SCHÉMA FRANÇAIS DE CERTIFICATION FORESTIÈRE. Recueil des textes officiels adoptés par l Assemblée générale de PEFC France le 12 octobre 2006

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1 SCHÉMA FRANÇAIS DE CERTIFICATION FORESTIÈRE Recueil des textes officiels adoptés par l Assemblée générale de PEFC France le 12 octobre

2 Préambule La démarche PEFC répond à un double objectif : Créer un cadre commun aux différents membres de la filière adhérant à la démarche pour promouvoir et entretenir une gestion durable de la forêt ; Proposer aux consommateurs des produits issus de la forêt une garantie que ces produits proviennent de forêts gérées durablement. Cette démarche repose sur les 5 principes fondamentaux suivants : Recours aux principes et recommandations définis dans les conférences ministérielles pour la protection des forêts en Europe, notamment les conférences d Helsinki et de Lisbonne ; Certification des organismes engagés dans la gestion durable en faisant appel à des tiers indépendants accrédités par le Comité français d accréditation (COFRAC) ; Reconnaissance du niveau régional (région administrative ou ensemble de plusieurs régions) comme champ d application géographique le plus pertinent, car notamment le plus apte à réunir les principaux partenaires concernés par cette démarche (ce qui permet en particulier de répondre au problème posé par le morcellement foncier et le grand nombre de propriétaires) ; Certification de chaînes de contrôle, système crédible et fiable de suivi des produits issus de la forêt pour informer les acheteurs de l origine des matières premières ; Développement d une communication crédible et transparente sur cette démarche et les garanties offertes par la marque protégée «PEFC». Le présent document présente le schéma français de certification forestière pour la période Dans un souci de simplification, de clarification et d amélioration, ce schéma révisé reprend toute une partie du schéma initial approuvé par l Assemblée générale de PEFC France le 30 mars 2001 et reconnu par le Conseil PEFC (PEFCC) le 20 juillet 2001, mais diffère dans sa conception pour tenir compte de l expérience de terrain des cinq premières années ( ) et des conclusions des rapports d audit des différents organismes certificateurs. Tout en maintenant le principe de subsidiarité, ce schéma national vise à : Renforcer la cohérence des démarches régionales et des démarches de groupe ; Améliorer la crédibilité de la certification par la définition d un corpus de base sur les points à respecter en compte dans la Politique de qualité de la gestion forestière durable (PQGFD) (annexe 6) et l élaboration d un cahier des charges national d exploitation forestière (annexe 7) ; Prendre en compte et intégrer de façon adéquate l ensemble de la documentation technique et les avancées du système introduites depuis la validation du premier schéma, en particulier pour ce qui concerne le système qualité des organismes certifiés, les modalités de contrôle, de suivi opérationnel et de mise en œuvre des politiques de qualité ; élaborer un ensemble de documents à caractère national relatif à l adhésion et aux engagements des propriétaires forestiers (annexe 10), des exploitants forestiers (annexe 11) et des entreprises (annexe 12).

3 La révision du schéma a été conduite par un groupe restreint, constitué du Bureau de PEFC France et d experts associés, sous l autorité du Président de PEFC France. Elle a conduit à un premier projet soumis au Conseil d administration le 27 septembre Le document ainsi révisé a été soumis simultanément aux trois procédures suivantes : Examen pour avis à une liste de parties intéressées saisies par écrit ; Consultation ouverte sur Internet pendant une durée de 2 mois (du 9 novembre 2005 au 9 janvier 2006) ; Application à titre d essai à deux entités régionales (Normandie et Bourgogne) à l occasion du renouvellement de leurs certificats. Les avis et commentaires émis ont fait l objet d une synthèse soumise au Conseil d administration de PEFC France du 20 janvier 2006 qui, par avis motivé, a décidé de les retenir ou non. Le procès-verbal de cet examen, avec les décisions prises, est public. Le schéma, ainsi amendé après large consultation, a été soumis au Conseil PEFC le 1 er mars Il a été adopté par l Assemblée générale extraordinaire de PEFC France le 12 octobre Enfin, ce schéma a été reconnu par le Conseil PEFC le 7 décembre La mise en application de ce schéma par toute entité (région, groupe, individu) doit avoir lieu dès que possible, et au plus tard, lors du renouvellement de son certificat. La révision de ce schéma interviendra au plus tard le 6 décembre

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5 Sommaire 1 - la CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES p VERIFICATION DE LA CHAÎNE DE CONTRÔLE DES PRODUITS FORESTIERS à BASE DE BOIS EXIGENCES p RÈGLES D UTILISATION DE LA MARQUE PEFC p CERTIFICATION ACCRÉDITATION p GESTION DES RÉCLAMATIONS ET DES CONFLITS p. 26 ANNEXES p. 29 LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 5

6 1 - la CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 1.1. Objet Définitions et acronymes Exigences réglementaires générales Domaine d application Exigences applicables constituant les bases pour la certification régionale Exigences applicables constituant les bases pour la certification de groupe Exigences applicables à la certification de propriétaires forestiers individuels La certification de la gestion forestière durable dans les départements d outre-mer 18

7 1.1. Objet Ce schéma définit les exigences générales qui font l objet d une certification. Il s applique aux personnes et/ou organismes qui s engagent dans une démarche de gestion forestière durable et/ou de chaîne de contrôle. La définition utilisée pour la gestion forestière durable est celle donnée à la conférence européenne intergouvernementale tenue à Helsinki en 1993 : «La gérance et l utilisation des forêts et des terrains boisés, d une manière et à une intensité telles qu elles maintiennent leur diversité biologique, leur productivité, leur capacité de régénération, leur vitalité et leur capacité à satisfaire actuellement et pour le futur les fonctions écologiques, économiques et sociales pertinentes aux niveaux local, national et mondial et qu elles ne causent pas de préjudice aux autres écosystèmes.» Ce schéma est élaboré en conformité aux accords signés lors de la conférence ministérielle pour la protection des forêts en Europe, en particulier, en ce qui concerne la définition de la gestion forestière durable, les 6 critères pan-européens, les indicateurs de gestion forestière durable associés et les recommandations pan-européennes pour une gestion forestière durable au niveau opérationnel. Ce document intègre donc les résultats actuels du débat international sur les forêts et sur la certification de leur gestion durable. Il tient également compte des documents normatifs approuvés par le Conseil PEFC (PEFCC) intitulés : Annex 1 : Terms and definitions Annex 2 : Rules for standard setting Annex 3 : Bases for certification schemes Requirements Annex 6 : Certification and accreditation procedures Annex 7 : Endorsement and mutual recognition of National Schemes and their revision Il procède de la révision du schéma français de certification forestière validé à la date du 2 mai 2001 par l Association Française de Certification Forestière (AFCF dite PEFC France) Définitions et acronymes. Les définitions qui s appliquent et les acronymes utilisés sont explicités en annexe 2, p Exigences réglementaires générales Les exigences réglementaires sont notamment celles du Code forestier en particulier les articles L1 à L13 qui fixent les principes fondamentaux de la politique forestière nationale. L article L13 précise que les procédures de certification qui sont effectuées en conformité avec les articles L et suivants du code de la consommation «concourent aux objectifs de la politique forestière». «Celle-ci prend en compte les fonctions économique, environnementale et sociale des forêts et participe à l aménagement du territoire en vue d un développement durable» (article L1 du Code forestier). L article L8 rappelle les documents de gestion à utiliser par les propriétaires dont l application constitue une garantie ou présomption de garantie de gestion durable. Le système PEFC en fera la promotion (cf. annexe 6, p. 52). Outre les exigences réglementaires nationales, il convient aussi de tenir compte des règles locales qui s appliquent à la gestion forestière. LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 7

8 1.4. Domaine d application La démarche de gestion forestière durable est engagée sous la responsabilité : Soit d une entité régionale (ER), qui est une association régionale, disposant de la personnalité morale ( 1.5 ci-après) ; Soit d un groupe ( 1.6, p.16); Soit d un individu propriétaire forestier (ou d un groupement de propriétaires) ( 1.7,p. 18). Ce sont eux qui demandent à bénéficier de la certification pour leur propre référentiel, qui contient les exigences spécifiques auxquelles ils souscrivent et qui est élaboré en conformité aux exigences de ce schéma national constituant un cadre unique pour l ensemble de ces démarches. Dans son système documentaire, l ER, le groupe ou l individu : Rappelle les définitions de la gestion forestière durable au sens de Lisbonne et d Helsinki et ses finalités telles que définies au code forestier, c est-à-dire une gestion multifonctionnelle incluant la prise en compte des impératifs économiques, sociaux et environnementaux ; Définit les activités qui concernent la gestion forestière, depuis la plantation ou la régénération jusqu à la mise en dépôt du bois en forêt ; Définit le périmètre à prendre en considération, c est-à-dire la délimitation des zones géographiques concernées. Seul le bois provenant de forêts appartenant à des propriétaires adhérents à une certification régionale, de groupe, ou individuelle peut être considéré comme certifié Exigences applicables constituant les bases pour la certification régionale Constitution et règles de fonctionnement de l entité régionale L ER est constituée au niveau régional ou éventuellement inter-régional avec les parties intéressées. Son périmètre géographique est fixé en tenant compte des caractéristiques du ou des massifs concernés, de données administratives (organisation des services forestiers en région), des données économiques liées aux problèmes de la forêt, ainsi que de manière à lui permettre une autonomie financière suffisante. L ER rassemble a minima, au début de chaque cycle de certification, les représentants régionaux dûment mandatés par les membres de PEFC France figurant en annexe 3, p. 38 ainsi que toute autre partie intéressée cooptée par l entité régionale. En cas de non-réponse ou de réponse négative d un membre national, l ER cherchera à désigner une structure locale pertinente au regard du collège concerné. Chaque ER, qui dispose de la personnalité morale, est organisée en collèges dans les mêmes conditions que PEFC France. Ses statuts sont conformes aux dispositions générales des statuts de PEFC France figurant en annexe 4, notamment en ce qui concerne le principe de recherche du consensus, et tiennent compte des spécificités de la région considérée. S agissant de l adoption de la Politique de qualité de la gestion forestière durable (PQGFD) et du choix de l organisme certificateur, la décision est prise par l Assemblée générale à la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées, la majorité simple étant exigée dans chaque collège. Plusieurs ER peuvent se regrouper pour constituer une seule entité. Dans ce cas, les règles de fonctionnement (création, dissolution, modification, composition) sont les mêmes que celles des structures de base qui la composent. L entité ainsi formée bénéficie de la certification, dispose des ressources financières et des moyens de fonctionnement. Elle veille à l engagement des partenaires. PEFC France octroie, à chaque cycle de certification, un agrément à l ER dès lors que sa constitution et ses règles de fonctionnement sont conformes aux éléments ci-dessus. Cet agrément est nécessaire pour que l ER puisse être certifiée.

9 Les principes La démarche de gestion durable de la forêt : Respecte les exigences légales et réglementaires telles qu elles résultent du Code forestier ainsi que de tout autre texte légal ou réglementaire qui peut s appliquer aux forêts et aux organismes gestionnaires ; Repose sur un dialogue et un partenariat entre les acteurs de la forêt, de la filière bois et de la société civile dans le respect des spécificités, des fonctions et des motivations des différents interlocuteurs ; Couvre les attentes économiques, écologiques et sociales relatives à la forêt et à sa gestion ; Repose en outre sur un objectif global de qualité dans une démarche d amélioration continue. Il ne s agit pas de répondre ainsi à tous les enjeux de la forêt, mais de fixer des points de progression possible qui font l objet de consensus entre les partenaires impliqués ; S appuie avant tout sur une démarche collective où s implique l ensemble des membres des 3 collèges pour atteindre les objectifs définis en commun. Elle suppose l engagement d organismes susceptibles d influer significativement sur la gestion forestière et qui acceptent le principe d une évaluation régulière. Au premier rang de ces organismes figurent l Office National des Forêts (ONF) pour les forêts publiques, et le Centre Régional de la Propriété Forestière (CRPF) pour les forêts privées ; S appuie sur l adhésion individuelle, volontaire, documentée et enregistrée des propriétaires publics et privés ainsi que des exploitants forestiers. Cette adhésion se traduit par la signature d un cahier des charges qui fait ressortir les points spécifiques d amélioration de la gestion forestière auxquels ils peuvent contribuer à leur niveau, et dont la réalisation fait l objet d un suivi par l ER. Pour ce qui concerne les forêts domaniales, c est l ONF qui adhère pour le compte de l État, propriétaire. Cette adhésion autorise ensuite le propriétaire à vendre ses bois avec la marque PEFC. Tous les types de groupements de propriétaires forestiers, créés conformément aux dispositions réglementaires, peuvent adhérer (dans les mêmes conditions que les propriétaires individuels) en nom et place de leurs membres adhérents à la double condition que l objet du groupement inclue la gestion forestière et que l adhérent individuel donne mandat au groupement. Dans le but d améliorer la cohérence dans la définition des objectifs et cibles locaux/régionaux, notamment pour tenir compte de la spécificité des massifs, il convient de promouvoir les collaborations entre entités régionales œuvrant sur des territoires contigus Les étapes La démarche comporte quatre étapes principales : 1 re étape : L état des lieux portant sur la gestion durable de la forêt concernée par l entité candidate. L état des lieux est réalisé sous la responsabilité de l ER, sur les forêts du périmètre géographique concerné. L objectif de l état des lieux est d élaborer un «tableau de bord» du contexte forestier régional, mettant en avant les points forts et les points faibles de ce dernier. La réalisation de l état des lieux doit commencer par passer en revue la transcription française des recommandations de Lisbonne figurant à l annexe 5, p.44, afin d identifier les points pouvant être évalués dans la région et les indicateurs qui peuvent être retenus. Afin d aider l ER à choisir les indicateurs qu elle souhaite retenir pour élaborer son état des lieux, PEFC France met à leur disposition un «Catalogue d indicateurs pour l état des lieux préalable à la certification» (document informatif situé en appendice de l annexe 5). L état des lieux peut être modulé à des échelles territoriales pertinentes selon les caractéristiques des forêts concernées par l entité candidate. Il convient également de prendre en compte les nécessaires liaisons entre les différentes ER qui interviendraient sur un même massif. L ER définit, de manière documentée, la manière dont elle établit et révise l état des lieux, notamment la fréquence d actualisation des indicateurs (quand c est opportun) ainsi que les modalités de consultation des organismes compétents et concernés, et d association des parties intéressées. Elle justifie la pertinence des indicateurs qu elle retient pour chaque recommandation. Elle précise les enregistrements tenus à jour. L ER réalise, au moins une fois tous les 5 ans, une révision générale de l état des lieux avec un examen de toutes les recommandations et de tous les indicateurs. LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES

10 2 e étape : La définition d une Politique de qualité de la gestion forestière durable (PQGFD) et, en corollaire, des cahiers des charges applicables aux propriétaires. La PQGFD est définie à partir de l analyse de l état des lieux et des points à respecter de l annexe 6. La PQGFD comporte l identification des points qui nécessitent et permettent la définition d objectifs et cibles pouvant contribuer à l amélioration continue de la gestion de la forêt régionale. Les objectifs et cibles sont fixés en tenant compte : De la nécessité de remédier à des points jugés non satisfaisants ou critiques, en terme d impacts sur les différentes fonctions de la forêt et/ou d attentes des acteurs vis-à-vis des forêts ; Des possibilités d amélioration sur ces points ainsi que sur d autres jugés satisfaisants; De l existence d indicateurs de suivi mesurables et fiables dans la durée; De l identification d acteurs responsables acceptant de mettre en oeuvre des actions contribuant à l atteinte des objectifs et cibles. Les objectifs et cibles peuvent également être modulés, points par points, à des échelles territoriales jugées pertinentes selon les problèmes rencontrés pour mieux tenir compte de la spécificité des massifs. Dans la mesure du possible, l ER privilégiera l identification et la mise en œuvre d objectifs en partenariat avec les organismes concernés. Dans ce cas, la nature de l engagement de chaque organisme sera détaillée. Quand il n est pas possible de définir des cibles avec des indicateurs de résultat pour certains des objectifs affichés, l ER retient des indicateurs d actions, en privilégiant tout ce qui ressort de la formation et de l information sur ces enjeux et en encourageant les expérimentations et la recherche sur des thèmes qui appellent des vérifications. La PQGFD pourra être revue en cas de perturbation majeure (événements climatiques, économiques ou écologiques majeurs). L ER indique, dans son système documentaire, les façons de procéder qu elle a retenues pour fixer ses objectifs et cibles et la justification des choix faits. Les éléments essentiels de la PQGFD font l objet d une déclaration signée par le Président de l ER, après approbation par l AG. Il s agit d une présentation synthétique, réalisée par l ER, qui met en évidence les grands axes d amélioration qu elle a définis. Cette déclaration sert de cadre aux objectifs et cibles qu elle a retenus et d outil de communication. Elle est communiquée aux membres de l ER et aux organismes concernés. Elle est disponible pour le public. En corollaire de ce qui précède, l ER : élabore un cahier des charges «propriétaires» à destination des propriétaires forestiers avec comme obligation première pour les propriétaires : de respecter la réglementation ; pour les propriétaires forestiers de plus de 10 hectares, de disposer d une garantie ou présomption de garantie de gestion durable définie par la loi forestière du 9 juillet 2001 (article L8) : documents d aménagement, plans simples de gestion, règlements-type de gestion, codes de bonnes pratiques sylvicoles, ou de s engager à souscrire à cette garantie (ou présomption de garantie) dans un délai précisé dans les règles de l entité régionale ; de ne pas recourir aux OGM en forêt en l absence de conclusions favorables suite à un débat public (au sens de la loi) et de nouvelles conclusions/orientations de PEFCC ; Adopte le cahier des charges national d exploitation forestière (annexe 7, p. 54), permettant de simplifier l exercice de leur activité aux exploitants forestiers travaillant dans plusieurs régions. Dans la mesure où il est très souhaitable que toutes les entreprises travaillant en forêt ou pour la forêt (pépiniéristes, reboiseurs, bûcherons, débardeurs ) puissent participer à la démarche de certification et se l approprier, l ER recherchera les modalités pour atteindre cet objectif notamment dans le cadre de l adhésion de ces entreprises de travaux forestiers. Un cahier des charges des travaux forestiers hors exploitation forestière peut également être élaboré par l ER, avec une attention particulière concernant le prélèvement des nutriments de l écoystème forestier, engageant - sous une forme à définir par l ER les intervenants concernés à le respecter.

11 3 e étape : Mise en œuvre de la PQGFD et des cahiers des charges Par objectif et cible retenus, l ER définit, en concertation avec les différents organismes adhérant à sa démarche les rôles et responsabilités assumées. Les organismes concernés déterminent : Les actions à mettre en œuvre ; Le calendrier prévisionnel de réalisation de ces actions ; Les indicateurs qui serviront au suivi des objectifs et des cibles (résultats obtenus) et/ou des actions prévues quand c est pertinent. Les moyens qu il appartient à chaque organisme de mobiliser à cet effet sont portés à la connaissance de l ER si celle-ci en fait la demande. La façon de procéder de l ER figure dans son système documentaire. Un document d engagement est fourni par l ER aux organismes qui adhèrent à la PQGFD. Ces organismes, dans le cadre des modalités précisées ci-dessus, transmettent à l ER, les indicateurs pertinents de réalisation qui permettent de suivre ou vérifier la mise en œuvre de leurs actions et leurs résultats. Cas de l ONF et du CRPF L ONF et le CRPF doivent être certifiés selon le référentiel ISO 9001 et/ou ISO et en apporter la preuve à l ER. Il convient d en tenir compte. Cas de l ONF : les points de la PQGFD qui le concernent en tant qu organisme gestionnaire des forêts domaniales et communales (ou en tant qu adhérent à la PQGFD) sont repris dans son système de management selon les référentiels ISO 9001 et/ou ISO Cas du CRPF : le CRPF fournit à l ER une délibération de son conseil d administration qui mentionne son adhésion à la démarche et aux objectifs de la PQGFD tels que définis dans le document annexé à la délibération, et son engagement à mettre en œuvre les actions qui lui incombent et qui découlent des objectifs et cibles de la PQGFD auxquels il a souscrit ; ceci en cohérence avec sa démarche propre selon le référentiel ISO Cas des autres organismes adhérents D autres organismes peuvent avoir directement ou non une influence sur la gestion forestière durable et à ce titre peuvent contribuer à la mise en œuvre de la PGFDQ. Pour ces organismes, les engagements fournis à l ER mentionnent : L adhésion aux objectifs généraux définis dans la PQGFD validée par l ER ; La consistance des actions proposées en ce qui les concerne et des indicateurs correspondants ; La reconnaissance du rôle spécifique de l ER chargée du suivi de la mise en œuvre des objectifs régionaux à partir des indicateurs et des éléments qui lui seront fournis par les différents opérateurs pour les actions qui les concernent ; Leur accord pour lui faire connaître le cas échéant les difficultés rencontrées et répondre aux demandes complémentaires d information que l ER pourrait présenter ; La nécessité de mettre en place les actions correctives ou préventives qui leur incombent et qui pourraient s avérer nécessaires, de leur propre initiative ou à la suite d une demande de l ER ; Leur accord pour se soumettre le cas échéant aux vérifications demandées par les organismes certificateurs. Cas des propriétaires et des exploitants forestiers L adhésion du propriétaire, qui vaut engagement de sa part à respecter les éléments d un cahier des charges se fait conformément aux dispositions de l annexe 10. Son adhésion vaut pour 5 ans. L adhésion d un exploitant forestier, qui vaut engagement de sa part à respecter les éléments du cahier des charges national d exploitation forestière, se fait conformément aux dispositions de l annexe 11. Son adhésion vaut pour 5 ans. Les modifications apportées par l entité régionale au cahier des charges des propriétaires forestiers doivent être mises en application par les propriétaires forestiers dès que possible et au plus tard lors du renouvellement de leur adhésion. Les modifications éventuellement apportées au cahier des charges national d exploitation forestière doivent être mises en application par les exploitants dès que possible et au plus tard dans les 12 mois suivant la notification qui leur en est faite par l ER. Ces propriétaires ou exploitants, comme précisé dans les documents d adhésion, acceptent d être contrôlés en interne par l entité régionale et en externe par l organisme certificateur. LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 11

12 4 e étape : Suivi et révision de la PQGFD et contrôle du respect des cahiers des charges L ER veille à assurer le suivi de la PQGFD et des cahiers des charges. Ce suivi peut ensuite être utilisé pour réviser la PQGFD et les cahiers des charges pendant la durée du cycle de certification. Suivi et contrôle par l ER des engagements pris par les organismes adhérant à la PQGFD L ER doit s assurer de la réalisation des engagements pris par les organismes adhérant à sa démarche en vue de concourir à la réalisation de la politique. Elle ne maîtrise pas directement les actions menées sous l autorité et la responsabilité de ces organismes mais elle s assure que les programmes d actions concourent bien à la réalisation des objectifs et cibles fixés en accord avec eux. a/ Cas de l ONF et du CRPF engagés dans une démarche de certification spécifique (ISO 9001 ISO ou les deux) L ER définit avec ces organismes la nature (et la fréquence) des documents et informations à lui fournir qui vont lui permettre de vérifier la cohérence des objectifs et cibles de leur système de management avec les objectifs de la PQGFD. Le document qu elle tient à jour avec l ensemble des informations fournies lui permet de vérifier cette cohérence et, en cas d écart, d engager les démarches nécessaires. b/ Autres organismes adhérant à la politique de qualité L ER demande régulièrement à ces organismes de lui fournir un état d avancement des actions prévues et des résultats obtenus, de les situer par rapport à ce qui est affiché à titre prévisionnel et de l informer de toute difficulté rencontrée. Une évaluation des résultats obtenus dans la réalisation de la PQGFD est réalisée une fois par an par l Assemblée générale et les indications qui en résultent sont utilisées pour réviser ou adapter la PQGFD si besoin. Dans tous les cas, un bilan complet de la réalisation de la PQGFD est dressé à l issue de chaque cycle de certification. Ce bilan doit aider à définir la PQGFD du cycle suivant. Suivi et contrôle par l ER des engagements pris par les propriétaires forestiers et les exploitants signataires d un cahier des charges validé par l ER L ER doit s assurer que les engagements qui figurent dans les cahiers des charges ou documents d adhésion signés par les propriétaires et les entreprises d exploitation forestière sont respectés. a/ Cas des propriétaires forestiers Propriétaires forestiers publics Pour la forêt domaniale, c est l ONF qui s engage et, du fait de sa certification propre, ce sont les mesures ci-dessus qui s appliquent. Pour les forêts des collectivités et pour les aspects relevant du régime forestier, c est l ONF, qui s engage à fournir à la demande de l ER les éléments nécessaires pour rendre compte de la mise en œuvre de ses missions en conformité avec la politique de l ER. Pour les autres actions forestières ne relevant pas du régime forestier, que l ONF soit ou non prestataire de service, le propriétaire de la forêt fournit les éléments nécessaires à l ER, éventuellement précisés dans des protocoles locaux. Propriétaires forestiers privés L ER fixe chaque année un programme de contrôles à effectuer. Au terme d une période transitoire de deux ans, expirant le 31 décembre 2006, le nombre annuel de contrôles réalisés doit être supérieur ou égal à n, n étant le nombre de propriétaires adhérents depuis plus d un an. Cette règle pourra être révisée au terme de cette période transitoire. Les contrôles de conformité comprennent : D une part, les contrôles que l ER entreprend elle-même directement ; D autre part, les résultats des contrôles que des organismes participant à la gestion forestière et travaillant avec ou pour le compte des propriétaires forestiers peuvent accomplir. L ER juge de la pertinence de ceux-ci et de la suite à leur donner.

13 Pour déterminer le choix des propriétaires forestiers à contrôler, l ER peut utiliser : Des questionnaires envoyés aux propriétaires ; Des résultats des informations fournies par des entreprises de travaux forestiers ou d exploitation forestière ; D une manière plus générale, toutes informations concernant les engagements pris et obtenus auprès des groupements, établissements ou entreprises participant à la gestion forestière et travaillant avec ou pour le compte des propriétaires forestiers ; Les résultats des contrôles effectués par l organisme certificateur dans le cadre de l audit de suivi de l ER ; Les indicateurs qu elle rassemble et exploite régulièrement sur l évolution de l état des lieux et les résultats atteints (cibles) ou non de manière à mettre en évidence des activités ou des secteurs susceptibles d entraîner des risques particuliers ; Toutes plaintes ou informations pertinentes de parties intéressées. Elle peut tenir compte aussi : De la typologie de la propriété forestière régionale (classes de surfaces, répartition géographique) ; De l importance des impacts correspondants aux différentes actions de gestion de manière à dégager celles qui ont l impact le plus significatif. b/ Cas des exploitants forestiers Ce contrôle porte sur la conformité des pratiques effectuées et détaillées dans leur cahier des charges. Comme pour les propriétaires, l ER définit un programme de contrôles, qui peut être couplé à celui des propriétaires. Ces contrôles comprennent, d une part, les contrôles que l ER entreprend elle-même directement et d autre part les résultats des contrôles que des organismes participant à la gestion forestière peuvent accomplir. L ER juge de la pertinence de ceux-ci et de la suite à donner. Pour déterminer le choix des exploitants forestiers à contrôler, l ER peut utiliser : Les résultats des informations fournies par les propriétaires ou leurs représentants (coopératives, groupements de gestion, ONF ) ; Les indicateurs qu elle rassemble et exploite régulièrement sur l évolution de l état des lieux et les résultats atteints (cibles) ou non de manière à mettre en évidence des activités ou des secteurs susceptibles d entraîner des risques particuliers ; Toutes plaintes ou informations pertinentes de parties intéressées. Au terme du cycle de certification, le nombre d exploitants forestiers contrôlés pendant le cycle, doit être égal ou supérieur à 10 % du nombre d exploitants forestiers adhérents depuis plus d un an. c/ Modalités de déroulement des contrôles internes Les propriétaires des sites visités sont prévenus. Les contrôles donnent lieu à une fiche avec les constats faits. Ils font ressortir les points à améliorer ou à corriger. Ces fiches sont signées des deux parties et enregistrées. L ER vérifie la mise en place des actions correctives et s il y a lieu des actions préventives. Les sanctions éventuelles en cas de non-levée des écarts majeurs sont arrêtées par l ER et transmises à PEFC France pour ce qui concerne les exploitants forestiers. Les personnes choisies par l ER pour réaliser les contrôles internes : Sont formées au contrôle ou à l audit ; Ont connaissance des principes de la gestion forestière et du secteur qu elles auditent ; Sont indépendants (sans lien hiérarchique, commercial ou concurrentiel avec la personne contrôlée, son gestionnaire ou le secteur audité). Les enregistrements et synthèses issus de ces contrôles internes sont utilisés par l ER pour l adaptation de sa politique lors des revues de direction (comité de pilotage, bureau ). LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 13

14 Organisation Fonctionnement de l entité régionale Gestion documentaire Modalités de fonctionnement L ER définit dans une procédure les modalités de son fonctionnement en faisant référence aux éléments figurant au Elle s appuie pour ce faire sur ses statuts, son règlement intérieur s il existe et les différentes délibérations fixant son mode d organisation. Y sont ainsi indiqués pour l AG, le CA, le Bureau, les groupes de travail spécifiques existants : leur composition, leur rôle et leur responsabilité. Elle y précise les rôles et missions des membres de l ER, du personnel et éventuellement des sous-traitants. Prise en compte des situations d urgence L ER identifie (en se basant sur l historique) les situations d urgence qui peuvent mettre en cause sa capacité à appliquer la PQGFD et à respecter son système qualité. Il s agit d événements accidentels mettant en cause l état des lieux et la PQGFD tels que tempête, gel et sécheresse exceptionnels, incendies étendus ou prolongés, accidents graves phytosanitaires, perte de données informatiques sur les adhésions au système, absence des membres d un collège, indisponibilité prolongée du personnel d exécution Elle identifie les actions préventives à mettre en place et tire les conclusions de tels événements quand ils se produisent pour améliorer sa capacité à réagir. Elle veille à ce que l état des lieux et la PQGFD soient révisés et modifiés en conséquence quand ces événements accidentels les remettent en cause. Elle tire dans la mesure du possible un bilan global de tels événements avec les opérateurs concernés pour s efforcer d en réduire les conséquences en cas de renouvellement. Système documentaire L ER définit et liste l ensemble des documents qui constituent l état des lieux, la PQGFD et d une manière plus générale son système qualité. Elle s assure que les documents sont : Identifiés (nature, date, version, élaboration, validation) ; Validés ; Localisés ; Diffusés aux personnes concernées ; Mis à jour et/ou révisés en tant que de besoin ; Archivés et conservés pendant une durée déterminée ; éliminés dans des conditions fixées. L ensemble des dispositions retenues correspondant à ces exigences figure dans une procédure de gestion et de maîtrise de la documentation. L ER enregistre et tient à jour la liste des conventions, contrats et autres actes auxquels elle a souscrit dans la mesure où ils contribuent à la mise en place de la démarche de gestion forestière durable ; elle veille à leur respect (notamment conventions avec PEFC France, la région ou d autres collectivités ou établissements publics). L ER veille à ce que les engagements pris par les propriétaires, les exploitants forestiers et les autres partenaires comportent celui de respecter les exigences réglementaires qui les concernent Formation Sensibilisation Communication L ER définit et tient à jour de manière documentée comment : a/ Elle assure la formation du personnel dont elle a la charge, en tenant compte de l objectif poursuivi, qui est d assurer et de vérifier l adéquation des compétences acquises aux tâches et aux responsabilités assumées, avec un plan de formation adapté aux besoins préalablement recensés ; b/ Elle élabore et met en place des actions de sensibilisation à l intention de ses membres, des propriétaires forestiers, des organismes associés à sa démarche d amélioration de la gestion forestière durable. Elle précise avec quels moyens, quelle fréquence et quels supports elle réalise ces actions de sensibilisation ;

15 c/ Elle assure la communication externe, notamment à l égard des parties intéressées qu elle identifie (administrations, établissements publics, collectivités territoriales, industriels, associations diverses, grand public ) conformément aux dispositions figurant dans le contrat passé avec PEFC France, article 7, annexe V. Cette communication intègre une promotion de la marque PEFC. Ces actions doivent permettre aux destinataires de mieux comprendre la nature et les enjeux de la politique de gestion durable, les objectifs poursuivis, les retombées attendues, et d une manière plus générale la cohérence du système. Elles font l objet d un enregistrement et autant que possible d une évaluation Évaluation Correction Adaptation Audits internes (évaluation) L ER réalise périodiquement des audits internes de son système qualité afin de déterminer : S il est conforme au référentiel PEFC France et aux dispositions qu elle a spécifiées dans son système documentaire ; S il a été correctement mis en œuvre et maintenu. Le champ et la périodicité de cet audit sont déterminés en revue de direction de manière que toutes les activités de l ER soient auditées au cours du cycle de certification. Les modalités de qualification des auditeurs internes et la veille assurée à l échelon national pour assurer un déroulement satisfaisant des audits, sont fixées dans une note de cadrage située en Annexe 8, p. 56. Dans tous les cas, les audits internes doivent être réalisés par des auditeurs qualifiés par PEFC France. L audit interne est réalisé par une équipe de deux auditeurs constituée, au moins pour les trois premiers audits internes, de la manière suivante : Un auditeur provenant d une autre ER ; Un auditeur provenant d un autre organisme forestier qui a formé et qualifié des auditeurs ou de tout autre organisme qui dispose d auditeurs qualifiés. Le rôle du responsable d audit tient compte de la norme ISO Les informations résultant des audits et notamment des non-conformités relevées par l auditeur et des actions correctives mises en place sont examinées en revue de direction dans une perspective d amélioration continue. Le programme d audit et le calendrier tiennent compte des résultats des précédents audits ; ils sont approuvés en revue de direction et communiqués aux membres de l ER et organismes concernés par la politique. Il en est de même pour les résultats de l audit. Gestion des écarts (correction) L ER identifie, enregistre les écarts qu elle est en mesure de détecter ou qui ressortent des audits et elle s assure de leur suivi avec la mise en place des actions correctives ainsi que le cas échéant des mesures préventives qui permettraient leur non-renouvellement. Les enregistrements nécessaires sont tenus sous forme de fiches et de tableaux récapitulatifs avec les décisions qui en découlent. Revue de direction (adaptation) L ER définit l instance chargée de procéder régulièrement à l évaluation de la PQGFD. Cette instance se réunit au moins une fois par an en revue de direction pour apprécier les résultats obtenus, décider des adaptations à effectuer, prendre les mesures d exclusion éventuelles et proposer à l AG les modifications justifiées de l état des lieux, de la PQGFD ou des procédures en respectant les dispositions des chapitres précédents et en s inscrivant dans une perspective d amélioration continue. Lors de la revue de direction, il convient en particulier de prendre en compte les résultats des audits (internes ou externes) et des contrôles réalisés ainsi que les demandes des parties intéressées, et d en faire une synthèse pour en tirer parti dans un souci d amélioration continue. Les comptes-rendus des revues de direction et les décisions prises font l objet d un enregistrement ; il est porté à la connaissance du personnel et des membres de l ER. LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 15

16 Enregistrements L ER identifie et tient à jour un état détaillé des enregistrements qui lui permettent d apporter la preuve qu elle satisfait aux exigences du présent schéma ; ceci concerne notamment : L établissement, le suivi et la révision de l état des lieux et de la PQGFD ; La liste des propriétaires adhérents avec leurs numéros ; La liste des propriétaires exclus ; La liste des exploitants forestiers signataires du cahier des charges ; La liste des exploitants forestiers exclus (les décisions d exclusion sont communiquées sans délai à PEFC France) ; La liste de tous les titulaires d un droit d usage de la marque PEFC octroyé par l ER ; Les procès-verbaux des réunions des instances statutaires de l ER ou des groupes de travail créés par elle ; L état des non-conformités relevées et des suites données ; Les informations relatives à la formation, à la communication ; Les résultats des audits et des contrôles internes et des revues de direction ; L état des demandes d informations et de réclamations. En outre, elle enregistre tous les autres documents utiles pour assurer la maîtrise de son système qualité. Les dispositions relatives à la maîtrise de la documentation (codification, classement, archivage, élimination) sont applicables aux enregistrements sauf spécification contraire. La durée de conservation des enregistrements est spécifiée en fonction de la nature de ceux-ci quand elle dépasse 5 ans, durée minimum requise par le référentiel. La personne chargée de gérer les enregistrements est désignée Plaintes et réclamations Les plaintes et réclamations émises à l encontre de l ER ou d un de ses membres ou d un opérateur font l objet de réponses quand elles sont jugées pertinentes ou qu elles émanent de parties intéressées. Elles sont enregistrées et tenues à disposition des organismes certificateurs Exigences applicables constituant les bases pour la certification de groupe Constitution et règles de fonctionnement du groupe Un groupe est un organisme constitué : Soit d un ensemble de propriétaires identifiés individuellement, personnes physiques ou personnes morales, avec lequel ils ont une relation durable définie concernant la mise en œuvre de l ensemble de la gestion de leur propriété forestière ; Soit d un ensemble d organismes avec lequel ils s engagent à la mise en place de la certification de groupe. Ces organismes doivent eux-mêmes être constitués de propriétaires identifiés individuellement, personnes physiques ou personnes morales, avec lesquels ils ont une relation durable définie concernant la mise en œuvre de l ensemble de la gestion de leur propriété forestière. PEFC France doit, sur la base des éléments qu elle juge pertinents, décider de l agrément de la candidature du groupe sans exiger à ce stade de manifestation formelle de l engagement des propriétaires Les principes La gestion durable de la forêt respecte les exigences légales et réglementaires telles qu elles résultent du code forestier et aussi de tout autre texte légal ou réglementaire qui puisse s appliquer aux forêts et aux organismes gestionnaires. Elle repose sur un dialogue et un partenariat entre les acteurs de la forêt, de la filière bois et de la société civile dans le respect des spécificités des fonctions et des motivations des différents interlocuteurs. PEFC France vérifie en outre les modalités prévues de consultation des parties intéressées.

17 La gestion durable de la forêt couvre les attentes économiques, écologiques et sociales relatives à la forêt et à sa gestion. Elle repose sur un objectif global de qualité dans une démarche d amélioration continue. La certification ne peut concerner que les surfaces pour lesquelles l organisme a reçu des propriétaires un mandat d intervention de gestion forestière et suppose que les propriétaires aient signé pour ces surfaces un engagement à respecter un cahier des charges définissant les exigences de gestion durable qui les concernent arrêtées par le groupe. Chaque propriétaire forestier de plus de 10 hectares doit en outre disposer d une des garanties (ou présomption de garantie) de gestion durable définies par la loi ou s engager à souscrire à cette garantie dans un délai précisé par le groupe. Le groupe adopte le cahier des charges national d exploitation forestière (annexe 7, p. 54) qui s applique à tous ses adhérents. La Politique de qualité de la gestion forestière durable définie par le groupe et soumise à certification doit être conforme aux exigences générales du référentiel national pour tout ce qui n est pas précisé dans ce chapitre Les étapes Le groupe : Réalise l état des lieuxet le révise conformément au paragraphe ère étape ; Définit une Politique de qualité de la gestion forestièredurable (PQGFD) et la met en œuvre en adaptant à ses caractéristiques spécifiques les 2 e, 3 e et 4 e étapes du paragraphe ; En cas de variation significative de la surface et de la nature des forêts du groupe, il procède à une révision de l état des lieux et de la Politique de qualité sur la base de ce nouvel état des lieux. La conformité avec les référentiels régionaux, dès qu ils existent, signifie que le groupe en tient compte et adapte à son niveau les aspects qui le concernent des PQFGD régionales existant dans les régions où s étendent les propriétés forestières gérées par le groupe. Le groupe s engage ainsi à participer activement à l élaboration et à la réalisation des objectifs définis par les PQGFD régionales. Le cahier des charges régional applicable aux propriétaires (cf e étape), s impose dans les mêmes conditions à tout adhérent à la certification de groupe. Dans le temps, le groupe intègre les ajustements de sa politique avec les PQGFD régionales le concernant au fur et à mesure de leur adoption ou révision. Il dispose dans ce cas d un délai de 12 mois pour mettre en œuvre les ajustements nécessaires. Le groupe doit réaliser son état des lieux et élaborer sa PQGFD, ainsi que son suivi, en concertation avec les parties intéressées et dans un souci permanent de recherche de consensus. Le groupe doit solliciter les membres de l ensemble des trois collèges de PEFC France pour qu ils nomment leurs représentants dans un délai d un mois. Au-delà de ce délai, en l absence de réponse, le groupe arrête la liste des personnes intéressées pour la phase de concertation. Le groupe doit justifier la façon dont il prend en considération les éléments issus de la concertation. Le groupe prend la décision finale en ce qui concerne le choix de sa PQGFD et en tiendra informé l ensemble des parties intéressées, notamment PEFC France et les entités régionales, chacune pour la part qui la concerne Le système de management du groupe Le groupe doit mettre en place un système de management de la qualité (selon la norme ISO 9000) ou un système de management de l environnement (selon la norme ISO 14000) comme base méthodologique de sa PQGFD. Par conséquent, la PQGFD définie conformément au référentiel national doit être explicitement intégrée au système de management de la qualité ou de l environnement faisant l objet de la certification ISO. Le choix entre les normes ISO 9000 et ISO est fait librement par le groupe et ne nécessite aucun agrément. À l échelle du groupe, les procédures de consultation des parties intéressées, de définition et de suivi des indicateurs de réalisation, d évaluation des résultats obtenus, de réalisation des audits internes et de gestion des non-conformités, des actions préventives et des actions correctives font partie intégrante de la démarche ISO choisie et sont donc réglées selon les modalités prévues dans la norme. LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 17

18 Le groupe, comme les organismes cités au paragraphe 1.5.3, définit et transmet une fois par an à PEFC France et aux entités régionales, chacune pour la part qui les concerne, le niveau des indicateurs pertinents qui permettent de suivre et de vérifier la mise en œuvre de ses actions et leurs résultats. À l échelle du groupe, les non-conformités, les actions préventives et les actions correctives font partie intégrante de la démarche ISO choisie et sont donc réglées selon les modalités prévues dans la norme. Le système de management retenu par le groupe, et faisant l objet d une certification propre, intègre les éléments des chapitres à en les adaptant à ses caractéristiques spécifiques Exigences applicables à la certification de propriétaires forestiers individuels À défaut de certification régionale ou de certification de groupe, une certification individuelle est possible. Elle respecte les exigences du chapitre La certification de la gestion forestière durable dans les départements d outre-mer Ce paragraphe fera l objet d un amendement ultérieur, dans la mesure où les réflexions sur la certification de la gestion forestière durable dans les départements d outre-mer ne sont pas totalement abouties.

19 Notes LA CERTIFICATION DE LA GESTION FORESTIÈRE DURABLE EXIGENCES 19

20 2 - VÉRIFICATION DE LA CHAÎNE DE CONTRÔLE DES PRODUITS FORESTIERS à BASE DE BOIS EXIGENCES Les exploitants forestiers et industriels ont besoin d un mécanisme fiable et crédible pour informer leurs clients sur l origine des matières premières. C est l objectif de la chaîne de contrôle qui, mise en place en complément de la certification de la gestion forestière durable, propose un tel mécanisme. Les règles pour la vérification de la chaîne de contrôle se situent en annexe 9a du présent schéma *. Elles correspondent à une traduction française du document technique international «Chain of custody of forest based products Requirements» validé par l Assemblée générale de PEFCC à la date du 17 juin 2005 et qui s impose à toute entreprise engagée dans PEFC dans le monde. Les documents d adhésion des industriels au système PEFC pour ce qui les concerne, se trouvent en annexe 12 (annexe 11 pour les exploitants forestiers). * Document téléchargeable sur le site de PEFC France. Cas particulier : Des recommandations professionnelles spécifiques à certains secteurs d activités s appliquent en complément de l annexe 9a et sont détaillées en appendice de l annexe 9a.