Table des matières TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ÉTAPES À SUIVRE Accès et Authentification... 3

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1 Table des matières TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION ÉTAPES À SUIVRE Accès et Authentification Sélection de l environnement de travail Plan Fournisseur Barre d action Onglet 1 : Planification Onglet 2 : Revenus Fournisseurs Drop Onglet 3 : Commentaires Onglet 4 : Approbations Grille de Planification Grille de Planification par annonces Grille de Planification par Produit Visionnement des Messages Jean Coutu Traitement des rabais temporaires additionnels Introduction au rabais temporaire additionnel Ajouter un rabais temporaire additionnel Visualiser ou modifier un rabais temporaire additionnel Dupliquer un rabais temporaire additionnel Suivi des rabais temporaires d une annonce Présentation Approbation des rabais temporaires Export des rabais temporaires additionnels vers Excel Ajout de Rabais par Lot Impression de rabais temporaire Processus des Prix d amis Liste des Prix d amis Ajout/Modification/Consultation d un Prix d ami Ce qu il faut retenir Révision du gabarit : applicative/planif - Guide de Référence Utilisateur Externe Fr.doc

2 Guide de Référence Utilisateur Externe 1. Introduction La planification des annonces se veut un outil centralisé, permettant de fournir un support de travail commun, à vous, fournisseur du Groupe Jean Coutu ou son représentant, et au Directeur de catégorie du Groupe Jean Coutu, afin de préparer le plan fournisseur et la grille de planification associée. Le principe consiste à vous offrir une grille recensant toutes les dates d annonces de l année de planification, par Plan Fournisseur. L objectif étant que vous y inscriviez les produits que vous voulez annoncer aux dates choisies, et de remplir le plan fournisseur en conséquence. Une fois cette étape complétée, vous signalerez au Directeur de catégorie que vous avez complété votre proposition de plan. Il pourra ainsi la réviser à son tour. C est alors qu une rencontre entre le Directeur de catégorie et vous pourra être planifiée pour peaufiner l entente et la ratifier. En parallèle, cet outil permettra également d enregistrer les rabais temporaires additionnels. En se basant sur le même principe de création de la grille de planification, vous aurez à définir les rabais par produit et par annonce. Ces rabais seront à approuver par les 2 parties avant de pouvoir être considérés. Ce cycle d approbation sera différent de celui du plan fournisseur. Cette application est donc proposée sur une plateforme WEB, afin de faciliter son utilisation indépendamment de l endroit où l on se trouve. Quelques restrictions ont cependant lieu d être précisées, et concernent le navigateur utilisé. Seules les versions 6 et 7 d Internet Explorer ont été validées à ce jour, et seront donc les plateformes supportées. Afin de pouvoir afficher un minimum d informations indispensables sur un même écran, un affichage de 1024x768 sera le minimum requis pour une utilisation adéquate. À noter que si la résolution optimale pour grands écrans 1680x1050 est utilisée, le paramètre avancé «PPP» (points par pouce) doit être à Normal (96ppp). Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 2 de 38

3 2. Étapes à suivre 2.1 Accès et Authentification Votre contact, et votre support, est l un des Directeurs de catégorie avec qui vous faites affaire. Aussitôt qu il vous aura identifié dans le système, vous recevrez un nom d utilisateur et un mot de passe par courriel, qui vous permettront d accéder à l application WEB. Si vous étiez déjà enregistré pour une autre application, vous utiliserez les mêmes paramètres de connexion. 2.2 Sélection de l environnement de travail Une fois l authentification effectuée, choisir «Planification Circulaires» parmi la liste des applications qui vous seront proposées. En entrant dans l application, une page d accueil vous demandera de sélectionner une année de planification, puis un plan parmi ceux qui seront listés. Vous devriez voir listés tous les plans fournisseurs auxquels vous avez accès. Au cas où 2 plans feraient référence à un même Directeur de catégorie, la colonne Gamme de produits devrait en faciliter la différenciation. Dans cette phase, il s agit de cocher le plan avec lequel on veut travailler, puis d activer le bouton [Sélection]. Notez qu un seul plan peut être sélectionné à la fois. Le plan fournisseur choisi sera alors affiché si c est le premier accès à l application. Sinon vous serez ramenés au module que vous traitiez avant de changer de plan fournisseur, soit la grille de planification par annonces, soit le plan fournisseur. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 3 de 38

4 2.3 Plan Fournisseur On peut atteindre ce module en accédant la première fois à l application ou en choisissant l option Plan fournisseur dans le volet de navigation. Le plan fournisseur électronique se présente comme suit : Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 4 de 38

5 Ce document électronique remplace le document papier habituel. L entête du plan indique la période effective du plan, ainsi que les responsables des 2 parties. Nous trouverons également le No d annexe s il s agit d une annexe au plan original. Cet entête est précédé du statut du plan, qui peut avoir les valeurs suivantes : - Brouillon : Seul le fournisseur a accès au plan en mode Édition. Le Directeur de catégorie peut le voir mais ne peut rien modifier. La grille de planification des produits sera dans la même situation que le plan. - Transmis par le représentant : Vous avez complété votre grille et votre plan. Vous pourrez y accéder en visualisation mais ne pourrez plus y apporter de changements. C est au tour du Directeur de catégorie de travailler sur la grille. Si votre plan s est retrouvé dans cet état par erreur, contacter votre interlocuteur. Il pourra vous retourner la main en remettant le plan au statut Brouillon. - Révisé par le Dir.Cat./ Ach. : Lorsque le Directeur de catégorie et vous êtes en accord avec le contenu du plan et de la grille de planification, le Directeur de catégorie scellera la grille par ce statut. L approbation par les 2 parties pourra alors être effectuée, en commençant par vous. - Approuvé par le fournisseur : Ce statut sera affiché dès que vous aurez approuvé le plan. - Approuvé par le Dir.Cat./ Ach. : Ce statut sera affiché dès que le Directeur de catégorie aura à son tour approuvé le plan. - Approuvé par le Dir. principal / V.P. : Ce statut indique l approbation finale du plan par le supérieur immédiat du Directeur de catégorie, soit un Directeur principal ou un Vice-président. - Vérification complétée : Ce statut indique que le plan a été vérifié par un responsable et que toutes les ententes du plan fournisseur ont été créées dans le système de Revenu Fournisseur du Groupe Jean Coutu. C est le statut final des plans. L information du plan a été répartie sur 4 onglets. Chacun d eux est séparé en 2 colonnes. La colonne de gauche rappelle les chiffres de l année de planification précédente, tandis que la colonne de droite permet la saisie des chiffres de la planification courante. Une notion d annexes a été intégrée, et constitue tout ajustement à un plan fournisseur qui aura déjà été approuvé par les 2 parties. En se reportant à la partie de gauche (année précédente), une colonne Total Annexes permettra de cumuler les montants par budget de chaque annexe s il y a lieu. Dans cette même partie on notera la présence du champ Projection, qui devrait rapporter les projections en fonction de la date à laquelle le plan est préparé. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 5 de 38

6 2.3.1 Barre d action Une barre d action au-dessus du plan fournisseur indique les options possibles à un instant donné. Modifier : Place le plan en mode Édition et vous pouvez saisir les budgets et commentaires requis. Une fois dans ce mode, les options «Enregistrer» et «Annuler» deviennent actives, à l exclusion de toute autre. «Enregistrer» permettra de confirmer les modifications que vous aurez apportées au plan, tandis qu «Annuler» vous remettra dans la situation où vous étiez quand vous avez activé l option «Modifier». Si le bouton [Modifier] n est pas disponible, c est que le plan est sous contrôle du Directeur de catégorie ou qu il est transmis. Soumettre : Permettra de signaler à votre interlocuteur que vous avez complété votre proposition. Ceci va changer le statut du plan à «Transmis par le représentant» et va donner accès au Directeur de catégorie. Approuver : Cette option vous sera offerte, une fois que vous aurez rencontré le Directeur de catégorie et que vous serez prêts à sceller l entente. Le Directeur aura alors indiqué le plan comme étant «Révisé». Imprimer : Option ouverte en tout temps permet d obtenir une version papier du plan fournisseur dans son état actuel Onglet 1 : Planification Le premier onglet recense les différents budgets ainsi que les numéros d entente du Groupe Jean Coutu associés. La colonne Ententes sera toujours en affichage seulement, les valeurs seront saisies automatiquement, une fois le plan approuvé. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 6 de 38

7 Les termes de paiement appliqué et EDI peuvent être saisis en accédant à une fenêtre par le bouton. Ceci permettra d avoir un format standard du texte des différents termes de paiement. Le choix entre les 2 options permet de faire référence à un nombre de jours versus des dates fixes. Sélectionnez à l aide du bouton radio, l option choisie puis saisissez les valeurs selon le format préconisé s il y a lieu. Après les objectifs d achat, les montants, pourcentages ou paliers des budgets concernés seront saisis directement dans les champs correspondants. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 7 de 38

8 Notes : - L Allocation Ramassage est signalée par «Oui» ou «Non». Le «Non» est la valeur par défaut. - Si l Allocation Entreposage est concernée, avant de saisir le taux, précisez le type en sélectionnant l une des 2 options proposées, soit «Avec Réclamation» ou «Déduite sur facture». La sélection de l une de ces 2 options oblige la saisie d un taux. Si l Allocation Entreposage n est pas concernée, sélectionnez l option à blanc pour indiquer qu il n y en a pas. - Il en va de même avec les Laptop où un taux et un montant doivent être saisis, ou aucun des 2. Aucune périodicité ne doit être sélectionnée dans la liste déroulante si le Laptop n est pas concerné Onglet 2 : Revenus Fournisseurs Drop Si toutes les valeurs à saisir sont intuitives, le calcul des ventes sera obtenu par la sélection d une des options proposées dans la liste de choix Onglet 3 : Commentaires Les commentaires pourront être saisis l un à la suite de l autre, ou faire l objet d un saut de ligne pour les séparer volontairement. Un maximum de 1024 caractères pourra être saisi. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 8 de 38

9 2.3.5 Onglet 4 : Approbations Aucune saisie n est autorisée dans cet onglet. Il permet d afficher les paramètres d approbation par les différents intervenants. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 9 de 38

10 2.4 Grille de Planification La grille de planification recense toutes les annonces disponibles et vous permet de disposer vos produits à annoncer selon votre gré Grille de Planification par annonces Cette disposition permet de regrouper tous les produits annoncés pour une même date, sous un même titre. Ce titre, en plus d identifier l annonce, comptabilise le nombre de produits du plan courant qui ont été annoncés, et rappelle la date limite des rabais temporaires additionnels. On y accède à partir du volet de navigation, par l option Grille Planif. par annonces. La grille de planification par annonces se présente sous la forme suivante : Chaque annonce de l année de planification est identifiée en titre de section par son type, ses dates de début et de fin, et recense le nombre de produits du plan qui sont annoncés dans chaque annonce. L information est complétée par la date limite des rabais pour l annonce. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 10 de 38

11 Cette icône permet l ajout d un produit à l annonce correspondante. Cette icône permet d effectuer le suivi des rabais additionnels temporaires pour l annonce correspondante. La barre en pied de page, permet le déplacement entre les pages de la grille La barre de titre permet les actions suivantes : - Ajouter Produit : Lance l ajout d un produit. Cette option est détaillée plus loin. - Imprimer Grille : Lance l impression de la grille de planification, sur papier à partir d un PDF. - Exporter grille : Lance la production d une feuille Excel qui recense toutes les informations enregistrées dans la grille. Un choix de séparateurs pour Excel est disponible. - Messages Jean Coutu : Ouvre une page qui recense tous les messages que vous aurez reçu pour le plan courant. Ces messages peuvent être le rappel de la demande de confirmation d un rabais, un changement qui affecte une sphère d équivalence concernant un de vos produits annoncés, ou tout autre message permettant de compléter au mieux la communication entre le Directeur de catégorie et vous. On peut accéder au détail des produits annoncés pour une date en activant le + qui précède les infos titre.. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 11 de 38

12 Sur la figure ci-dessus, la circulaire du 08 janvier est détaillée. On reconnait 2 différents types de produits. Le #101 représente un groupe de produits car la colonne précédente indique un G. On peut consulter le contenu du groupe en cliquant sur le lien associé au No produit, dans ce cas 101. On obtiendra la liste ci-dessous : Les autres produits de l annonce sont des produits listés (un - précède le No Produit). Certains sont surlignés et les autres non. Ceux qui sont surlignés indiquent des maîtres d équivalence, et qu en cliquant sur le lien on pourra visualiser la liste des produits de la sphère d équivalence. Il est aussi possible de détailler ou de condenser toutes les annonces du plan en activant respectivement les boutons [Ouvrir tout] et [Fermer tout] au-dessus de la grille Ajout d un produit Pour ajouter un produit, on sélectionne l icône à droite de l annonce Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 12 de 38

13 Une fenêtre confirmera l annonce pour laquelle vous voulez ajouter un produit. Il s agira de sélectionner le produit, à partir d une nouvelle fenêtre accessible en cliquant sur le bouton présenté ci-dessous. Une page de recherche de produits est alors proposée. Vous pourrez alors ajouter un élément parmi les 4 proposés, soient : - Produit listé : indique un produit commercialisé et identifié chez Jean Coutu. - Groupe : ensemble de produits listés et rassemblés sous une même étiquette, généralement en accord avec votre interlocuteur. - Produit non listé : c est un produit identifié mais qui n est pas encore créé chez Jean Coutu. - Nouveau Produit : c est un produit futur dont on prévoit la commercialisation au cours de l année de planification. En fonction du type de produit que l on veut ajouter, il faut déterminer selon quel critère proposé on voudrait faire notre recherche. Entrez dans le champ «Recherche», une partie de la description, le Code PJC, le Sku Fournisseur ou le code UPC du produit que l on veut ajouter, puis cliquez sur le bouton [Rechercher] ou tapez [Entrée]. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 13 de 38

14 Une liste des produits correspondant au critère de recherche demandé s affichera. - Ajout d un produit listé Vous pourrez alors sélectionner le produit désiré en cliquant sur sa description. Dans la liste des produits listés ci-dessus, vous remarquerez que 3 produits ont leur numéro PJC souligné en bleu. Cela indique que ce sont des maîtres d équivalences. Si vous voulez plus de détails sur le contenu de la sphère d équivalence de l un d eux, cliquez sur le code PJC. On pourra obtenir une liste d équivalences comme décrit dans la figure suivante, pour information. - Ajout d un groupe Vous pourrez alors sélectionner le groupe désiré en cliquant sur sa description. Il est possible de consulter la liste des produits contenus dans le groupe en cliquant sur le numéro du groupe. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 14 de 38

15 - Ajout d un produit non listé Si vous ne trouvez pas un produit dans la liste des produits listés, il est possible que ce produit ne soit pas encore commercialisé par Jean Coutu. Vous pouvez alors choisir cette option pour identifier votre produit. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour avoir la liste des produits non listés afin de ne pas l identifier plus d une fois. Si le produit n est pas dans la liste, vous avez la possibilité de l identifier en cliquant sur le bouton [Identifier Produit Non Listé]. Il vous sera demandé de saisir, en sus de la description, le code UPC et le # fournisseur, afin de pouvoir valider que ce produit n est réellement pas référencié chez Jean Coutu. Une fois confirmé l ajout du produit, vous devrez relancer la recherche pour qu il vous soit proposé parmi les produits à annoncer. Vous pourrez alors sélectionner le produit désiré en cliquant sur sa description. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 15 de 38

16 - Ajout d un nouveau produit Est considéré comme nouveau produit, tout produit qui n a pas encore de Code UPC ou de Sku Fournisseur, incluant les produits qui n existent pas encore au moment de la planification. Cliquez sur le bouton [Rechercher] pour avoir la liste des nouveaux produits, afin de ne pas l identifier plus d une fois. Si le produit n est pas dans la liste, vous avez la possibilité de l identifier en cliquant sur le bouton [Identifier Nouveau Produit]. Il vous sera demandé de saisir, en sus de la description, le code UPC, afin de pouvoir valider que ce produit n est réellement pas référencié chez Jean Coutu. Une fois confirmé l ajout du produit, vous devrez relancer la recherche pour qu il vous soit proposé parmi les produits à annoncer. Vous pourrez alors sélectionner le produit désiré en cliquant sur sa description. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 16 de 38

17 Quelque soit le type de produit choisi, une fois le produit sélectionné, on se retrouve dans notre page d ajout de produit, à laquelle vous pourrez en ajouter de l information supplémentaire. Si l information que l on veut saisir ne devrait concerner qu une annonce, il est recommandé de ne pas l introduire dans cette phase, car vous aurez la possibilité de dupliquer ce produit dans plusieurs annonces de la grille, et toute cette information sera dupliquée aussi. Par contre, si vous voulez que l information saisie soit prise en compte pour chaque annonce de ce produit, c est le bon endroit pour le saisir. Pour valider l ajout, il ne reste alors qu à cliquer sur le bouton [Ajouter]. En confirmant l ajout, des validations sont effectuées pour empêcher l insertion du même produit dans la même annonce plus d une fois. Par contre, si le produit ou groupe ajouté, se trouve également annoncé sous une autre forme, un message d avertissement vous sera affiché, sans en empêcher l ajout. (Exemple : vous ajoutez un groupe, mais il existe déjà un produit de ce groupe qui est annoncé individuellement). L option [Annuler] est disponible si l on veut revenir sur notre décision et retourner à l annonce dans la grille. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 17 de 38

18 Traitements autour d un produit planifié Il est permis d effectuer toute transaction à partir d un produit planifié. Les options possibles sont accessibles en cliquant sur la description du produit, tel que présenté ci-dessous Déplacement d un produit d une annonce à l autre Sélectionnez le produit que vous voulez déplacer, en ouvrant l annonce qui le concerne, puis cliquez sur la description du produit. Un menu s ouvre, d où vous choisirez l option «Déplacer produit». La liste des annonces susceptibles de recevoir ce produit est alors listée, tel que montré dans la figure ci-dessous. Notez la colonne «Produit Existe», qui signale les annonces où ce produit est déjà annoncé. Il s agira de sélectionner l annonce (une seule) où l on veut déplacer notre produit, en cochant la case correspondante dans la colonne de gauche. Confirmez votre choix en activant le bouton [Sélectionner] en bas de page. Vous pouvez changer d avis en cliquant sur la barre de titre de la page. La colonne Autre indique si le produit serait en concurrence avec un autre évènement Prix d ami, impulsion ou autre. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 18 de 38

19 Une fois le déplacement confirmé, le produit aura été déplacé avec toutes les informations qui y étaient associées (commentaires, budget etc.) Duplication d un produit d une annonce vers une ou plusieurs autres L objectif de cette étape est de reproduire l annonce d un produit dans plusieurs annonces sans avoir à procéder à l ajout plusieurs fois. Sélectionnez le produit que vous voulez dupliquer, en ouvrant l annonce qui le concerne, puis cliquez sur la description du produit. Un menu s ouvre, d où vous choisirez l option «Dupliquer produit». La liste des annonces susceptibles de recevoir ce produit est alors listée, tel que montré dans la figure ci-dessous. Notez la colonne «Produit Existe», qui signale les annonces où ce produit est déjà annoncé. Il s agira de sélectionner la ou les annonces où l on veut copier notre produit, en cochant les cases correspondantes dans la colonne de gauche. Confirmez votre choix en activant le bouton [Sélectionner] en bas de page. Vous pouvez changer d avis en cliquant sur la barre de titre de la page. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 19 de 38

20 Une fois la duplication confirmée, le produit aura été dupliqué avec toutes les informations qui y étaient associées (commentaires, budget etc.) Retrait d un produit d une annonce Pour retirer un produit d une annonce particulière, procédez comme suit : Sélectionnez le produit que vous voulez supprimer, en ouvrant l annonce qui le concerne, puis cliquez sur la description du produit. Un menu s ouvre, d où vous choisirez l option «Retirer produit». La liste des annonces contenant le produit à retirer est alors listée, tel que montré dans la figure cidessous. Il s agira de sélectionner la ou les annonces où l on veut retirer notre produit, en cochant les cases correspondantes dans la colonne de gauche. Confirmez votre choix en activant le bouton [Confirmer] en bas de page. Vous pouvez changer d avis en activant le bouton [Annuler] ou en cliquant sur la barre de titre de la page. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 20 de 38

21 Reconfirmez votre demande de retrait en activant le bouton [Détruire] sur la page de confirmation ci-dessous qui vous sera proposée. Vous pouvez changer d avis en activant le bouton [Annuler] ou en cliquant sur la barre de titre de la page. En confirmant, le produit et les éventuels rabais associés seront supprimés de la grille de planification Mise à jour des informations d un produit sur une annonce Cette étape permet de compléter les informations nécessaires à l annonce d un produit. Lors de son ajout, on a pu saisir, entre autres, le budget sur lequel le produit serait annoncé. Il est aussi permis de corriger les valeurs saisies. Sélectionnez le produit que vous voulez mettre à jour, en ouvrant l annonce qui le concerne, puis cliquez sur la description du produit. Un menu s ouvre, d où vous choisirez l option «Corriger produit». Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 21 de 38

22 La page de saisie ci-dessous s ouvre à vous, permettant la saisie des informations complémentaires. Si vous désirez appliquer une prime Air Miles sur le produit, cocher la case Air Miles. Il ne sera pas demandé de détails sur la prime. Le type de budget sera choisi parmi les budgets définis dans le plan, en ouvrant la liste de choix. Dans la case Montant budget vous pouvez saisir une valeur, ou un texte du genre «mensuel». Pour pouvoir alimenter ce champ, un type de budget doit avoir été défini. Activez le bouton [Confirmer] pour confirmer votre saisie, ou [Annuler] pour retourner au produit dans la grille sans tenir compte de vos mises à jour. L annonce en cours de correction est surlignée dans le bas de l écran. Il est possible d ajouter d autres annonces où y appliquer les changements en les sélectionnant. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 22 de 38

23 2.4.2 Grille de Planification par Produit Une autre façon de revoir sa planification est proposée, en affichant tous les produits annoncés en premier, puis pour chaque produit, la liste des annonces concernées. On y accède à partir du volet de navigation, par l option Grille Planif. par produits. La grille de planification par produits se présente sous la forme suivante : La différence avec la grille de planification réside uniquement dans la disposition des produits annoncés. Se reporter à la grille de planification par annonces pour le détail des fonctionnalités. Seules les différences avec la grille de planification par annonces seront reprises dans cette partie. Chaque paragraphe regroupe les annonces d un même produit. Vous y trouverez donc sa description et le nombre de fois qu il est annoncé. On peut accéder à la liste des annonces du produit en activant le + qui précède les infos titre. Résultat : Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 23 de 38

24 2.4.3 Visionnement des Messages Jean Coutu Le visionnement des messages automatiques envoyés par Jean Coutu peut se faire via la grille de planif. par annonces ou par produits en utilisant le bouton [Messages Jean Coutu]. Ceci va afficher un écran dans lequel vous pourrez prendre connaissance des messages et les indiquer comme ayant été lus. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 24 de 38

25 2.5 Traitement des rabais temporaires additionnels Le traitement d un rabais temporaire additionnel se fait à 2 niveaux. On peut vouloir traiter directement un rabais sur un produit précis d une annonce donnée, ou vouloir traiter les rabais sur une annonce particulière. Les rabais sont généralement saisis par vous, tandis que le Directeur de catégorie peut l approuver ou le rejeter. Le schéma de circulation d un rabais temporaire additionnel est sous la forme suivante Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 25 de 38

26 2.5.1 Introduction au rabais temporaire additionnel Sélectionnez le produit pour lequel vous voulez appliquer un rabais, en ouvrant l annonce qui le concerne, puis cliquez sur la description du produit. Un menu s ouvre, d où vous choisirez l option «Traiter rabais». Note : Cette option n est pas active pour un groupe ou un nouveau produit. La page suivante s ouvre alors et est découpée en 3 parties La barre d action nous permet d ajouter un rabais si la date limite n est pas atteinte, ou de retourner à la grille de planification. La section identifiant le produit annoncé, présente l annonce à laquelle on fait référence, ainsi que les éléments identifiant le produit. La section Rabais temporaires additionnels est une grille qui recense les rabais qui seront appliqués au produit pour l annonce donnée. Note : Si l option «Ajouter un Rabais» n est pas active (elle est grisée), c est que la date limite des rabais a été atteinte ou dépassée. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 26 de 38

27 2.5.2 Ajouter un rabais temporaire additionnel. En cliquant sur le bouton [Ajouter un Rabais], on ouvre la fenêtre ci-dessous. On commence par identifier le type de rabais que l on veut ajouter à partir de la liste de choix. Si le rabais choisi est POS : - Saisissez le montant de rabais POS à l unité. - Saisissez un commentaire si nécessaire. - Le prix de Liste est un champ facultatif. - Tous les autres champs seront fermés à la saisie, car ils ne concernent pas le rabais POS. Si le rabais choisi est ABB ou AOI : Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 27 de 38

28 Les champs disponibles deviennent plus nombreux. Les validations seront donc plus strictes. - Les rabais ABB et AOI sont établis en fonction de l unité d achat, comme mentionné sur l écran. - Pour ces types de rabais on peut varier le type, soit un montant ou un pourcentage, en sélectionnant dans la liste où apparait le signe $. - Saisissez la valeur du rabais qui sera donc un montant ou un taux en fonction du type sélectionné. - La date de début de validité est assignée par défaut. - La date de fin de validité est à saisir. Elle doit dépasser la date de début de 21 jours ou plus. - Si on coche la case «One Shot», la période de validité devient inactive, sur le principe même d un «One Shot». - Saisissez un commentaire si nécessaire. Confirmez enfin la saisie en cliquant sur le bouton [Enregistrer], ou abandonnez cet ajout en cliquant sur [Annuler]. Note : À ce stade, le rabais que l on vient d ajouter est enregistré comme une proposition, mais il n est pas encore confirmé. Vous devrez le confirmer avant la date limite pour qu il soit considéré par le Directeur de Catégorie Visualiser ou modifier un rabais temporaire additionnel Pour accéder au détail d un rabais, cliquez sur la petite flèche associée au titre du rabais voulu, parmi la liste des rabais listés du produit. Un choix d option se présentera, dont «Afficher Détail». On cliquera sur cette option. Il est aussi plus rapide dans ce cas, de cliquer directement sur le titre du rabais. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 28 de 38

29 Nous obtiendrons le détail ci-dessous : Les champs dont le contenu est grisé, indiquent qu ils n ont aucun impact sur le rabais courant. Le prix de Liste est toujours un champ facultatif, à l usage du représentant. Les valeurs possibles du statut d un rabais sont : - En attente : C est le statut original d un rabais à la création. - Confirmé : Vous avez confirmé le rabais. Il reste au Directeur de catégorie à l approuver. - Approuvé : Le rabais a été approuvé par le Directeur de catégorie. - Rejeté : Le Directeur de catégorie a rejeté le rabais. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 29 de 38

30 Les options permises dans la barre d action sont : - Modifier : Permet de revenir sur le rabais et de le corriger. - Supprimer : Permet de retirer un rabais tant qu il n est pas confirmé - Confirmer Rabais : Permet de confirmer le rabais temporaire additionnel. Si des équivalences étaient concernées et qu elles n auront pas été validées, il vous sera demandé de les valider avant de confirmer le rabais. Ceci permet de s assurer que vous avez pris connaissance de tous les produits concernés par le rabais. - Voir Équivalences : Ce bouton n est actif que si le produit est un maître d équivalences. Il permet de voir les équivalences du produit. Cette liste est utile, afin de prendre connaissance de tous les produits de la sphère d équivalence qui seront concernés par le rabais. Le bouton [Vu] en bas de page permet d accepter la liste des produits concernés par le rabais. - Fermer : Retourne au produit et la liste des rabais qui y sont associés Dupliquer un rabais temporaire additionnel Une fois un rabais saisi, il est possible de le copier vers d autres annonces en utilisant l option «Dupliquer rabais». Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 30 de 38

31 La liste des annonces possédant le produit sélectionné sera disponible. Les annonces possédant déjà un rabais temporaire de même type seront indiqués et ne pourront pas être sélectionnées. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 31 de 38

32 2.6 Suivi des rabais temporaires d une annonce Présentation Le suivi des rabais permet de voir tous les produits annoncés à l intérieur d une même annonce et d y mettre en évidence les rabais appliqués. Il peut être appelé à partir de la grille de planification par annonces en utilisant l icône. On obtient la page de suivi suivante : Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 32 de 38

33 Elle recense l environnement de référence, l annonce sélectionnée et une grille avec tous les produits annoncés pour le plan. Chaque rabais associé à un produit sera représenté dans une ligne indépendante. Un filtre est permis sur toutes les colonnes affichées Approbation des rabais temporaires La confirmation des rabais d une annonce se fait à partir du Suivi des Rabais. Cette étape ne peut être faite que lorsque le plan fournisseur a été approuvé par le représentant et par le Directeur de catégorie. Les rabais peuvent être sélectionnés individuellement en cochant la case de la colonne de gauche, correspondant au rabais que nous voulons approuver. Il est possible aussi de sélectionner tous les rabais de l annonce en cliquant le bouton [Sélectionner tout]. L approbation finale des rabais se fera par l activation du bouton [Confirmer Sélection] Export des rabais temporaires additionnels vers Excel À partir de la barre d action du suivi des rabais temporaires additionnels, il est permis d exporter vers Excel, tous les rabais annoncés pour l annonce affichée. Une liste de choix accotée au bouton d export nous permet d identifier le séparateur utilisé par Excel. Celui-ci est initialisé par défaut à [, (virgule)], mais votre version pourrait reconnaître le [; (point virgule)] comme séparateur. Aussi, une fois exporté vers Excel, si les données ne sont pas alignées comme vous le souhaitez, sélectionnez l autre option, puis réexportez la liste. Vous devriez alors retrouver vos rabais correctement alignés dans la feuille Excel. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 33 de 38

34 2.6.4 Ajout de Rabais par Lot L ajout de Rabais par Lot permet de saisir un même rabais sur plusieurs produits à la fois. L information à saisir est la même que pour un rabais sur un seul produit. Cependant il est possible d identifier, produit par produit, ou encore pour l ensemble des produits en cochant le bouton [Sélectionner tout], pour quels produits on veut appliquer le rabais à l intérieur de l annonce Impression de rabais temporaire Nouvelle option demandée par certains fournisseurs pour leur comptabilité interne. Lance l impression du détail de chaque rabais sélectionné, en précisant les équivalences impliquées s il y a lieu. Cette option est accessible pour un rabais particulier ou pour un ensemble de rabais, à l intérieur d une même promotion. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 34 de 38

35 Impression d un rabais particulier Cliquer sur le bouton «Imprimer» du formulaire de «Détail d un rabais». Cette option est disponible si le rabais est approuvé Impression d un ensemble de rabais Cliquer sur le bouton «Impr.» du formulaire de «Suivi des rabais temporaires». Cette option est disponible si au moins un des rabais est au statut approuvé. Tous les rabais approuvés seront imprimés séquentiellement. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 35 de 38

36 2.7 Processus des Prix d amis Liste des Prix d amis La liste des prix d amis recense les évènements Prix d ami de l année sélectionnée. C est à partir de cette grille que l on pourra faire nos propositions de prix d ami en conséquence. On y accède à partir du volet de navigation, par l option Prix d amis. La grille de prix d amis se présente sous la forme suivante : Elle recense tous les évènements Prix d ami prévus dans l année. Chaque évènement sera identifié dans une ligne titre, qui contient la période de l évènement, la date limite de réception pour cet évènement, le nombre de PA et la charge qui seront renseignés par le Directeur de Catégorie. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 36 de 38

37 Le contenu correspond au formulaire de prix d ami. Il est constitué des différents produits proposés comme Prix ami pour cet évènement-là Ajout d un produit : Permet l ajout d un produit pour l évènement correspondant. Cette option est disponible tant que la date limite de réception n est pas dépassée. Confirmer la proposition. Cette option est disponible tant que la date limite de réception n est pas dépassée, et qu il existe au moins un produit, dans le formulaire, qui est au statut «Brouillon» ou «Rejeté». Chacun des produits concernés basculera au statut «Confirmé». Aussitôt que vous confirmez, votre correspondant au Groupe Jean Coutu recevra un courriel l en informant. Reprendre la proposition. Cette option est disponible tant que la date limite de réception n est pas dépassée, et qu il existe au moins un produit, dans le formulaire, qui est au statut «Confirmé». Chacun des produits correspondant retournera au statut «Brouillon» Les autres valeurs possibles du statut sont : - Pré-Approuvé : La coordonnatrice (coordonnateur) a validé la proposition après avoir éventuellement ajusté le prix d ami suggéré. La charge est appliqué. Le prix d ami est comptabilisé dans le budget consommé. - Approuvé : Le Directeur (Directrice) de catégorie a approuvé la proposition après avoir Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 37 de 38

38 éventuellement ajusté le prix d ami suggéré. La charge est appliqué. Le prix d ami est comptabilisé dans le budget consommé. - Accepté : Le prix d ami est prêt à être traité. - Refusé : Le prix d ami a finalement été refusé par la direction. La barre en pied de page, permet le déplacement entre les pages de la grille si plus d une page est nécessaire pour lister les prix d amis de l année Ajout/Modification/Consultation d un Prix d ami. En cliquant sur la description d un produit, à partir du formulaire, la page de détail suivante s affiche : L information identifiant le produit et le détail du prix d ami contenu s affiche. Si une concurrence (un produit équivalent est annoncé dans une circulaire qui chevauche l évènement Prox d ami), cette annonce sera listée incluant les rabais éventuellement inclus Ce qu il faut retenir. 1. On peut entrer un prix d ami depuis le moment où l évènement est listé jusqu à la date limite de réception. 2. On ne peut plus modifier un prix d ami si le formulaire est confirmé. À ce stade, on peut toujours le reprendre, si on a une correction à effectuer. 3. Lorsque vous confirmez un formulaire, votre correspondant au groupe Jean Coutu reçoit un courriel l en informant. De même, s il rejette votre proposition, vous en serez avisé par courriel. Confidentiel Planification Circulaires - Guide de Référence Utilisateur Externe Page 38 de 38

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