Formation informatique. Microsoft office ExcEl

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1 Formation informatique Microsoft office 2010 ExcEl

2 A. Prise en main Excel est un tableur qui permet d effectuer des calculs sophistiqués sur un ensemble de données présentées en tableau. Un document Excel est un classeur qui contient des feuilles (de calcul) composées de cellules organisées en tableau. 1) Les cellules Une cellule est une zone rectangulaire de feuille de calcul. Vous pouvez y entrer du texte, des nombres et des formules. Les lignes sont représentées par des nombres et les colonnes par des lettres. Le couple lettres + nombre compose l adresse de la cellule. Elle permet de désigner une cellule sans équivoque (Une adresse désigne une et une seule cellule, une cellule possède une et une seule adresse). La cellule encadrée d une bordure plus épaisse est la cellule courante, c est elle qui recevra les données saisies au clavier. Excel détecte automatiquement le type de ce qui est saisi dans une cellule (texte, valeur numérique, date, etc). 2 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

3 2) Les feuilles de calcul Toutes les cellules affichées en même temps sur l écran (ainsi que celles qui dépassent les bords de l écran) composent une feuille de calcul. Les onglets en bas de l écran permettent de basculer d une feuille à l autre. Les feuilles d un classeur Excel sont comme les pages d un livre. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

4 3) Mise en forme des cellules Le texte à l intérieur d une cellule peut être mis en forme (modification de la police, de la taille et de la couleur) avec les outils du groupe police de l onglet accueil. Ces outils fonctionnent de la même façon que leurs équivalents dans Word. Cliquez sur dans le groupe police, Alignement ou nombre pour accéder à toutes les fonctions de mise en forme de texte et de cellule. Les fonctions les plus couramment utilisées sont accessible directement dans le bandeau. L onglet nombre permet de modifier la façon dont Excel doit afficher les valeurs numériques ou les dates. La valeur réellement présente dans la cellule ne change pas, seul l affichage diffère. Remarquons au passage qu Excel traite les dates comme des nombres. Lorsqu une date est saisie, Excel la transforme automatiquement en un nombre dont la partie entière correspond au nombre de jour écoulés depuis le 1 janvier 1900, et la partie décimale correspond à l heure (minuit par défaut). Exemple : Saisissez une date, modifiez l affichage en sélectionnant «nombre» dans l onglet nombre de la fenêtre «format de cellule», vous obtenez le nombre de jours écoulés depuis le 1/1/1900. Faites l inverse en saisissant un nombre et en l affichant sous forme de date. 4 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

5 L onglet bordure permet de modifier la couleur, le style et l épaisseur du cadre qui entoure la ou les cellules sélectionnées. L onglet remplissage permet de modifier la couleur d arrière-plan de la ou des cellules sélectionnées. NB : La taille des lignes et des colonnes peut être modifiée à la souris en cliquant sur la ligne de séparation. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

6 4) Les tableaux La création d un tableau est facultative mais simplifie considérablement le travail. Par défaut, toutes les actions de mise en forme s appliquent sur l ensemble de la feuille. D autre part, des entêtes sont automatiquement ajoutés au-dessus des colonnes. Elles proposent un certain nombre de fonctionnalités (filtre, tri) dont l action sera restreinte au tableau en cours. Il est ainsi possible d avoir plusieurs tableaux sur une même feuille sans que les actions effectuées sur l un ne modifient les autres. Pour commencer la création d un tableau, saisissez en ligne les libellés des entêtes et faites glisser la souris pour sélectionner la plage de cellules à utiliser pour créer le tableau. Dans cet exemple, nous allons créer un tableau allant de la cellule «A1» à «C4». Sous l onglet Insertion, dans Tableaux, cliquez sur Tableau. La boîte de dialogue Créer un tableau s affiche. Désactivez la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes, puis cliquez sur le bouton OK. Appuyez sur CTRL+Z pour annuler la création du tableau. Refaites la même opération en activant la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes, puis cliquez sur le bouton OK. Observez la différence. Lorsque la case à cocher est activée, Excel utilise les libellés de la première ligne sélectionnée pour créer les entêtes des colonnes. 6 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

7 Lorsque la cellule active appartient à un tableau, un nouvel onglet qui propose des options de mise en forme apparaît : Les styles de tableaux sont des modèles prédéfinis de couleurs de cellules, de lignes, ou de colonne qui s appliquent à l ensemble du tableau sans qu il soit nécessaire de sélectionner les cellules. Essayez d activer et désactiver les cases à cocher à gauche des styles de tableaux. Observez le résultat. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

8 5) Séries de données La poignée de recopie permet de générer automatiquement des série numériques à partir d une suite arithmétique (suite de valeurs dont la différence entre 2 valeurs consécutives est la même). Saisissez 2 valeurs différentes dans 2 cellules contigües (horizontalement ou verticalement): Faites glisser la poignée de recopie dans le sens des cellules, la suite est automatiquement reproduites sur toutes les cellules suivantes : La création de série de données fonctionne aussi pour les dates, les jours de la semaine ou les mois, même s ils sont écrits en lettres. 8 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

9 B. Les formules - Initiation 1) Qu est-ce qu une formule Excel? Les formules permettent de calculer des données variables (par opposition aux données fixes, appelées constantes, saisies directement dans la cellule et qui ne changent jamais), soit à partir de données (fixes ou variables) d autres cellules, soit à partir d informations système telles que la date du jour. L intérêt d Excel réside dans sa capacité à appliquer une formule sur une ou plusieurs matrices de cellules (zone rectangulaire composée d une ou plusieurs lignes et une ou plusieurs colonnes). Une formule commence toujours par le signe =, sans quoi Excel considère qu il s agit de texte à afficher tel quel. Voici quelques exemples de formules que vous pouvez essayer en saisissant : =5+2*3 Affiche le résultat de l opération (* = multiplication, / = division) =A1+A2+A3 Additionne les valeurs des cellules A1, A2 et A3 =aujourd hui() Fonction Excel qui affiche la date du jour (essayez =maintenant() ) Excel fournit un certain nombre de fonction dont la liste complète peut être affichée en cliquant sur le bouton insérer une fonction dans l onglet formules. L utilisation des fonctions n entre pas dans le cadre de cette formation. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

10 2) Calculer une somme ou une moyenne Saisissez quelques valeurs dans les cellules allant de A1 jusqu à B4 : Cliquez sur la cellule A5 puis sur le bouton somme automatique du groupe bibliothèque de fonctions de l onglet formules. Excel insère la fonction somme appliquée sur les cellules allant de A1 à A4 (Excel propose par défaut les cellules contenant des données et contigües à la cellule courant. A ce moment, vous pouvez sélectionner une autre zone avec la souris ou valider la zone proposée par Excel en appuyant sur la touche «entrée». Excel a rempli la cellule A5 avec = somme(a1 :A4) Qui signifie calculer la somme des valeurs des cellules A1 jusqu à A4. 10 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

11 3) Propager une formule La poignée de recopie permet de propager la formule de la colonne A sur les données de la colonne B sans avoir à la saisir une seconde fois. Cliquez sur la poignée de recopie de la cellule A5 et propager son contenu sur la cellule B5. Cliquez sur la cellule B5 pour afficher son contenu. Excel a recopié la formule de la cellule A5 en modifiant automatiquement les références des cellules pour l adapter à la colonne B (celle où a été propagée la formule). La propagation peut s effectuer sur plusieurs colonnes. A chaque fois, Excel adaptera les références des cellules à la colonne de propagation. Le fonctionnement est identique si une formule est propagée verticalement. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

12 4) Verrouiller une cellule Il peut être nécessaire de verrouiller une cellule pour que sa référence ne soit pas modifiée lors de la propagation d une cellule. Cliquer sur la cellule A8 et saisissez 19,6%. Imaginons que les valeurs de la colonne B représentent des montants hors taxes. Comment faire pour remplir la colonne C avec les montants TTC? Cliquez sur la cellule C1 et saisissez la formule «=B1*(1+A8)». La cellule C1 contient maintenant le montant TTC de la cellule B1. Propagez la cellule C1 jusqu à la cellule C4 et essayez de comprendre pourquoi les valeurs des cellules C2 à C4 sont les mêmes que celles de la colonne B. Excel a automatiquement modifié la référence de la cellule A8 lors de la propagation. Pour éviter cela, il faut modifier la formule en C1 et ajouter le signe «$» devant le 8 de «A8» : =B1*(1+A$8) Cela indiquera à Excel de ne pas modifier la référence de la ligne de la cellule A8 lors de la propagation. Pour empêcher Excel de modifier la référence de la colonne d une cellule dans une formule (propagation horizontale), il faut mettre le signe «$» devant la lettre. 12 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

13 C. Tableaux croisés dynamique Initiation 1) Définition Un tableau croisé dynamique permet d analyser une longue liste de données en les croisant dans un tableau. Ces croisements peuvent être modifiés en temps réel, d où le nom de tableau croisé dynamique (TCD). 2) Création d un TDC Créez une liste de résultats de concours de jeux vidéo avec l âge du vainqueur, son sexe, le score réalisé et le nom du jeu vidéo. Cliquez sur le bouton «tblcroisédynamique» de l onglet insertion. Excel sélectionne automatiquement le tableau. Saisissez «H10» en bas de la fenêtre (après avoir cliqué sur «feuille de calcul existante») pour définir l emplacement du TCD (son coin supérieur gauche sera en H10). La fenêtre qui s ouvre va permettre de créer le TCD, mais aussi de le modifier à loisir afin d effectuer toutes les statistiques possibles et imaginables sur les données de départ. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

14 Depuis la liste, faites glisser «sexe», «jeu» et «score» respectivement dans les zones «étiquettes de colonne», «étiquettes de ligne» et «Valeurs». Vous avez créé un tableau (figure 1) qui affiche la somme du score des hommes et des femmes pour chaque jeu vidéo. De la même façon, faites glisser «âge» dans la zone «filtre de support». Une nouvelle zone apparaît au-dessus du TCD. En l occurrence, elle donne la possibilité de n afficher les résultats que pour les âges sélectionnés dans la liste déroulante qui vient d être créée (Figure 2) Figure 1 Figure 2 14 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

15 3) Modifier un TDC A chaque clic sur une cellule du TDC, la fenêtre de construction apparaît. Il est alors possible de modifier le TDC en changeant les données de ses lignes et colonnes, la valeur calculé ou du filtre. Il est aussi possible de choisir quel calcul sera effectué sur les valeurs à l intérieur du TCD. Dans l exemple précédent, on a la somme des scores réalisés par les hommes et les femmes pour chaque jeu. Modifiez le TDC pour supprimer le filtre sur l âge. Cliquer ensuite sur «somme de score» dans la zone «valeurs» de la fenêtre de construction du TCD. Dans le menu qui s ouvre, cliquez sur «paramètre des champs de valeurs» : Cliquez ensuite sur «moyenne» dans la liste, puis sur le bouton «OK». Excel affiche maintenant la moyenne des scores réalisés par les hommes et les femmes pour chaque jeu. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17

16 4) Les groupes Créez un nouveau TCD à partir du tableau (ou modifiez le TCD existant) avec l âge en étiquette de ligne et le score en valeurs (ne rien mettre en étiquette de colonne). Cliquez sur «somme de champ», puis sur l onglet «afficher les valeurs» dans la fenêtre qui s ouvre. Dans la liste déroulante, sélectionnez «% du total général». Vous obtenez le tableau à droite. 16 / 17 Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg :

17 Tel quel, le résultat n est pas très significatif. Ici, nous pouvons utiliser les groupes pour créer des tranches d âge. Sélectionner les âges entre 10 et 15 ans. Dans le menu qui apparaît après un clic droit sur la sélection, cliquez sur «grouper». Appuyez ensuite sur F2 pour renommer le groupe (saisissez «10 15 ans). Faites de même pour les autres tranches d âge (16-20, 20-30, >30). Excel crée à chaque fois un nouveau groupe dont les éléments sont légèrement décalés. Vous devez obtenir le tableau de droite. Double-cliquez sur les entêtes des groupes pour les réduire et simplifier l affichage. Siège social : 27 rue du Parc Entzheim. Tél acem@ace-micro.fr SARL au capital de RCS Strasbourg : / 17