IL EST CONVENU CE QUI SUIT

Transcription

1 CONVENTION D.A.S / N relative au fonctionnement et au financement du Centre Local d Information et de Coordination installé dans les locaux de la Maison de la Solidarité Départementale et de l Autonomie de Dompaire Accusé de réception Ministère de l intérieur Acte Certifié exécutoire le : 28/03/2012 ENTRE : Le Département des Vosges représenté par le Président du Conseil Général dûment autorisé par délibération de l Assemblée départementale du.., ci-après désigné le Département, ET : Le Centre Communal d'action Sociale 2 Rue Charles Gérome DOMPAIRE représenté par Monsieur Gérard MOREL, en qualité de Président, ci-après désigné le prestataire. IL EST CONVENU CE QUI SUIT Préambule La présente convention a pour objet de fixer les obligations des parties dans la mise en œuvre des missions du CLIC au niveau du service à la population âgée de plus de 60 ans vivant à domicile et de manière ponctuelle auprès des personnes handicapées vivant également à domicile. Compte tenu de la mise à disposition par le Conseil Général des locaux au CLIC dans la Maison de la Solidarité Départementale et de l Autonomie (MSDA) de Dompaire, une mutualisation de moyens matériels (documentation par exemple), de l accueil a été prévue pour le public s adressant indifféremment au CLIC ou à la Direction de l Autonomie et de la Solidarité. Nature de l intervention du CLIC : Le CLIC constitue un service médico-social au sens de la loi Il est autorisé dans le secteur défini et s'adresse à toute personne de plus de 60 ans. Son champ d intervention est global. Il dépasse celui des prestations d aide à domicile. Le CLIC permet d'assurer un accueil gratuit et personnalisé au profit de l'usager, de sa famille, des professionnels du territoire, d'une structure médico-sociale ou hospitalière, qui disposent ainsi d'un centre de ressources et d'information, d'un lieu d'écoute et de dialogue, et d'aide à la décision. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 1

2 Le CLIC délivre les services correspondant au label 3, prévus Acte dans Certifié la circulaire exécutoire le ministérielle : 28/03/ , c'est-à-dire qu en plus de ses missions d accueil, d information, d écoute, de conseil et de soutien aux familles, il évalue les besoins des personnes âgées, propose un plan d intervention et participe, à la demande, à la mise en œuvre de ce plan, en assure le suivi et les éventuelles adaptations si ces démarches n ont pas été ou ne relèvent pas de la compétence d autres organismes. Par ailleurs, il participe à la coordination en informant les partenaires et en favorisant les rencontres. Par son approche globale, le CLIC doit pouvoir apporter les réponses préventives et opérationnelles en ce qui concerne : l'accès aux droits, la qualité et le confort de vie, la vie sociale, culturelle et sportive, et tous les éléments contribuant à améliorer la vie quotidienne des personnes âgées et de leur entourage. Le CLIC constitue le lieu où les besoins du territoire en matière de gérontologie sont appréhendés, et où les réponses offertes sont évaluées. ARTICLE 1 : Objet de la convention Le Département et le CLIC s engagent à une complète collaboration de leurs équipes de travail pour une complémentarité dans les actions auprès des personnes âgées et des usagers sollicitant la MDSA de Dompaire. La présente convention a pour objet : de définir les engagements respectifs des parties signataires quant au fonctionnement du service d aide aux personnes âgées dénommé Centre Local d Information et de Coordination (CLIC), de préciser les modalités de gestion, d organisation, de fonctionnement du CLIC Centre Vosges ainsi que les clauses de résiliation de la convention qui sont définies ci-après et détaillées dans l annexe n 1 ci- jointe. ARTICLE 2 : Secteur géographique d intervention Les actions du Centre Local d Information et de Coordination (CLIC) Centre Vosges sont menées sur les cantons de Bains-les-Bains, Charmes, Châtel-sur-Moselle, Darney, Dompaire, Monthureux-sur- Saône, Xertigny et dans un cadre partenarial avec l ensemble des différents professionnels opérant sur ce secteur. ARTICLE 3 : Les moyens propres et mutualisés 1. Les moyens humains Le prestataire affectera à la réalisation des actions du CLIC l équivalent de 3 postes à temps plein : 1 poste accueil secrétariat 2 postes de coordination : 1 poste à caractère social (assistant socio-éducatif) 1 poste à caractère sanitaire (personnel paramédical) Cependant, le CLIC et la DAS s'organiseront pour assurer la continuité de service de manière concertée. A cet effet, les parties signataires se réuniront mensuellement pour élaborer les tableaux de service communs précisant le fonctionnement du centre et le cas échéant, pour définir les modalités de remplacement des agents d accueil absents. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 2

3 Pour le personnel du CLIC, tout projet de formation d une Acte durée Certifié supérieure exécutoire le : à 28/03/2012 une semaine sera préalablement soumis au Département pour accord. Il en sera de même, pour tout accueil de stagiaire d une durée de plus de 2 mois consécutifs, entrainant une gratification. Le prestataire, s'engage également à donner les informations nécessaires au personnel opérationnel et à les soutenir dans leurs missions. 2. Les locaux Pour permettre au CLIC de Dompaire d assurer ses missions, le Département met gratuitement à sa disposition, dans les locaux de la Maison de la Solidarité Départementale et de l Autonomie sis au 70, rue des Anciens Combattants à Dompaire : 2 bureaux pour l usage exclusif du CLIC, des locaux mutualisés (accueil, secrétariat, salles de réunion, sanitaires). Le Département assure les dépenses relatives aux charges du bâtiment (chauffage, électricité, eau potable et nettoyage) le gros et le petit entretien de l ensemble de ces locaux. Le CLIC s engage à respecter les consignes qui pourraient être édictées par le Chef d Etablissement quant à l utilisation des locaux dans lesquels il est situé (consignes de sécurité notamment). Le Département pour sa part s engage à mettre à la disposition des locaux adaptés et accessibles, à accueillir les agents du prestataire en leur garantissant le même niveau, qualitatif et quantitatif, de conditions de travail que ses propres agents quant aux prestations qui y sont relatives, y compris fluides, réseaux, sanitaires, espaces communs et conviviaux. Un planning d utilisation des salles sera élaboré conjointement entre les différentes équipes présentes dans le centre, et reste de la responsabilité du Chef d Etablissement. 3. Les moyens matériels Les moyens matériels appartenant au CLIC et dont il conserve l usage dans lesdits locaux ont fait l objet d un inventaire annexé en annexe n 2 ci-jointe. Tout autre moyen n y figurant pas est réputé être la propriété du Département. Le Département s engage à fournir au CLIC le matériel, les fournitures et consommables nécessaires à son activité, y compris en ce qui concerne les fournitures administratives, l informatique, la téléphonie, la reprographie, l affranchissement et les abonnements professionnels antérieurs. Pour assurer la continuité des missions, le CLIC utilise les programmes informatiques du Département et laisse l accès à ses propres programmes aux personnels de la DAS, notamment ceux chargés de la maintenance informatique. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 3

4 ARTICLE 4 : Engagements du CLIC Accusé de réception Ministère de l intérieur Acte Certifié exécutoire le : 28/03/ Actions menées par le CLIC 1.1. Interventions en faveur des personnes âgées à domicile Le CLIC s engage à : assurer l accueil du public, informer les personnes âgées, les familles, les professionnels et les partenaires sur des thèmes de la vie quotidienne, la santé, l habitat, l hébergement, la vie sociale et culturelle ainsi que sur les droits des personnes, évaluer les besoins des personnes et le cas échéant aider à la mise en place de solutions médicosociales les plus adaptées en participant, si besoin est, à la mise en place des services favorisant le maintien à domicile en collaboration avec les différents partenaires et les professionnels de la santé et du secteur social, coordonner les relations entres les divers partenaires et professionnels du secteur médico-social mais aussi avec le Conseil Général (DAS) dans le souci de répondre au mieux aux besoins du public, organiser seul ou en partenariat des actions collectives de sensibilisation, de prévention, d animation (semaine bleue). Pour le soutien des aidants familiaux, une action départementale est menée conjointement avec les CLIC et un psychologue mis à disposition par le Conseil Général Interventions en faveur des personnes handicapées à domicile Le CLIC s engage à : assurer une information généraliste auprès des personnes handicapées et de leur famille pour la mise en place de la Prestation de Compensation du Handicap (PCH), être un lieu de retrait possible de dossier de la prestation de compensation (au même titre que pour les dossiers APA), assurer le cas échéant des visites conjointes ou une recherche de solutions en collaboration avec les professionnels des SECAVA (Services de Conseil et d Accompagnement à la Vie Autonome) et/ou du Département (Equipe Médico-sociale) et/ou de la Maison Départementale des Personnes Handicapées Cadre général des interventions du CLIC Les interventions assurées par le CLIC devront répondre aux principes éthiques et déontologiques, à la nécessité d une coordination tant avec les services sur le territoire qu au niveau départemental. Ainsi, le CLIC devra : travailler dans l intérêt des usagers, en les associant, au maximum aux décisions les concernant, favoriser la relation de confiance avec les familles, travailler en coordination avec les professionnels médico-sociaux du territoire et avec les services du Département concernés, veiller, en cas d alerte relayée par les services du Département (canicule, épidémie grippale ), à la mise en place de dispositifs de permanence le week-end et le cas échéant, les jours fériés, Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 4

5 contribuer à une cohérence départementale en participant Acte Certifié aux exécutoire réunions le : 28/03/2012 Inter CLIC et aux formations organisées par la DAS (harmonisation des pratiques, organisation de projets départementaux, construction d outils collaboratifs, de communication, ) et s inscrivant dans le cadre des orientations du schéma «handicap et dépendance tout au long des âges de la vie», participer à une démarche d observation locale, de recensement des besoins et de mesure d adéquation des réponses apportées à la population âgée sur le territoire (remontée et analyse des besoins des territoires du CLIC vers les services du Conseil Général), collaborer avec le chargé de projets Inter-CLIC à la mise en œuvre d actions de prévention en faveur des personnes âgées (GIR 5-6 ou bénéficiaires de l APA à domicile), participer au côté du Département aux mises en œuvre du dispositif MAIA. 2. Obligations diverses envers le Département Le prestataire s engage à informer le Département de : - toute modification intervenant dans ses statuts, dans ses instances dirigeantes et dans l équipe du personnel, - toute demande d aide financière ainsi que toute attribution de financement faite par un autre financeur potentiel pour le même objet, - toute formalisation de conventions et/ou protocoles qui ont été formalisés avec d autres organismes financeurs du CLIC. Tout projet d investissement d un montant supérieur à et tout projet de formation d une durée supérieure à une semaine seront soumis à l avis du Département, de même que les projets d accueil de stagiaire d une durée de plus de 2 mois consécutifs, compte tenu de la gratification due au stagiaire. Au niveau de la communication : - faire mention du financement du Département sur tout support de communication y compris ceux destinés aux bénéficiaires de l action, et dans tout support avec les médias, - informer les services du Département (DAS) de tout projet important de communication afin de permettre une cohérence départementale, - faire apparaître en bas de l ensemble des correspondances du CLIC la mention suivante : service financé majoritairement par le Conseil Général des Vosges, avec le logo «Conseil général votre partenaire». Au niveau informatique : - transmettre au Conseil Général (DAS) les indicateurs d activités issus des données statistiques recensées dans l année ainsi que celles concernant la démarche d observation locale, de recensement des besoins et de mesure d adéquation des réponses apportées à la population âgée sur le territoire, sous forme de données dématérialisées intégrables dans le système d information de la collectivité. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 5

6 ARTICLE 5 : Prestations exceptionnelles demandées par le Département En cas de situation de danger entrainant un surcoût des prestations lié à des circonstances particulières (alerte canicule, plan grand froid ), la dépense supplémentaire résultant de telles prestations pourra être prise en compte dans le compte administratif du CLIC. Accusé de réception Ministère de l intérieur Acte Certifié exécutoire le : 28/03/2012 ARTICLE 6 : Engagement du Département Au niveau financier : La présente convention tient aussi lieu de convention de financement quant à la subvention d exploitation accordée par le Département au prestataire pour la réalisation des actions du CLIC, définies en préambule et dans l'annexe jointe. Le Département des Vosges s engage, en contrepartie à verser au prestataire en 2012, une subvention d un montant maximum de , correspondant aux charges de fonctionnement du CLIC pour l exercice diminué de l excédent 2010 d un montant de Ce montant sera versé en quatre fois sur présentation d une lettre de demande du prestataire et établie pour chaque trimestre. Pour le cas où le prestataire serait amené à ne plus assurer les activités du CLIC en cours d exercice, sans préjudice d éventuelles indemnités dues, ce financement départemental serait recalculé au prorata-temporis du service fait, un ordre de reversement étant émis à l encontre du prestataire en cas de trop perçu. Au niveau informatique : Afin de garantir la cohérence, la facilité d intégration et la pérennité de données informatiques échangées entre le CLIC et le Conseil Général, ce dernier souscrira auprès d un partenaire technique un contrat de maintenance assurant le bon fonctionnement et l évolution de l outil logiciel utilisé par le CLIC, et plus particulièrement, la transmission de ses données sous forme dématérialisée, dans le cadre de la saisie de données individuelles, de la démarche d observation locale, de recensement des besoins et de mesure d adéquation des réponses apportées à la population âgée sur le territoire. ARTICLE 7 : Responsabilité et Assurance : Le CLIC s'engage à souscrire un contrat d'assurance garantissant sa responsabilité civile. Il s'engage à souscrire une assurance garantissant les risques locatifs pour les 2 bureaux destinés à son usage exclusif, ainsi que pour le mobilier et le matériel dont il est propriétaire. Il s'engage également de justifier sur demande du Département du paiement des cotisations pour l'ensemble de ces contrats. Le Département s'engage à souscrire une assurance dommage aux biens et une assurance responsabilité civile pour tous les dommages matériels et immatériels pouvant survenir dans les locaux dont il est propriétaire. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 6

7 Acte Certifié exécutoire le : 28/03/2012 ARTICLE 8 : Suivi des actions Le prestataire s engage à : fournir au Conseil général (DAS) sur simple demande de celui-ci tous justificatifs des dépenses exposées pour la réalisation de ses actions et à faciliter la vérification sur pièces et sur place de l exactitude de ces renseignements par les agents habilités de l Administration Départementale, transmettre au plus tard pour le 30 juin 2012, le rapport d activités de l année écoulée ainsi qu un bilan financier commenté et certifié conforme (en deux exemplaires), - le rapport d activités présentera les interventions réalisées, leurs modalités, leurs résultats, les éléments statistiques s y rapportant ainsi que les besoins recensés sur le territoire d intervention, - le bilan financier détaillera les dépenses de fonctionnement ainsi qu un récapitulatif détaillé, poste nominatif par poste nominatif, des coûts salariaux faisant l objet de la subvention versée par le Département. Ce récapitulatif détaillera notamment les absences de plus d une semaine des personnels (maladie, congés maternité, formation ), les modalités de remplacement et d indemnisation qui sont intervenues. organiser un comité de pilotage présentant l activité de l année N-1, les actions conduites qui informent sur les nouveaux projets et adaptent le cas échéant, le cadre de la mission. Ce comité qui se réunira autant que de besoin, au moins une fois l an, avant la fin du 1 er semestre 2012, se déroulera en présence notamment des principaux financeurs. La date du comité de pilotage sera concertée en amont avec les services du Département. ARTICLE 9 : Renégociation de la convention Sauf volonté expresse de l une ou des deux parties de ne pas reconduire la mise en œuvre du CLIC par le Prestataire, la présente convention fera l objet, pour l année 2013, d une renégociation au cours du dernier trimestre de l année A cet effet, le prestataire transmettra au Département son programme d actions et ses propositions budgétaires incluant les investissements envisagés au titre de l année 2013 avant le 1 er novembre Sous réserve de la transmission avant le 1 er novembre 2012 du budget prévisionnel 2013, de la poursuite de l activité et en l absence de signature de la nouvelle convention avant fin février 2013, le Département, s engage à verser au prestataire, sur présentation d une lettre de demande de sa part, une somme de ,50 (correspondant au financement du 1 er trimestre 2012). Dans ce cas une régularisation entre le financement intervenu et celui prévu par la convention interviendra dans le courant de l année. ARTICLE 10 : Résiliation et dénonciation de la convention L une ou l autre des parties peut dénoncer la convention, sans indemnité de part et d autre, par lettre recommandée avec avis de réception, après un préavis de deux mois courant à la date de réception de la dénonciation. Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 7

8 La présente convention peut être résiliée de plein droit par l une Acte des Certifié parties exécutoire moyennant le : 28/03/2012 un préavis de trois mois, sans indemnité, en cas de non-respect de ses engagements par une ou l autre des parties, après mise en demeure non suivie d effet dans les quinze jours. La convention peut, en outre, être résiliée unilatéralement par le Conseil Général sur décision motivée en cas de force majeure ou pour un motif d intérêt général. ARTICLE 11 : Attribution de juridiction En cas de litige relatif à l application de cette convention et n ayant pas pu trouver un règlement amiable entre les parties, celles-ci décident de s en remettre à la compétence du Tribunal Administratif de Nancy. ARTICLE 12 : Entrée en vigueur de la convention La présente convention est conclue pour l année Elle est établie en deux exemplaires dont un est remis à chacun des deux signataires. A Epinal, le LE PRESTATAIRE LE PRESIDENT DU CONSEIL GENERAL NOM ET QUALITE Convention 2012 du CLIC Centre Vosges 8