPME et du fonctionnement des organes de gestion ; - le contrôle de l application des recommandations issues des audits antérieurs ; - la vérification de l exactitude du système de suivi de portefeuille de crédit ; PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

11 - la vérification de la mise en œuvre cohérente du système de gestion des crédits ; - l évaluation du système comptable et la procédure financière mise en place ; - le contrôle et l appréciation des écarts constituant les différences entre les données du système de suivi extracomptable des crédits et des dépôts et les informations comptables ; - la vérification de la définition d une politique appropriée d abandon de créances irrécouvrables ; - la vérification des provisions pour créances douteuses ; - l examen du contrôle interne ; - l évaluation du système comptable et la procédure financière mise en place ; - le contrôle de la fonction audit interne intégrant le contrôle de la fraude associée au portefeuille ; - le contrôle des états financiers au 31/12/2008. Nous estimons que nos diligences étayent de façon raisonnable notre opinion exprimée ci-après : LIMITATIONS - Le contrôle du caractère nécessaire et suffisant des écarts (écart sur crédits, écart sur dépôts) et des opérations avec les membres ou bénéficiaires (comptes de crédits, comptes de dépôts) enregistrés dans les comptes n a pas été possible en raison de l insuffisance des procédures de contrôle interne concernant le suivi extracomptable et l enregistrement comptable des opérations avec les membres ou bénéficiaires (comptes de crédits, comptes de dépôts). - Les immobilisations financières de montant F CFA regroupent les titres des sociétés African Investment Bank (AIB) et Africaine Vie (ex- PAPME-Vie) pour respectivement F CFA et Nous avons demandé sans obtenir les états financiers de synthèse de l exercice 2008 approuvés par les assemblées générales ordinaires de ces sociétés afin de déterminer les valeurs mathématiques devant permettre d apprécier la nécessité de constituer de provision pour PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

12 dépréciation de titres. Toutefois, nous avons noté que des provisions ont été constituées pour les titres African Investment Bank (AIB) à hauteur de 100%. - S agissant de la ligne de crédit CCIB de montant F CFA comprise dans les emprunts à terme et ressources affectées, elle comprend un emprunt de F CFA pour lequel nous avons demandé sans obtenir le document justifiant la nature et le montant de l opération. II- OPINION Sous réserve des points exposés ci- dessus, nous certifions que les comptes annuels sont réguliers et sincères et donnent une image fidèle du résultat des opérations de l exercice 2008 ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l Agence PAPME à la fin de cet exercice. Sans remettre en cause l opinion ci- dessus, nous attirons votre attention sur ce qui suit : - Des conflits opposant l Agence PAPME et des agents licenciés ou demis de leur fonction sont pendants devant le tribunal et la direction départementale du travail. L issue finale de ces conflits ne peut actuellement être anticipée et, de ce fait aucune provision au titre d un passif éventuel pouvant résulter des différentes actions engagées par ces agents n a été constituée dans les états financiers ; - L existence de faits de nature à compromettre la continuité de l exploitation. En effet, les ratios réglementaires et autres calculés sur la base des données ressortant des états financiers présentés au 31 décembre 2008 sont : Ratio de limitation des risques portés par une institution : 3,10 contre 2 au plus prévu par le PARMEC ; Ratio de couverture des emplois moyens et longs par des ressources stables : 2,60 contre 1 au plus prévu par le PARMEC ; Taux de risque sur le portefeuille : 7,23% contre 5% au plus prévu par le PARMEC ; Ratio d autosuffisance opérationnelle : 73,46% contre 100% au moins prévu ; PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

13 Taux de perte sur prêts : 21,24% contre 4% au plus prévu ; Les comptes arrêtés au 31 décembre 2008 font apparaitre un montant négatif ( ) pour les provisions, fonds propres et assimilés. Nous notons : - une amélioration du taux de risque sur le portefeuille par rapport à l exercice 2007, - une réduction du concours bancaire, - une dégradation des fonds propres, - le non respect des échéances contractuelles en ce qui concerne le règlement des emprunts, ce fait a conduit au rééchelonnement des concours bancaires dont l Agence PAPME a bénéficiés. Il urge que des dispositions soient prises pour : - poursuivre la redynamisation de l encours sains, - recouvrer les crédits octroyés aux promoteurs dont une bonne partie est restée impayée, - observer plus de vigilance dans l octroi des crédits, - assurer le reversement effectif et sans retard des fonds recouvrés auprès des promoteurs par les agents de recouvrement, - renforcer la fonction audit interne en vue de l amélioration de ses techniques d intervention pour la détection des zones de risque existant notamment en ce qui concerne la fraude. - Redynamiser la centrale des risques (qui aurait été mise en place par le consortium ALAFIA) pour éviter que le même client prenne des crédits dans plusieurs institutions à la fois alors que sa capacité d endettement ne le lui permet pas. Cotonou, le 06 Juillet 2009 Ramanou BADAROU Expert Comptable Diplômé PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

14 ETATS FINANCIERS PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

15 AGENCE PAPME SITUATION PATRIMONIALE AU 31/12/2008 ACTIF Opérations avec les institutions financières et assimilés NOTES Net au 31/12/2008 Net au 31/12/2007 Encaisses et comptes ordinaires Caisses Banques Opérations avec les membres ou bénéficiaires Crédits sains Court terme Moyen terme Long terme Organisation paysannes Créances rattachées Ecarts sur encours Crédits en souffrance nets de provisions Opérations diverses Stocks Débiteurs divers Comptes de régularisation Actif Ecart sur crédit Ecart sur dépôt Immobilisations Dépôts et cautionnements Immobilisations incorporelles nettes Immobilisations corporelles nettes Immobilisations en cours _ Immobilisations financières TOTAL ACTIF PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

16 AGENCE PAPME SITUATION PATRIMONIALE AU 31/12/2008 PASSIF NOTES Net au 31/12/2008 Net au 31/12/2007 Opérations avec les institutions financières et Banques Emprunts à terme Dettes rattachées Opérations avec les membres ou bénéficiaires Fonds de garantie et autres dépôts Dettes rattachées Opérations diverses Créditeurs divers Comptes de régularisation Passif Ecart sur crédit Ecart sur dépôt Provisions pour fonds propres et assimilés Subventions d'investissement Report à nouveau Ecarts de réévaluation Réserves générales Fonds de dotation (Banque Mondiale) Excédent ou pertes de l'exercice TOTAL PASSIF PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

17 AGENCE PAPME ETAT DE FORMATION DU RESULTAT AU 31/12/2008 NOTES 31/12/ /12/2007 Produits d'intérêts Charges d'intérêts ( ) ( ) MARGE D'INTERETS Autres produits financiers Autres charges financières ( ) (12 081) PRODUITS FINANCIERS NETS Autres produits Reprises sur amort. et provisions Produits exceptionnels Achats et services extérieurs ( ) ( ) - Autres services extérieurs ( ) ( ) - Impôts et taxes ( ) ( ) - Charges du personnel ( ) ( ) - Autres charges ( ) ( ) - Dotations aux amort. et prov ( ) ( ) - Charges exceptionnelles ( ) ( ) EXCEDENT DE L'EXERCICE PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

18 NOTES AUX ETATS FINANCIERS PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

19 2- RESUME DES PRINCIPALES CONVENTIONS COMPTABLES 2-1 Généralités Les états financiers présentés ont été préparés conformément aux principes comptables définis par la loi PARMEC. 2-2 Subventions Les financements reçus des bailleurs de fonds sont comptabilisés comme suit : Subventions d investissement Au passif du bilan sont comptabilisées en subventions, les subventions utilisées pour le financement d immobilisations incorporelles d une part et d immobilisations corporelles d autre part. Fonds de dotation Banque Mondiale Au passif du bilan les subventions utilisées pour l octroi de crédit aux promoteurs sont comptabilisées en fonds de dotation Banque Mondiale. Subvention d exploitation Les frais de fonctionnement financés par les bailleurs de fonds ont pour contrepartie en compte de résultat les subventions d exploitation. 2.3 Les opérations avec les membres - Actif Elles comprennent les crédits consentis et les créances rattachées. Les crédits consentis sont distingués selon qu ils sont sains ou en souffrance. Les crédits sains sont classés selon leur durée initiale de remboursement en crédits à court, moyen et long termes. Les crédits en souffrance font l objet de provisions constituées en fin d exercice. Le montant de la provision est déterminé, selon les retards observés dans le paiement des échéances, conformément aux modalités ci-après : - crédit comportant au moins une échéance impayée de plus de 3 mois à 6 mois au plus : 40% du solde restant dû ; - crédit comportant au moins une échéance impayée de plus de 6 mois à 12 mois au plus : 80% du solde restant dû. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

20 2.4 Immobilisations Les immobilisations acquises avant le 31/10/1998 ont été réévaluées et reprises à leur valeur vénale au 31/10/1998 amorties linéairement. Les taux d amortissement appliqués au 31/12/2008 sont les suivants par type d immobilisations : - Bâtiments 5% - Agencements et installations 15% - Mobilier et matériel de bureau 25% et 15% - Matériel de transport 20% et 25% - Logiciel 25% PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

21 3 - ANALYSE DES POSTES DE LA SITUATION PATRIMONIALE Actif Opérations avec les institutions financières et assimilés Encaisses et comptes ordinaires Cette rubrique regroupe les encaisses, les avoirs à vue de PAPME et les opérations à terme auprès des banques. Le détail du solde débiteur au 31 décembre 2008 se présente comme suit : Caisses Ce montant représente les avoirs détenus dans les caisses au 31/12/2008. Il se détaille comme suit : Direction Atlantique - Littoral Nord Zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé - Plateau Nos contrôles n ont révélé aucune anomalie significative. Les contrôles inopinés de caisse que nous avons effectués, à la date de notre intervention, n ont révélé aucune anomalie significative. Les coffres forts existent effectivement dans les agences visitées. Les encaisses sont suffisamment sécurisées. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

22 Banques Le montant inscrit dans la situation patrimoniale de l'agence au 31/12/2008 se décompose comme suit : Direction - BOA, (SPEC utilisation MICPE) BOA,(Compte special DANIDA) BOA, (SPEC fonctionnement PAPME PAMRAD) BOA, ( Papme, Règlement Western union) FBB, Direction CCP, Direction SGBBE ECOBANK Direction AIB (Papme Investissement) DIAMOND BANK DAT BOA N DAT BOA N Atlantique Littoral - BOA, Utilisation crédit JEROCHO BIBE, utilisation crédit TOKPA ECOBANK, Direction CLCAM Calavi CLCAM Ouidah CLCAM Atropkocodji Nous avons noté que les états de rapprochement des deux comptes ouverts dans les livres comptables de ECOBANK par la Direction ne sont pas contrôlés après leur présentation. Nous rappelons que l état de rapprochement bancaire constitue un outil de contrôle. A ce titre, toute action nécessaire pour assurer son efficacité doit être effectuée. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

23 Nord BOA WANSIROU BOA DJOUGOU FINANCIAL BANK, Utilisation crédit ECOBANK, Utilisation de crédit CLCAM N'DALI, Utilisation crédit CLCAM NIKKI, Utilisation crédit CLCAM DJOUGOU, Utilisation crédit CLCAM PARAKOU, Utilisation CLCAM TCHAOUROU CLCAM MALANVILLE CLCAM BANIKOARA CLCAM KANDI Il existe un écart de F CFA au niveau du compte bancaire de l agence de Kandi. Cet écart est dû au virement du même montant au 31/12/2008 du bureau ouvert à Banikoara au profit de l agence de Kandi. L extrait du compte bancaire de l agence de Kandi, à la date du 24/03/2009 retrace cette information. Zou Collines Mono Couffo BOA Bohicon, Utilisation crédit BOA Dassa, Utilisation crédit BOA AZOVE FINANCIAL BANK LOKOSSA CLCAM Kpocon, Utilisation crédit CLCAM Covè, Utilisation crédit CLCAM Glazoué, Utilisation crédit CLCAM Savalou, Utilisation crédit CLCAM Savè, Utilisation crédit CLCAM Lokossa, Utilisation crédit CLCAM Comè, Utilisation crédit Ouémé Plateau - BOA, Utilisation crédit CLCAM Kétou CLCAM Pobè, PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

24 Opérations avec les membres ou bénéficiaires Crédits sains BUREAUX COURT TERME MOYEN TERME LONG TERME CREANCES RATTACHEES TOTAL % TOKPA AKPAKPA CALAVI MISSEBO KOUHOUNOU JERICHO FIDJROSSE ATTROKPOCODJI ATL-LITTORAL ,53% HOUINME POBE SPP OUEME- PLATEAU ,60% DASSA KPOCON LOKOSSA AZOVE ZOU-COL_M-C ,77% WANSIROU MADINA NATITINGOU KANDI NORD ,54% DIRECTION ,56% TOTAL GLOBAL Les créances rattachées représentent les intérêts dus par les promoteurs, bénéficiaires de crédits sur leurs engagements sains, mais non échus au 31/12/2008. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

25 Crédits en souffrance Ce sont les crédits comportant au moins une échéance impayée de plus de trois (03) mois. Le détail est le suivant : BUREAUX Crédits souffrants bruts Provisions Crédits souffrants nets des provisions Taux de risque portefeuille au 31/12/2008 Taux de risque portefeuille au 31/12/2007 TOKPA ,00% 14,24 AKPAKPA ,05% 47,58 CALAVI ,45% 20,25 MISSEBO ,94% 21,49 KOUHOUNOU ,58% 38,21 JERICHO ,54% 15,53 FIDJROSSE ,87% 37,52 ATTROKPOCODJI ,49% ATL-LITTORAL ,45% 27,09 HOUINME ,52% 10,11 POBE ,27% 6,56 SPP ,05% 31,22 OUEME- PLATEAU ,00% 13,28 DASSA ,20% 36,59 KPOCON ,58% 25,19 LOKOSSA ,58% 12,48 AZOVE ,11% 11,69 ZOU-COL_M-C ,90% 24,17 WANSIROU ,90% 9,62 MADINA ,22% 11,34 NATITINGOU ,44% 16,87 KANDI ,09% 10,81 NORD ,92% 12,68 DIRECTION ,19% 0,00 TOTAL GLOBAL ,23% 23,02 PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

26 Les dispositions de la loi PARMEC prévoient que le taux de risque sur portefeuille doit être inférieur ou égal à 5%. L analyse des caractéristiques de l activité de PAPME au cours de l exercice 2008 dégage un taux de risque de portefeuille de 7,23% contre 23,02% en Nous notons l amélioration significative de ce taux ; toutefois, l Agence PAPME ne s est pas conformée au taux de risque de portefeuille prévu par l instruction n 06 relative aux modalités de détermination des ratios prudentiels. Cependant huit (08) bureaux présentent des taux respectant la norme prévue. Il s agit des bureaux ci-après : - Akpakpa - Houinmê - Pobè - SPP - Kpocon - Lokossa - Azovè - Wansirou Le contrôle du caractère nécessaire et suffisant des opérations avec les membres ou bénéficiaires enregistrés dans les comptes n a pas été possible en raison de l insuffisance des procédures de contrôle interne concernant le suivi extra comptable et l enregistrement comptable des opérations avec les membres ou bénéficiaires. Par ailleurs les autres diligences mises en œuvre ont révélé les anomalies suivantes : - certains bureaux autorisent les chargés de recouvrement de percevoir les fonds chez les promoteurs contre décharge dans le cadre du recouvrement des crédits. Nous notons l existence de risque de détournement de fonds recouvrés par les chargés de recouvrement. - en cas d absence du caissier, le comptable du bureau de Natitingou fait office de caissier central. Il est noté la réalisation de fonctions incompatibles qui pourrait favoriser des détournements de fonds. - dans le cadre de l assurance bouclier emprunteur, il est prévu qu un exemplaire du bulletin individuel d adhésion soit remis à l assuré (emprunteur). Nous avons constaté et relevé des cas pour lesquels l exemplaire destiné à l assuré ne lui est pas remis. Nous avons également noté des cas pour lesquels PAPME procède au déblocage PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

27 du crédit après prélèvement de la prime d assurance alors que Africaine-vie (compagnie d assurance) n a pas encore donné son acceptation de la couverture du risque lié au décès. - la conception de la feuille de suivi des clients en retard ne permet pas d avoir l historique des actions engagées vis-à-vis du promoteur. En effet, lors de chaque visite, le chargé de recouvrement établit une feuille de suivi du promoteur en retard. Il est souhaitable que la même feuille retrace toutes les visites effectuées à l endroit du promoteur. - l existence de contrats de prêt sur lesquels figure encore le nom de Monsieur AVAGBO Bonaventure comme représentant de PAPME (prêteur), alors que ce dernier a cessé de représenter l institution dans le cadre de pareils actes depuis l année Il urge de procéder aux modifications nécessaires. - les séances de travail tenues avec les chargés de recouvrement ont permis de noter ce qui suit : certains promoteurs n ont jamais été relancés parce qu ils n ont pas été retrouvés aux adresses communiquées lors de la mise en place des crédits, certains avaliseurs ont affirmé ne pas avoir été informés que leurs biens sont mis en garantie, certains promoteurs n honorent pas leur engagement parce qu ils sont surendettés. En effet, ceux-ci ont bénéficié de crédit auprès de plusieurs institutions financières. - le recouvrement des nouveaux crédits placés est effectué par le chargé de prêt et non par le chargé de recouvrement. Nous notons l existence de risque de prêts par personnes interposées (PPI) et de non reversement dans les délais des fonds recouvrés auprès des promoteurs. Ces différents éléments expliquent en partie la situation de crédits impayés connus par PAPME. Il urge de procéder aux corrections nécessaires afin de sécuriser le patrimoine de l institution. Les décaissements et encours de crédits au 31/12/2008 se détaillent comme ci-après pour les principaux secteurs d activité. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

28 Secteurs d'activités Décaissements Encours Agriculture Artisanat (art) BTP Commerce Elevage Industrie Pêche Service Personnel Opérations diverses Stocks Ce poste renferme notamment la valeur à l inventaire de fin d exercice 2008 des fournitures de bureau et de fournitures informatiques non consommées au 31/12/2008. Le solde se décompose comme suit : Direction Atlantique Littoral Nord Zou Collines Mono Couffo Ouémé - Plateau Débiteurs divers Le solde se décompose comme suit : Direction Atlantique - Littoral Nord zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé -Plateau PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

29 Comptes de régularisation Actif Le solde regroupe les charges constatées d avance au niveau de chaque antenne: Direction Atlantique - Littoral Nord Zou - collines - Mono Couffo Ouémé - Plateau Ecart sur crédit Ecart sur dépôt Les diligences mises en œuvre nous ont permis de relever l existence d écart sur crédit et sur dépôt de montant respectif de F CFA et Ces écarts n ont pas été justifiés par PAPME. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

30 Ils s analysent comme suit : ECART SUR DEPOT Direction Générale LIBELLES ECART SUR DEPOT ECART SUR CREDITS Administration-Direction Fondation Prévoyance Atlantique-Littoral Jéricho Fidjrossè Missèbo Tokpa Kouhounou Akpakpa Attrokpocodji Calavi Administration Cotonou Suivi Cotonou Atacora-Donga-Borgou-Alibori Wansirou Madina Kandi Natitingou Administration Parakou Suivi Parakou Ouémé-Plateau Saint Pierre Paul Houinmè Pobè Administration Porto-Novo Suivi Porto-Novo Zou-Collines/Mono-Couffo Savalou Kpocon Dassa Glazoué Lokossa Azovè Administration Bohicon Suivi Bohicon TOTAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

31 3.1.4 Immobilisations Dépôts et cautionnements Cette rubrique regroupe essentiellement les dépôts pour électricité, téléphone et loyer. Le solde au 31/12/2008 se décompose comme suit : Direction Atlantique - Littoral Nod zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé - Plateau Immobilisations incorporelles Elles se décomposent comme suit au 31/12/2008 POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes LOGICIELS FRAIS IMMOBILISES TOTAL Immobilisations corporelles Elles se détaillent comme suit au 31/12/2008 : - Au niveau de la Direction POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes Terrains Bâtiments Agencem aménag et instal Matériels de transport Autres matériels TOTAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

32 - Au niveau de la zone Atlantique Littoral POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes Terrains Bâtiments Agencem aménag et instal Matériels de transport Autres matériels TOTAL Au niveau de la zone Nord POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes Terrains Bâtiments Agencem aménag et instal Matériels de transport Autres matériels TOTAL Au niveau de la zone Zou collines Mono Couffo POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes Terrains Bâtiments Agencem aménag et instal Matériels de transport Autres matériels TOTAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

33 - Au niveau de la zone Ouémé Plateau POSTES Valeurs brutes Amorts et prov Valeurs nettes Terrains Bâtiments Agencem aménag et instal Matériels de transport Autres matériels TOTAL Immobilisations en cours Elles regroupent les avances versées aux fournisseurs d'immobilisations de la Direction au 31/12/2008. Les avances versées aux fournisseurs d immobilisations ne devraient pas être enregistrées dans le compte immobilisations en cours Immobilisations financières Il s agit de la prise de participation dans le capital des sociétés ci-après : - African Investment Bank (AIB) pour un montant de F CFA PAPME-VIE, pour un montant de F CFA Les titres de la société African Investment Bank (AIB) ont été provisionnés à 100% au 31/12/2007. Les états financiers au 31/12/2008 des deux sociétés adoptés par l AGO n ont pas été mis à notre disposition afin d apprécier la nécessité de constituer des provisions ou de reprendre celle existante au 31/12/2007. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

34 3.2- PASSIF Opérations avec les institutions financières et assimilés Découverts bancaires Ce solde se décompose comme suit : BOA Fonds d investissement BOA Fonctionnement PAPME Emprunts à terme Il s'agit du solde au 31/12/2008 des lignes de crédits obtenues par PAPME auprès de diverses institutions. LIGNE DE CREDIT BOA LIGNE DE CREDIT BANQUE MONDIALE LIGNE DE CREDIT CGGLC LIGNE DE CREDIT CCIB LIGNE DE CREDIT SGBBE RESSOURCES AFEECTEES DIRECTION Nos contrôles ont révélé que pour l emprunt à terme CCIB d un montant de F CFA compris dans la ligne de crédit CCIB de montant F CFA , il n existe aucune pièce justificative valable pour émettre une opinion raisonnable sur le montant de cet emprunt tel que cela figure dans les états financiers de l exercice clos 31/12/2008. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

35 Dettes rattachées Elles comprennent les intérêts courus non échus sur les emprunts au 31/12/2008. Elles se décomposent comme suit : Dettes rattachées BOA Dettes rattachées Banque Mondiale Dettes rattachées SGBBE Dettes rattachées CCIB Dettes rattachées CGGLC Opérations avec les membres ou bénéficiaires Fonds de garantie et autres dépôts Ils se décomposent comme suit : Fonds de garantie Dépôts à Terme Dépôts à vue Epargne Entrepreneur Autres Dépôts PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

36 Les fonds de garantie et autres dépôts se présentent par entité comme ci-après : ENTITES Dépôt au vue Dépôt à terme Fonds de garantie Epagne Entrepreur Autres dépôts DIRECTION JERICHO SUVI COTONOU TOKPA MISSEBO AKPAKPA KOUHOUNOU ATROPOCODJI FIDJROSSE CALAVI PORTO-NOVO SPP SUVI PORTO POBE KANDI WASIROU SUVI PARAKOU MADINA NATITINGOU DASSA GLAZOUE SAVALOU BOHICON AZOVE LOKOSSA SUVI BOHICON TOTAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

37 Les diligences mises en œuvre ont révélé l existence d écarts considérables au niveau de chaque bureau entre les données figurant dans les comptes et les états détaillés édités par le logiciel Sig PAPME. Le détail de ces écarts par rapport à l échantillon contrôlé se présente comme suit: Bureau Comptabilité Sig PAPME Ecarts Jéricho Akpakpa Wansirou Madina Kandi Natitingou SPP Houinmè Pobè Compte tenue de l insuffisance des procédures de contrôle interne concernant le suivi extra comptable et l enregistrement comptable des opérations avec les membres ou bénéficiaires, nous ne pouvons pas certifier sincères les informations retracées dans les comptes au 31/12/ Dettes rattachées Il s'agit des intérêts à payer sur les dépôts à terme. Son détail est le suivant : Direction Atlantique - Littoral Nord Zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé - Plateau Opérations diverses Créditeurs divers Ce solde regroupe : PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

38 Direction Atlantique - Littoral Nord Zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé - Plateau Comptes de régularisation passif Ce solde regroupe les charges à payer et les produits constatés d'avance au niveau de chaque zone : Direction Atlantique - Littoral Nord Zou - Collines - Mono - Couffo Ouémé - Plateau Les pièces justificatives des charges à payer au 31/12/2008, relatives au bureau de Wansirou n ont également pas été mises à notre disposition Ecart sur crédit Ecart sur dépôt Les diligences mises en œuvre nous ont permis de relever l existence d écart sur crédit et sur dépôt de montant respectif de F CFA et Ces écarts n ont pas été justifiés par PAPME Provisions pour fonds propres et assimilés Subventions d'investissement Il s'agit des subventions reçues de la Banque Mondiale, de l'acdi et de l'ebas pour le financement des immobilisations amortissables. Le solde de ce compte dans les états financiers au 31/12/2008 a été sous estimé de F CFA PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

39 Report à nouveau Il se décompose comme suit : - Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Report à nouveau Les contrôles effectués ont permis de constater que le résultat (perte) de l exercice 2007 a été reporté à nouveau pour au lieu de F CFA Ecart de réévaluation Cet écart découle de la réévaluation des immobilisations par l'expert immobilier au 31/10/ Réserve générale Elle est constituée par un prélèvement annuel de 15% sur les excédents nets avant ristourne de chaque exercice, après imputation éventuelle de tout report à nouveau. Contrairement aux prescriptions de la loi PARMEC, la réserve générale a été dotée pour F CFA , alors que l exercice clos au 31/12/2008 est déficitaire Fonds de dotation (Banque Mondiale) Il s'agit des dotations de la Banque Mondiale. Ce solde n'a connu aucune évolution depuis PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

40 4 ANALYSE DES COMPTES DE L ETAT DE FORMATION DU RESULTAT Le tableau ci-après présente les produits, les charges enregistrées et les résultats dégagés par chacun des bureaux de l Agence PAPME. Ces comptes ont fait l objet de contrôle par nos soins sous forme de texte. BUREAUX PRODUITS CHARGES Exploitations Exceptionnels Total Exploitations Exceptionnels Total Résultat TOKPA AKPAKPA CALAVI MISSEBO KOUHOUNOU JERICHO FIDJROSSE ATTROKPOCODJI Administration ATL-LITTORAL HOUINME POBE SPP Administration OUEME-PLATEAU DASSA KPOCON LOKOSSA AZOVE Administration ZOU-COL_M-C WANSIROU MADINA NATITINGOU KANDI Administration NORD DIRECTION TOTAL GLOBAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

41 4.1 Activités d exploitation Comptes de produits d exploitation Ils se détaillent comme ci-après : BUREAUX Produits financiers Autres produits Reprises sur amortissements et provisions TOTAL TOKPA AKPAKPA CALAVI MISSEBO KOUHOUNOU JERICHO FIDJROSSE ATTROKPOCODJI Administration ATL-LITTORAL HOUINME POBE SPP Administration OUEME-PLATEAU DASSA KPOCON LOKOSSA AZOVE Administration - ZOU-COL_M-C WANSIROU MADINA NATITINGOU KANDI Administration NORD DIRECTION TOTAL GLOBAL NOTES Note 1 : Les produits financiers sont constitués des intérêts et commissions Note 2 : Les autres produits regroupent les produits relatifs aux frais d ouverture de dossiers, d ouverture de comptes, de gestion de comptes, de vente de carnets d épargne etc Note 3 : Ce compte a enregistré les reprises sur provisions et sur amortissements. PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE

42 4.1.2 Comptes de charges d exploitation Ils s analysent comme ci-après : BUREAUX Charges financières Achats et services extérieurs Autres services extérieurs Impôts et taxes Charges de personnel Autres charges Dotations aux amort. et prov. - TOKPA AKPAKPA CALAVI MISSEBO KOUHOUNOU JERICHO FIDJROSSE ATTROKPOCODJI Administration ATL-LITTORAL HOUINME POBE SPP Administration OUEME-PLATEAU DASSA KPOCON LOKOSSA AZOVE Administration - ZOU-COL_M-C WANSIROU MADINA NATITINGOU KANDI Administration NORD TOTAL DIRECTION TOTAL GLOBAL PAPME/RAPPORT GENERAL D AUDIT DES COMPTES EXERCICE