Bilan GMS. S. Prodon & E. Delachenal

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Valentine Anne-Sophie Marois
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2 Bureau DPO Sylvie Emmanuelle Suivi des budgets du Département Budget opération Budget projet Site de collaboration Jan Operation Feb Mar Projects 8 Apr May Energy Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 6 Budget Charged Committed 4 2 0

3 Bureau DPO Sylvie Documentation BCR MTP Analyse dépenses operation 2013 & 2014

Bureau DPO Sylvie Emmanuelle Codes transitoires Mechanical subcontracting Mechanical design office Cable Management Mechanical workshop Forming and welding Maintenance and operation of gas

4 Bureau DPO Sylvie Emmanuelle Codes transitoires Mechanical subcontracting Mechanical design office Cable Management Mechanical workshop Forming and welding Maintenance and operation of gas Accelerator complex support Metrology and non-destructive testing Machine tool maintenance and Integration Cabling for experimental areas Mechanical measurement laboratory Scaffolding Optical fibres management Identification Cash flow mechanism Invoicing mechanism (e.g. Jobs) Reshuffling of budgets codes for easier CET interpretation Indicators

5 Bureau DPO Sylvie Emmanuelle Budget projet HIE-Isolde Allocations budgétaires Suivi des dépenses Suivi du CtC & documents de synthèse Mise en place de l EVM

6 Bureau DPO Sylvie Processus de recrutement MPP Plan de recrutement Dossiers boards Elvina

Préparation des slides Organisation des visites (atelier principal, CCC,

7 Bureau DAO Françoise Elvina Accueil des nouveaux arrivants (100 / an) Organisation des sessions par Elvina Planning des chefs de groupe Préparation des slides Organisation des visites (atelier principal, CCC, robots) Présentation environnement informatique par Emanuele & Gaetan Emanuele Gaetan

nouveaux arrivants Création d un guide papier pour les nouveaux arrivants en

8 Bureau DAO Françoise Elvina Liaison avec secrétariats et poles centraux Distribution des fichiers des arrivées et des départs Préparation du fichier pour la logistique des nouveaux arrivants Création d un guide papier pour les nouveaux arrivants en collaboration avec les secretariats Mise en ligne du EN Quick Guide sur le site Web du Département Annelie Ayse

Pôles centraux Elvina Training Organisation des formations externes de l inscription au paiement Enregistrement des formations des nouveaux arrivants en application de la politique du Département et

9 Pôles centraux Elvina Training Organisation des formations externes de l inscription au paiement Enregistrement des formations des nouveaux arrivants en application de la politique du Département et des besoins définis par le superviseur Création et publication de procédures de travail Préparation de statistiques pour la DTO Average training days / person per group CV EL GMS HE ICE MEF MME STI

10 Pôles centraux Geraldine Pôle workshop Définition du mandat Annelie Mise en place du site Web Ayse Création de procédures Merethe Organisation de nombreux évènements au CERN et à l extérieur (ex : CATHI workshop à Barcelone)

11 Pôles centraux Emanuele Pôle logistique Planification et organisation des déménagements du Département et suivi des travaux associés Préparation de la logistique pour les nouveaux arrivants en liaison avec le bureau DAO et les secrétariats Mise en place du site Web Création de procédures Maryse Françoise Suivi et mise à jour de l inventaire Sylvie

Pôles centraux Ayse Nadia Marjorie Pôle voyages frais scolaires Organisation d environ 1000 voyages par an Gestion de 400 demandes de remboursement de

12 Pôles centraux Ayse Nadia Marjorie Pôle voyages frais scolaires Organisation d environ 1000 voyages par an Gestion de 400 demandes de remboursement de frais scolaires par an Mise en place du site Web Création de procédures Passation d informations entre les différents membres de l équipe au fil du temps

13 Pôles centraux Ayse Pôle proof-reading Définition du mandat Mise en place du site Web Création de procédures Révision de nombreux papier de conférence Réalisation de traductions

14 Pôles centraux Anna Pôle Web Training intensif Drupal & SharePoint Mise à jour site Web du Département Création de nouvelles pages Web (ex: DSO, STI, MME) Migration SharePoint DPO et site Web GMS Elvina

Pôles centraux Gaetan Support informatique Support aux utilisateurs du Département Commande de nouveau matériel Installation Dépannages

15 Pôles centraux Gaetan Support informatique Support aux utilisateurs du Département Commande de nouveau matériel Installation Dépannages Création de procédures Sylvie Application des règles départementales Equipement des salles de réunion en collaboration avec le pôle logistique Emanuele

personnel du Département Mise en place des binômes Geraldine

16 Secrétariats de Groupe Maillon Ayse central de l administration dans les groupes Contact avec tout le personnel du Département Mise en place des binômes Geraldine Anna Maryse Merethe Développement d activités spécifiques au groupe Elvina Annelie

17 Secrétariats de Groupe Maryse Workshop novembre 2014 retour Ayse d information constructif sur la structure Valorisation au travers des pôles d expertise Sonia Evolution du métier vers d avantage d assistance personnelle Geraldine Annelie Françoise Elvina

18 Esprit d équipe Solidarité à toute épreuve Dynamisme Adaptation aux nouveautés / changements Force de proposition Sorties extra-professionnelles

19 La visite du Synchrotron

20 Le depart de Françoise

21 Quelques moments partagés

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