Dossier de demande d organisation d une. Manifestation. Ce dossier doit être transmis complet à l accueil de la Mairie

Transcription

1 Dossier de demande d organisation d une Manifestation Ce dossier doit être transmis complet à l accueil de la Mairie 1 mois minimum avant la manifestation. Pour toute demande, merci d effectuer une pré-réservation par téléphone auprès du service de réservation de salles au (*1) La date de réservation de la salle ne sera définitivement prise en compte qu à réception de ce dossier dûment complété, signé et accompagné des pièces justificatives.(voir page 6) Toute demande ne respectant pas les conditions de location et le délai sera rejetée. ATTENTION la demande ne vaut pas autorisation Page 1 sur 9

2 ORGANISATEUR Association Société Particulier Nom Organisateur: Adresse Président / Responsable : Tél : Référent lors de la manifestation (Présence obligatoire durant toute la manifestation) : Tel : DATE, NATURE ET LIEU DE LA MANIFESTATION : Date(s) et Heure(s) prévues : Nature de la manifestation : (Veuillez décrire en quelques lignes le déroulement de la manifestation et les animations envisagées) : Lieu de la manifestation, locaux utilisés: Nombre de personnes attendues : Joindre un plan d implantation SECURITE DE de LA la MANIFESTATION manifestation, mentionnant toutes les installations et précisant notamment le positionnement des accès handicapés, des moyens de secours et le tracé de dégagements permettant le passage des secours). Page 2 sur 9

3 Cadre réglementaire : L'organisateur doit assurer la sécurité des personnes et des biens durant toute la manifestation. Concernant la sécurité des personnes, elle s'applique à l'ensemble de l'effectif présent au moment de la manifestation (personnels des associations, invités, joueurs, bénévoles, public.) Les manifestations prévues dans des établissements recevant du public, dont l'activité n'est pas celle autorisée par son classement (type d'activité et catégorie : nombre de personnes pouvant être reçues simultanément dans l'établissement), feront l'objet d'une étude de projet dans le cadre d'une occupation exceptionnelle des locaux. Article GN6 du règlement de sécurité E.R.P : Utilisations exceptionnelles des locaux 1. L'utilisation, même partielle ou occasionnelle d'un établissement : pour une exploitation autre que celle autorisée, ou pour une démonstration ou une attraction pouvant présenter des risques pour le public et non prévue par le règlement, doit faire l'objet d'une demande d'autorisation présentée par l'exploitant au moins 1 mois avant la manifestation ou la série de manifestations. Lorsque l'organisateur de la manifestation n'est pas l'exploitant de l'établissement, la demande d'autorisation doit être présentée conjointement par l'exploitant et l'utilisateur occasionnel des locaux. 2. La demande doit toujours préciser la nature de la manifestation, les risques qu'elle présente, sa durée, sa localisation exacte, l'effectif prévu, les matériaux utilisés pour les décorations envisagées, le tracé des dégagements et les mesures complémentaires de prévention et de protection proposées. 3. L'autorisation peut être accordée pour plusieurs manifestations qui doivent se dérouler durant une période fixée par les organisateurs. Page 3 sur 9

4 Etablissement loué et son descriptif Location de la Salle Des Fêtes : Oui Matériel disponible : 62 Tables / 250 Chaises. A ranger Obligatoirement comme indiqué sur le Plan dans le Local. Utilisation de la cuisine : Oui Matériel réservé aux Associations sur demande: -30 Grilles d affichage: Nombre : Oui -Sono avec micro filaire (Fermé à clef après Utilisation) Oui -Ecran (A remonter après utilisation) Oui Location Gymnase : Oui Matériel disponible : 10 Tables : 20 Chaises. A ranger Obligatoirement comme indiqué sur le Plan dans le Local. Protection du sol : Prévoir 10 personnes pour montage et démontage Oui Sono: Oui Montage d une scène : Nombre m2 : Oui Local Frites: Oui Prise Exterieur: Oui Autres : Location Salle Jean Bonnefond : Oui Matériel disponible : 1 Tables / 10 Chaises / 15 Grilles d affichage A ranger Obligatoirement. Grilles : (réservées aux Associations) Nombre : Oui Montage d une scène : Nombre m2 : Oui Régie Basse : (Voir sur place fiche explicative pour le branchement du Matériel) Oui Régie Haute : Oui Page 4 sur 9

5 Location Stade : Oui Matériel disponible : voir liste page suivante Grilles : (réservées aux Associations) Nombre : Oui Sono: Oui Montage d une scène : Nombre m2 : Oui Prise Exterieur: Oui Autres : Location autre espace communal : Oui Lieu à préciser :... Matériel disponible : voir liste page suivante Grilles : (réservées aux Associations) Nombre : Oui Sono: Oui Montage d une scène : Nombre m2 : Oui Page 5 sur 9

6 Matériel électrique Utilisé (Toutes salles) : Machine à café : Nombre : Oui Friteuse : Nombre : Oui Appareil à Hot Dog : Nombre : Oui Appareils à crêpes : Nombre : Oui Appareils à Gauffres : Nombre : Oui Autre: Oui Sono: Oui Appareils à GAZ Strictement INTERDIT dans l établissement. Pour l exterieur uniquement sur Autorisation municipale exceptionnelle. Tout le matériel marqués est disponible en PRÊT ou LOCATION auprès de la Mairie, se renseigner au Barrières Police : Nombre : Oui Tentes (3m X 3m) : (4 disponibles) Nombre : Oui Tables bois (2m X 0,80) : Nombre : Oui Bancs bois(2m) : Nombre : Oui Décorations envisagées : Oui Si oui matériaux utilisés : Demandes Particulières (à Justifier) : Oui Autres : Sous réserve de disponibilité du matériel à la date de la demandé Page 6 sur 9

7 Autorisations Administratives : Une Demande d autorisation de débit de boissons doit être demandée pour toute organisation de buvette. Vous sollicitez une demande d autorisation de débit de boissons : Oui Vous sollicitez une demande d interdiction de stationnement : Oui Si oui précisez les voies concernées : Vous sollicitez une demande d interdiction de circulation: : Oui Si oui précisez les voies concernées : Vous prévoyez une déambulation ou un cortège : : Oui Si oui précisez le trajet : Pièces Justificatives à Fournir OBLIGATOIREMENT : Le présent formulaire. Plan des aménagements intérieurs (voir page 8) (Tables, Bancs, chaises, podium, tribunes, gradins, éléments de décoration, restauration, etc ). Un plan d occupation du domaine public. Si nécessaire un plan des itinéraires des défilés, cortèges, déambulations, courses, etc faisant apparaître le sens de circulation (Attention, arrêté d interdiction de circulation nécessaire voir point 3 ci-dessus). Attestation d assurance(sauf si déjà fournie pour l année en cours). Page 7 sur 9

8 La manifestation sera encadrée par : Mesures complémentaires de prévention et de protection proposées Une société de gardiennage : Oui Nombre : Une société de sécurité : Oui Nombre : Des membres de l organisation : Oui Nombre : Poste de secours : Oui Nom de l association agréée : Nombre de secouristes : Contrat d assurance couvrant votre manifestation : Oui Nom de l assureur : N de la Police d assurance : Selon la Manifestation nous pourrions être amené à faire intervenir la police municipale. ASSURANCE L organisateur devra impérativement transmettre, en annexe de ce formulaire, une attestation d assurance en Responsabilité Civile à l égard des tiers pour tous dommages qui pourraient résulter de l organisation et du déroulement de la manifestation. Cette attestation devra être au nom de l association et fera mention des dates et lieu(x) de l animation. RESPONSABILITE DE L ORGANISATEUR L organisateur demeure responsable de l organisation générale de son animation. Il doit être en mesure d assurer, par tout moyen, la sécurité de la manifestation, y compris pendant les périodes de montage et de démontage des installations (matériel). En cas de non-respect de ces consignes, la manifestation pourrait être interrompue. Fait à le Qualité et signature : Attention Veuillez renseigner toutes les lignes du Dossier en prenant le temps de bien cocher les cases Oui et d indiquer les informations complémentaires si besoin est. Page 8 sur 9

9 PLAN DES LIEUX ET DES INSTALLATIONS Page 9 sur 9