Lignes directrices relatives pour les enquêtes : Unité chargée du respect des normes environnementales et sociales

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1 Programme des Nations Unies pour le développement Bureau de l audit et des enquêtes Lignes directrices relatives pour les enquêtes : Unité chargée du respect des normes environnementales et sociales 3 décembre 2014

2 Table des matières 1. Objet Base de la politique Mission de l URNES et nature de ses enquêtes Responsabilités Transparence Indépendance Normes relatives aux enquêtes Plaintes Le processus d examen des plaintes Enregistrement et accusé de réception d une plainte Détermination de la recevabilité d une plainte Évaluation de la recevabilité Consultation avec le mécanisme de réponse aux parties prenantes et les plaignants Élaboration de termes de référence Protection contre des représailles ou des actes de vengeance Enquête Projet de rapport de vérification de la conformité Soumission du rapport final Décision de l administrateur Conformité Suivi Notes consultatives Mesures temporaires et préventives Rapport annuel Responsabilité concernant la mise à jour des lignes directrices Annexe I Définitions Annexe I Références juridiques Politique de l URNES en matière de divulgation publique Réception des plaintes et évaluation de l recevabilité Lignes directrices relatives aux entretiens

3 1. Objet Les présentes lignes directrices pour les enquêtes (lignes directrices) pour l Unité chargée du respect des normes environnementales et sociales (URNES) visent à : informer le personnel du PNUD, les organisations soutenues par le PNUD et les personnes concernées par les projets que soutient le PNUD concernant la formalité procédurale de l URNES ; orienter l URNES pour qu elle s assure de la conduite rigoureuse, objective et efficace des enquêtes sur les violations présumées à la politique sociale et environnementale du PNUD. Après le lancement de l unité chargée du respect des normes environnementales et sociales (URNES) du Bureau de l audit et des enquêtes (OAI) le 31 décembre 2014, les plaintes des personnes concernées seront acceptées pour tous les projets que soutient le PNUD et qui sont approuvés après cette date. L URNES acceptera des plaintes concernant des projets approuvés avant le 31 décembre 2014 si le PNUD s est engagé à fournir un processus de vérification du respect des engagements sociaux et environnementaux pris par le PNUD dans le cadre du programme de financement ou du projet en question. Pour les autres projets approuvés avant le 31 décembre 2014, deux choix de recours sont possibles : (1) l URNES peut déterminer si les critères pour une note consultative sont respectés et, le cas échéant, informer les demandeurs de l existence de cette possibilité et que la note fournirait des conseils qui pourraient assister la direction du PNUD dans l amélioration de la conformité aux politiques dans le projet ; et (2) le mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP) pourrait assister le plaignant. Si les deux possibilités sont disponibles, le plaignant peut choisir celle(s) qu il souhaite utiliser. Afin de favoriser la cohérence, dans la mesure du possible, les enquêtes sur la vérification de la conformité sont menées conformément aux présentes lignes directrices, mais les circonstances d une enquête particulière peuvent affecter l application des lignes directrices afin de promouvoir un processus équitable pour les plaignants. Par ailleurs, les meilleures pratiques découlant d expériences pratiques peuvent orienter l évolution de procédures spécifiques. Les lignes directrices expliquent les processus que l URNES suivra lors d enquêtes sur des violations présumées aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD. Si le processus de vérification de la conformité exposé dans les lignes directrices permet de constater des cas de non-conformité, l URNES formulera des recommandations pour mettre le projet en conformité et, selon les besoins, pour atténuer les préjudices résultant du manquement du PNUD à ses engagements sociaux et environnementaux. L URNES peut également porter la plainte à l attention de l administrateur pour la prise de mesures complémentaires, conformément à la Section 10 des lignes directrices. L URNES n est pas comparable à une cour de justice, et les conclusions ou les issues ne changent aucune des responsabilités ou immunités juridiques sous-jacentes du PNUD. Rien dans le processus de redevabilité ne sera interprété comme une renonciation, expresse ou implicite, des privilèges et des immunités du PNUD. Le modèle d accord de base type en matière d assistance (SBAA) du PNUD, qui forme le cadre juridique et qui est intégré dans chaque document de projet, prévoit une reconnaissance des privilèges et des immunités du PNUD par le gouvernement et une indemnisation par le gouvernement. Le gouvernement «assume tous les risques des activités exécutées en vertu du présent Accord» Base de la politique Le processus de vérification de la conformité a pour objet de mener une enquête sur les violations présumées ou potentielles aux normes environnementales et sociales (NES) et à la procédure d examen des dimensions environnementales et sociales (PEDES) du PNUD, ainsi qu aux engagements sociaux et environnementaux pris par le PNUD dans le cadre d un programme ou d un projet de financement spécifique. 3

4 Le processus de vérification de la conformité concernant les projets antérieurs à 2015, pour lesquels le PNUD s est engagé à fournir une vérification de la conformité, appliquera des engagements reflétés dans le document de projet et, pour les projets associés au Fonds de partenariat pour le carbone forestier (FPCF), dans l Approche commune en matière de sauvegardes environnementales et sociales pour les Partenaires multiples à la mise en œuvre. Les plaintes qui suivent seront exclues du processus de vérification de la conformité du PNUD : 1) toute plainte qui est déposée de manière frauduleuse ou à des fins malveillantes. Veuillez noter que l URNES pourrait continuer, de sa propre initiative, à enquêter sur une plainte qui a été déposée à des fins malveillantes, mais qui sinon mérite la conduite d une enquête ; 2) les plaintes portant sur des problèmes de fraude, de corruption ou sur des anomalies dans le processus de passation de marchés ne seront pas traitées par l URNES, mais elles seront transmises aux unités appropriées de l OAI ; 3) les plaintes qui ne portent pas, de manière implicite ou explicite, sur des questions de nonconformité potentielle avec les engagements sociaux et environnementaux du PNUD dans le cadre d un projet ou d un programme spécifique ; 4) les plaintes concernant des projets ou des programmes qui ne sont pas soutenus par le PNUD ou pour lesquels le soutien du PNUD a pris fin et son rôle ne peut plus être raisonnablement considéré comme une cause des préoccupations soulevées dans la plainte ; veuillez noter toutefois que, lorsque le soutien du PNUD a pris fin, mais qu il est possible d associer les impacts, de manière équitable et raisonnable, à l implication du PNUD, l URNES acceptera des plaintes qui sont susceptibles de fournir un apprentissage institutionnel, d empêcher des erreurs ou des abus futurs ou de soutenir la résolution des préoccupations des communautés ; 5) les plaintes provenant d un plaignant qui a déjà signalé le même problème pour le même projet auprès de l URNES, à moins que de nouvelles informations importantes soient disponibles ou que les circonstances aient considérablement changé ; 6) les plaintes anonymes. Le processus de vérification de la conformité doit respecter la Charte du Bureau de l audit et des enquêtes. 1 La définition d une enquête sur la conformité est la suivante : Un processus systématique et documenté visant à obtenir et à évaluer de manière objective des éléments de preuve pour déterminer si les activités soutenues par le PNUD sont conformes aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD. Les enquêtes menées par l URNES sont des processus administratifs visant à établir des faits. Lors de l évaluation des faits concernant des problèmes de conformité aux normes sociales et environnementales, l URNES fait appel à la norme de «prépondérance de la preuve», qui est une évaluation visant à déterminer si un fait est plus susceptible d être crédible que faux, selon les informations dont dispose l URNES et qu elle a évaluées. 2. Mission de l URNES et nature de ses enquêtes L URNES fournit au PNUD et aux personnes concernées par les projets du PNUD un système efficace d enquêtes indépendantes et objectives sur des violations présumées aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD. L URNES vise à protéger les communautés localement concernées et, en particulier, les groupes défavorisés et vulnérables, et à s assurer de la participation des parties prenantes locales. L URNES vise à s assurer, par le biais d un dialogue continu, que les parties prenantes externes connaissent l URNES et qu elles savent comment y accéder. En outre, l URNES vise à aider à davantage sensibiliser le 1 Charte du Bureau de l audit et des enquêtes (décembre 2012). 4

5 PNUD sur les questions qui risquent d entraîner une non-conformité aux politiques et aux procédures du PNUD. 3. Responsabilités L URNES entreprendra les activités suivantes afin de s assurer du respect des engagements sociaux et environnementaux : réception des plaintes et détermination de la recevabilité des demandes de vérification de la conformité ; garantie que les informations sont fournies aux plaignants concernant leur choix de faire appel à l URNES ou au mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP), lorsque les deux processus sont à la disposition du plaignant ; lorsque les plaintes sont recevables et que le processus de vérification de la conformité a été choisi, conduite d examens complets et objectifs de la conformité aux politiques, y compris des inspections dans le pays, des entretiens avec des personnes signalées comme affectées par les projets que soutient le PNUD et rassemblement d informations exhaustives pour afin de déterminer le fondement factuel des questions soulevées ; divulgation publique de rapports avec les conclusions sur la conformité aux politiques et acceptation de commentaires publics sur ses conclusions ; publication d un projet de recommandations concernant la manière dont les directeurs de projet peuvent s assurer de la conformité d un projet aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD ; réception de commentaires provenant des personnes qui ont allégué la non-conformité, du personnel du PNUD, des organisations non gouvernementales, des investisseurs privés et des gouvernements affiliés aux projets soutenus par le PNUD, et, selon les besoins, consultation avec ces personnes, organisations et gouvernements ; publication de rapports finaux à l administrateur du PNUD avec les conclusions et des recommandations ; mener un suivi de la mise en œuvre des décisions de l administrateur du PNUD sur la conformité et mettre les plans et les rapports de suivi à la disposition du plaignant et du public ; soumettre des rapports, au moins une fois par an, à l administrateur du PNUD sur les fonctions, les activités et les résultats du processus de vérification de la conformité et mettre ces rapports à la disposition du public et des autres parties prenantes ; soumission à l administrateur de rapports qui fournissent des conseils systémiques selon les enseignements tirés d affaires antérieures ; et explication du processus de l URNES aux personnes potentiellement affectées, par le biais de divers moyens et de collaborations, notamment par des mécanismes de réclamation au niveau des projets et en collaboration avec le mécanisme de réponse aux parties prenantes. Ces activités sont décrites plus en détail dans les Paragraphes 7 à 11 ci-dessous. 4. Transparence Le principe de transparence nécessite des commentaires et la participation du public aux activités de l URNES. À cette fin, l URNES publie les lignes directrices sur son site Internet et les met à la disposition de ceux qui les demandent. Par ailleurs, l URNES publie ses termes de référence, ses constatations, ses projets de rapports et ses rapports finaux. L URNES médiatise également le mécanisme de conformité aux normes sociales et environnementales auprès du grand public, particulièrement dans les régions où les projets du PNUD sont mis en œuvre. La divulgation publique des faits de chaque enquête fait partie intégrante de la garantie de transparence et 5

6 d efficacité de l URNES. À ce propos, l URNES publiera sur son site Internet toutes les conclusions et les constatations d une enquête sur la conformité. Afin de renforcer les activités de divulgation, l URNES administre un site Internet qui contient des informations sur les points suivants : les procédures de vérification de la conformité ; le mécanisme de réponse aux parties prenantes ; les instructions pour savoir comment déposer une plainte ou une réclamation dans le cadre du mécanisme de réponse aux parties prenantes ; un lien vers une page externe permettant de déposer une plainte ; un registre des plaintes, y compris des informations sur la plainte et le statut de la plainte ; des termes de référence et des rapports d enquête concernant chaque plainte ; d'autres informations reflétées dans la politique de divulgation de l URNES ; des rapports annuels décrivant les activités de l URNES. 5. Indépendance L URNES fonctionne au sein du Bureau de l audit et des enquêtes (OAI), qui est indépendant de tous les autres bureaux et de toutes les directions du PNUD. Un certain nombre de moyens d ordre structurel permettent de renforcer davantage son indépendance : l OAI relève de l autorité de l administrateur et fonctionne indépendamment des projets et des programmes du PNUD ; le mandat du directeur de l OAI est limité à une durée de cinq ans et il peut être renouvelé une fois ; le personnel et les consultants de l URNES sont embauchés par l OAI ; le responsable principal de la conformité ne doit pas avoir travaillé pour le PNUD dans les trois ans qui précèdent sa nomination à ce poste et il ne peut pas travailler pour le PNUD après la fin de son contrat. 6. Normes relatives aux enquêtes Les principes généraux énoncés dans les Principes et lignes directrices uniformes pour les enquêtes, approuvées lors de la10 e Conférence des enquêteurs internationaux, s appliquent à toutes les enquêtes de conformité 2. Ces principes comprennent ce qui suit : le bureau des enquêtes demeurera objectif, impartial et son équitable tout au long du processus d enquête, mènera ses activités de manière compétente et fera preuve du plus haut degré d intégrité ; l'urnes remplira ses obligations indépendamment de ceux qui sont chargés des activités opérationnelles ou qui y sont impliqués et des membres du personnel susceptibles d être liés à une enquête ; les enquêtes de l URNES ne seront soumises à aucune influence inappropriée et se dérouleront sans crainte de représailles ; le personnel et les consultants de l URNES signaleront en temps opportun à un superviseur tout conflit d intérêt avéré ou potentiel ; des procédures appropriées seront mises en place pour enquêter sur les allégations de mauvaise conduite de la part de membres du personnel de l URNES ; l'urnes prendra les mesures raisonnables pour maintenir la confidentialité de toutes les informations non publiques associées à une enquête (consulter les procédures opérationnelles 2 Principes et lignes directrices uniformes pour les enquêtes, 10 e Conférence des enquêteurs internationaux (2009). 6

7 standards (POS) en matière de divulgation publique) ; les conclusions d enquête s appuieront sur des faits et une analyse associée, qui peuvent inclure des inférences raisonnables ; les consultants spécialisés et les enquêteurs de l URNES formuleront des recommandations au responsable principal de la conformité et au responsable de la conformité en fonction des conclusions de leur enquête ; toutes les enquêtes menées par l URNES sont de nature administrative. 7. Plaintes Toute personne, tout groupe ou tout représentant d une personne ou d un groupe, qui est potentiellement concerné par un projet que soutient le PNUD, est autorisé à déposer une plainte. Les plaintes sont reçues par courrier, par courriel, par téléphone, par télécopie et par le formulaire de soumission en ligne de l URNES prévu à cet effet. Les plaintes anonymes ne sont pas acceptées. Toutefois, le nom du plaignant sera maintenu confidentiel s il en fait la demande. Veuillez noter que, après le dépôt initial des plaintes, les plaignants peuvent modifier les plaintes, à condition de fournir des informations ou des preuves complémentaires ou d alléguer de nouvelles violations. Si de nouvelles violations aux politiques sont présumées après le démarrage du processus, il peut être nécessaire de redémarrer le processus. Les enquêtes peuvent également être déclenchées de la propre initiative de l URNES, par le responsable principal de la conformité ou à la demande de l administrateur du PNUD. Dans ce cas, la divulgation des documents se déroulera de manière similaire à la divulgation conformément aux processus de réclamation déclenchés par des plaintes de communautés. Le PNUD prend tous les rapports de violations présumées aux engagements sociaux et environnementaux très au sérieux et toutes les allégations sont évaluées pour déterminer si une enquête est appropriée. Les canaux permettant de signaler une affaire à l URNES sont les suivants : par courriel (envoyé directement à l URNES) : par un formulaire en ligne accessible sur le site Internet de l URNES : par le service permanent de répondeur téléphonique du PNUD (numéro gratuit) : o dans le monde entier : 001 (646) o aux États-Unis : +1 (646) par télécopie : par un courriel adressé à : Social and Environmental Compliance Unit, 220 East 42nd Street, Rm New York, NY 10017, États-Unis Les signalements doivent être aussi spécifiques que possible et décrire les impacts défavorables actuels ou futurs qu une activité soutenue par le PNUD est susceptible de provoquer et, si possible, les engagements sociaux et environnementaux du PNUD dont on soupçonne qu ils n ont pas été respectés. 8. Le processus d examen des plaintes Recevabilité et termes de référence Dans un délai de cinq jours à compter de la date à laquelle elle reçoit les plaintes, l URNES enregistrera les plaintes qui ne sont pas automatiquement exclues (consulter la Section 1.1 Base des politiques, ci-dessus). Si une plainte a été envoyée au mauvais bureau, elle doit être réorientée, plutôt que d être enregistrée. Simultanément à l enregistrement, l URNES enverra au plaignant un accusé de réception de la plainte. Si l URNES peut immédiatement déterminer que la plainte est irrecevable, elle en avisera le plaignant par écrit. L enregistrement de la plainte sera accessible au public par le biais du site Internet de l URNES. L URNES informera également le mécanisme de réponse aux parties prenantes et lui fournira un exemplaire de la plainte. Lorsqu un plaignant demande que son nom soit maintenu confidentiel, le nom et les détails d identification devront être censurés des documents téléchargés sur le site Internet de l URNES et des 7

8 documents fournis au mécanisme de réponse aux parties prenantes Détermination de la recevabilité d une plainte Dans un délai de vingt jours ouvrés à compter de la date d enregistrement d une plainte, l URNES devra déterminer la recevabilité de plainte, obtenir l approbation du directeur de l OAI et informer le plaignant de la décision. L OAI interprétera la recevabilité de manière étendue pour s assurer que toutes les parties prenantes potentiellement affectées par les projets que soutient le PNUD ont accès au mécanisme, tout en s assurant également de l existence d un lien de causalité plausible entre l implication du PNUD et le préjudice présumé. Si le plaignant n allègue aucune non-conformité spécifique, l URNES évaluera la plainte elle-même pour déterminer si elle soulève des questions de non-respect potentiel des engagements sociaux et environnementaux du PNUD. Au cours de la phase de recevabilité, l URNES peut consulter le plaignant, le personnel du PNUD et les parrains de projets, et examiner tous les documents pertinents. S il est déterminé qu une plainte est irrecevable, l URNES fournira au plaignant et au public une explication claire et détaillée des raisons de la décision. S il est déterminé que la plainte est recevable, elle passera alors à la phase (consulter la Section 9) Évaluation de la recevabilité Le responsable principal de la conformité déterminera la recevabilité de la plainte pour une enquête, et il sollicitera l approbation du directeur de l OAI pour clore l affaire ou pour procéder à une enquête. Cette décision repose sur la probabilité que le projet soutenu par le PNUD ne soit pas conforme aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD. Le responsable principal de la conformité procédera comme suit : clôture de l affaire parce que les critères de recevabilité ne sont pas satisfaits ou parce que le type de plainte figure sur la liste des exclusions ; préparation d un plan d enquête, y compris les termes de référence et les délais, énonçant les étapes pour évaluer le fondement de l allégation ou des allégations. afin d être recevable, une plainte doit : o o être associée à un projet ou à un programme soutenu par le PNUD ; et soulever des questions réelles ou potentielles concernant la conformité aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD Consultation avec le mécanisme de réponse aux parties prenantes et les plaignants Lorsqu elle détermine la recevabilité de la plainte pour une vérification de la conformité, l URNES consultera la fonction du mécanisme de réponse aux parties prenantes basé au siège du PNUD pour obtenir ses évaluations de la plainte. Si les deux processus s appliquent, le plaignant sera informé que les deux sont possibles et il pourra choisir de procéder à la vérification de la conformité, à la réponse aux parties prenantes ou aux deux. Les bureaux peuvent fournir ensemble ces informations au plaignant. Si la plainte est considérée comme irrecevable pour une vérification de la conformité, il se peut qu elle puisse malgré tout être recevable pour un processus de type médiation et elle peut être transmise au mécanisme de réponse aux parties prenantes Élaboration de termes de référence pour la vérification de la conformité Dans un délai de vingt jours ouvrés à compter de la détermination de la recevabilité d une plainte, l URNES élaborera et publiera un projet de termes de référence et un calendrier pour son enquête. Le personnel du PNUD, les plaignants et les autres parties intéressées disposeront d un délai de dix jours ouvrés pour formuler des commentaires sur le plan d enquête. Dans les dix jours suivant la date de réception de ces commentaires, l URNES les étudiera et publiera un plan d enquête final. Il est possible de modifier ces modalités à tout moment après avoir donné aux plaignants et au public, de manière similaire, la possibilité de formuler des commentaires. 8

9 8.5. Protection contre les représailles ou les actes de vengeance Dans le cas où des individus titulaires de missions/contrats du PNUD (c est-à-dire les membres du personnel, les stagiaires, les bénévoles des Nations Unies et les prestataires) craignent des représailles du fait d avoir coopéré à une enquête dûment agréée, ils peuvent le signaler au directeur du Bureau de la déontologie à l adresse électronique suivante : La politique du PNUD en matière de protection contre les représailles s applique dans ces situations. En coordination avec le Bureau de la déontologie, le Bureau d appui juridique ou d autres bureaux du PNUD, l URNES fournira des conseils sur d autres mesures où les circonstances ne relèvent pas de la politique en matière de protection contre les représailles. 9. Enquête Lorsqu il est déterminé qu une plainte est recevable, l URNES lancera le processus d enquête. Les enquêtes démarreront dès que possible et comprendront les étapes suivantes : informer les plaignants et les autres personnes potentiellement concernées du lancement du processus d enquête ; entretien avec les personnes qui détiennent des informations pertinentes, dont, par exemple, les plaignants et le directeur du projet concerné ; obtention de documents et d autres éléments de preuve associés ; évaluation des informations et des éléments de preuve ; conduite de visites sur place Le projet de rapport de vérification de la conformité Après avoir terminé son enquête, tiré des conclusions et proposé des recommandations, l URNES soumettra au directeur de l OAI un projet de rapport de vérification de la conformité pour examen. L examen par le directeur de l OAI devra être accompli dans un délai de dix jours. Suite à cet examen, le rapport sera diffusé au personnel du PNUD, aux plaignants et au public. Le PNUD, les plaignants, les autres personnes affectées et toute autre personne intéressée disposent d un délai de vingt jours ouvrés pour formuler des commentaires sur le projet de rapport. Le projet de rapport de vérification de la conformité comprendra les éléments suivants : une présentation des étapes de la procédure adoptées pour traiter la plainte ; toutes les constatations, y compris les conclusions de non-conformité ; les recommandations visant à mettre le PNUD en conformité avec les engagements sociaux et environnementaux ou à atténuer les préjudices aux plaignants ; et une proposition de plan pour mener un suivi de la mise en œuvre de toutes les mesures recommandées que le PNUD décide de prendre suite à la plainte Soumission du rapport final Dans un délai de vingt-cinq jours ouvrés à compter de la date de réception des commentaires sur le projet de rapport, l URNES soumettra au directeur de l OAI un rapport final de conformité, y compris les conclusions et les recommandations, et les avis des plaignants et des autres parties prenantes. L URNES avisera le public de cette soumission. Le directeur de l OAI examinera, approuvera et soumettra le rapport à l administrateur du PNUD dans un délai de dix jours ouvrés, en envoyant un exemplaire au plaignant (ou au bureau qui a demandé la vérification de la conformité dans les affaires lancées au sein du PNUD) et en le divulguant publiquement. Il est possible que ce processus soit retardé par des circonstances ou des raisons pressantes La décision de l administrateur 9

10 Après avoir reçu le rapport final de vérification de la conformité, l administrateur du PNUD prendra rapidement une décision finale concernant les étapes, le cas échéant, que le PNUD suivra pour mettre le projet ou le programme en conformité et/ou pour atténuer tout préjudice aux plaignants ou à d autres personnes affectées, selon les besoins. Les documents juridiques sous-jacents, y compris les dispositions générales de l accord de projet, doivent préciser que les violations aux engagements sociaux et environnementaux du PNUD constituent d importants manquements et s assurer que l administrateur ou que le comité de pilotage a le pouvoir d ordonner la suspension permanente de tous les décaissements financiers si le projet ne peut sinon pas être mis en conformité avec les engagements sociaux et environnementaux du PNUD. La décision de l administrateur du PNUD sera envoyée aux plaignants, divulguée publiquement et résumée sur le site Internet de l URNES. 10. Conformité Il existe de nombreux moyens d encourager le respect des engagements sociaux et environnementaux du PNUD. Ces moyens comprennent : des recommandations spécifiques à des affaires et à l échelle du PNUD pour améliorer la mise en œuvre ; des révisions apportées au projet ; les mesures prises par l administrateur, lorsque le préjudice aux personnes affectées est imminent, pour stopper les décaissements financiers du PNUD ou d autres formes de soutien en faveur d un projet, en attendant le résultat de la vérification de la conformité menée par l URNES ; une suspension définitive des décaissements financiers par l administrateur du PNUD, en présumant que le projet ne peut pas sinon être mis en conformité avec les engagements sociaux et environnementaux du PNUD ; la décision prise par l administrateur du PNUD d atténuer tout préjudice découlant d un projet et de rétablir la situation des plaignants telle qu elle était avant le préjudice, en collaboration avec le partenaire de mise en œuvre, lorsque les circonstances et les ressources financières le permettent ; conditionnement de la participation future du PNUD à un projet ou un programme sur la conformité aux politiques du PNUD ; inclusion dans les documents juridiques sous-jacents des dispositions indiquant que cette violation des politiques sociales et environnementales constitue d importants manquements aux accords de projet. Dans tous les cas, l administrateur du PNUD a le pouvoir de statuer en dernier ressort sur le recours. La fonction de vérification de la conformité n est pas une cour de justice et, par conséquent, elle ne crée pas de responsabilité juridiquement contraignante, d immunité ou de responsabilité pour le PNUD ou les organisations qui y sont affiliées. 11. Suivi L URNES préparera, dans le cadre de son rapport de vérification de la conformité, une proposition de plan pour un suivi de la mise en œuvre des décisions qui ont été prises suite à une enquête de conformité. Au minimum, l URNES publiera un rapport de suivi sur le statut de la mise en œuvre au moins une fois par an, jusqu à ce que les mesures identifiées par l administrateur aient été exécutées. Dans le cadre du plan de suivi, l URNES consultera les plaignants. Tous les plans de suivi et les rapports de suivi seront mis à la disposition des plaignants et du public sur le site Internet de l URNES. 12. Notes consultatives L URNES peut, de sa propre initiative, fournir des notes consultatives à l administrateur du PNUD 10

11 concernant les problèmes systémiques à l échelle de l institution ou relatifs aux politiques qui, selon elle, doivent être résolus en fonction des enseignements tirés suite à l enquête sur le non-respect des normes sociales et environnementales dans des affaires spécifiques. L administrateur du PNUD peut également demander une note consultative à l URNES sur les questions sociales et environnementales. Les notes consultatives seront mises à la disposition du public sur le site Internet de l URNES, à moins que le directeur de l OAI détermine que la divulgation de la note compromettrait un résultat efficace. L URNES publiera un projet de note consultative et sollicitera des commentaires auprès du public et des autres parties prenantes, à moins qu une telle mesure limite l efficacité des notes, c est-à-dire qu une mesure rapide est nécessaire en réponse à la note consultative. 13. Mesures temporaires et préventives Nonobstant les procédures énoncées ci-dessus, si, à un moment quelconque après avoir reçu une plainte, le responsable principal de la conformité pense qu un préjudice significatif et irréversible aux plaignants ou aux autres personnes affectées est imminent, il peut recommander à l administrateur que le PNUD prenne des mesures provisoires en attendant l accomplissement de la vérification de la conformité. En vue d orienter une telle recommandation, le responsable principal de la conformité peut faire appel à des experts externes pour obtenir des éléments de preuve. De telles mesures provisoires pourraient inclure la suspension des décaissements financiers ou la prise d autres mesures pour mettre le PNUD en conformité avec ses engagements sociaux et environnementaux ou pour pallier au préjudice imminent. Le responsable principal de la conformité s efforcera de consulter les personnes potentiellement affectées sur ces mesures, selon les délais et les contraintes associées. 14. Rapport annuel L URNES rendra compte, au moins une fois par an, à l administrateur du PNUD des fonctions, des activités et des résultats du processus de vérification de la conformité. De tels rapports annuels seront également mis à la disposition du public et des autres parties prenantes. 15. Responsabilité concernant la mise à jour des lignes directrices Le directeur de l OAI a approuvé les lignes directrices et le responsable principal de la conformité est chargé de les tenir à jour. Une vérification aura lieu en 2016, un an après la mise en œuvre. La vérification comprendra un processus de consultation interne et externe et les lignes directrices seront révisées en conséquence. La présente POS s applique immédiatement. Helge S. Osttveiten Directeur de l OAI 11

12 ANNEXE I Définitions Cadre de responsabilité Le cadre de responsabilité existant du PNUD, qui s applique à tous les niveaux du PNUD par l intermédiaire de la planification et de l orientation stratégique, des politiques et des programmes, des résultats et des performances ainsi que de la gestion des partenariats. Mécanisme de responsabilité cette expression a été généralement utilisée pour décrire la vérification de la conformité et le processus de réclamation dans les institutions financières internationales et les organismes de financement bilatéraux. Personnes affectées Des individus ou des groupes qui pourraient être affectés par un projet ou un programme du PNUD, conformément à la définition figurant dans les NES. Évaluation l évaluation d une allégation par l URNES pour en déterminer la crédibilité, l importance et la vérifiabilité. Toutes les allégations sont évaluées pour déterminer si elles sont juridiquement fondées pour justifier une enquête 3. Vérification de la conformité le processus d acceptation et de traitement des plaintes alléguant un nonrespect des éléments sociaux et environnementaux des politiques et des procédures du PNUD, de manière indépendante, transparente, équitable, accessible et efficace. L URNES doit adhérer à ces principes lors d enquêtes sur des plaintes. Plaignant la personne qui porte une allégation. Devoir de coopération l obligation imposée à tous les membres du personnel pour apporter leur assistance dans une enquête lorsqu il leur est demandé de le faire. Preuves tout type d élément tangible qui tend à établir ou à réfuter un fait important dans l affaire. Les preuves comprennent, sans s y limiter, les témoignages oraux de témoins, y compris ceux d experts sur des questions techniques, des documents, des enregistrements électroniques, audio et vidéo et des photographies. Enquête une étude et un examen détaillés des éléments de preuve pour déterminer de manière objective les faits suite à la réception d une allégation. À l issue d une enquête, un dossier de preuves est constitué pour former la fondation des conclusions et des recommandations soumises à l administrateur. Enquêteur une personne employée ou engagée par l URNES pour mener une enquête. Directeur de projet un membre du personnel dont le rôle consiste à superviser un projet du PNUD. Personnel Les membres du personnel du PNUD, les titulaires de contrats de services (CS), les prestataires individuels (PI), les stagiaires et les bénévoles des Nations Unies (UNV) 4. Membres du personnel toute personne qui détient une lettre de nomination du PNUD conformément aux règles et réglementations applicables au personnel des Nations Unies 5. 3 Paragraphe 30, «Principes et lignes directrices uniformes pour les enquêtes», approuvés par la 10e Conférence des enquêteurs internationaux (juin 2009). 4 Définition du «personnel» issue de la politique antifraude du PNUD. 5 Définition de «membres du personnel» issue de la section Guide de l utilisateur des RH sur le harcèlement et les abus de pouvoir au travail. 12

13 13

14 ANNEXE II Références Procédure d examen des dimensions environnementales et sociales (PEDES) Normes environnementales et sociales (NES) Charte du Bureau de l audit et des enquêtes (décembre 2012) (OAI) Cadre juridique du PNUD pour l examen du non-respect des normes de conduite comportement des Nations Unies (janvier 2010) Politiques et procédures régissant les programmes et les activités du PNUD (POPP) Principes et lignes directrices uniformes pour les enquêtes, adoptés par la 10 e Conférence des enquêteurs internationaux (juin 2009) 14

15 Titre Date de publication initiale Date de mise à jour Politique en matière de divulgation publique de l URNES Mai 2013 Novembre 2014 Introduction 1. L approche de l URNES en matière de transparence et d engagement du public est en conformité avec la politique de transparence du PNUD. 6 À ce propos, l URNES mettra tous les documents publics appropriés 7 à disposition par le biais d une divulgation publique 8 sur le site Internet de l URNES et disponible sur demande. 2. La présente POS décrit la méthodologie que l URNES emploiera pour divulguer les informations concernant les questions sociales/environnementales relevant de sa compétence, ainsi que les résultats de ses enquêtes. Raisons 3. L implication du public est essentielle pour le travail de l URNES. À ce propos, l URNES fournira un accès aux informations et renforcera la participation du public dans les prises de décisions, afin de : a. renforcer la qualité et l impact des décisions du PNUD ; b. contribuer à la sensibilisation du public sur les questions sociales et environnementales ; et c. fournir au public, en particulier les parties affectées par les projets, la possibilité d exprimer ses préoccupations sur les projets de développement du PNUD. 9 Documents publics 4. Les documents publics comprennent : a. les plaintes, publiées après la détermination de la recevabilité (sous réserve des «Restrictions sur la divulgation publique» ci-dessous) ; b. les projets de rapports et les rapports finaux ; c. les avis de clôture soumis aux plaignants ; d. les termes de référence ; e. la décision de l administrateur ; f. le rapport de suivi ; g. le rapport consultatif ; h. le rapport annuel ; et i. les éléments écrits, les images, les enregistrements et d autres informations rassemblées pour les besoins d une enquête, sauf pour celles qui sont couvertes au paragraphe 9 ci-dessous. Transparence et implication du public 5. La transparence et la divulgation publique des informations sont essentielles pour l URNES. 6. L URNES publiera et diffusera un rapport annuel qui donne des détails sur les résultats de ses enquêtes et des documents de politiques associés et qui les récapitule. 6 Consulter la politique en matière de divulgation du PNUD : 7 Consulter le paragraphe 4 pour la définition des documents publics. 8 Consulter le paragraphe 5 pour la définition de la divulgation publique. 9 La présente POS s appuie sur Aarhus, Convention sur l accès à l information, la participation du public au processus décisionnel et l accès à la justice en matière d environnement, 25 juin

16 7. L URNES reconnaît qu il est essentiel que le grand public participe de manière significative à ses activités, afin d améliorer la conformité aux normes sociales et environnementales. L URNES encourage donc le grand public à soumettre toutes les réclamations qu il pourrait avoir concernant la conformité sociale et environnementale, à l aide des diverses méthodes de communications de l URNES (courrier, courriel, téléphone, télécopie et formulaires conformes en ligne). 8. L URNES fera un effort concerté pour publier son travail, en particulier dans les régions où le PNUD se consacre à des projets de développement, afin de sensibiliser davantage le grand public sur ses activités. Restrictions sur la divulgation publique 9. La divulgation publique est soumise à des restrictions. Les documents peuvent être maintenus confidentiels si un ou plusieurs des événements suivants surviennent : a. la divulgation pourrait compromettre la sécurité d un plaignant, d un témoin, du personnel de l URNES et du personnel du PNUD ; b. la divulgation pourrait entraver le travail de l URNES, par exemple, en compromettant, en détruisant ou en manipulant des éléments de preuve ; c. la divulgation pourrait compromettre la confidentialité d une enquête criminelle ou sur des actes répréhensibles parallèles, qui implique des parties similaires ; et d. la divulgation pourrait compromettre les droits d un individu à une procédure régulière. 10. Lorsque le nom d un individu doit rester confidentiel pour les raisons mentionnées au paragraphe 9 ou si l individu sollicite la confidentialité conformément à la POS 001, l URNES censurera les documents en conséquence ; toutefois, l URNES mettra le reste des informations à disposition, du moment qu elles ne compromettent pas la sécurité d un individu ou une enquête. 11. L URNES doit justifier la non-divulgation ou la censure par le biais d un mémo qui sera rendu public lorsque les informations n impliqueront plus les préoccupations énumérées au paragraphe 9. Informations mises à jour et accessibles 12. L URNES s assurera de mettre à jour, en temps opportun, toutes les informations pertinentes concernant les enquêtes sur la conformité aux normes sociales et environnementales, et que ces informations sont disponibles sur son site Internet. La présente POS s applique immédiatement. Helge S. Osttveiten Directeur de l OAI 16

17 Titre Réception des plaintes et évaluation de la recevabilité Date de publication initiale Mai 2013 Date de mise à jour Novembre 2014 La procédure opérationnelle standard oriente le personnel de l Unité chargée du respect des normes environnementales et sociales (URNES) sur la manière : de documenter toutes les plaintes reçues par l URNES ; d'évaluer et de hiérarchiser ces plaintes ; et de s'assurer de la prise de mesures appropriées rapidement et de manière structurée dans l examen des allégations. Réception des plaintes 1. Actuellement, l URNES acceptera des plaintes dans n importe quelle langue par courriel, ou en anglais par téléphone. À partir de janvier 2015, l URNES administrera une permanence pour les plaintes (gérée par un fournisseur de services indépendant), qui comprend des systèmes multilingues de signalement en ligne et par des lignes téléphoniques gratuites, accessibles depuis n importe quel pays dans le monde, ainsi que des choix conventionnels de signalements par courriel, par télécopie et par courrier. Les plaintes seront acceptées dans toutes les langues. Veuillez noter que les documents préparés ultérieurement en réponse à la plainte seront traduits dans les langues pertinentes selon les besoins. Si la traduction implique une langue localement distinctive qui n est pas courante pour le PNUD, les délais de publication des documents peuvent nécessiter une révision. 2. Le responsable principale de la conformité ou le responsable de la conformité analyse les plaintes reçues et enregistre les plaintes non exclues (consulter la Section 1.1 ci-dessus) dans le système de gestion des affaires. a. Le responsable principale de la conformité ou le responsable de la conformité attribue un numéro d affaire et le dossier de l affaire est créé sur le disque partagé de l URNES. b. Tous les documents concernant les affaires sont stockés sur le disque à l aide de la «convention standard de nommage». c. Un dossier vert est ouvert pour recueillir et classer tous les documents originaux/imprimés concernant l affaire. d. La plainte figure dans un registre accessible au public par le biais du site Internet de l URNES. e. L URNES orientera également le Bureau chargé de répondre aux parties prenantes et lui fournira un exemplaire de la plainte, avec les informations confidentielles censurées conformément aux lignes directrices pour les enquêtes. 3. Le responsable principal de la conformité ou le responsable de la conformité accusera réception de la plainte au plaignant dans un délai de cinq jours ouvrés à compter de la date de réception de la plainte. Détermination de la recevabilité d une plainte Après l enregistrement d une plainte dans le système, le responsable principal de la 17

18 conformité ou le responsable de la conformité évaluera l affaire. L objectif principal de la vérification de la recevabilité consiste à déterminer ce qui suit : si la plainte répond aux critères de recevabilité et s il faut poursuivre le processus ou si la plainte ne répond pas aux critères de recevabilité et, par conséquent, s il faut la clore sans évaluation complémentaire ; si le type de la plainte figure sur la liste des exclusions, auquel cas la plainte sera close sans évaluation complémentaire ; si le plaignant sollicite une enquête de vérification de la conformité ou un processus de réponse aux parties prenantes ou les deux, en présumant que les deux processus s appliquent à la plainte ; si la plainte doit être transmise à une autre unité. 5. Le responsable principal de la conformité ou le responsable de la conformité réalise l évaluation sous forme de récapitulatif directement dans le système de gestion des affaires et/ou sur le disque partagé de l URNES, selon les besoins. L évaluation donne des détails sur les informations concernant l origine, la date, les allégations et le statut de l affaire ainsi que toutes les mesures prises au cours de l étape d évaluation de la recevabilité. Résultats de l évaluation de la recevabilité (A) Clôture ou transfert 6. Dans un délai de vingt jours ouvrés à compter de la date d enregistrement de la plainte ou du renvoi d une demande de la part du Bureau de réponse aux parties prenantes, le responsable principal de la conformité procédera à une détermination initiale de la recevabilité, sollicitera l approbation de cette détermination par le directeur de l OAI et informera les parties du résultat. 7. Si la plainte ne répond pas aux critères de recevabilité, le responsable principal de la conformité préparera une note de clôture recommandant de clore l affaire sans évaluation complémentaire. L URNE fournira au plaignant et au public une explication claire et détaillée des raisons de la détermination d irrecevabilité. (B) Enquête 8. S il existe des motifs suffisants pour justifier une enquête officielle, le responsable principal de la conformité ou le responsable de la conformité préparera le dossier de l affaire en vue de son transfert éventuel à un consultant ou un enquêteur social ou environnemental, en fonction de ce qui suit : emplacement géographique, spécialisation/compétences, langue et charge de travail. Dans un délai de 20 jours à compter de la date de détermination qu une plainte est recevable pour une enquête, l URNES publiera un projet de termes de référence. Le personnel du PNUD, les plaignants et les autres parties intéressées disposeront d un délai de dix jours ouvrés pour formuler des commentaires sur les termes de référence. La présente POS s applique immédiatement. Helge S. Osttveiten Directeur de l OAI 18

19 Titre Date de publication initiale Date de mise à jour Lignes directrices relatives aux entretiens Mai 2013 Novembre La présente procédure opérationnelle standard décrit comment l URNES mènera des entretiens et rassemblera des preuves testimoniales. Objectif des entretiens 2. Les entretiens visent à obtenir des preuves testimoniales. Les preuves testimoniales désignent les rappels de faits d individus qui disposent de connaissances ou de l expertise concernant un événement ou une question faisant l objet d une l enquête. Confidentialité 3. Le processus d entretien est «sur l enregistrement». Ce n est que dans des cas justifiables décrits dans la politique de divulgation de l URNES qu un entretien sera traité comme confidentiel dans les enregistrements et les rapports de l URNES. Exigences de base 4. Tous les entretiens devront être menés dans un environnement approprié, à un moment raisonnable et pour une durée raisonnable, avec des pauses selon les besoins. 5. Les personnes affectées devront recevoir un préavis des entretiens et une divulgation complète des informations avant l entretien. 6. Préalablement à un entretien avec le personnel du PNUD, les enquêteurs devront informer les personnes interrogées de ce qui suit : l'identité et la fonction du ou des individus menant l entretien ; le processus et les objectifs de l enquête ; les règles de l URNES concernant la conduite d un entretien ; et dans le cas du personnel du PNUD, l obligation de coopérer qui incombe à tous les membres du personnel. 7. À la fin de chaque entretien, la personne interrogée devra avoir la possibilité de fournir des commentaires ou des informations pertinentes supplémentaires. 8. À la fin de l entretien (ou dès que les notes de l entretien sont préparées), il faut demander à la personne interrogée d examiner l enregistrement de son entretien que l URNES a préparé pour s assurer qu il est exact. 9. Les enquêteurs ne devront pas enregistrer des personnes interrogées à leur insu ni demander à d autres de le faire. Témoins 10. Un témoin est un individu dont les déclarations sont transcrites ou mémorisées par l URNES et utilisées comme éléments de preuve. 19

20 11. Un individu disposant de connaissances directes ou indirectes ou d une expertise sur les questions concernant l enquête peut être un témoin. Les types de témoins incluent (entre autres) : les individus qui formulent une allégation ; les victimes de l acte présumé et leurs représentants ; des experts. 12. Un enregistrement écrit devra être réalisé pour chaque entretien avec un témoin, qu un enregistrement audio ou vidéo ait déjà été effectué ou non. L enregistrement audio ou vidéo d entretiens avec des témoins devra se limiter à des cas exceptionnels, après consultation avec le responsable principal de la conformité (par exemple, lorsqu il y a un délai limité et si les problèmes couverts sont hautement spécialisés ou complexes, et qu il peut donc être utile de pouvoir examiner l enregistrement) ou lorsque les personnes affectées le demandent. 13. Un témoin devra être autorisé à modifier ou à rectifier son témoignage lors de l examen de l enregistrement écrit préparé par les enquêteurs. Dans les cas où un témoin se rétracte ou modifie une déclaration antérieure pour des raisons connues, les enquêteurs peuvent, à leur discrétion, conserver l enregistrement original de l entretien et incorporer les rectifications et les modifications du témoin sous forme d addendum séparé signé par le témoin. Interprètes 14. Une personne interrogée devra être informée préalablement à l entretien qu elle a le droit de recourir à un interprète si la langue dans laquelle les enquêteurs mèneront l entretien n est pas une langue que la personne interrogée parle couramment. Les interprètes devront être fournis par l URNES ou, si la personne interrogée est un employé du PNUD, par le chef du bureau auquel la personne interrogée répond. La personne interrogée ne doit pas fournir son propre interprète. Observateurs 15. Les responsables de la conformité ou les enquêteurs peuvent convier un observateur à assister à l entretien si, après avoir étudié le contexte culturel de l entretien, ils concluent que la présence de l observateur est dans les meilleurs intérêts de l enquête. Toutefois, les personnes affectées peuvent refuser la présence d un observateur proposé par l URNES, auquel cas l entretien avec la personne affectée devra se dérouler sans observateur. La présente POS s applique immédiatement. Helge S. Osttveiten Directeur de l OAI 20

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