EUROPEAID/ /C/SV/multi. LOT N 11: Macroéconomie, Finances publiques et aspects réglementaires DEMANDE N 2009/204525/1

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1 EUROPEAID/ /C/SV/multi LOT N 11: Macroéconomie, Finances publiques et aspects réglementaires DEMANDE N 2009/204525/1 TERMES DE REFERENCE SPECIFIQUES Pour l évaluation des dispositifs de préparation et de suivi du Budget dans les ministères et proposition d un cadre opérationnel (organique et/ou fonctionnel) des ministères dans la préparation et le suivi du budget dans le cadre du nouveau régime financier I. INFORMATIONS GENERALES Après dix ans de programmes de stabilisation qui ont permis au Cameroun de préserver ses grands équilibres économiques et financiers et de maintenir une croissance positive continue, le Cameroun est désormais à la recherche d une amélioration de la croissance économique et de résultats significatifs en matière de lutte contre la pauvreté. En ce qui concerne les finances publiques, les préoccupations actuelles portent essentiellement sur : (a) la qualité des dépenses publiques, (b) le niveau insuffisant des investissements publics, (c) les besoins financiers accrus des services prioritaires et des collectivités territoriales décentralisés et enfin, (d) la faiblesse institutionnelle des administrations des finances. Au cours de années 1997/2007, pendant lesquelles l Etat est resté sans discontinuer sous programmes (FASR/ FRPC), d importantes réformes en matière de finances publiques ont été réalisées. Cependant, les résultats de ces réformes de première génération nécessitent des améliorations profondes et plus viables. À ces réformes préalablement identifiées s ajoute la mise en œuvre du nouveau régime financier de l Etat qui constitue, à lui seul, un important chantier à moyen terme. Une plateforme pour la réforme des finances publiques a été créée en vue d assurer un dialogue avec les partenaires techniques et financiers et la société civile. Cette plateforme bénéficie à l heure actuelle d un appui technique et financier du PAGT dans le cadre du 9 ème FED. Un plan pour les réformes budgétaires et financières de l Etat est en cours de finalisation. Ce plan a pour action centrale la mise en œuvre du nouveau régime financier de l Etat voté en 26 décembre 2007 et comportant d importants changements dans la gestion financière au niveau de la responsabilisation des acteurs des politiques publiques en instituant une gestion basée sur les résultats à travers des programmes assortis d objectifs dont la réalisation sera mesurée par des indicateurs de performance. L introduction de changements aussi radicaux dans la gestion budgétaire et financière de l Etat implique un examen approfondi du cadre institutionnel, du rôle des responsables, des procédures, des pratiques et des outils budgétaires au sein des départements ministériels afin 1

2 de proposer des instruments mieux adaptés à la prévision, à la programmation et au suivi de l exécution budgétaire. II. DESCRIPTION DE LA PRESTATION Objectif global L objectif global recherché par la présente prestation est le renforcement des capacités et des outils et l adaptation des méthodes des départements ministériels pour la mise en œuvre du nouveau régime financier. Objectifs spécifiques La mise en œuvre du nouveau régime financier implique des changements profonds en ce qui concerne la planification, la programmation, la budgétisation et le suivi de l exécution du budget comportant des objectifs à réaliser mesurés par des indicateurs de résultats. A ce titre, l objectif spécifique à atteindre par la mission est l évaluation des dispositifs de préparation et de suivi du Budget dans les ministères et proposition d un cadre opérationnel (organique et/ou fonctionnel) des ministères dans la préparation et le suivi du budget dans le cadre du nouveau régime financier. Il s agira en particulier de : - Apprécier les dispositifs actuels de planification, programmation, budgétisation et de suivi de l exécution du budget dans les départements sectoriels par un examen des dispositifs institutionnels existants, des ressources et capacités humaines, des moyens matériels, des méthodes, des procédures, des pratiques, des supports et des outils au regard des besoins de mise en œuvre du nouveau régime financier; - Adapter le cadre général de planification, programmation, budgétisation et de suivi adapté aux besoins de chaque ministère en fonction de ses spécificités, de sa nature et de son importance prenant en compte : (a) les méthodes, les procédures, les pratiques et les instruments nécessaires à la mise en œuvre du nouveau régime financier; et (b) une amélioration du processus participatif d élaboration et de suivi budgétaire qui, par la suite, pourra être étendu au niveau déconcentré ; - Proposer un plan d amélioration des moyens humains, de renforcement des capacités des responsables, de renforcement des moyens matériels, d implantation de nouveaux outils et méthodes de travail permettant à chaque département ministériel d intégrer les méthodes d un budget par programmes dans un processus participatif d élaboration. Services demandés y compris la méthodologie suggérée Les services demandés comportent plus spécifiquement : (a) une analyse de l existant et (b) des propositions d un dispositif institutionnel et opérationnel pour répondre aux besoins de mise en œuvre du nouveau régime financier. 2

3 Les consultants participeront à une réunion de lancement de l'étude et ils présenteront leurs résultats à la fin de chaque phase à l'occasion d'une réunion avec les représentants des ministères concernés. Enfin, ils organiseront un atelier de restitution de deux jours au cours duquel les bénéficiaires et les autres partenaires techniques et financiers feront leurs observations sur le rapport provisoire. 1. Analyse de l existant L analyse de l existant comporte l examen institutionnel, opérationnel, les procédures et les instruments du dispositif d élaboration, programmation et suivi du budget au niveau des départements cibles (au moins 06 ministères) dont la liste sera conjointement arrêtée par le Groupe de travail mis en place et l équipe de la mission. La démarche préconisée pour l analyse de l existant comporte notamment : L examen du dispositif actuel de planification, programmation, de budgétisation et l avancement des travaux dans l élaboration de la stratégie sectorielle ou du département, le CDMT sectoriel, l identification et le chiffrage des programmes, et des projets, leur budgétisation et leur suivi périodique; L étude des procédures et dispositifs participatifs d élaboration du budget (questionnaire pour les directives pour les demandes de crédit, la remontée des informations à partir de la base (communes, district, département régions, les arbitrages locaux et arbitrages centraux l organisation des arbitrages au niveau central)); L analyse des moyens et capacités humaines, les rôles respectifs des responsables du ministère dans l élaboration et le suivi budgétaire (Secrétaire général, D.A.F., DRFI, cellules et/ou service de l élaboration et de suivi du budget); La pratique du calendrier intra-ministériel pour l élaboration du budget, la prise en compte de l instruction présidentielle pour l élaboration du budget La date de réception des enveloppes budgétaires, Le degré de préparation des dossiers des projets d investissement et de fonctionnent, la préparation et la participation aux conférences budgétaires (MINFI et MINEPAT) et à la réunion de programmation ; Le point sur les méthodes et supports pour l évaluation des dépenses de fonctionnement. Les fiches de projets et support pour les dépenses d investissement, les documents et méthodes d évaluation et de chiffrage des projets ; L organisation, la périodicité et les méthodes internes aux départements ciblés pour le suivi périodique de l exécution du budget ; L utilisation au sein du département ministériel d un outil informatique pour l élaboration et le suivi de l exécution budgétaire, (b) d un logiciel d assistance à l élaboration du budget, (c) de la présentation des demandes de crédit (PREBIC), (d) de l application (DEPMI/ IBIS), (e) d une grille manuelle ou informatisée (EXCEL), d une présentation des dotations et de suivi de l exécution ; 3

4 Les moyens matériels et financiers (équipement et fonctionnement, dotation budgétaire et appuis financiers) dont dispose la fonction élaboration et suivi du budget au sein des départements. 2. Proposition d un dispositif- intra-ministériel, institutionnel et opérationnel (PPBS) L analyse des forces et faiblesses de l organisation et des pratiques actuelles devra permettre de faire des propositions sur : Un cadre institutionnel approprié comportant les composantes planification, programmation, élaboration et chiffrage des programmes et projets, budgétisation, suivi de l exécution (comportant la composition des missions de chaque composante, le rôle des différents responsables, le rattachement de la cellule, etc) ; Les affectations et recrutements nouveaux à prévoir portant sur un nombre limité de cadres de haut niveau ayant déjà une expertise en matière de PPBS ou devant recevoir une formation spécialisée ; Les formations nécessaires à assurer des responsables cadres et agents, types et estimation des coûts des formations les plus appropriées (types, durée, etc.) ; Les méthodes de travail, l organisation participative, les procédures, les arbitrages, les calendriers, les supports standardisés, les fonctionnalités souhaitées pour des progiciels d élaboration et de suivi budgétaire etc. ; Les travaux à mener pour l installation des cellules, les études, les réalisations soft et hard et une estimation moyenne des coûts pour les départements de grande, moyenne et petite dimension ; Les moyens matériels et financiers à renforcer portant à la fois sur le fonctionnement et l équipement. Résultats requis Une analyse de l existant pour chacun des ministères faisant apparaître sa situation institutionnelle et fonctionnelle, l avancement de ses travaux dans l élaboration de sa stratégie, les cadrages, l identification et le chiffrage de ses programmes, leur stade de budgétisation, élaboration exécution et suivi (méthodes, procédures, outils). Une courte synthèse sur l existant pour l ensemble des ministères cibles faisant apparaître les faiblesses et forces communes constatées et les orientations et principes et dispositifs qui doivent prévaloir dans les départements ministériels pour l élaboration et le suivi d un budget participatif comportant des programmes basés sur les résultats. Des propositions institutionnelles, fonctionnelles et des principes de procédures, uniformisées à adapter aux types, à la taille et à la spécificité du département ministériel assorties de projets de textes réglementaire et d instruction d adaptation de l existant (proposition de projets de codes de procédures, formats et supports des documents). 4

5 III. PROFIL DES EXPERTS Nombre d experts demandés par catégorie et nombre d'hommes/jour par expert L équipe de la mission sera constituée d'un expert de catégorie 1 et un expert de catégorie II. Un expert chef de mission spécialiste des finances publiques - budget (organisation et méthodes PPBS) : 48 h/j. Un expert spécialiste des finances publiques budget (analyste institutionnel et des procédures d élaboration et de suivi de l exécution budgétaire): 46 h/j. L expert N 1/Chef de mission spécialiste des finances publiques-budget (organisation et méthodes PPBS) Qualifications et compétences Economiste financier, budget ou administrateur général budgétaire et financier. Expérience professionnelle générale Expérience professionnelle de 15 ans au moins dans le domaine de la gestion ou/ et de la réforme financière et budgétaire avec expériences similaires dans les pays en développement et notamment en Afrique sub-saharienne francophone. Expérience professionnelle spécifique 10 ans d expérience dans le domaine dans le domaine spécifique (chef de mission) et plus particulièrement dans le domaine budgétaire (responsable d élaboration et du suivi de l exécution budgétaire à un niveau central. Spécialiste ayant mis en œuvre les méthodes PPBS. Expérience en système de gestion basé sur le résultat (programme, objectifs, indicateurs). Pratiques en matière d élaboration participative du budget. Qualités d écoute et de négociateur, expériences de communication dans des missions similaires. Connaissances linguistiques (critères minima) Français: excellent (écrit et parlé) Anglais: bonnes connaissances (écrit/ parlé) Connaissances en informatique MS Word, MS Excel, Internet L expert N 2/Spécialiste des finances publiques-budget (analyste institutionnel des procédures d élaboration et de suivi de l exécution budgétaire) Qualifications et compétences Administrateur général budgétaire et/ou économiste financier. Auditeur des administrations budgétaires financières. Analyste des procédures d élaboration et de suivi d exécution budgétaires. Expérience professionnelle générale Expérience professionnelle de 10 ans au moins dans le domaine de la gestion et/ou de la réforme financière et budgétaire avec expérience de cinq ans au moins, dans la gestion des 5

6 administrations et/ou de l audit des pratiques budgétaire et financières dans les pays en développement et notamment en Afrique sub-saharienne francophone. Expérience professionnelle spécifique Analyste des dispositifs institutionnels et opérationnels, des procédures et processus participatif d élaboration et de suivi d exécution budgétaire. Analyste des supports budgétaires et des outils informatiques mis à disposition des administrateurs. Bonne connaissance des méthodes PPBS et de système de gestion basé sur le résultat (programmes, objectifs, indicateurs), qualités d écoute et expertise dans la manière de conduire les enquêtes sur les pratiques budgétaires et financières. Connaissances linguistiques (critères minima) Français: excellent (écrit et parlé) Anglais: bonnes connaissances (écrit/ parlé) Connaissances en informatique MS Word, MS Excel, Internet IV. LIEU ET DUREE 1. Période prévue (Durée et fin) La période de démarrage est prévue en avril 2009 La durée est estimée à 94H/jours ouvrables 2. Planning Phases et tâches Mois 1 Mois 2 Mois 3 TOTAL H/J S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 Phase 1 Evaluation de l existant et restitution 40h/J 40 Phase 2 Elaboration des propositions institutionnelles opérationnelles et restitution 40 h/j 40 Phase 3 Finalisation et distribution du rapport provisoire analyses et propositions 8h/j 8 Phase 4 Atelier de restitution de l étude et des propositions et finalisation du rapport 6h/j 6 TOTAL H/J Lieu de la prestation Les prestations auront lieu au CAMEROUN, YAOUNDE, dans le cadre des ministères ciblés et comportera vraisemblablement des travaux au niveau du MINFI et de MINEPAT et des visites à la Délégation de l Union Européenne, à la Cellule d appui à l Ordonnateur national FED ainsi qu aux bureaux du Coordonnateur national de la Plateforme de Dialogue pour la réforme des finances publiques (MINFI/ 4 ème étage Bureau 419C). 6

7 V. RAPPORTS Les consultants présenteront les rapports et documents suivants : Rapport préliminaire d entrée en matière Un aide-mémoire au terme de la phase 1 Un aide-mémoire au terme de la phase 2 Un rapport provisoire en phase 3 Un rapport final en phase Le contenu Un rapport préliminaire d entrée en matière d environ cinq pages en début de mission qui présentera la démarche retenue ainsi qu une feuille de route des travaux suite à la réunion de démarrage à laquelle prendront part les représentants des principaux ministères. Au terme de la phase 1 d analyse de l existant (après 40 H/ jours), les consultants présenteront les résultats de leur analyse dans un aide mémoire et feront une présentation des principes et des orientations à retenir pour les réformes à l occasion d une réunion comportant les représentants des ministères concernés. Au terme de la phase 2 d analyse et d élaboration des propositions (après 80 H/ jours), les consultants présenteront dans un aide mémoire leurs propositions institutionnelles, fonctionnelles et de procédures uniformisées à adapter au type et à la taille du département ministériel assorties de projets de textes réglementaire et d instruction d adaptation de l existant (codes de procédure, formats et supports des documents). Les consultants feront une présentation des résultats de cette phase à l'occasion d'une réunion comportant les représentants des ministères concernés. Les consultants disposeront de 8h/j pour rédiger un rapport provisoire (phase 3) qui sera transmis aux administrations concernées. Les ministères disposeront de huit jours pour l examen des propositions et la formulation de leurs observations. Ces propositions feront l objet de discussions avec les représentants des ministères concernés au cours de l atelier de restitution de deux jours en fin de mission. Le rapport et les documents de fin de mission (phase 4) seront produits dans les cinq (5 jours) après la tenue de l atelier de restitution. 2. Langue du rapport Les rapports et documents seront rédigés en Français. 3. Le nombre d exemplaires des rapports et documents 7

8 Les rapports seront présentés en six (06) copies et en version électronique au format Microsoft word. Ils seront adressés pour validation à la Délégation de la Commission Européenne qui les soumettra à l approbation de la partie nationale (CAON-FED). 8

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