1 O3 Gestion confiée à des tiers

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1 1 Objectif Ce qu il faut retenir Cette fiche présente comment contractualiser avec des tiers pour l exploitation et la gestion des transports et notamment comment établir un contrat et trouver la bonne procédure de contractualisation. Comme précisé dans la fiche de cadrage, les établissements sont soumis à deux régimes possibles. Le Code des marchés publics pour les établissements publics, et l ordonnance n du 6 juin 2005 pour les autres établissements qui peuvent être considérés comme des pouvoirs adjudicateurs. L établissement peut décider de confier à un tiers tout ou partie de l organisation et de la gestion des transports. Il est ainsi possible de confier un transport à une ambulance pour des raisons médicales ou de confier l'organisation et la gestion totale des transports à un transporteur. Mais des formes intermédiaires d «externalisations»sont aussi possibles Ainsi, le gestionnaire peut décider de faire organiser les transports par un tiers mais d en conserver l exploitation ou de faire exécuter les transports tout en conservant la propriété des véhicules..1 Préalables Confier les transports des personnes handicapées à un tiers n est pas une prestation anodine et totalement indépendante du fonctionnement de l établissement. Il a des conséquences immédiates sur les personnes transportées, la vie de l établissement et des familles. Cela implique la création d un véritable partenariat et des relations très étroites entre le commanditaire et le prestataire dans l organisation et la transmission des résultats sur les transports. Le transport des établissements médico-sociaux peut s inscrire, sous certaines conditions, dans une logique de transports dits «privés». Ainsi, les établissements peuvent réaliser les transports par leurs moyens propres, en utilisant leurs véhicules et conducteurs, sans obligations légales particulières de formations, inscription au registre des transports, etc... A contrario, si les transports sont confiés à des entreprises externes, ces dernières ne peuvent être que des entreprises dites «de transport public» et donc répondant aux exigences de la profession de capacité financière, honorabilité, capacité professionnelle, etc. Il incombera donc à l établissement de s assurer que le(s) prestataire(s) qu il a choisi dispose bien de la licence de transport de voyageurs ; exception faite des ambulances puisque ces dernières, en application du décret n du 16 août 1985 relatif aux transports urbains de personnes et aux transports routiers non urbains de personnes (modifié par le décret n du 11 décembre art. 1), sont dispensées de l inscription au registre des transports publics.

2 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 2/22 19/01/2015 Tout transport, hors ambulance, confié à une entreprise de transport, un véhicule sanitaire léger (VSL) ou un taxi, est conditionné par l inscription de l entreprise exploitante au registre des transports routiers de voyageurs. Le 5 de l article 5 de ce décret précise que : «Sont également dispensées des exigences de capacités financière et professionnelle les entreprises de taxis lorsqu'elles effectuent une activité de transport public routier de personnes au moyen d'un seul véhicule. Le véhicule utilisé est un véhicule n'excédant pas neuf places, y compris celle du conducteur, ou un véhicule taxi. Lorsque la condition d'honorabilité professionnelle est attestée par la production de la carte professionnelle de conducteur de taxi de la personne qui assure la direction permanente et effective de l'activité de transport de l'entreprise, l'inscription au registre électronique national des entreprises de transport par route est de plein droit, à leur demande, pour ces entreprises.» La réalisation de la prestation est régie par un contrat conclu entre le gestionnaire de l établissement et le transporteur, indépendamment des règles de base de la profession notamment les éléments financiers. Par exemple, un contrat avec un taxi se fera sur la base d un accord spécifique indépendamment de la tarification préfectorale des taxis qui ne sert de base que pour la réalisation de courses de type «taxi» et en dehors de tout contrat exécuté par le même taxi au titre de transport de voyageur..2 Les formes de passation de marché.2.1 La passation de marché ponctuelle La passation de marché ponctuelle vise à confier certains transports à des partenaires tels les taxis, ambulances, transporteurs. L'établissement assure l'organisation de l ensemble des transports et décide de confier telle ou telle prestation à une entreprise. Les choix qui guident les responsables peuvent être de trois ordres : - Géographique : L'éloignement d'une personne rend son transport avec les moyens propres de l établissement impossible. L attribution d un transport "individuel" ou la création d un petit circuit de ramassage sont alors nécessaires. - Médical : Le handicap (problème physique, comportement) de cette personne nécessite un transport en ambulance ou en VSL, - Organisationnel : Les moyens propres de l'établissement ne permettent pas de réaliser tous les transports. la souplesse, il est possible de jouer à la fois sur les capacités internes de l'établissement et sur la réactivité des sous-traitants en cas de modulation des besoins. Nécessite une contractualisation multiple limitant les possibilités d optimisations

3 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 3/22 19/01/ La passation de marché de fonctionnement La passation de marché de fonctionnement est proche de la passation de marché ponctuelle. Cependant, l'établissement ne possède plus de moyens propres ou uniquement pour la réalisation de transports autres que les prises en charge quotidiennes ou hebdomadaires. Le gestionnaire reste l'organisateur des circuits et sollicite des partenaires pour la réalisation de tous les circuits de prise en charge. Ce type d'organisation se retrouve pour les transports d'internes dont la totalité est souvent confiée à des tiers, du fait des distances de domicile et de l'éparpillement géographique qui limite l'utilisation de véhicules de moyenne ou grande capacité. Maîtrise totale de l'organisation des transports Cette maîtrise totale peut aussi devenir rapidement une contrainte très forte avec la gestion des aléas de fonctionnement, les multiples facturations, etc..2.3 La passation de marché complète La passation de marché complète implique de confier complètement à un tiers l'organisation et la gestion des transports. Un seul prestataire est alors choisi pour définir les tournées de transport en partenariat avec le gestionnaire de l établissement et mettre en œuvre les moyens nécessaires à leur réalisation en utilisant ses moyens propres ou une passation de marché complémentaire éventuelle. n'avoir plus qu'un seul interlocuteur pour l'organisation et la gestion des transports. Le prestataire gère tous les aléas de transports tels les absences de conducteur, un véhicule en panne, un problème de circulation, etc.. Le gestionnaire de l'établissement conserve uniquement un rôle d'information et de médiation avec les familles. Le gestionnaire de l'établissement reçoit seulement une facture en fin de mois comportant le coût de réalisation des transports et le coût de gestion. Il nécessite cependant un travail plus poussé lors du démarrage de la collaboration et une telle organisation nécessitera la contractualisation sur du moyen ou long terme (de 3 à 5 ans). Ce type d'organisation peut être parfois appliqué partiellement en réalisant notamment une séparation entre transports d'externes et d'internes. Ces derniers peuvent en effet rester du ressort direct de l'établissement alors que les transports d'externes seront totalement sous-traités. Une telle organisation ne pourra cependant être viable que si l'étude initiale des transports a bien pris en compte les internes et les externes afin d'étudier les optimisations possibles.

4 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 4/22 19/01/ Quel niveau de passation de marché choisir? Le choix d un niveau de passation de marché reposera à la fois sur le niveau d'implication de l'établissement dans la mise en place des transports et sur sa capacité à produire des informations pour les partenaires extérieurs. Le tableau ci-dessous fournit quelques hypothèses possibles. Informations disponibles auprès de l'établissement Modalités de contractualisation Ce que fera l'entreprise ou l'artisan Type de contractualisation Les circuits sont prêts Passation de marché ponctuelle Passation de marché de fonctionnement Tous les circuits sont susceptibles d'être réalisés par tous les prestataires L'établissement sélectionne les prestataires en fonction de ses propres critères : géographiques, médicaux, etc. Etablir un prix par circuit avec des remises éventuelles en fonction du nombre de circuits octroyés par l'établissement Passation de marché ponctuelle avec allotissement Pas de circuits mais une répartition géographique des personnes de l'établissement Passation de marché de fonctionnement Dans la plupart des cas, l'établissement sélectionnera les prestataires en fonction de leur implantation sur un secteur géographique donné. Une consultation complète est possible (tous les secteurs à tous les prestataires) Mettre en place les circuits dans le ou les secteurs concernés. Passation de marché ponctuelle avec allotissement ou passation de marché de fonctionnement sur certains secteurs Aucune analyse particulière Passation de marché complète L'établissement envoi la liste des personnes avec les domiciles à tous les prestataires Mettre en place tous les circuits en réalisant l'étude et la gestion. Passation de marché de fonctionnement Le déterminant le plus important dans ce tableau est le niveau d'implication de l'établissement dans l'organisation des transports. Dans le premier cas, il conserve toute la charge organisationnelle alors que dans le dernier il délègue totalement cette organisation. Le choix de l'une ou l'autre de ces méthodes relèvera des souhaits et des contraintes des responsables d'établissement.

5 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 5/22 19/01/ Les modalités de contractualisation Les modalités de contractualisation dépendront des obligations qui incombent aux établissements, et notamment leur qualification en tant que pouvoir adjudicateur (cf. fiche Erreur! Source du renvoi introuvable., page Erreur! Signet non défini.)..3.1 Marché classique, «gré-à-gré», hors champ d application du code des marchés publics Lorsque la contractualisation ne relève pas du code des marchés publics, le projet de contrat constitue l élément principal et sera soumis aux prestataires potentiels avec le formulaire de demande de prix. Le projet de contrat doit comporter les éléments indispensables pour garantir à la fois que le prestataire s est bien conformé à toutes les obligations légales l autorisant à exercer la profession, mais aussi être très clair sur les exigences en termes de qualité et de sanctions possibles vis-à-vis du prestataire, de façon à limiter toute contestation possible. Cf. Annexe «contrat_type» Préconisation Juridiquement, la passation de contrats avec des tiers en vue de la réalisation de prestations de transport de personnes devrait suivre la logique des contrats de la commande publique. Il n est ainsi pas recommandé de conclure des contrats de gré-à-gré en vue de la réalisation de ces prestations..3.2 Marché public Dans le cas d un établissement public soumis au code des marchés, il devra se conformer à l ensemble des contraintes imposées par ce code. Ces contraintes portent principalement sur le respect d un formalisme de consultation et de délais parfois contraignants..3.3 Les marchés soumis à l ordonnance du 6 juin 2005 Ces marchés ne sont pas des marchés publics, mais sont soumis à des règles très similaires. L ordonnance s applique aux marchés conclus par des établissements qui ne sont pas des personnes publiques mais qui s y apparente au regard du contrôle exercé par les pouvoirs publics sur ces établissements. Selon une étude menée par l ANAP, les ESMS sont considérés comme pouvant être contrôlés par la puissance publique.

6 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 6/22 19/01/ La mise en pratique, construire une consultation Cette partie présente les éléments de base pour la contractualisation dans le cadre d un formalisme de type marché public. Cette démarche est la plus complète mais elle peut servir de base à n importe quelle contractualisation hors marché public. Préconisation Cette procédure étant contraignante, l établissement qui n est soumis ni au code des marchés publics ni à l ordonnance du 6 juin 2005 n est pas tenu de respecter une telle procédure..4.1 Principes de base La contractualisation doit comporter un certain nombre de documents qui doivent répondre à un formalisme précis et contraignant : le dossier de consultation des entreprises (DCE). Ce formalisme présente de multiples avantages : - Pour le gestionnaire de l ESMS : o o Récurrence des éléments et donc utilisations successives possibles et facilité de réutilisation, Cadre clair permettant de poser précisément les éléments notamment sur les critères de jugement des offres ou le contenu du contrat. - Pour les transporteurs : o o Récurrence et intégration des éléments administratifs de base pouvant être réutilisés, Définition d un cadre clair. Cependant, la réalisation des documents ainsi que la rédaction de la réponse représentent un temps important pour les transporteurs et les optimisations financières attendues à l issue d une procédure peuvent se révéler plus limitées que prévus. Différents éléments composent le DCE et répondent et des règles précises : Le règlement de la consultation (RC) Le RC présente les modalités opérationnelles de la consultation, tels l objet, les dates, les éléments imposés dans le dossier de présentation technique ou administratif, les modalités de jugement des offres, etc. Ce document est le «guide technique» de la procédure et ne comporte aucun élément lié à la relation contractuelle future. Il doit obligatoirement comporter les critères de sélection des offres et mentionner leur pondération.

7 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 7/22 19/01/2015 Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) Le CCTP constitue «l épine dorsale» du DCE puisqu il s agit d une «quasi-proposition de contrat». Il indique quel sera le contenu de la prestation attendue et les modalités techniques de réalisation ainsi que les contraintes liées aux véhicules ou au personnel, délais de prévenance, impératifs d assurance ou autre. Il ne comporte aucun élément lié à la procédure. Les formulations doivent être au présent. Par exemple, pour les véhicules, le CCTP ne précise pas que «le candidat s engage à mettre des véhicules en bon état», mais indique que «les véhicules utilisés par le prestataire sont en bon état». Les mentions relatives au «candidat» ne doivent pas apparaître (elles sont «réservées» à la partie RC). Le Cahier des Clauses Administratives Générales et/ou Particulières (CCAG/CCAP) Un marché public doit se conformer à un cadre administratif général de référence nommé cahier des clauses administratives générales (CCAG). Pour les transports des établissements, il s agit du cahier des clauses administratives générales des fournitures courantes de services dit CCAG-FGS 1. Toutefois, l établissement peut faire le choix de déroger à ce document de référence et proposer son propre cahier des clauses administratives qui devient alors un cahier «particulier (CCAP). Il a pour objectif de préciser les modalités administratives de fonctionnement du contrat tels la facturation, les délais de règlement, etc. Avant de rédiger ce document, il convient donc de prendre connaissance du CCAG pour déterminer dans quelle mesure et sur quels articles une dérogation est prévue. Il reprend alors le formalisme et la structuration du CCAG en modifiant les articles prévus. En fin de CCAG, il est impérativement rappelé pour quels articles le CCAP déroge au CCAG. Le CCATP Dans certains cas, il est possible de réaliser un document unique nommé cahier des clauses administratives et techniques particulières (CCATP). Il permet de regrouper dans un seul document l ensemble des points contractuels tant techniques qu administratifs et limite ainsi le nombre de documents. Cette solution peut donc être plus simple et rapide. Il conviendra de mentionner impérativement en fin de document les dérogations éventuelles au CCAG. 1

8 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 8/22 19/01/2015 Les documents financiers : cf Annexe «formulaire_devis» En fonction du type de contrat envisagé, les documents financiers peuvent être de plusieurs ordres : o Les marchés à bons de commande Un marché à bon de commande est fondé sur un principe de prix unitaires de produits, dont des quantités déterminées sont commandées par le pouvoir adjudicateur. La réalisation de la prestation est donc conditionnée par une commande. Le code des marchés précise qu il est aujourd hui possible de signer ces derniers sans précision de limite minimum ou maximum. Les documents financiers à produire sont les suivants : Un bordereau des prix unitaire (BPU) : il présente les prix unitaires prévus dans le cadre du marché. Exemple : Prix par jour, par circuit, par kilomètre, etc. Un détail des quantités estimatives (DQE) : il est facultatif et a simplement pour but de permettre une comparaison équitable pour tous les candidats sur un volume donné. Exemple : Il sera possible de mettre dans le DQE une estimation de 200 jours commandés pour avoir une idée de l enveloppe globale représentée. Ce nombre de 200 ne constitue cependant pas un engagement de volume pour l établissement. Le principe du DQE est d autant plus important que les prix unitaires et quantités possibles sont variables. o Les marchés à prix forfaitaires Les marchés à prix forfaitaires consistent en la signature d un contrat pour un prix fixé à l avance qui sera dû pour une période et une prestation données. Le principe est inverse du marché à bons de commande puisque la prestation est réputée comme faite, sauf constat de non réalisation. Exemple : Un établissement conviendra qu il est nécessaire de prévoir la mise à disposition d un véhicule et d un conducteur pour X km et Y heures. Le transporteur fera une proposition de coût annuel de mise à disposition avec un principe de facturation mensuelle. Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) : Le document financier ne comporte qu une seule annexe qui reprend la décomposition du coût de la prestation en fonction des éléments que souhaite voir apparaître le pouvoir adjudicateur. Exemple : Il peut s agir d un détail des coûts liés aux véhicules, au personnel, aux charges de structure, pour la réalisation des transports. Le forfait est généralement établi à l année, les modalités de règlement auprès du transporteur étant précisées par le CCAP. L acte d engagement (AE) Il engage réellement le prestataire avec le pouvoir adjudicateur. Il reprend les éléments de base du marché et formalise les informations financières mentionnées dans les documents financiers. Les éléments financiers précédents peuvent être des annexes à l AE.

9 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 9/22 19/01/ Présentation détaillée des éléments Le règlement de la consultation Les éléments déterminants d un règlement de la consultation sont : - Les contraintes formelles de l envoi de la proposition : o Date de remise des propositions Elle doit laisser un temps suffisant pour garantir que les prestataires seront capables de faire une offre sérieuse o Composition du dossier de candidature et d offre o Modalités techniques de remise des offres - Les critères de sélection des candidatures et des offres Exemple : minimum de 15 jours Formalisme administratif (formulaires DC par exemple) et formalisme d offre libre. Il est souvent intéressant de limiter le nombre de page d une offre pour éviter des dossiers trop longs et complexe à lire Exemple : 5 à 10 pages maximum Il convient de veiller aux obligations éventuelles de dématérialisation de la procédure. Les critères devront être à la fois précis et non contestables, mais ne pas être trop lourds et difficiles à apprécier. Ils doivent impérativement être pondérés - Les possibilités de renseignements Il convient d indiquer systématiquement une ou deux personnes capables de répondre aux questions. Exemple : une personne pour les questions administratives et une pour les questions techniques. Concernant le dossier de candidature, il est impératif de rappeler qu à l exception des ambulances, seules les entreprises justifiant d une inscription au registre des transports routiers de voyageurs seront admises à présenter une offre. Il appartiendra aux personnes en charge de la procédure de s assurer que les prestataires susceptibles de réaliser les prestations sont bien conformes à la réglementation. Dans l hypothèse d une contestation de la part de certains acteurs, il sera nécessaire de rappeler les textes, notamment pour les entreprises de taxis, en précisant que l inscription leur est ouverte de plein droit avec la fourniture de la carte professionnelle, et sous réserve qu ils n utilisent qu un seul véhicule.

10 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 10/22 19/01/2015 Les critères de jugement des offres Il convient de porter une attention particulière aux critères de jugement des offres dans la mesure où ils peuvent induire un recours de la part des candidats qui n auraient pas été retenus. Les textes précisent que les critères doivent être hiérarchisés, pondérés et clairement identifiés. Les méthodes classiques de jugement portent sur : 1. La valeur technique, notée sur ZZ points et représentant : xx% 2. Les références, notées sur YY points et représentant : XX% 3. Le prix, noté sur CC points et représentant : XX% Le total des valeurs XX% amenant à 100%. Si ce découpage en 3 critères peut sembler suffisant, il pose le problème de globaliser les informations analysées et donc être sujet à discussion. En effet, comment expliciter clairement et objectivement la note obtenue par un candidat sur la partie technique si les éléments de jugement de cette partie ne sont pas explicités? La communication d informations plus précises aux candidats sur les éléments qui seront pris en compte dans la notation objective permettra de plus facilement justifier des écarts de notes entre les candidats. Le jugement des références des prestataires est à prendre avec une relative modération puisqu il pourrait entraîner le rejet d offres d entreprises jeunes (peu de références) mais qui présenterait une qualité équivalente voir supérieure à des prestataires en place. Concernant les critères techniques, il est possible d insister sur les éléments comme l âge du véhicule ou du parc de véhicules, la qualité du parc de véhicules, l encadrement et les contrôles, etc. La prise en compte des critères environnementaux est également un élément important à prendre en compte dans la mesure où ils ont une importance particulière sur le secteur des transports, telle la mesure objective de la pollution par le classement des véhicules. Si l établissement retient un critère unique de sélection, ce critère doit être le prix. Préconisation Le RC devra comporter des critères suffisamment précis et bien hiérarchisés et pondérés pour permettre une évaluation objective, notamment pour les aspects techniques. Il est préférable que la structure de la grille de jugement des offres soit établie en amont de la consultation et qu elle ne puisse pas être modifiée durant la consultation pour garantir une impartialité totale Le Cahier des Clauses Techniques Particulières Le CCTP constitue un projet de contrat qui devra préciser les attendus du gestionnaire de l ESMS. Cf. Annexe «contrat_type» A Organisation des services, allotissement Le marché repose sur la définition de la prestation attendue de la part du transporteur. Cette prestation sera avant tout caractérisée par les moyens à mobiliser pour réaliser la prestation, dont le nombre de personnes à transporter et le nombre de kilomètres à parcourir.

11 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 11/22 19/01/2015 La question d un découpage éventuel de la prestation en plusieurs sous-prestations dénommées lots pourra se poser. L établissement dispose en effet de plusieurs solutions pour la construction technique de son marché. Il peut partir sur un marché unique qui consiste à confier tout ou partie de ses transports à un transporteur, ou définir des lots 2, comme le rappelle la partie juridique du présent rapport. Aux termes de l article 10 du code des marchés publics, l allotissement est la règle. Par exception, un marché unique peut être conclu. L allotissement n est en revanche pas obligatoire s agissant des marchés conclus en application de l ordonnance du 6 juin a Le marché unique L établissement ne peut recourir à un marché unique que par exception. La mise en œuvre d un marché unique repose sur une relation de confiance très étroite entre l ESMS et le prestataire. En effet, pour être réellement performante, la passation de marché totale des transports devra comporter également l organisation des circuits, avec un contrôle de la part de l établissement. Le gestionnaire de l ESMS devra ainsi fournir la liste des personnes à transporter, les contraintes de prise en charge tels les horaires, handicaps, etc. et demander au prestataire de faire l offre la plus optimisée répondant aux impératifs de qualité imposés tels le temps de transports, le nombre de personnes dans les véhicules, etc. Conditions Pour l ESMS Avoir un volume d activité qui justifie l impossibilité de faire des lots Un marché unique Exemple : nombreuses personnes à transporter avec des optimisations variables. L établissement laisse le transporteur «libre» d organiser les transports avec des groupages éventuels dans le cadre d autres prestations. Permet à l établissement de se reposer sur le prestataire pour la réalisation des transports. Permet des gains économiques éventuels par des propositions d optimisations de la part du prestataire. Crée une dépendance forte vis-à-vis du prestataire. Le volume du marché peut limiter le nombre d entreprises susceptibles de répondre et créer un manque de concurrence. Pour les transporteurs Avoir une compétence d organisation et des moyens suffisants pour pouvoir répondre à ce type de marché. Permet une véritable implication dans l organisation et de disposer d un marché d un volume important. Nécessite des moyens importants et impose parfois le regroupement de certaines entreprises. Exemple : taxis 2 Il n est pas impératif de concevoir des lots dans les présents marchés du fait d une justification possible d une impossibilité à définir précisément le service. Les possibilités de groupage de transports ou d optimisation sur des tournées existantes par exemple pourraient constituer un argumentaire justifiant le non allotissement.

12 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 12/22 19/01/2015 b La création de lots En application de l article 10 du code des marchés publics, «Les candidats ne peuvent présenter des offres variables selon le nombre de lots susceptibles d'être obtenus.». En d autres termes, un transporteur qui pourrait faire bénéficier l ESMS d une optimisation technique ou financière éventuelle tels la réutilisation de véhicules, des groupages différents, etc. ne pourra pas faire bénéficier l établissement qui a défini en amont ses lots. Cependant, ceci n interdit pas l établissement de confier la totalité des lots à un seul transporteur. Mais aucun arrangement tarifaire ne peut avoir lieu de ce fait. Le découpage en lots permet à un plus grand nombre d entreprises de répondre, et notamment les PME locales comme les taxis ou VSL. Un arbitrage devra donc être fait entre: - Des lots de taille importante, avec des optimisations économiques possibles, mais peu d entreprises susceptibles d y répondre - Des lots de petite taille, avec peu d opportunités économiques, mais une concurrence plutôt vive. Les mises en œuvre de l allotissement les plus courantes sont les suivantes : 1. En fonction de circuits préétablis sur des points précis Le principe est ici de fournir aux transporteurs une liste détaillée en proposant par exemple un lot pour un circuit ou un lot comportant plusieurs circuits. Un circuit est caractérisé par des lieux de prise en charge et des horaires. Pour l ESMS Il conserve la main sur l organisation des circuits. L ESMS doit créer les circuits dans leur intégralité. Pour les transporteurs Il n a pas à réaliser de recherche d optimisation pour le compte de l établissement. Il ne dispose pas ou peu de marge de manœuvre pour proposer des optimisations.

13 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 13/22 19/01/ En fonction de secteurs de localisation des personnes à transporter Il s agit ici d opter pour la définition de territoires homogènes dans lesquels les transports seraient réalisés par un certain nombre de transporteurs. Elle permet de pallier les difficultés en cas de modifications des personnes à prendre en charge tels les absences, les départs, etc. Une difficulté consiste à déterminer le secteur géographique le plus pertinent : le canton, un regroupement de communes, etc. Pour la définition des secteurs, il est possible d utiliser des données comme les bassins de vie définis par l INSEE ou des regroupements géographiques liés à la localisation effective des individus. Pour l établissement Pour les transporteurs Conserve la main sur la répartition des effectifs Pas de travail en amont sur les circuits Possibilité de laisser des gains économiques éventuels proposés par les transporteurs. Possibilité de proposer des optimisations d organisation. Possibilité de réponse avec des moyens limités, en fonction des tailles et volumes des secteurs. Nécessite un travail logistique pour l organisation des circuits. 3. En fonction d un mode de transport Il est possible de concevoir des lots en fonction du type de véhicule utilisé. La division la plus courante est : - Taxis et/ou VSL, - Ambulances, - Véhicules adaptés. Cette division renvoie cependant au problème de l attribution des transports. Il peut être proposé que : - Chaque lot (taxis, ambulances, véhicules adaptés) porte sur la totalité de l effectif concerné dans l établissement, ce qui revient à un appel d offres global mais décomposé par mode de transport ; - La définition de «sous-lots» pour chaque type de transport (les lots), ce qui revient alors à la définition de lots en fonction d unités géographiques ET par type de véhicule. Si cette méthode peut permettre la prise en compte des spécificités de chaque mode de transport, elle pose le problème de l optimisation par les groupages entre les modes. Ainsi, sur un même secteur géographique, il est possible que deux personnes soient à transporter, une en fauteuil roulant non transférable et l autre marchante. Comment traiter ces transports au moindre coût?

14 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 14/22 19/01/2015 Pour l établissement Gestion optimisée en fonction des types de transports. Avantages possibles en fonction du type de marché (découpage par lots géographiques ou non) Pas d optimisation entre les modes, et notamment entre les transports type Taxi/VSL et transporteurs. Inconvénients identiques à ceux des marchés retenus (lots géographiques ou non) Pour les transporteurs Avantages possibles en fonction du type de marché (lots géographiques ou non) Inconvénients identiques à ceux des marchés retenus (lots géographiques ou non) Préconisation La définition des lots ne peut se résumer à une règle précise et dépend avant tout du contexte, et de la présence de prestataires et d une concurrence sur le marché, et de la volonté de l établissement. La taille des lots ne devra cependant pas être trop faible au risque d induire des coûts trop importants, mais ne devra pas non plus être trop importante au risque de réduire trop fortement la concurrence. B Durée du contrat Les contrats de courte durée Il est possible de considérer une durée courte comme étant de l ordre de l année. Des marchés peuvent être signés pour des périodes plus courtes, mais restent souvent plutôt exceptionnels et liés à des imprévus ou des changements d organisation. Pour l établissement Pour les transporteurs Ajustements faciles Engagement limité, donc risque limité Nécessité de contractualiser tous les ans, Nécessité de refaire une réponse tous les ans, Aucune garantie de renouvellement donc difficulté d investir dans du matériel adapté

15 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 15/22 19/01/2015 Les contrats le moyenne ou longue durée La durée d un contrat, notamment dans le cas d un marché à bons de commande est limitée à 4 ans, avec des prolongements possibles sous certaines conditions. Cette durée de 4 ans est une durée déjà longue dans le cadre des transports, notamment du fait de leur variabilité. Une durée de 3 ans semble une base intéressante, avec une reconduction éventuelle sur 1 an. Pour l établissement Limite la contractualisation aux «simples» ajustements annuels. Crée un risque de faiblesse de concurrence et de «rente» éventuelle. Nécessite de mettre en place des critères d ajustement tel un indice de révision par exemple. Pour le transporteur Permet d avoir une vision financière à moyen terme et de réaliser des investissements en conséquence Crée un lien fort avec l établissement et une relation de «dépendance» Préconisation Une durée de contrat de l ordre de 3 à 4 ans semble une durée optimale qui permettra d offrir au transporteur une garantie de recette sur du moyen terme et permettra donc de réaliser des investissements améliorant la qualité et permettant une réduction des coûts C Les véhicules Le contrat devra reprendre très précisément les impératifs de qualité concernant les véhicules. o Obligations réglementaires S agissant de prestations réalisées par des entreprises de transports, il convient ici de préciser quelques impératifs règlementaires complémentaires : - En complément des pictogrammes d'information précisés dans la partie précédente sur les véhicules, ces derniers doivent également comporter une information sur le nom ou le sigle de l'entreprise de transport en application de l article 1-II de l arrêté du 28 décembre 2011 relatif aux titres administratifs et aux documents de contrôle pour l'exercice des activités de transport public routier de personnes. - Depuis l arrêté du 23 août 2013 relatif aux conditions d accessibilité aux personnes à mobilité réduite des véhicules terrestres à moteur des catégories M1 et N1, les véhicules de moins de 9 places utilisés dans le cadre de transports publics doivent être accessibles, avec des obligations portant à la fois sur l accès pour les personnes en fauteuil roulant mais aussi pour les personnes marchant difficilement.

16 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 16/22 19/01/2015 o Identification des véhicules Le contrat devra imposer des éléments précis d identification du ou des véhicules utilisés dans le cadre du marché : - La carte grise du véhicule, - Pour les véhicules de transport en commun, il est également souhaitable de demander l autorisation de mise en circulation spéciale ou attestation d aménagement. Ce document remplace, depuis l arrêté du 18 novembre 2005 modifiant l'arrêté du 2 juillet 1982 relatif aux transports en commun de personnes, la carte violette. Ces documents devront être annexés au contrat et serviront de base aux contrôles qui pourraient être effectués dans le cadre de la prestation. Ceci sera notamment valable pour contrôler que le véhicule prévu au contrat est bien celui qui est utilisé sur le circuit. o Contrôle technique des véhicules Le contrat devra également insister sur la fourniture des documents liés au contrôle technique des véhicules. Pour rappel, le contrôle technique est annuel pour tous les véhicules de transports. Il conviendra donc de vérifier annuellement que ce contrôle est validé. o Indications qualitatives Le contrat pourra également comporter, en plus des impératifs règlementaires, des indications de qualité : - Au niveau de la sécurité active et passive du véhicule : une attention particulière pourra être portée sur les pneumatiques ou l éclairage par exemple. - Au niveau du confort, une vigilance pourra être portée sur l état de la sellerie du véhicule, tels les sièges, tapis de sol, etc. ou propreté extérieure et intérieure ou état de la carrosserie. D Le personnel Concernant le personnel, il conviendra de mettre en application dans le contrat les exigences de qualité présentées précédemment. En raison de la sensibilité des transports effectués, l établissement est en droit d attendre un haut niveau de qualité du personnel et au minimum équivalent au personnel qu il aurait lui-même pu affecter. Pour rappel, le code de la santé publique (Article R ) impose ici la mise à disposition d un nombre de personnes et de qualifications particulières en fonction du type de prestataire : - Ambulance : deux équipiers dont au moins un titulaire du certificat de capacité d ambulancier (CCA) ou diplôme d état d ambulancier (DEA) et un deuxième titulaire de l attestation de formation d auxiliaire ambulancier ou conducteur d ambulance,

17 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 17/22 19/01/ VSL : un équipier titulaire du CCA ou DEA ou un équipier titulaire de la formation d auxiliaire ambulancier (en aucun cas conducteur d ambulance), 3 - Taxi : le conducteur doit disposer de la formation Prévention Secours Civiques 1 (PSC1). Comme pour les véhicules, ces exigences sont règlementaires et il est possible d ajouter des impératifs qualitatifs supplémentaires. Ces impératifs devront toutefois veiller à ne pas restreindre la concurrence ou comporter d éléments discriminants tels le sexe, l âge, etc. Toute mise en place de critères de qualité concernant les véhicules doit être accompagnée de contrôle et de sanctions en cas de non application des critères. Il conviendra donc que les critères listés puissent être facilement contrôlables et que le non-respect du critère soit associé à une pénalité financière représentative. Une longue liste de critères de qualité n a qu un intérêt limité si ces deux points (contrôle & sanction) ne sont pas présents. Préconisation Pour être réellement pertinentes, les sanctions doivent reposer sur une approche réaliste. Toute sanction doit être facilement mesurable et avoir un impact significatif sur le contrat pour être dissuasive. Pour atteindre cet objectif, il est préférable de mettre peu de sanctions (maximum de 10 par exemple) avec une méthode de mesure très claire et précise et des montants ayant réellement un effet dissuasif. Exemple de sanction réaliste Un établissement situé en zone de montagne pourra imposer l usage de pneumatiques «hiver» pour les véhicules. Estimant que le non usage de cet équipement présente un risque de sécurité important, il pourra mettre en place une pénalité égale à 50% du montant journalier du circuit par jour constaté de non utilisation des pneus «hiver». Cette pratique impose en amont que la procédure de contrôle des pneumatiques soit clairement précisée dans le contrat : tous les matins à l arrivée à l établissement, par qui, par quels moyens, etc. L article sur les pénalités peut évidemment prévoir une gradation de celles-ci et la mise en place «d avertissements» par exemple. Comme pour les pénalités, la procédure d avertissement devra être clairement identifiée et reposer sur des éléments non contestables. Elle respectera le formalisme imposé par le code du travail tels les recommandés, remises en main propre, etc... 3 Source : ARS du Nord Pas de Calais, LES TRANSPORTEURS SANITAIRES - Guide pratique de la réglementation, janvier 2013.

18 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 18/22 19/01/ Le cahier des clauses administratives particulières Le cahier des clauses administratives particulières ne sera présent que si l établissement souhaite déroger au cahier des clauses administratives générales des fournitures courantes et services 4. Les dérogations les plus courantes portent sur les éléments suivants 5 : Articles 3.5 et 3.6, co-traitance et sous-traitance (et article 12) Commentaires L établissement peut autoriser ou interdire des offres émanant de co-traitant ou sous-traitant ou imposer certaines formes de réponses sur un plan juridique. 4.1 : ordre de priorité des pièces L établissement peut modifier la liste des pièces utilisées dans le cadre du jugement de l offre du candidat et leur ordre de priorité en fonction de ses propres impératifs. 11 modalités de règlement L établissement peut prévoir d autres modalités de règlement des sommes dues aux prestataires que celle proposées dans le CCAG-FGS pour être en conformité avec ses principes comptables. 14 pénalités Cet article fera presque toujours l objet de modifications pour permettre à l établissement d imposer ses propres pénalités, qui correspondent réellement à la mission, et non les pénalités de base proposées dans le CCAG-FGS. 29 à 36 : résiliation L ensemble de ces articles est souvent modifié pour correspondre aux contraintes de résiliation envisagées par l établissement, notamment pour les cas de faute Les documents financiers La construction des documents financiers peut prendre 2 formes : - Un marché à bons de commande - Un marché à prix forfaitaire. Avant de rentrer dans le détail de ces deux formes de marchés, il est intéressant de faire un point sur les méthodes de facturation et de calcul des coûts pour les différents professionnels du transport. En effet, un artisan taxi et une société de transport n abordent pas toujours de la même façon le calcul économique. 4 Pour la lecture de ce document on pourra se référer au site de la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) : 5 Tous les articles peuvent éventuellement faire l objet de modification, mais il convient de noter ici que, le document étant un document officiel, il est plus simple de ne modifier que les articles impactés par l objet même du contrat.

19 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 19/22 19/01/2015 A Les modes de calculs d un coût transport La réalisation d un transport est conditionnée par plusieurs éléments: - Le coût du véhicule, - Le coût du conducteur, - Les coûts de roulage tels le carburant, les pneumatiques, l huile, etc. - Les coûts d encadrement. Ces quatre postes sont les éléments clé de tout chiffrage en transport, mais leur intégration diffère en fonction des professionnels. En effet, on distingue ici deux familles de prestataires : - Les entreprises de transport public : Le prix pratiqué par ces entreprises est «libre» et résulte du coût réel de la réalisation tel que décrit plus haut. - Les entreprises avec un tarif «encadré» : Il s agit des taxis, VSL et ambulances, pour lesquels la législation prévoit un encadrement de la tarification en exploitation normale. Taxis : tarifs fixés par la préfecture VSL & ambulances : avenant n 6 à la convention nationale des transporteurs sanitaires privés, publié au Journal officiel du 21 octobre 2011, fixant les tarifications de ce type de transports. Les tarifications dites «règlementées» ou «conventionnées» sont fondées sur le principe d un coût de prise en charge et d un coût kilométrique qui se cumulent pour constituer le coût total, parfois avec des majorations ou autres suppléments. Ce double principe de tarification induit souvent une confusion consistant à croire qu un taxi, une ambulance ou un VSL doit appliquer le tarif règlementé. Tel peut être le cas pour une ambulance qui n agit pas sous couvert d une notion de «transport public». En revanche, les taxis et VSL ne sont tenus à aucun cadre lors de la contractualisation avec un partenaire, dans le cas où ils agissent en tant que transporteur public, ce qui est le cas pour les ESMS. Un taxi ou un VSL sera donc libre de faire son calcul économique comme il l entend, au même titre qu une entreprise de transport. En pratique, les taxis et VSL ont souvent tendance à rester sur les bases d une tarification encadrée, en proposant, par exemple, un «tarif taxi moins 10%». Une entreprise de transport justifiera quant à elle son prix par un coût de revient effectif et en fournissant, à l appui et dans certain cas, un compte de résultat. Cette différence s explique par le décalage économique structurel, comme illustré dans l exemple suivant :

20 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 20/22 19/01/ personnes à transporter Circuit en charge de 20 km Hypothèses Durée du transport de 40 minutes Département de l Ille et Vilaine (zone dite C) 210 jours d intervention Méthodes de calcul VSL Taxi Pour chaque personne : Forfait départemental (12.08 ) + tarif Km (0.85 * 17km (20 km 3 km inclus dans le forfait) = = Pour 3 personnes = 26.53*3 = Avec une remise impérative de 35% pour groupage, soit 79.59*0.65= prises en charge à 2.40 = km au tarif C soit 1.60 = 32 Soit un total de = Le calcul du trajet se fera en fonction des charges liées à la réalisation du transport sur la période. Coût véhicule = (amorti sur 5 ans = /an et /trajet (210 jours et 2 trajets par jour)6) Transporteurs Coût conducteur = le temps de conduite est de 40 minute, mais il faut ajouter à cela le retour au dépôt et les prise et fin de service, soit minutes = 90 minutes7. Salaire 17 /heure, soit 25.5 pour un trajet. Coût de roulage (ici uniquement le carburant) = 7 litres/100 km à 1.28 = 1.79 Coût du transport = = Marge 15 % = 5.80 Coût total du trajet = = Le coût de l amortissement est ici totalement imputé à l établissement alors que le transporteur pourrait faire le choix de n imputer qu une partie. 7 Ce calcul ne prend pas en compte les obligations éventuelles de nombre d heure minimum de service sur une journée. Le coût pourrait donc être majoré de ce fait si une obligation de 4h/jour par exemple était imposée.

21 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 21/22 19/01/2015 Préconisation Dans le calcul économique, le taxi sera très concurrentiel pour des trajets courts mobilisant peu de moyens. A contrario, les transports de longue distance avec des temps importants pourront être réalisés avec des coûts moindres par un transporteur du fait d un meilleur amortissement des charges de structure. Pour traduire dans les faits les principes financiers, il faut donc élaborer les documents financiers liés au marché. Marché à bons de commande et accords cadre Dans les deux cas il s agit de mettre en place un marché qui repose sur l émission de bons de commande (par exemple un circuit ou le transport d une personne) qui seront adressés au transporteur pour sa réalisation. Ce bon de commande est fondé sur un ou plusieurs prix unitaires et une quantité de prestations demandées. Les prix unitaires peuvent être de différents ordres : - Un prix kilométrique, - Un prix de prise en charge, - Un forfait kilométrique incluant les deux (km+prise en charge), - Un prix par circuit. Les éléments comme les prix kilométrique ou à la prise en charge sont intéressants dans la mesure où ils permettent des ajustements simples en cours de contrat. Ainsi, si une nouvelle personne vient sur le circuit ou le quitte, il suffit de faire un bon de commande complémentaire pour le nombre de kilomètres et de prises en charges en plus ou en moins. Dans le cas d un prix par circuit, il conviendra de mettre en place des clauses de modifications de prix du circuit en cas de modifications importante. Ces prix peuvent également varier en fonction du type de véhicule utilisé et il est possible d avoir un prix kilométrique qui varie entre une prise en charge en VSL ou en taxi par exemple ou entre un minibus et un grand bus. Concernant ces marchés, si un marché à bons de commande ne peut être signé qu avec un seul attributaire, le code des marchés public laisse la possibilité de mettre en place des accords cadre dits «multi attributaires». Ceci signifie qu à la signature du marché, un accord est signé avec un ensemble de prestataires, sur un secteur par exemple, et que lors de l insertion d une nouvelle personne sur le secteur, un devis est demandé à tous les prestataires retenus sur le secteur et confié au mieux disant. Cette méthode peut présenter

22 Optimisation de la fonction transports dans les ESMS 22/22 19/01/2015 un certain intérêt mais également une lourdeur administrative et technique. Elle ne devrait être envisagée que dans le cas d un marché de taille importante avec la possibilité d avoir de nombreux attributaires. Pour l établissement Méthode simple permettant des ajustements. Nécessite d émettre un ou plusieurs bons de commande (possibilité de faire un bon annuel éventuel). Nécessite un travail de vérification et de contrôle de la facturation. Pour le transporteur Méthode connue et classique fondée sur des prix que les prestataires connaissent. Marché plus ou moins aléatoire avec des risques importants et une facturation parfois complexe. Marché à prix forfaitaire Il s agit de contractualiser sur la base du coût annuel d un circuit ou d une prestation, en se mettant d accord sur le mode de facturation (tous les mois par exemple). Pour reprendre l exemple présenté ci-avant, dans le cas d une contractualisation avec le transporteur, l établissement se serait mis d accord sur un coût annuel de pour un an (44.99*2 trajets / jour * 210 jours), avec un paiement sur la base de 1 717,74 par mois sur 11 mois. La régularisation des prix peut se faire à postériori en fonction des présences effectives ou non des personnes transportées. Pour l établissement Méthode simple évitant l émission de bons de commande. Possibilité d un «contrôle» plus restreint puisque les sommes sont engagées. Possibilité de négociation plus ferme avec les transporteurs du fait de la forfaitisation de la prestation. Pour le transporteur Méthode permettant de lisser la trésorerie et d optimiser les éléments financiers. Gain plus «lisible» et limitant les formalités administratives liées aux bons de commandes. Ajustements plus complexes puisqu il faudrait revenir sur le prix forfaitaire en cas de modification de la teneur des prestations. Forme moins habituelle notamment pour des taxis avec un décalage possible entre le réalisé et le facturé.